业务送货单据及收款收据管理规定.doc

业务部发货单及收款收据管理规定为规范管理，严格手续，杜绝露洞，提高工作效率，对业务部日常作业做出以下要求： 1. 业务员因订单出货、客户样品需求、维修品返还等业务开具出货单据，凭发货单到成品仓领取物品，再开具物品放行条出厂；2. 成品仓仓管员凭生产入库单可到生产车间办理产品入库手续，生产线成品交接手续只对成品仓仓管员一人，其他任何人不得直接到生产车间去领取产品。对于确有样品需要但因正在线生产仓库没有库存的产品，由业务员对成品仓仓管员按正常出货手续办理，成品仓仓管员去车间办好手续后再交业务员出货；3. 业务员开具的发货单必须内容详细，具体项目包括开单时间、客户名称、货物名称及规格（产品名称需写全，如MD-02美容仪、DV7200数码摄像机等，不能只填写本厂产品代码，如MD-02、DV7200等）、数量、单价、金额、包装情况及其他需要备注事项（如样品、退换货、订单号等）；4. 业务员开具发货单除交给仓库领取产品的第三联（成品仓，黄色）外，其他联次（共四联）必须如实填写产品单价和货款总额，第二联财务联（红色）出货当天交财务部记帐。每月3日前业务员将自己上月的业务报表及时报交财务部销售会计，双方核对无误后签字确认。作废单据则所有联次一并交予财务，财务及时核对所有单据号码，如有不连号码单据，则业务员需配合查验并及时理清；5. 所有出货单原则上要求有客人签收签名，特别是做赊帐销售的业务，业务员应要求客人在收到产品时及时办理签收手续，异地客人签收回传的传真件业务员应及时交财务部记帐留存。6. 所有收款收据由财务部统一管理，统一开具。 业务员因业务需要开具收款收据给客户的，请提供详细的客户单位名称、业务发生具体日期、开票金额、产品品名规格、申请人姓名及发货单号等，由财务审核后开具。 现金货款交出纳或会计，由收款人按实收金额开具内部收款收据，收据上注明客户名称及此笔业务经手人。客人通过银行帐户转帐支付的货款，业务员应在接到客人的付款通知后及时知会出纳查帐确认（客人付款时间与通知出纳查帐时间最长间隔不得超过三天时间，因业务员超时通知查帐造成款项不清的，由业务员自己担责），出纳根据查帐结果开具内部收款收据作为现金收入凭证，收据上注明客户名称及此笔业务经手人，并同时注明收款银行。合同或订单计价为人民币的业务，如客人付款时以外币结算的，一律以收款当天外汇牌价的中间价作为折算货款的依据，开具收款收据时一并注明外币金额、汇率以及折算出来的人民币货款金额。因外汇市场受政策影响起伏不定，对于我司能接受的外汇价格业务员需向客人说明清楚，如客人付款后因汇率差异产生的欠款由业务员自己承担。7. 所有单据不得使用涂改液，修正液等类似材料进行涂改，如因有错漏事项需更改的，在错漏地方划线作废，然后在划线内容右上方位置重新填写正确内容并签名确认（更改事项需对本单的所有联次一并更正），一张单据上如有需要更正的内容超过三项，建议原单作废后重新开具。8. 凡需要开具正式发票业务的，由业务员根据业务合同提出申请，在开票通知单中详细填写部门名称、申请日期、企业全称、业务发生具体日期、开票金额、产品规格品种、申请人姓名等，交总经理审批、会计审核后开具。若开发票的企业名称与合同中的企业名称不相符，需持有双方企业盖章认可的证明（特殊情况可由部门经理签字认可），财务方可开具发票。若业务实际发生与合同不符，业务员需持有企业的附加合同或加盖公章的证明方可开票；开发票时遇到的其他特殊情况，开票人员均应取得公