物资管理对人员的要求

1 / 10 物资管理对人员的要求 第一章 总则 第一条 为了规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加 强企业物资采购的监督管理，特制定本规定。 第二条 本规定是公司物资采购管理行为的基本规范。 第二章 物资委员会的职责 第三条物资管理委员会的中心任务： （一）按时、按质、按量进行物资采购工作，保证生产、研发、公司经营的物资需要。 （二） 积极开拓供货客户资源，优化供应渠道，降低采购成本。 （三） 建立健全的物资 档案和供应商档案，进行有效的物资管理。 （四） 物资管理制度及工作流程的制定。 第四条 物资管理委员会内部成员的分工： （一）负责人的职责： （ 1） 负责物资采购、保管、出入库管理制度及工作流程的制定； （ 2） 负责 物资档案及供应商档案管理及新物资新供应商的审核； 2 / 10 （ 3） 负责物资采购计划审核及采购合同签订的审核； （ 4） 负责物资管理委员会成员的工作监督与管理； （二）采购员的职责： （ 1）采购及供应商渠道的开发及 评价 （ 2）根据生产任务、工程需要和销售需求，按时、按质、按量完成物资采购； （ 3）物资到货验收，主要是依据订货单验收规格型号和数量。 （ 4）不合格品的退、换货处理， （ 5）设备、专用工具保修处理事宜。 （三）物资帐务专人的职责： （ 1）负责请款、结账工作，配合财务有关物资采购帐务核实的工作。专人负责。 （ 2）对于需要现结物资，采购人员必须带已审核的采购计划单和金额，至少提前一天说明情况，负责请款审批手续。 （ 3）拿到入库单和购 货发票后，负责向供应商结款。 第三章 物资管理流程 第五条 物资管理遵守的原则 （一） 库内已有闲置物资应首先使用， （二） 凡本地区能解决的，不到外地采购； （三） 对长期订货和大款项的进货，应通过签订合3 / 10 同和实行银行结算的方式； （四） 在比价过程中，严格执行同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比信誉，择优确定采购单位； （五） 对于先试用的物资，不得在试用鉴定前采购。 第六条 采购分类 （一）根据采购物资 对质量特性影响程度或价格高低分为 A、 B、 C 三类，分别由专人负责采购： A 类：为生产用主料，主要指生产用元器件部件。包括：电路板及板上元器件、芯片、箱体、节能线圈、空气开关、接触器、控制变压器、端子等，变频器等。 B 类：为一般用生产辅料及散料。包括：研发用材料，热缩管、扎带、紧固件、电线电缆、冷压端子、行线槽、线号管、门锁等 C 类：为办公用品类，包括电脑、纸张、签字笔，宣传材料、说明书等 （二）根据采购方式的不同分为批量采购和随机采购； 批量采购：指根据生产任 务单或库存数量做出的计划性采购； 随机采购：由于研发需要或一些特殊情况产生的临时不固定性采购； 第七条 物资管理控制措施：（以下各条适用于定型产品所用物资，对于研发物资和办公用品不做严格要求） 4 / 10 （一）成本控制： （ 1）为节约采购成本，各部门编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目提报物资采购计划。采购计划由基层单位根据 “ 生产任务单 ” 或实际需要编报，部门负责人签字，物资管理委员会汇总审核后，按照 A、 B、 C 分类，统一上报总经理批准后分派给不同的采购人员实施采购。 （ 2）对于物资档案中没有的新物资，必须由物资委员会进行严格的物资审核和供应商审核，进行全面的性价比较。 （ 3）所有采购物资的价格只能比 “ 物资档案 ” 中的价格低，不能比档案中的价格高，如果价格超过 “ 物资档案 ” 中的价格，采购员需要将详细情况上报物资管理委员会总负责人更改档案，以保证物资档案的准确性和指导性。 （ 4）库管需要每月盘一次库存，将盘点信息上报物资管理委员会总负责，优先合理考虑使用现有库存物资，防止呆死料的生成或积压，造成公司资金负担； （二）周期控制： （ 1） 对于批量采购的物资，要严格按照生产周期的需要，不得耽搁生产以致影响销售发货，或无形增加生产加班成本； （ 2）对于随机采购的物资，需求人员需提前提出申请；若特殊情况，经总经理批准后可加急处理。 5 / 10 （ 3）由于特殊情况，未能在要求期限内完成的采购，采购人员需提前通知物资使用者和物资负责人并说明异常原因，以便提前采取其他补救措施。对于重大事项，应上报总经理。对于未在规定期限内完成采购，又未提前作出通知的，属于采购人员失职，记入绩效考核。 （三）质量控制： （ 1）供应商的整体实力 和信誉是影响物资质量的一个重要因素，对于产品所用的重要器件或单价金额比较高的器件，在订货前需要由物资委员会对供应商的规模、管理水平、以及样品进行审核，并建立重要器件供应商档案信息。 （ 2）批量前试样：对于变压器、箱体、接触器、空气开关等主要器件，在定型使用前要进行试样，要求供应商提供 1 2 个样品进行检测或使用。在测试通过后，才可批量订货。 （ 3）在没有物资申请人同意或物资委员会负责人审批的情 况下，采购人员不得随意购买替代物资或更换供应商。 （ 4）对于供应商频繁出现供货不及时或供货质量有问题时，在征得总经理同意后，由物资委员会负责寻找新的供货渠道。 第八条 采购过程控制 （一）采购流程框图 6 / 10 库房查询 已有材料 出库领用 缺料 采购申请单 负责人审核并分类 总经理审核 实施采购 到货验收 入库办理 请款结账 （二）寻价 （ 1）对于同规格同类 别的产品采购，要做到货比三家，选择质优价廉。 （ 2）寻价前应充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求。 （ 3）如果是紧急需求临时购买，采购人员可以参考以往供应商家近期同类商品的价格行情简化寻价程序。 （ 4）小批量的由物资管理委员会采取询价、比质、比价采购；大批量或固定资产采购必须由招标委员会进行招标，经总经理审批后，方可采购。 （三）洽谈 7 / 10 （ 1）接待供应商时，尽可能两人以上接待。 （ 2）与供应商沟通，需落实以下信息：品名、规格、质量要求 、数量、交货期、交货地点、付款方式。 （ 3）采购业务已洽谈妥当确定购货数量金额后，应专人办理购货用款申请。 第九条 采购方式 （一）合同订购： （ 1）需预付定金、分期付款的物资、采购金额（ 5000）元以上或有附带条件的采购活动应签订购销合同。 （ 2）签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项，一般按照 先验收后付款的原则进行，特殊情况先款后货的需经总经理批准。 （ 3）物资委员会负责人有对合同内容进行审核的责任，并在合同最后一页背面签字。 （ 4）盖合同章需要总经理或董事长批准。 （ 5）采购人员将生效的合同复印一份给徐宏作请款、结款依据用，合同原件报档案归档人员建立检索目录，交合同保管人员保管。 （二）现金采购： 8 / 10 （ 1）对于小额采购或临时采购采用现金采购方式，由专人负责结款工作； （ 2）两名采购人员应对供应商所提供商品物资进行规格型号和数量的详细验收 ，确认与采购申请单或订购单所列内容一致后，与质检办理交接手续。 （ 3）采购人员应向供应商索取必要的发票、商品合格证明、使用说明等资料，并将所有器件资料作为公司的资料文件归口到专人管理（徐宏），方便大家的使用和查阅。 第四章 物资验收入库及帐务流程 第十条 到货验收 （一）采购商品物资到达公司后，采购人员应及时到仓库办理验收入库手续。 （二）对于供应商送货的物资，由采购人员与交货人交接，核对规格型号与数量是否与采购合同或购货凭证相符、然后填写入库单，写清楚规格 型号、数量并签字确认后给质检员。 （三）质检员对物资名称、数量、规格、质量、包装封印、进行检验合格后，在入库单上签字后转交库房，库房入库后将入库单转交物资帐务专人，完整帐务结算工作。 （四）质检员在检验过程中，发现所到物资质量不合格，不得签字入库。需及时通知质量主管，由质量主管审核并记录备案后，及时通知采购办理退货或换货工作。 9 / 10 （五）计量物资按净重验收，计件物资按清点验收。 第十一条 付款结算时，物资帐务负责人应注意： （一） 发票抬头、金额及其它内容是否相 符。 （二） 有无预付款或暂付款。 （三） 是否需要扣款。 第十二条 物资文件记录及采购记录 物资档案由徐宏统一归档，采购人员备份； 供应商档案由徐宏统一归档，采购人员备份； 物资资料由徐宏专人负责，物资委员会成员均可查阅； 采购记录包括采购单据、传真等，由采购人员负责整理与归档； 第五章 建立健全采购人员评价和轮岗制度 第十三条从采购资料的完整性、供应商数量和质量、采购成本、采购效率、不合格品处理效率 、