会计信息系统---第4章 报表管理与财务评价(4.1--4.2).ppt

4.1 报表系统概述,第4章 报表管理与财务评价,学习要求,1.了解会计报表的基本分类 2.了解报表系统的基本功能结构 3.掌握UFO电子表系统的主要功能 4.掌握报表系统的基本概念 5.掌握报表系统的基本操作流程,教学内容,4.1.1 会计报表分类 4.1.2 报表系统的功能结构 4.1.3 UFO电子表系统的主要功能 4.1.4 UFO电子报表系统的基本概念 4.1.5 报表系统基本操作流程,4.1.1 会计报表分类,1.按经济内容分类 按会计报表所反映的经济内容的不同分类： 财务状况报表 经营成果报表,4.1.1 会计报表分类,2.按资金运动的状态分类 按会计报表反映的企业资金状态的不同分类： 静态报表，如资产负债表和利润表 动态报表，如现金流量表,4.1.1 会计报表分类,3.按编表时间分类 按会计报表编制的时期不同分类： 月报表 季报表 半年报表 年报表,4.1.1 会计报表分类,4.按编表单位分类 按会计报表编制单位的不同分类： 基层报表 汇总报表 合并报表,4.1.1 会计报表分类,5.按报送单位分类 会计报表按报送对象的不同分类： 外送报表 内部报表,4.1.1 会计报表分类,会计报表的勾稽关系 会计报表的相互关系表现为以下两种形式： （1）各种会计报表之间的相互关系:它表现为同指标在不同报表中的运用和计算口径是一致的。 （2）表内各指标间的相互关系:在一张报表内，会计指标之间存在相互关系，这种关系表现为指标之间的计算关系或对应关系。,4.1.2 报表系统的功能结构,报表系统具有自定义报表功能、报表数据处理功能、报表分析、报表输出等功能。其基本结构如图所示：,4.1.2 报表系统的功能结构,1.报表结构设置 报表登记 格式设置 公式定义,4.1.2 报表系统的功能结构,2. 报表日常管理 报表编制 报表查询 报表输出,4.1.2 报表系统的功能结构,3.报表的其他功能 报表图形分析 报表文件管理 报表维护功能,4.1.3 UFO电子表系统的主要功能,UFO报表的主要功能有： 1.提供各行业报表模板(包括现金流量表) 2.文件管理功能 3.格式管理功能 4.数据处理功能 5.图表功能 6.打印功能 7.二次开发功能,4.1.4 UFO电子报表系统的基本概念,1.报表结构 就报表结构而言，报表可分为简单表和复合表。,4.1.4 UFO电子报表系统的基本概念,（1）简单表 简单表是由若干行和列组成。如资产负债表、利润表等,4.1.4 UFO电子报表系统的基本概念,（2）复合表 复合表是由多个简单表组合形成的，还可能出现表中套表的现象。,4.1.4 UFO电子报表系统的基本概念,2.报表结构的基本要素 无论简单表还是复杂表，其格式一般都由四个基本要素组成： 标题 表头 表体 表尾,4.1.4 UFO电子报表系统的基本概念,3.报表文件与报表 （1）报表（表页） 报表是由若干行和列组成。 （2）报表文件 在报表系统中，报表文件（有的报表系统称工作簿）是报表系统中存储数据的基本单位，它以文件的形式保存在磁介质中，,4.1.4 UFO电子报表系统的基本概念,4.格式状态和数据状态 （1）格式状态 在格式状态下设计报表的格式和报表公式 在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用 （2）数据状态 在数据状态下管理报表的数据 在数据状态下不能修改报表的格式。,4.1.4 UFO电子报表系统的基本概念,5.单元 单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识,4.1.4 UFO电子报表系统的基本概念,6.单元类型 UFO报表系统中的单元分为数值单元、字符单元和表样单元三种类型。 （1）数值单元：是报表的数据，在数据状态下输入。 （2）字符单元：是报表的数据，在数据状态下输入。 （3）表样单元：是报表的格式，只能在格式状态下输入和修改。,4.1.4 UFO电子报表系统的基本概念,7.组合单元 组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。,4.1.4 UFO电子报表系统的基本概念,8.区域 区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。,4.1.4 UFO电子报表系统的基本概念,9.固定区及可变区 固定区是组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。 可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。 在一个报表中只能设置一个可变区，,4.1.4 UFO电子报表系统的基本概念,10.关键字 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。 关键字的在格式状态下设置，在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。 六种关键字：单位名称、单位编号、年、季、月、日,4.1.5 报表系统基本操作流程,从新建报表的角度来看，其操作步骤大体分为七步，在具体应用时，具体涉及哪几步应视具体情况而定。 1.启动UFO，建立报表 2.设计报表的格式 3.定义各类公式 4.报表数据处理 5.报表图形处理 6.打印报表 7.退出UFO,4.1.5 报表系统基本操作流程,练习思考题,1报表系统的主要功能有哪些？ 2报表公式分为哪几类？设置时应注意哪些事项？ 3什么是报表格式设计？格式设计应包括哪些内容？ 4列举UFO报表格式状态和数据状态的主要功能？ 5何谓关键字？报表关键字主要包括哪些？,4.2 报表结构设置,第4章 报表管理与财务评价,学习要求,1.掌握报表格式的设置方式 2.熟练掌握报表取数公式的设置方式和途径 3.掌握报表审核公式和舍位平衡公式的定义方式 4.掌握报表模板的使用和自定义报表模板的方法,教学内容,4.2.1 报表系统启动 4.2.2 报表格式定义 4.2.3 定义报表取数公式 4.2.4 审核公式与舍位平衡公式定义 4.2.5 报表模板,4.2 报表结构设置,报表结构设置实际上就是定义报表的基本格式、报表公式、设置关键字等,4.2.1 报表系统启动,在使用报表系统处理报表之前，应首先启动报表系统，并建立一张空白的报表，然后在这张空白报表的基础上设计报表格式。 以下例说明UFO报表的启动：以操作员“高静”的身份登录UFO报表系统。,操作演示,4.2.2 报表格式定义,报表格式设计总地来说，其设计内容主要包括：设置报表尺寸、表标题、表日期、表头、表尾和表体固定栏目、画表格线、设置单元属性、单元风格等。,4.2.2 报表格式定义,1.设置报表表样 （1）设置报表表尺寸 设置报表表尺寸是指设置报表的行数和列数。 以下例说明设置过程：将报表设置为7行4列。,操作演示,4.2.2 报表格式定义,（2）定义报表行高或列宽 如果报表某些单元的行或列要求比较特殊，则需要调整该行的行高或列宽。 以下例说明：定义报表第1行的行高为12mm，第27行的行高为8mm。,操作演示,4.2.2 报表格式定义,（3）划表格线 报表尺寸设置完成后，在数据状态下，该报表没有任何表格线，为了满足报表查询与打印的需要，还应为报表划上表格线。 以下例说明：为报表A3:D6区域划上网格线。,操作演示,4.2.2 报表格式定义,（4）定义组合单元 有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，为了实现这些内容的输入和显示，需要进行单元的组合。 以下例说明：将单元A1：A4组合成一个单元。,操作演示,4.2.2 报表格式定义,（5）输入表间项目 报表项目是指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。 以下例说明：根据下图完成完成报表项目的录入操作。,操作演示,4.2.2 报表格式定义,（6）设置单元风格 单元风格主要是指单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、背景图案等，设置单元风格会使报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。 以下例说明：将“货币资金表”设置字体为宋体14号、加粗、红色、水平方向和垂直方向居中。,操作演示,4.2.2 报表格式定义,2.关键字设置 在一个报表文件中，可能会有若干张表结构相同，而编制单位、编制时间不同的表页，只有依靠“关键字”，才能在若干张表页准确地找到所需要的表页及表格单元，进而对其进行相应操作。 在UFO报表系统中关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日,4.2.2 报表格式定义,（1）设置关键字 设置关键字就是选择用于报表区分的标识有哪些。每张报表可以定义多个关键字，在定义时要综合考虑编制报表的需要，又要考虑报表打印的需要。 以下例说明：为货币资金表设置关键字“单位名称”、“年”、“月”。,操作演示,4.2.2 报表格式定义,（2）调整关键字位置 关键字是游离于报表单元的特殊的单元，其位置需要通过关键字偏移功能来完成。 以下例说明：在上例中所定义的关键字“年”和“月”处于重叠状态，通过关键字偏移调整其显示位置。,操作演示,4.2.3 定义报表取数公式,根据报表中数据来源，报表取数公式主要分为四类： 从报表内部取数 从账务处理系统取数 表表之间取数 从其他报表文件取数 定义单元公式的方法主要有两种：一是直接输入，二是参照交互输入。,4.2.3 定义报表取数公式,1.表页内取数公式定义 表页内取数公式可以用表单元名称的加、减、乘、除等运算方式定义，也可以通过函数方式定义。 以下例说明：在前例定义的货币资金表中，期初数合计单元（C6）和期末数合计单元（D6）是通过表内单元数据计算获取，定义这两单元的单元公式。,操作演示,4.2.3 定义报表取数公式,2. 账务处理系统取数公式定义 （1）账务函数的基本格式 函数名（科目编码，会计期间，方向，账套号，会计年度，编码1，编码2） 说明： 科目编码也可以是科目名称，必须用双引号引起来 会计期间可以是“年”“季”“月”等变量 方向即“借”或“贷”，可以省略 账套号为数字，缺省时默认为第一账套 会计年度即数据取数的年度，可以省略 编码1、编码2与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，无则省略,4.2.3 定义报表取数公式,（2）账务取数函数,4.2.3 定义报表取数公式,（3）账务函数的应用 以下例说明账务函数的应用：定义前例中货币资金表中“库存现金”、“银行存款”的“期初数”和“期末数”的取数公式。,操作演示,4.2.3 定义报表取数公式,3.表页间取数公式定义 表页间取数也称为表表间取数，是指同一报表文件不同报表（表页）之间通过数据连接获取数据。,4.2.3 定义报表取数公式,4.2.3 定义报表取数公式,表页间取数可通过SELECT( )函数来完成，SELECT( )的基本格式为： SELECT(,) 说明： 区域是用绝对地址表示的数据来源区域； 筛选条件是用以确定数据源所在的表页 筛选条件基本格式为：，该项如缺省表示与目标页在同一表页。,4.2.3 定义报表取数公式,举例： 例1：C1单取自于上个月的C2单元的数据 C1=SELECT(C2，月=月+1) 例2：C1单元取自上年同月的C1单元的数据 C1=SELECT(C1，年=年+1 AND 月=月),4.2.3 定义报表取数公式,1月份的本年累计数只由本月数构成,D4=C4+SELECT（D4，月 =月+1）,？,4.2.3 定义报表取数公式,4.其他报表取数公式定义 在报表编制过程中有时会涉及到要从其他报表来获取数据，从其他报表取数可采用两种方式进行定义： 通过建立报表文件之间的relation关联关系而获取 通过select( )函数来获取,4.2.3 定义报表取数公式,通过relation关联条件取数 通过relation关联条件从其他报表获取数据公式的基本格式为： 目标单元=“”- RELATION WITH “”- 。,4.2.3 定义报表取数公式,根据数据源情况，其取数又分为两种情况： 是取它表确定页号表页的数据，该种方式公式基本格式为： =“”- 是用关联条件从它表取数，该种方式取数公式基本格式为： RELATION WITH “-,4.2.3 定义报表取数公式,通过select( )函数取数 通过select( )函数从其他报表取数，其取数公式基本格式为： 目标单元=SELECT（“他表表名“- 单元 ，目标页关键字=“他表表名“-关键字）,4.2.3 定义报表取数公式,举例： 本表各页A4单元取“LRB”表上月各页B5单元的数值 A=”LRB”-B RELATION 月 WITH “LRB”-月+1 A= SELECT（“LRB“- 单元 ，月=“LRB“-月）,4.2.4 审核公式与舍位平衡公式定义,1.审核公式定义 在财会报表中，数据间往往存在着勾稽关系，通过勾稽关系，可以查找报表在编制过程中的错误。 在财务软件系统中，提供了数据审核功能，通过定义审核公式而实现对数据间勾稽关系的比对。,4.2.4 审核公式与舍位平衡公式定义,例如：资产负债表中的，“资产总计”期初数应等于“负债及所有者权益总计”期初数；“资产总计”期末数应等于“负债及所有者权益总计”期末数。则可为其定义审核公式如下： C42=G42 MESS “资产总计期初不等于负债及所有者权益总计期初” D42=H42 MESS “资产总计期末不等于负债及所有者权益总计期末”,操作演示,4.2.4 审核公式与舍位平衡公式定义,2.舍位平衡公式 在实际工作中常常需要将原报表中的单位由“元”转换为“千元”或“万元”等，原来的数据平衡关系保持不变。这种问题称之为舍位平衡问题。 举例说明舍位处理机制：,4.2.4 审核公式与舍位平衡公式定义,4