《适于繁忙人士的时间管理》.doc

适于繁忙人士的时间管理简介要点 开始时间管理的最佳时机就是现在。 在开始作时间管理的初期，即使你只取得了很小的成功，也值得自豪。 为了更科学地安排时间，应分别排列出有时间做的事情，没有时间做的事情以及希望有时间做的事情。 开出做事清单如同只是做了计划，要实施计划，你需要建立具体日程。 日程可以使你快速了解你需要做什么，而不是把时间浪费在担心怎样才能把事情做完。 为计划中的每一件事设定一个估计需要的时间。 把估计所需时间同实际消耗时间相比，以发现问题。 发现消耗时间的因素，并学会控制这些因素及其影响。如果你能在家中杂务上花费尽量少的时间，则可有更多的时间去完成想做的事情。 一旦开始时间管理，应保持下去。 评论:适于繁忙人士的时间管理(Time Management for Busy People)：罗勃塔罗伊士的著作给读者色彩丰富，甚至卡通化的印象，这可能使那些喜欢正统风格出版物的读者望而却步。但本书恰好是一本适用于每个人的有关于时间管理的佳作。罗勃塔罗伊士正是为那些没有时间读时间管理读物的人士写这本书的，而且成功地实现了这一目标。罗勃塔罗伊士的著作没有采用标准书刊格式，也许喜欢“严肃”读物的读者不喜欢这一特点。但也正是因为这一特点，许多通常情况下不舍得花时间读时间管理读物的读者会尝试着去读此书。您可通读本书，并发现书中许多章节十分有意义。每章均有一问题，帮您判断此章内容对您是否重要。书中还有“小窍门”，向您提供关于时间管理的窍门。本书适用于那些在一本书上只能专注很短时间的读者，而且并不使人感到枯燥。本书特别适用于那些已经买过时间管理的读物，但由于读书时感到枯燥乏味而放弃的读者。盖得商业书摘网站(getA)将此书推荐给任何对时间管理有兴趣的读者。简而言之，如果您没有时间研究时间管理，这本书就适合您读。 摘要 开始您的新旅程 开始着手提高您的时间管理的时机就是现在。首先，分别列示那些您有时间去做的、没有时间去做的及真正想安排时间去做的事。然后用这一清单评估您使用时间的状况。在准备提高时间管理的第一天，您应在起床时保持乐观的而非悲观的心态。要知道，带着对热咖啡和甜点心的憧憬起床要比带动着对一天忙碌的日程的焦虑起床轻松多了。提前到达工作地点，这样您可以在电话铃不停地响之前有时间去思考今天的工作重点。您可以为一天的会见、会议、约见及电话交流做好准备。您应立刻着手进行您认为重要的工作。在决定一项工作需要多少时间时，您要理解理想与现实的差异，应抱着现实的态度，做一份简单的任务清单，这样才可使其有效。把所有工作分为三类：1)必须完成的。2)应该完成的。3)最好完成的。一旦确定了工作任务，并给他们分配了相应的时间后，您应该在日历或日程上将这些时间标出。将每天的每项工作上所花费的实际时间记录下来，而后将其与每项任务的估计需要的时间相比，这样可更好地把握实际情况。在下班前计划第二天的事情。同样列如下清单：必须完成的事情，应该完成的事情及最好完成的事情。根据此清单做一份第二天日程表的草案，在一天结束的时候，自己庆祝一下完成了时间管理的第一步。时间管理需要实施一段时间才可起作用。因而，在初期即使取得很小的成功也要引以为豪。每周计划写下您在本周要实现的目标，以及为实现这些目标必须做出的行动。而后对所有任务进行评估，评估过程与优选过程相同。包括如下内容： 确定本周最重要的任务。 评估本周所有任务，以确认每项任务是否是必须的。 取消所有无助于完成您需要或想要实现的目标的任务。 确认完成剩余事项所需的行动。 随着环境的变化，您的评估在一周内也会有变化。在有新事项出现时，对其进行评估时要明白您能做的是有限的，这样您可以现实地对待您要完成的目标。依据经评估的事项清单，确定一周计划。把任务分类列示：即立刻进行的任务、在周末前完成的任务及将要开始的任务。给每项任务分配相应的时间。清单仅是一个计划。要将计划付诸实施，您需要订一个日程，这样您可以清楚地知道应该做什么，而不是浪费时间忧虑如何完成这些事情。每周做一个日程。这样可节省不断改写每项日程的时间。优化您的日程 把每周的目标分割为每天的渐进的目标，确定您每天做事情的最佳时间，并把最重要的工作安排在这段时间完成。 不要安排过多计划。为减轻压力，可留出时间休息、弥补进展延迟的事项及应付未预见的可能情况。 每天评估自己的日程 在完成任务或实现目标时，应明确表明已完成此事项。您所经历的那种美好感觉将激励您继续努力。 下班前看一下明天的日程，如有必要，把今天未做完的事情加进去。 您不可能每次在周末前都完成本周的所有任务，对此要有思想准备。在工作和个人事务中使用同一个记事本。您使用的是简易的笔记本还是商务笔记本，这并不重要。把记事本同名片、便携电脑和重要的地址及电话一起带在身边。把每周计划中的每个任务记录在日记里。不断地比较预计的时间和实际需要的时间的差异。这会使您发现消耗时间与精力的事项。 使用技术节省时间 有些技术工具可使您获得时间，联系管理程序就是这样的技术之一，这种软件具有数据库功能。您可把每天的计划输入计算机，然后组织协调您的日程。您也可将其打印出来。因为您不再需要通过查阅文件以寻找信息，因而此工具可节省时间。互联网可提供数种节约时间的工具，电子邮件可最大限度地节省回信的时间，网上图书馆和数据库可节省调研时间，可用互联网有效地为客户提供服务，搜索引擎可节省查找网页和信息的时间。Usenet是一个包含有数千个新闻组的文本型的消息发布系统，使用它可使您与许多人就特定课题进行沟通。您也可使用扫描仪来节省时间。您可使用扫描仪把文件和图片输入计算机。如果您同时使用文字识别软件，借助扫描仪可以解决许多花费时间的问题，如向计算机输入复印件、传真件、杂志文章及其它研究材料。如果您经常使用电话，可利用耳机来节省时间。使用它，您在打电话时仍可做其他事。在学习使用这些新技术时开始要投入一些时间学习使用方法，但从长远看会节省时间。组织 使用以下六步来收拾工作场所： 1. 清理无用的占空间的物品。在每间办公室总有一些不大有用的物品，如一个五年前的干花花束，您的儿子的多年以前的所在团体的胜利纪念品。花一分钟时间在办公地点找至少五件无用的物品。把它们记下来，而后不假思索地将其扔掉。 2. 清理您的桌面。扔掉桌面上所有可能使您看不到桌面的物品，如纸张、文具、便条、信息等。把所有占据桌面空间的物品放入带标签的盒中，当然，如果此工作可由其他人代劳，您就不必自己做了。 3. 保持桌面。清理出桌面后，保持桌面干净，只放置电话、地址本、个人计划及装钢笔和铅笔的文具盒，使桌面有大量空间用以处理主要工作。 4. 清理书桌抽屉。用清理桌面的方法来清理抽屉。确定何种物品放于哪个抽屉以便快速寻找。每次清理一个抽屉，把周期性使用的物品取出，放于您可迅速找到的地方。用一个抽屉来装那些取出后不便归类的物品。每个月清理抽屉一次。找个地方存放您还需要的东西，把其它的扔掉。 5. 把设备放在易于找得到的地方。把计算机、打印机、电话、留言机、传真机及其它有关设备放在一个地点。 6. 在办公室放些您喜爱的小东西能使您的工作环境宜人，帮助您最佳利用时间，并提高效率。 消耗时间的因素 您不能控制的人和事会成为消耗时间的因素，它们会打乱您的日程，尽管您不能完全控制此类因素，您却可以控制它们影响您的程度。设想这样一种情况：您一天的日程已排满，而此时老板走进来，要您下班前提交一份过去五年的销售状况分析。当然，您要服从您的老板，但您可以让他看他已经布置给您的其他工作的清单，并问他应将哪项任务取消或推迟，以腾出时间完成这一新任务。过度的被打扰是另一个消耗时间的因素，应提防某类同事，如“交际花”、办公室政客、寻找建议者、发牢骚的人及传播流言者。了解他们的个性，不要成为他们的一员。一旦被打扰，您需要五六分钟后才可恢复到以前的工作速度，因而尽量避免被打扰。小技巧 您可以通过做一些小事来节省宝贵的时间，它们单独看来意义不大，但在一天中节省的时间会积少成多。节约早晨时间的方法：设置两个闹钟在早上叫醒您，把它们放在房间的另一端，以使您不能触摸到。使用这个方法使您无法关掉它们后继续返回床上睡觉。第一次醒来就马上起床或许是困难的，但是这将有利于您节省时间。打电话节约时间的方法：您可在留言机中留言：请在90秒内留言，这样可避免过长的电话留言。如果您只想推迟说“不”，不要告诉其他人“我会再打给您的”。请记住，打一个快速的电话要比写一个留言快的多。如果您在旅行途中，用您在机场等候飞机的时间去回电话。家里节约时间的方法：在垃圾箱附近打开您的信，快速地扔掉垃圾信件。如果您在家里工作