人事档案管理条例(2012、3、17).doc

安徽科技学院学生社团人事档案管理条例 第一章 总则第一条 为便于分析、总结、部署、调度学校社团工作和对学校社团工作作出决策提供准确、可靠的依据，保障学校社团人事及活动管理的系统化，相关资料的收集、整理、保管及检索的有序化，提高安徽科技学院学生社团联合会（以下简称“校社联”）的工作质量，促进校社联工作和活动的有效开展，根据安徽科技学院学生社团联合会章程制定本条例。第二章 档案收集第二条 档案管理人员应按照档案资料收集范围及时收集档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制入档。第一节 档案资料收集范围第三条 校社联人事档案管理范围为：校社联副部级以上学生干部以及各校级协会会长。第四条 人事档案归档应包括以下内容：（1） 所涉及人员在校社联任职期间的简历材料（个人简历、工作简历等）。（2） 所涉及人员在校社联任职期间的各种奖励及处分、撤消处分等材料。（3） 其他相关材料（人事调动材料等）。第二节 档案资料归档时间第五条 校社联人事档案的归档时间为：自资料形成之日起一周内交由校社联人力资源部保存，在每个活动结束后相关负责人在两周内应到校社联人力资源部核实所交资料，如有缺失的应及时予以补齐。人力资源部于双月月末的最后一周进行整理存档。第六条 校社联各职能部门工作内容的归档时间为：自资料形成之日起一周内交由校社联人力资源部存档。第七条 严格执行档案材料统一管理的原则，凡在社联工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应及时交由校社联人力资源部归档保存。 第三节 档案资料归档要求第八条 校社联的所有相关档案资料应按照下列要求进行归档： （1） 卷内文件的排列一般按重要程度或时间顺序依次排序，必须保证文件之间的条理性和有序性。 （2） 归档的文件必须符合要求，使用A4纸打印，或者用黑色钢笔、黑色碳素笔和信纸进行书写，所涉证件原件（或复印件）要求种类齐全份数完整，每份不缺张少页，电子档按照规范的格式排版后方可存入电脑。第九条 校社联主席团、职能部门及各社团相关人员向校人力资源部移交档案时，交接双方应跟据案卷目录详细清点，经双方核实确认无误后方可交接。第三章 档案整理第十条 档案管理人员应在每月月末最后一周对上交档案进行一次阶段性的整理、核实检查，保证档案的完整性。每学期期末进行一次全面性的整理。第十一条 档案管理人员应将上交资料编辑档案号归档到相应的文件盒内，并认真、如实填写档案目录及相关内容。第四章 档案保管第十二条 校社联主席团成员、各职能部门部长、副部长、各社团第一负责人的人事档案资料保管期限为永久保存。 第十三条 校社联的活动档案资料保管期限为永久保存。其他相关资料视档案资料的保存价值确定其保管期限。第十四条 校社联人力资源部将上交资料按分类存放于规定的档案盒内，按顺序置放于档案橱内。电子档按部门-年级顺序存档。第十五条 如需查阅档案，必须在校社联办公室领取填写档案查阅申请条，交由人力资源部副部级以上人员签字批准，在人力资源部人员陪同下方可进行查阅，不得损坏和遗失。查阅者不得查阅本人的人事档案及相关档案。第十六条 档案借阅者不得擅自将档案转借，不得折叠、剪贴或抽页、拆封档案，严禁在档案上勾画、涂抹、添加文字等，不得私自对电子档进行任何修改。 第十七条 凡要摘抄复制或者修改时，必须说明理由书写书面申请，得到校社联主席团签字同意。未经同意不得摘抄档案材料，同意摘抄的材料须经人力资源部成员仔细核对并签署意见。查阅者不得将档案材料拿出档案室。 第十八条 档案室要注意收集利用实例，做好档案利用效果登记。 第十九条 严格遵守保密工作条例，档案管理人员和借阅人员均不得泄密，对保密级别高的档案，要经校团委批准后方可查阅。第二十条 销毁失去保存价值的档案应逐页登记造册，由档案鉴定小组核定。经校社联主席团审查批准签字后才能将需要销毁文件档案按规定进行销毁。第二十一条 档案的销毁应由校社联人力资源部指派两人进行监销。监销人监销后应在销毁档案清册上注明销毁日期和方式，并签字盖章。第二十二条 档案销毁的时间在每学期结束社团工作后一周内由校社联人力资源部档案管理人员负责。第五章 档案管理其他规定第二十三条 校社联所涉相关档案应由相关档案负责人按本制度要求执行。第二十四条 各校级社团应有自己重要活动完整的档案。各社团档案负责人应保证档案及时、完整的上交校社联人力资源部，并作为社团评优的参考依据。第二十五条 档案管理的变化与调整由校社联委员会决定。第六章 附则第二十六条 本条例由安徽科技学院学生社团联合会负责解释。第二十七条 本条例自公布之日起实施。 安徽科技学院学生社团联合会 二零一二年五月四日 学生干部档案登记表姓 名性 别出生年月照片学 院年级专业 民 族政治面貌所在部门 籍贯省 市 县职 务联系电话任职经历可附页干