跟单文员业务操作规程.doc

业务文员操作规程为了加强订单管理，提高生产效率，降低产品损耗，更好地给客户提供最快最优捷的产品服务，特制订以下规定：1、 敬业与保密：业务员良好的商务技巧、专业的业务技能、高效的作业方式是展现企业形象最好的体现，爱厂爱岗，充分发扬企业文化，对外树立企业威信。遵守保密纪律，工厂的产品价格和生产技术及厂内事务是商业机密，必须保密，不得泄露工厂机密，未经许可，不得随便带外人进入样品室和工场参观。每个职工均有保守工厂秘密的义务和制止他人泄密的权利。2、 纪律制约：办公时间不得因私会客，办公桌面要保持整齐整洁，文件夹、单据、纸张叠放整齐，空白一面纸要保存好，留待继续使用。节约使用办公用品，杜绝浪费。办公室工作用电脑不用装载游戏软件及QQ聊天软件，办公时间不准浏览与业务无关网页。因私打电话必须简短，业务员上班必须穿制服，并且衣着整洁、得体。3、 尊重客户和供应商：客户是我们的老板，供应商是我们的兄姐。进入厂区的客人和供应商，不论认识与不认识，都要热情问好，热情礼貌，服务周到。客户的投诉和抱怨，要想方设法帮助客户解决问题。4、 善于沟通：客户落单，接单后首先与客户业务员联系，细心、详细询问订单出货日期、品质要求、包装方式、交货地点、等一切事项，用电话和EMAIL回复客户相关信息。多与客户保持联系，多关心客户的发展，不管客户有订单生产或没有订单生产，都要和客户业务员多联系多沟通。5、 采购管理：业务员接到订单，将会配套采购相关产品，业务员要查清楚配件物料存量、规格、单价、供应商详细资料。电脑开出采购单，上交经理审核后，传送到采购部采购。并负责跟踪采购时间、进度、相关运费、产品质量、价格。配件及物料需要寻找供应商，业务员将配件样品交到采购部，采购部确认供应商及价格后，由业务员发出采购单，采购部接到采购单，向供应商发出采购信息。只有签署采购单的采购行为才是合法行为，否则，一切行为均视为非法，工厂拒绝收货和付款。6、 列出生产单、归类管理：客户传真的订单或口头确认的定单，业务员必须确认好价格和交货期，签名回传给客户，生产单编号开头以业务员代号年月为始，后面是三位流水编号，建立文件，文件名为订单编号名。例如：ZHOU0601001，各部门开单发货时注明生产单单号，各业务所负责的订单开单发货过程中不能混乱，各业务员要分开，并且当天要把第三联单交给所负责业务员。7、 损耗及欠数管理：下单过程中，要根据产品加工流程及品质要求给定额外损耗，并且在订货单上注明抛数，各部门必须按要求抛数生产发货，超出抛数必须填写申请报告，经业务员核准审批后方能发货。对生产过程中各部门出现的废品及欠数，业务员及品质主管必须查明责任及原因，填写部门投拆产品不良品明细表，业务跟单申请补数，填写补数单，注明抛数，各部门均按照补数单数量和抛数进行生产发货。到达部门出现产品欠数，部门文员必须查明原因和负责人，填写欠数单，当天交到业务员处。8、 开单及废品管理：单随货走，当面清数。严厉杜绝发货不开单及开单不发货者，违例者均以严厉处罚，主管、组长监督好部门文员工作，当天生产出现的废品要准时收集，经部门QC确认，组长审核后，传至品质部主管审核，确认签名后报废入仓。报废品必须有箭头标识，有QC品检代号，品质部主管必须看到标识及检验复核后方能报废，报废产品最多不得超过第二天下午报废入仓，并马上填写废品单，注明生产单编号，当天交到业务员处。9、 退货管理：客户退回产品、电镀厂退回返工产品、加工厂退回产品厂内返工，出货部门或外发部门核清楚数量后，经品质部主管审核后，上交业务部开出返工单，传递至相关部门返工。绝不允许不经业务部开立返工单进行返工处理，否则，违返人员追究责任。10、 产品流程统计管理：业务员对每下一张订单建立一个文件，文件存储生产统计记录，部门上交的发货单、欠数单、报废单各项数据如实统计好。出货后，业务员根据各部门提供数据，每一张订单填写一份产品损耗流程表，并把该订单切收发单据夹在一起，以便核对。业务员无法填写产品损耗流程表或填写不详不清楚，忠告后仍然无改动者，工厂将会辞退处理。11、 工资管理：各门部门统计工人计件工资时工资单注明订单编号，统计工资部门根据生产单、补数单、返工单上订单数量加抛数统计计件工资，超出订单数量的计件数量必须上报经理部门，核实不合理数据或重叠数据、虚数、多生产数量均不能计算工资，并追究部门组长责任，部门当天工资数据第三日早上前必须上交统计部，违返者罚款处理。12、 现场管理：各部门文员必须严格管理车间货物、整齐摆放、标识产品，按产品类别、客户、质量状况划分区域，依次摆放整齐，依