2010-038附件1连锁客户结算制度.doc

连锁客户结算制度各经营部、工作站：随着客户业态的变化，连锁客户规模不断扩大，其结算是否及时、顺畅直接对我司应收账款、资金周转、经营效益产生重大影响，同时也带来较大的资金安全隐患。为提高连锁客户周转效率，有效规避经营风险，特制定该流程，望各相关部门严格执行!一、 结算关键流程简图(一)、除国美以外的其他系统结算流程图(连锁时间进度以苏宁为例)连锁客户 计划 物流 业务 财务配送开单订单 3天入库验收入库单YY开单后7天N财务检查台账业务、计划协调处理每周五拉单应定期，费用则按相关制度时限要求不定期核对提供审核拉单明细及费用资料入库及费用明细2天内1天4天账务处理1天转交验票开票3天跟踪跟踪付款申请5天收款付款(二)、国美结算流程订单 国美 计划 物流 业务 财务配送开单3天入库验收入库单Y开单后7天财务检查台账每周五N7-15天内业务、计划协调处理拉单入库明细审核并提供相关手续2天内费用核审1天费用明细1天内7-9天付款计划账务处理等业务报付款计划费用入账1天内开增票2-5天验增票开费票费用发票入账每周二或周四验增票开费票1天收款付款二、关键结算流程说明及要求(一)、订单 所有连锁客户要货必须下达订单，特殊情况急需以负卖形式开单送货的，可以先提供连锁的提货单单号给计划人员，先开单送货，后补订单。补订单的时限要求按下文所述平负卖的要求执行。(二)、入库及物流返单开单发货后要求物流公司及时送货，同时确保物流回单及客户的验收入库单完整、及时返回公司。物流回单及验收入库单的及时返回一方面可以达到缩短货物配送及单据传递时间的目的；另一方面为业务及时核对客户收货情况并进行台账登记提供了保障。特根据各地具体情况对入库及返单时间作如下要求：1、 本部经营部要求在单据完成后2天内配送至连锁仓库并验收完毕，其他经营部要求在3天内配送至连锁仓库并验收完毕。所有返单时间从物流出库的第二天算起， 7天内返回连锁客户入库单及物流回单；2、 连锁客户的入库单的签收：本部经营部由分公司物流部直接转交相关业务人员。其他经营部的由物流公司交促销人员后转交业务员，或由业务人员直接向连锁仓库管理人员索取。根据入库单后进行台账登记后作为结算的依据，结算手续中不需要入库单的须妥善保管。3、 单据时效界定：连锁入库时间以连锁客户入库单上的时间为准；返单及时性，以业务人员收到单据的时间为准。 (三)、业务台账及平负卖业务人员应根据客户入库单准确登记业务台账(见附表)，及时掌握客户收货、负卖入库、拒收等情况。降低可能因平负滞后造成调价损失的风险，及时进行差异处理，加快结算、对账速度。同时，替代业务人员原每次结算前临时制作的开票明细资料，特作如下要求：1、 业务员按物连锁客户入库单登记台账后，须于每周5发电子邮件至财务相关连锁会计人员邮箱，财务人员在此基础上进行直接进行税票资料及兑现备查的加工处理。2、 业务人员在登记台账时应将对方入库单及我司发货明细的型号、数量、金额、扣点进行认真核对，发现不一致的须在3天内与连锁客户核对并通知相关责任人进行调整。3、 产生负卖销售，后补订单的，业务人员须在7天内进行平负处理。(四)、拉单业务人员应保证每周向连锁客户拉单(索要入库明细等)一次。若遇节假日集中发货、金额较大时应及时拉单或分批拉单，以避免单次拉单金额过高导致付款计划难以批复或特殊情况不能按时结款造成的大额欠款风险。(五)、调差 库存补差及政策性补差按“调差返利管理制度”规定的流程办理。相关手续也严格按“调差返利管理制度”规定的时间执行：1、 经营部价格表制定完毕后，业务人员在7天内通知客户并实盘库存，取得客户签盖确认的盘点表，填制库存调差申报表。计划主管、财务主管在2天内根据调差返利备查簿审核签字完毕，并交经理审批。调差返利手续审批完毕后计划主管在3天内审核签字完毕并录入CRM系统。2、 政策性补差业务人员须在政策期间结束后的5天内将“调价补差申请表”交计划、财务审核。其他时限要求同上。3、 月末遇调价或其他政策变化，但手续尚未办理完毕的，业务人员应向财务主管(本部则向连锁会计)预报。(六)、费用1、 除在公司价格表统一规定标准内使用的蓝卡、优惠单、赠品费用外，其他所有合同外费用必须有领导审批的“费用确认函”。确认函审批权限参照授权表执行。2、 合同外费用由业务人员一式两份填制“费用确认函”，交财务连锁会计加盖财务章或合同章后一份财务存档，另一份交客户。公司将向连锁客户出具知会函，不加盖财务章的确认函，公司不予结算。连锁会计或财务主管月末根据确认函与业务核实后预报该类费用。3、 参加连锁客户相关活动、终端直接使用兰券、优惠单、或处理样机、排空滞销机需单独用券的，须事先将使用标准、时间范围、原因等报经营部(超经营部授权的报分公司)审批同意， 申请OA需抄送连锁会计及财务主管。OA通过后，相关人员应打印存档，结算、确认相关费用时做为附件一起交财务人员审核。月末前相关费用尚未对账结算的，业务人员需赂财务主管或连锁会计预报该类费用。4、 用券或使用赠品，必须由促销人员现场逐笔进行登记，登记表应包括顾客姓名、联系电话、地址、型号、购机时间、单价、用券金额、赠品等信息。促销员每周将用券、赠品登记表交业务人员存档。拉单结算时业务人员根据连锁数据进行复核，违规使用金额根据“调差返利管理制度”及其他相关规定要求由责任人承担，及扣减违规型号的提成。5、 补利：补利与蓝券为同一性质费用，对同一型号进行优惠时只能使用一种方式。6、 业务人员应在拉单后的2天内将本次拉单涉及的相关货物明细、费用明细及手续（费用手续可以不定期提供）交财务结算会计进行审核。(六)、 税票 财务连锁会计在取得业务人员提供的货物明细、费用明细及相关手续后，必须在2天内将审核完毕，并开具好增值税发票交业务人员或结算人员。三相关责任界定及处罚规定1、 货物入库责任人为公司物流人员，由业务人员登记台账时进行监督和反映；本部物流回单、客户入库单的返单责任人为公司物流人员，由业务人员监督；其他经营部为业务人员，由财务连锁会计通过台账中记录的情况来监督。本部超过2（其他3天）天未入库的，按20元/台/天处罚，物流部人员应与物流公司约定配送时间，并对其进行相应处罚或扣款。物流公司接受处罚或扣款的，不对公司物流人员进行处罚；返单超过7天本部的按10元/天/张处罚；2、 业务台账由连锁会计监督执行，晚传超过3天以上的，每晚一天处罚20元，直到下周台账补上为止。3、 负卖平负及时性由财务部统计，每晚1天按10元/台/天处罚；由于平负不及时造成的价格损失由业务人员承担50%。4、 业务人员提供调差及费用手续的及时性由连锁会计人员监督，该批入库单据的最后入库时间推后1天视同为拉单时间，每晚1天按30元/天处罚。5、 税票开具责任人为财务连锁会计，由业务人员监督执行，每晚一天开具按50元/天处罚。 6、 蓝券、赠品超标使用的，视同乱价行为，超标金额(或超标赠品折算成本)由责任人承担，并扣除违规产品的提成。对同一型号产品不得同时使用蓝券及补利。7、 若由于上述某环节工作失误、拖延直接造成连锁客户月末欠款超授信账期的，则按该客户超额欠款的1对相关责任人进行处罚。8、 财务部每月对以上事项进行统计通报。罚款从次月工资中扣除。四