[管理学]秘书学 第10章 会务工作.ppt

10.1 会议概述 10.2 会务工作流程 10.3 会务工作 10.4 常用会议的组织程序,第10章 会务工作,学 习 目 的 通过本章学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。,10.1.1 会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。 10.1.2 会议的要素 、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。 、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。,10.1 会议概述,10.1.3 会议的作用及缺陷 1会议作用 （）交流信息，互通情报 （）发扬民主，科学决策 （）组织领导，推动工作 （）带动消费，促进经济 （）联络感情，塑造形象 2. 会议缺陷 （）造成时间、精力的浪费 （）造成经济的浪费 （）造成信息的重复、浪费 （）滋长不正之风,10.1.4 会议的种类 1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。 3、按时间分： 定期和非定期。 4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会. 5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。,6、公司常见会议类型 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、 股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。,10.1.4 会议的申报与审批 1、申报与审批的形式 口头申报、书面申报、会议申报。 2、会议申批的原则 精简从严原则、“一枝笔”原则。 10.1.5 会议成本意识 会议成本= 2ABT 式中 A 平均工资的3倍（以小时计）; B 参加会议的人数; T 会议的时间（以小时为单位）。,10.2 会务工作流程图（会前）,10.2 会务工作流程图（会中）,10.2 会务工作流程图（会后）,10.3 会务工作,10.3.1 指导会务工作的原则 1、准备充分； 、组织严密； 、服务周到； 、确保安全。 10.3.2 会前准备工作 1、 确定会议主题与议题 确定主题的主要方法： 一是要有切实的依据； 二是必须要结合本单位的实际； 三是要有明确的目的。 议题是对会议主题的细化。,2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时 本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。,5、 确定会议所需用品和设备 （1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。,6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。,9、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。 某公司销售会议议程表 1、推选销售部经理的人选。 2、年度销售活动的总结。 3、有关销售问题的发言。 4、下年度销售目标。 5、销售人员的招聘和重组。,某股份有限责任公司股东大会日程安排,10、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。,11、制作会议证件 代表证 出席证 会议正式证件 列席证 来宾证 会议证件 旁听证 工作证 会议工作证件 记者证 出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。,12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. 会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。,14、制定会议预算方案 文件资料费 、邮电通讯费、会议设备和用品费、 会议场所租用费 、会议办公费 、宣传交际费 、 食宿费、 交通费、其他费用。 15、布置会场 （1）会场的风格特点 庄严、肃穆、轻松、简洁、 喜庆、儒雅、简单朴素。,（2）会场的类型及布局 小型会议室。 椭圆形、回字形、 T 字形、“马蹄”型、长方形。, 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正 中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。,主席台坐次,礼堂型,教室型会场,会场内外的布置： 会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。,会标,会徽,16、检查会场 （1）. 方式 一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。 （2）检查的内容 A.文件的材料准备情况。 B.会场布置情况。 C.会议保卫工作情况。 D.其他内容。,问题讨论,1会议议程与日程的区别。 2简述拟订会议议程与日程表的方法。 3选择会议地点应综合考虑哪些因素？ 4、应如何做好会场的布置工作？ 5、怎样制定会议筹备方案？ 6、怎样发放会议通知？ 10、怎样才能做好会议的食宿工作？ 8、会前检查工作包括哪些内容？,10.2.3 会中服务工作 1、报到及接待工作 （1）与会人员的接送; （2）会议交通工具的安排; （3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买; （4）会议文娱活动的安排和组织; （5）其他属于招待方面的工作。 2、组织签到 （1）秘书人员代签到。 （2）簿式签到。 （3）电子计算机签到。,3、做好会议记录,（1）会议记录的格式 ： 记录头、记录主体、 记录尾部 1)记录头: 会议名称； 会议时间； 会议地点； 会议主席（主持人） 会议出席、列席和缺席情况； 会议记录人、 会议主要议题。,2）记录主体 与会者的发言。议定事项。 3）记录尾部 散会。主持人、记录人签字。 （2）会议记录的要求 准确、完整、简洁、明确。 （3）会议记录的重点 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； 权威人士或代表人物的言论； 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； 会议已议决的或议而未决的事项； 对会议产生较大影响的其他言论或活动。,（4）会议记录方法 1）记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来， 其他的可简要记录. 2）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。 3）与会者提的意见、建议，要记人名。 （5）会议记录的修改 1）定稿打印前，请主席签字批准。 2）与会者指出错误，主席或秘书可改。 3）会议记录一经签名，不能再改动。,4、确保会议期间信息的沟通 1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作. （1）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。 （2）深入会议，掌握第一手资料。 （3）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。 （4）注重实效，并收集反馈信息。,2）会议期间的对外宣传,（1）妥善处理与新闻媒体的关系 （2）注意内外有别，严守单位秘密 （3）选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则 （4） 收集媒体对会议的报道提供给领导 （5）为领导召开记者招待会提供资料,5、编发会议简报 （1）类型 综合型、专题型、实录型。 （2）格式 报头、报核、报尾。 （3）要求 简练、快捷、准确。 6、 值班保卫工作 （1）值班工作 秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。,（2）保卫工作 重要与会者人身安全保卫 重要文件的保卫 会场和驻地的保卫 会议设备的保卫 与会者贵重物品的保卫,10、会议保密工作 1)会前保密工作 （1）涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员。 (2)召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部 门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。 (3)根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。 (4)选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。,2)会中保密工作 (1)加强保密教育。 (2)加强文件管理。 (3)加强重要涉密会议管理。 3)会后保密工作 (1)做好保密文件的回收工作。 (2)秘密文件通过机要通信部门递送。 (3)对会议驻地、房间、会议室进行保密检查。,8、会议的后勤保障工作 (1)做好食宿管理工作。 (2)做好迎送交通工作。 (3)做好会议车辆管理工作。 (4)做好财务管理工作。 (5)安排好会议的文化生活。 (6)做好会议医疗卫生工作。,问题讨论 1、会议记录的内容有哪些？ 2、如何做好会议记录？ 3、如何做好会议期间的信息沟通？ 4、会议期间值班、保卫工作有哪些内容？ 5、会议后勤保障 工作包括哪些？,10.3.3 会后整理工作,1、安排与会人员离会 2、撰写会议纪要 3、会议的宣传报道 4、会议文书的立卷归档 5、会议总结工作 6、会后催办和反馈工作,相关知识 发通知应注意的事项: 一般的会议只发一次正式通知，有些会议需要发预备性通知，然后再发正式通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作，如：准备发言材料或方案的会议; 对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票; 发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。,10.4 常用会议的组织程序,10.4.1行政办公会议 是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的会议，在企业中也称领导（厂长）办公会。 议题安排发送会议通知做好会议记录撰写办公会议纪要议定事项的贯彻执行 搜集信息，进行反馈,10.4.2 职工代表大会,职工代表大会是企事业单位依据职工代表大会条例召开的具有法律效力的会议。 其组织程序如下: 1.筹备会议 确定大会议题 做好宣传发动工作 征集和处理提案 准备会议文件 准备会议文件,2.预备会议 （1）由工会向全体职工代表报告大会的筹备工作情况。 （2）酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成员。 （3）确定大会议程，主席团审议通过大会议程，然后向 全体职工代表宣布。 （4）酝酿职工代表大会专门小组的设置及组成人选名单. （5）听取代表资格审查小组关于代表资格的审查报告。,3.召开会议 （1）听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出意 见，在修改和补充的基础上，大会通过。 （2）听取各专门小组的报告。 （3）民主评议行政领导。 （4）选举通过各专门小组人员名单。 （5）讨论职工代表大会自身建议的有关规定和制度。 （6）通过大会决议。,4.会后整理及大会决议事项的落实 （1）整理现场，欢送代表离会。 （2）整理会议文件，搞好立卷归档。 （3）落实大会决定协议，督办落实情况。,10.4.3 庆典活动 开业庆典 1 .准备工作 1）拟定邀请宾客的名单 2）拟定程序表 3）拟好致辞和答辞 4）布置场地 5）安排接待工作 6）准备贵宾留言册 7）准备馈赠礼品