办公室工作职责2013.03.09.doc

四川早白尖茶业有限公司办公室工作职责办公室对内贯彻公司决定、实施内部管理，对外代表公司开展活动，是企业的瓶颈。为使公司管理工作制度化、标准化，结合具体工作实际，明确办公室工作职责如下：一、公章管理公章是国家机关、团体、企事业单位用自己法定主体行为名称制作的签名印章，是取信之物。公章使用属于法人行为，也是法人文书产生法律效力的要件之一，因此，公章的使用需经法定代表人批准或授权。公司公章由办公室主任负责管理，要保证公章的安全和正确使用；公章使用必须进行登记，载明使用日期、文件名称、份数、使用部门等等。二、公文处理及档案管理1、公文处理办公室负责外部公文的签收、传阅、登记和督办；负责公司内部所有文书的撰写、编制、印刷、用章、登记和发送，包括公司内部管理制度的草拟。办公室应按照公文处理的有关规定，正确、规范、严谨地完成文书收发工作。2、文书档案办公室负责公司文书档案的管理。企业档案是企业历史发展的真实记载，是企业的宝贵财富。它包括企业在经营活动中形成的文件、协议、合同、法律文书、图表、票据、会议记录、电话记录、书籍、照片、影像文件等等；以及外来公文，主要包括上级党委、政府及其职能部门颁发的、涉及本企业的行政管理方面的、政策性、法规性文件，司法机关送达的法律文书等等。办公室要按照企业档案管理的规定，对上述资料进行认真的收集、分类、整理、装订、登记、归档，纳入档案管理；同时，还要保证档案安全，建立起档案查阅、借阅和利用制度，做好查阅、借阅登记和利用成果统计。三、证照和知识产权管理1、证照管理公司证照包括公司依法经营的资格性证书，如：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、生产或经营许可证、房屋产权证、土地使用证等等；包括公司、公司产品获得的资格认证和荣誉证书。办公室要有专人负责对证照进行管理，所有证照都要造册登记、按规定需要年审的要按期年审，要保证证照的绝对安全和有效使用。2、知识产权管理知识产权是企业享有的专有权利的智力劳动成果，是企业的无形资产。它包括公司的商标、专利、版权、网络域名、通用网址、产品认定证书等。知识产权的日常管理与证照管理基本相同，不同的是知识产权存在开发利用和纠纷的处理。办公室要按照商标法等知识产权有关管理规定，严格知识产权的管理，规范知识产权使用，致力知识产权开发和强化知识产权市场维护。四、财产和证券管理1、财产管理办公室是公司财产的守护者，要保证公司财产的完整、安全、维护、有效利用和增值。办公室要对公司财产进行登记管理，包括：房产、生产设备、车辆、电脑、摄影机、相机、投影仪，以及办公器材器具等等；要掌握财产动向、明确财产的责任人，要适时地为公司财产投保。属于租赁财产的，要对照租赁合同的约定，按时交纳或收取租金；并根据企业经营活动的需要终止或续签租赁合同。2、证券管理证券是公司对外投资的凭证，属于企业的债权。包括：股权证、股票、国家债券等等。办公室要妥善保管公司证券，保证证券安全；同时要加强债权监管，掌握债权动态，维护公司合法权益，保证债权收益、依法办理转让或兑现等。五、出纳及采购1、出纳公司出纳负责办理现金收付和银行结算业务，负责工资的发放，负责现金报表的编制。作为出纳，首要责任是要保证公司的资金安全。公司劳动工资、办公费用等所有现金支付，必须先经过总经理签字确认；网上支付，必须经总经理授权。2、采购办公器材器具的采购由公司办公室统一负责完成。办公室应根据企业的发展需求，在每年底编制采购计划报总经理审批；公司各部门有采购需求，需编制采购计划、申请，经总经理批准后报办公室采购。六、劳资、劳动人事及人力资源管理1、劳资管理和谐的劳资关系是维系公司正常管理秩序的必要条件。办公室要保证公司政通令行，要及时向员工传达公司管理要求、经营情况、发展动态等方面的信息，让员工熟知公司管理制度和操作规程、掌握公司的基本情况和动态；让员工行为上遵守公司各项管理制度，思想上关心企业、热爱企业、对企业忠诚，心与企业的发展脉搏同步跳动。同时，办公室也要认真收集员工思想信息，倾听员工的建议、意见和抱怨，帮助员工解决工作中、生活中的困难，完善劳动保护、改善工作条件，鼓励发明创造、技术创新；开展技能培训、素质教育、普法教育，开展绩效评估，营造良好的管理氛围，保障正常的管理秩序。2、劳动人事管理办公室要及时掌握各部门的人才和劳动力需求情况，根据公司生产、经营以及行政管理工作的需要，编制人才和劳动力招聘、使用计划。在总经理或行政会的授权下，负责对外人才和劳动力的招聘、考核、培训和任用；负责劳动合同的编制、审核和签订；负责劳动岗位考核和工资核定；负责员工养老、医疗、意外等保险制度的建立和完善；负责劳动合同纠纷的处理。3、人力资源管理办公室要负责员工信息的收集和管理，真实掌握员工个人信息，包括员工的身体、学籍、履历、资质、学术成果、劳动合同、岗位和职务变更、工作总结等信息资料；为公司员工建立起个人档案，如实记载员工的个人信息和在公司的工作履历，并保证其完整。办公室在建立员工个人档案的基础上，编制员工花名册，建立起企业人力资源档案，为公司的人才招聘和人才培训工作、员工薪酬制度和激励机制的建立等提供决策依据，保证企业人力资源的合理配置、流动及使用，致力于员工工作积极性、创造力、企业劳动生产率的提高，实现人力资源的科学化管理。七、会议及接待1、会议办公室要根据公司的要求进行会议安排和会务处理。年初要编制全年会议计划；具体会议时，要确定会议时间和地点、制定会议议程、制作会议资料、发出会议通知或邀请、主持会议、清点到会人员、宣布会议纪律、散发会议资料、完成会议记录（包括摄影摄像）、撰写会议纪要、收集会议信息和资料、总结会议成果、执行会议决定等等。2、接待对外接待是办公室的工作内容之一，接待工作直接关系到企业对外形象的塑造，是公共关系处理中的重要内容。办公室要根据接待对象的业务性质、行政级别、人员数量等，确定接待参与人、接待级别和接待规模；要事先做好接待预期评估和接待费用预算；确定接待方式、内容和程序；做好接待资料的制作和采购，搞好接待服务（包括茶水、膳食和住宿安排）、车辆安排和安全保密工作，做好摄影及音像资料的收集保存。要精打细算，控制好接待费用，做到恰当、得体，既简单又隆重，既不失礼节、又不造成浪费。八、车辆管理九、电话、邮件和来访1、接听、回复和拨打电话办公室负责办公电话的接听、记录、传达、交办和督办等。办公室接听、回复电话和打电话要保证基本礼节，应先报称自己身份；接电话时，要认真仔细的听取对方表达，回复时语气要稳重、吐字要清晰、表达要简洁，遇到接听者不能答复或解决的问题，可转与其他人员或部门接听；打电话时要做到语气稳重、吐字清晰、表达简洁。电话是公司与外部信息交流的工具，必须保证公司电话的通畅，严禁使用办公电话拨打私人电话。办公室要编制电话记录簿，对重要来电要进行登记，载明来电单位、时间、内容、记录人等。完成记录后，接听电话人员应立即将记录交办公室主任查阅，办公室主任根据内容和权限交办给有关部门或者向总经理传递。办公室交办的，办公室要按时督办；总经理亲自交办的，由总经理督办。2、邮件处理外来邮件统一由办公室负责接收和处理。属于个人的，办公室及时通知邮件所有人来领取，不能及时领取的，办公室应妥善保管，不得擅自拆封。公司的邮件，属于其他部门的，交由该部门接收、处理；属于办公室接收的，办公室拆封后根据邮件的属性处理：属于物品的，应该登记入账处理；属于文件、印刷品的，按公文和档案资料处理办法处理。3、来访接待和处理来访主体有组织与个人之别。组织来访，分为工作检查、查询、咨询、访问、联系等；个人来访，有询问、咨询、查询、投诉等等。办公室要根据不同的主体和不同的性质内容，进行区别接待和处理，总体上，对组织来访要坚持对等和对口接待的原则，体现尊重、礼节，做到依法办事、按制度操作；对个人来访，要有礼有节、把握权限、坚持制度。十、网络平台的管理随着时代的发展、科技的进步，当今社会已进入网络时代，办公自动化、网络化广泛普及，公司自身也基本实现了办公自动化、网络化。因此，公司网络平台的建设、管理、维护和使用自然地成为办公室的一项工作内容。1、公司网站的管理公司网站的建设和管理是为了适应企业经营发展的需要、贯彻企业经营理念和思路，作为企业网站，兼备宣传、服务和商务功能。办公室应设专人来负责公司网站的建设、管理和维护，根据各功能板块的需要，及时收集、制作、上传、更新宣传资料；收集网络信息、提供咨询解答；联系业务部门完成商品营销等。2、业务网站的使用业务网站是指办公室在行政事务中使用的网络平台，如工商年检、统计资料报送、网上银行等网络平台。办公室要做好企业业务网站注册信息、报送资料、交易记录的保密工作，保证网络信息资料的安全。十一、卫生及安全办公室要制定公司卫生、安全工作责任制，及卫生、安全工作检查制度，落实卫生、安全工作责任，建立安全管理档案；督促保安部认真贯彻公司安全管理制度；督促公司各部门、生产和经营单位抓好卫生和安全工作；要开展卫生和安全工作知识培训、教育，开展卫生和安全工作检查，及时发现并消除办公、生产场所的安全隐患；保证公司办公、生产经营场所整洁卫生；保证安全生产，保证食品安全，保证公司财产及员工人身安全。当公司发生财产、人身安全事故，要及时报请总经理，并组织相关部门参与处理；遇紧急或严重情况，应及时报请政府有关部门处理。十二、考勤考勤工作是维护劳动纪律和正常劳动秩序的必要管理手段，是员工绩效评估的基本依据。办公室要根据公司的具体工作实际，制定切实可行的考勤制度，并使之有效地贯彻执行。十三、部门间关系协调随着发展的需要，公司组织机构不断得到完善，部门功能和责任进一步分化、明细。部门间要保持正常的信息交流和工作配合，办公室要做好各部门之间的关系协调，贯彻分工协作的工作原则，保持正常的工作秩序。十四、保密和参谋1、保密办公