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新形势下提高教务管理工作效率的策略摘要：教务管理是教学管理工作的核心，具有导向教学，评价教学，服务教学的功能，具有承上启下的作用，是教学工作正常运行的枢纽。我国的高等教育事业正在蓬勃发展，在不断地扩招，办学规模迅速扩大，办学层次逐渐增多，教务人员的工作量也随之不断加大，为保证教学工作的正常运转，切实提高教务工作效率，提升教务管理质量，就必须进一步完善教务管理。文中将具体对教务管理工作效率的策略进行研究。关键词：新形势；提高；教务管理；工作效率；策略新形势下，教务管理人员对于提高的的办学质量发挥着至关重要的作用。教学管理工作是各项工作的核心环节，为教学工作正常有序的开展提供了重要保障，也是教学质量能够有效提高的重要因素。教务管理人员作为教学管理工作最直接的执行者，他们的综合素质、管理水平将直接影响教学质量的提升与发展。因此，学校不仅要注重提高师资水平，也要注重培养一批高素质、高水平的教学管理者。1教务管理工作的特点高等学校的主要任务是培养人才，教学是高校的中心工作，教学管理是高校管理中的关键环节。教务管理工作有其自身的特点：1.1繁杂性教务管理工作的每一个环节都是环环相扣的，不仅有教学计划的制定、教学工作的开展以及教学质量的评估，而且有学籍管理，教师的安排，教室的选择，学习成绩管理等方面要求。除此之外，理解领导的决策安排，然后对具体工作进行调整，显然，教务管理人员充当一个“中间人”的角色。因此，教务管理工作是极其繁琐的，教务管理人员的工作量也是较大的。1.2规律性高校教务管理工作具有多层次、多序列、多因素的特点，并且富有极强的流动性。虽然在实际管理过程中不断出现新情况新问题的发生，但是教务管理的大方向还是一致的，在每个学年学个阶段每个过程，都重复着大致相同的工作，管理工作需要连续进行，每个环节都是紧密相连的，任何一个环节的疏忽都会影响着整个工作流程的运转。1.3政策性教务管理工作的发展需要不断贯彻执行政策。在高校日常管理运作中，需要不断落实关于教育、教师、学生的一系列政策法规。不仅包括学校的政策规范，还包括国家的法律法规，管理者要时刻鞭策自己，不断学习，提高自身素养，对于最新颁布的政策法规要积极学习，增强领悟能力，同时及时传递给学生，做到及时贯彻和积极执行。有法可依，有法必须，执法必严，违法必究是高校管理工作全面进行的重要保障。2教务管理工作的现状及存在的问题2.1教务管理工作队伍的建设有待加强在高校的教务管理工作人员背景高低不齐，而且教务管理工作人员任务比较繁复，责任比较大，工资也比较少的特征。就比较困难的保证所有的教务管理人员的水平和素质统一，这样的话，非常大的工作压力就会导致教务工作人员的流动性提高，就会出现教务工作人员出现不能衔接的情况，给教学工作带来了比较大的负面作用，而且对于教务工作人员的培训也不够及时，没有及时的科学指导，就会导致教务工作人员在实际的工作环境下变的混乱，就只有更好的做好工作，从中汲取经验，这样就会浪费时间和人力。2.2重视度不高管理水平不一致虽说大多数高等学府没有忽视教务部门的管理工作，但相对教学部门来说教务部门仍然没有受到校方的重视。加之大多院校教务部门的管理人员，多属于院校内部教职工家属或子女等五亲六眷。还有一部分教务管理人员有的则由教师兼任，有的直接对外招聘年轻的大学生。教务管理部门工作人员的管理能力、管理水平参差不齐。教务部门直接受高校行政部门管辖，往往被校方少数人认为该部门只是些常规性质普通工作。2.3职责不清分工不明相互扯皮高校中每天的教务人员工作忙忙碌碌，有的又要安排教学计划、教学工作，又要完成行政工作，还常常要和院校学生保持联络。有的教务管理者在学院可能在教师工作岗位，时常扮演不一样的角色，学校、学院管理职能叠叠重重交叉现象多，使一些能力强的教务管理人员终日繁忙，反之有的人清闲无事，岗位责任划不清，具体谁负责道不明，分工不细致，一些事情要么做不好，要么没人做，等到问题出现，你推我推，教务部门说学院不负责，学院说教务部门太官僚，相互争吵、扯皮的现象常有。直接降低了高校的管理效能。2.4对教务管理工作重要性认识不足，缺乏激励机制在传统思想下大多数人都认为，教务管理者们的日常工作就是给教师们提供服务，因此使得教务管理者们大多对自己的工作没有太大的热情。与此同时，他们也没有得到学校方面的重视，学校很少给他们提供交流培训以及外出进行学习的机会。在评优评先以及评定职称等这些方面也很少会考虑到他们。对于他们的工作，也没有制定明确的标准对工作的优劣进行评定，且没有制定出完善的奖罚机制。这些原因使得教务管理者们大多对自己的工作缺乏热情，不会进行自主的创新，只是机械的执行着一项项由上级所下发的任务，主动积极参与的意识以及科学的预见性都相对不足。2.5教务管理人员沟通协调能力缺失在高校教学管理中，在教务管理中可以起到连左系右，承上启下的功能，它可以实现日常教学工作的维护。可以说，教务管理人员的工作还包括学生和家长、行政和学术人员等，不只是内部人员。因此，教育管理应具备协调沟通能力和运用现代技术管理的能力。然而，目前的情况，大多数管理者只注重实现管理目标，对工作对象的约束与规定，这就要求他们服从自己的管理，没有考虑到工作对象的个人困难。2.6教务管理团队缺乏稳定性教务管理工作的过于繁琐，教务管理制度的不够完善等原因，使得教务管理人员很难稳定地工作，教务管理人员同样也缺乏核心力量和优秀领导人，并且一些高校存在不重视教务管理的问题，使其一度丧失工作积极性和主动性，在缺乏成就感的状况下，团队不能处于一个稳定状态，许多人选择跳槽到其他岗位，管理人员不断外流，团队成员变动频繁。3新形势下提高教务管理工作效率的策略3.1树立高度的工作责任心，不断提高自身的思想和业务素质教学无小事，一有疏忽就可能导致教学事故的发生，影响正常教学。因此，教务管理人员应该明确工作性质，树立高度的工作责任心，确立为广大教师和学生服务的思想意识。教务管理人员应该树立高度的工作责任心，通过进修或培训努力提高自身的业务素质，尤其是提高外语和计算机应用能力，为正常的教学秩序保驾护航，不断提高教务工作质量和管理水平，不断创新并探索科学化的教务管理工作模式。树立全面为学生服务的思想意识。在日常学籍管理中，依照学生手册及相关文件政策处理问题时，应多从学生的立场上考虑，从有利于学生的发展出发，在不违反政策原则的情况下尽量维护学生的权益。尽量避免在能为学生处理的情况下，以时效性等理由拒绝为学生服务。在工作方式上，与学生的沟通交流中学会控制情绪，避免受工作繁忙和压力的影响，把一些负面情绪带到交流中，给学生一种“脸难看、事难办”的衙门作风形象。总之，改变高校教学管理制度的刚性，增大弹性；改变学籍管理制度的冷漠性，增加同情性和宽容性；尊重学生的多样性和差异性，为学生创建宽松、自由、和谐的学习环境。3.2有效时间利用、沟通与协调等对于提高工作效率的重要方法提高工作时间的利用效率。“一寸光阴一寸金、寸金难买寸光阴”，在工作时间内，要将时间有效利用，进而高效率完成工作。在繁重的教务管理工作中，管理教师总会因压力过大而导致工作时间消耗的很快，其实这就是工作效率下降的信号，因此，作为一名优秀的教务管理教师，应将工作压力转化为工作动力，调节好心态，不断地总结经验，使自身业务水平得到提高，对于自身工作要拟定工作目标，有计划分步骤进行实施。在执行过程中强化执行力。对于所负责工作要分清主次，将急需完成的工作先处理后再完成常规的工作，这样才可达到事半功倍的效果。在教务管理工作中遇到问题时，管理教师应需要勤沟通、勤请示，最大限度做到随时处理并及时解决。避免因处理不当造成的不必要后果，将工作误差归零。在工作中，有效的协调与沟通显得尤为重要。尤其是在指令的上传下达时，作为教务管理教师一定要做到政令统一，及时、随时、精确、无误的传送信息，与上下级之间通力配合，无缝连接，高质量、高效率完成的工作。3.3建立有效的考核与奖惩制度，实行责任到人的制度高校的相关部门在招聘高校教务管理岗位的人员时，要避免短期兼职的情况出现，应努力建立一支长期稳定的教学管理队伍。同时还应该有有效的薪资、考核与奖惩制度，才能实现职权、薪资待遇、岗位职责的相匹配，才能把教务管理人员的主观能动性和积极性发挥到极致。此外，为了提高教务员的专业化水平，学校还应该有一套完整的职称评定机制，以督促教务员不断提高自身的综合素质，而不仅仅沉浸于日常的事务性工作之中。3.4建立起合理的反馈机制合理的反馈机制是保障激励机制与高校教务管理达到有效结合的关键。在具体的高校教务管理的过程当中，要及时客观的开展“组内评比”以及“年终评估”等反馈激励措施。奖惩机制可以包括物质激励和精神激励这两个方面，切实的奖励可以使得教师和学生心理得到满足，可以更好地激发他们学习的积极性和工作的热情，当然一定的惩罚措施也能够使人进步、发人深省。在高校教务管理当中要学会运用物质激励和精神激励和结合的方式，使得教务管理能够做到奖惩适合，充分的调动起教师工作的积极性。在高校教务管理的过程当中除了要充分调动学生学习的主动性之外更要确保学生学习的积极性。总之，在激励机制的运用当中，一定要构建起合理的反馈机制，对教务工作人员的工作行为记录和分析，从而在不同范围内进行评价。这样能够激励所有的教务管理人员不断提升自己的工作质量。在反馈机制的构建中，要注意以下两个方面。一是反馈机制要持续不断进行，这样不仅能够对教务人员的工作进行信息进行及时反馈，同时也起到了良好的监督作用。二是反馈机制要多维度进行，这样能够在不同方面表现优异的教务工作者都得到相应的表彰，让教务管理工作者的工作态度、工作质量、工作方法、工作技巧等多方面的能力均得到提升。3.5教务系统的有效管理3.5.1加强高危漏洞的补救，提高教务系统安全性对于客户端安全问题，可通过设置复杂密码来增加被破解的难度，从而降低个人信息被更改的风险；对于数据传输安全问题，可通过使用安全软件检测嗅探器而及时进行阻止，但由于教务管理系统并非时时刻刻有专人职守，因此不能及时阻止嗅探器的恶意行为，这时，便可通过安装拓扑设计将网段细分，减少数据包被嗅探的几率，提高教务系统的安全性，同时，还可对会话进行加密处理，增加密码被破解的难度；对于服务器系统安全问题，可通过将数据分区的格式设置成NTFS的形式来阻止病毒的蔓延，还可通过安装防火墙来将病毒进行隔离，同时，应进行入侵检测和日志分析，帮助我们对网络的异常、入侵者的浏览痕迹进行记录。此外，我们还应对重要数据进行备份以免丢失等。3.5.2 建立完善管理制度，使教务管理系统更顺利运行管理制度的完善有助于教务管理系统的各项工作更加顺利地进行。配备足够的、专业的管理人员以使教务工作中信息的录入能够更加快速，对于系统中出现的各类问题能够得到及时的解决。同时，应加大对教务管理系统资金上的投入，使系统内的各系统的应用得以完善，便于对院校更为繁杂的教务工作进行管理 。还应优化系统中数据的统计分析能力，增加数据分析结果的表现形式，使其结果更加直观，使各数据之间的内在联系一目了然。只有将管理制度进行完善，才能保证教务管理工作能够达到优质的效果。3.6严格的管理章程与系统的管理制度高等院校的在校生，大多数性格开朗、想象力丰富、自主意识强，因此，学院要制定详细的管理制度，各部门要严格按照管理章程中的规定执行，主动让管理教师积极宣传，让学生学习与重视学院各项规章制度，强化宣传教育工作，有利于学院各项工作的有序进行。尤其是教务管理工作，关系到学生学习的现状与未来，熟话说“教不严师之惰”，严格的教务管理细则让学生更加清晰学习的重要性，专业技术水平与未来就业的重要管理系。因此，严格的管理章程与系统的管理制度是提高教务管理工作效率的重要途径之一。3.6教务管理信息化建设3.6.1加大信息化系统的投入成本构建更加完善、优质的教务管理信息系统能够有效提高教务管理效率，节省人工成本。因此，高等院校可以在专业人才指导下，根据学校自身情况加大人力、物力投入，构建一个更加高效、科学的教务管理信息系统。这样不但能够在网络平台上实现校内信息、资源的共享，而且能够有效提高教务管理工作效率。3.6.2树立现代化的管理理念教务管理信息化是建设信息化高等院校管理模式的重要组成部分，因此高等院校应树立现代化的管理理念，从学校实际情况出发，统一规划和指导，按照学校的特点探索更加科学合理的教学管理模式，促进教务管理信息化的完善。例如，在信息数据不断更新的过程中，高等院校管理者应明确各个职能部门及各个院系的职责，指定专人负责，将责任落实到个人，这样才能保证信息化系统的正常运行，促进信息化教务管理工作的开展。3.7让学生参与管理，提高管理意识随着教育事业不断发展，教务管理还面临着非常重要的问题：如今的学生多为独生子女，在家长的庇护中成长，对父母非常依赖，缺乏自身的主动管理，对学校的各种规章制度漠不关心。教务员为了让学生能参与到学校的管理当中，要探索一些提高学生自主性的方法，让学生积极地参与教务的管理工作，了解学校的各种政策和程序，从而提高学生的自我管理意识。教务管理是高校教学