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档案计算机管理 第一章 档案计算机管理概述档案管理现代化一、含义：用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。二、三要素：1、档案管理中使用了现代化的技术； 2、档案管理者掌握了现代化的科技知识； 3、建立起科学的管理机制。三、内容：计算机技术、音像技术、缩微技术、现代化库房及保护技术的运用、新型载体档案管理等。 档案计算机管理 一、必然性：1、档案和档案事业发展迅速； 2、传统的手工管理方式存在问题； 3、先进的管理技术、方法为档案管理工作提供了条件； 4、档案管理系统的发展促进了档案现代化管理的发展。 二、内涵：？ 三、特点：1、实现归档材料的前期控制； 2、促进档案归档整理的科学化； 3、有助于检索能力的有效提高； 4、档案管理由“物的传递”向“信息传递”转变； 5、档案利用与服务方式发生了变化； 6、档案利用服务将更加专业高效。 四、条件： 1、要实现科学管理；1）要有思想和组织保证； 2）要有合理的制度作保证； 3）要统筹做好各种准备工作。 2、档案信息处理的有关标准化； 3、档案数据准备； 4、设备和技术准备。 五、硬件和软件的选择： （一）硬件的选择单机版：根据单位信息量； 根据软件运行基本需求； 根据系统的性能要求和安全要求； 考虑设备的性能价值比等，选择恰当的配置。网络版：服务器、客户机、交换机、网卡、防火墙等。 （二）软件的选择 1、 软件的大致分类： 按软件的应用范围分：文书档案管理软件、科技档案管理软件、综合档案管理软件、人事档案管理软件等。 按软件的管理内容分：纯档案管理软件、文档一体化管理软件等。 2、软件的选择： 1）根据被管理的档案内容，选择文书档案管理软件还是其他档案管理软件； 2）一般选择文档一体化管理软件； 3） 选择技术力量雄厚、售后服务良好的软件开发商，软件具有很好的开放性。 4） 具有很好的性能价格比。档案计算机管理的发展 一、我国档案计算机管理发展经历的阶段： 调查论证阶段；初步实验阶段、技术攻关阶段、 推广应用阶段、网络化阶段。 二、我国档案管理现代化的功能进程： （一） 单“点”功能的实现 1、档案自动编目和检索； 2、档案自动全文（原文）存储和检索； 3、档案业务工作辅助管理； 4、计算机辅助立卷； 5、档案自动标引； 6、档案资料的自动编辑； 7、档案保管环境的自动控制； 8、字迹褪变档案的信息增强和恢复性处理。 （二） 过程控制文档一体化管理阶段 文档一体化管理前后有两种含义： 前一种是指支持同一部门或相同人员对文书和档案连续性管理的计算机系统、其工作主要集中在文书的归档和档案管理工作环节。 后一种是依靠较大的计算机网络，将办公系统和档案管理系统有机融合在一起，实现文秘工作和档案工作统一管理、从功能上覆盖了文件的生成直到转变成档案的全过程管理。文档一体化过程：（公文子系统归档子系统档案形成子系统） （三） 网络管理档案信息网络化管理、共享阶段 1、计算机局域网与档案信息共享； 2、国际互联网与档案信息远程传播。3、 我国档案计算机管理发展过程中解决的主要问题：1、从制定标准与数据准备起步；2、积极采用新技术、扩展新功能；3、合并数据源、建立共享数据库；4、利用多媒体技术实现多种类型档案信息的综合性管理；5、档案计算机管理网络由封闭转向开放；6、解决软件的通用性、促进计算机应用的普及；7、计算机的应用成为基本工作方式、促进电子文件的生成；8、新型信息处理技术逐步成熟，促进了档案信息处理效率的提高。四、档案计算机管理的发展对档案工作的影响1、网络化应用将成为档案工作的基本方式；2、网络安全将成为影响计算机档案管理的主要问题；3、多媒体技术将进一步完善；4、多媒体信息管理的实用化将引起更多的关注；5、解决计算机应用技术培训问题、扩大应用普及。6、解决了电子文件归档和电子档案的长期保存问题。 第二章 档案计算机管理系统开发 档案计算机管理系统： 是指各级各类档案部门及各种组织机构用于对档案信息、数据和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。软件 一、定义：软件是程序以及开发、使用和维护程序所需的所有文档。软件由计算机 程序、数据和文档组成。 1、程序：按事先设计的功能和性能需求执行的指令序列。 2、数据：是程序能正常操纵信息的数据结构。 3、文档：与程序开发、维护和使用有关的图文材料。 二、 特点：1、抽象性； 2、无磨损性； 3、软件的手工开发方式； 4、软件的高成本； 5、软件生产无明显制造过程； 6、对计算机硬件依赖性； 7、软件本身复杂性。 三、分类：按软件的功能进行划分：系统软件（如操作系统）； 支撑软件（如文本编辑程序）； 应用软件（office办公软件） 四、发展：软件的发展经历了三个阶段： 程序设计阶段；程序系统阶段；程序工程阶段。 五、危机：是指在计算机软件的开发和维护过程中所遇到的一系列问题。 1、表现：1）软件开发费用和进度失控；2）软件的可靠性差； 3）生产出来的软件难以维护。 2、原因：1）与软件本身的特点有关； 2）软件开发人员的弱点。软件工程 一、 定义：是指采用工程的概念、原理、技术和方法来开发与维护软件。 二、 三要素：方法、工具、过程 1、软件工程方法为软件开发提供了“如何做”的技术。 2、软件工具为软件工程方法提供了自动的或半自动的软件工程环境。 3、过程定义了一系列步骤，并规定了每一步骤应使用的方法和应交付的文 档以及未来保证高质量而须采取的措施。 三、需要解决的问题： 软件成本；软件可靠性；软件维护； 软件生产和软件复用。 四、需要达到的基本目标： 1、付出较低的开发成本； 2、达到需求的软件功能； 3、取得较好的软件性能； 4、开发的软件易于移植； 5、需要较低的维护费用。 五、软件工程学：建立并使用完善的工程化原则。以较经济的手段获得能在实际机器 上有效运行的可靠软件的一系列方法。软件生存期 一、概念：软件有一个孕育、诞生、成长、成熟、衰亡的生存过程。 二、阶段划分： 1、分类：通常将软件生存期分为系统分析、系统设计、系统实现和系统维护4个阶段。 软件生存期包含三个阶段：软件定义、软件开发、软件运行维护2、模型：瀑布模型、演化模型、喷泉模型、智能模型（要看笔记）系统分析 系统分析是指确定要开发软件的总体目标、制定为了实现系统总目标所采取的策略及系统应具备的功能、性能、可靠性及接口等方面的要求。 系统分析的三个步骤：确定目标、可行性分析、用户需求分析 一、 确定目标：是指确定系统的性质、目标和规模等。 二、 可行性分析 （一）可行性分析的意义 （二）可行性分析的主要内容 1、紧迫性：分析系统开发是否迫切、是否有必要建立档案计算机管理系统。 2、经济可行性：分析支持其开发的可能资金、系统的成本、效益估算等。 3、技术可行性：分析以现有的技术水平能否达到用户提出的系统目标。 4、业务环境可行性； 5、操作可行性 三、用户需求分析 它的任务是准确地回答系统必须做什么的问题，包括系统的功能、性能、运行环境限制等方面的要求，对于需求分析做到完整、准确、清晰、具体。 （一）任务： 1、系统功能要求； 2、性能要求；（检索的准确性、灵活性、实用性、易维护性、 安全可靠性、可扩充性、响应时间） 3、运行环境要求； 4、将来可能要求（可扩充性） 5、数据要求； 6、条件限制（二）方法： 1、档案人员与计算机技术人员相结合； 2、对档案业务进行深入的调查研究。有：任务需求调查、办公环境调查。 3、需求说明书。数据流程图（DFD） 系统分析阶段使用的主要工具是数据流程图。 数据流程图表示了系统内部信息的流向和系统的逻辑处理的功能。 一、内容： 1、用数据符号表示专门数据，这些数据符号也可指明该数据所用的媒体。 2、用处理符号指明对数据所执行的处理。 3、用流线符号指明各处理和数据媒体之间的数据流。 4、一些为了便于读、写数据流程图的特殊符号。 二、四种成分 1、外部实体：指系统以外又与系统有联系的人或事物。如档案、利用者等。 2、数据流：即流动中的数据。箭头表示数据流动的方向。 3、数据处理：对数据进行特定加工的过程。每个处理都应有一个能表达它 的作用和功能的名字。如检索。 4、数据存储：表示数据的暂存场所（逻辑上）可对其进行存取操作。系统设计 （该阶段实际上是解决目标系统“怎样做”的问题） 一、概要设计应该如何解决这个问题 （一）结构化设计方法 1、含义：其就是“自顶向下、逐层分解”的方法，是以模拟化设计为中心，将待开发的软件系统划分为若干个相互独立的模块。 2、特点 优点：1）结构分析方法简单、清晰、易于学习掌握和使用。 2）结构化分析方法符合人们认识世界、改造世界的一般规律，从而大大降低了问题的复杂程度。 3）结构化分析采用了图形描述方式，用数据流程图为即将开发的系统描述了一个可见的模型，也为相同的审查和评价提供了有利的条件。 缺点：1）所需文档资料数量大。 2）结构化分析方法在理解、表达人机界面方面是很差的。数据流图描述和逐步分解技术在这里都发挥不了特长。 3）结构化分析方法为目标系统描述的模型仅仅是书面的，只能供人们阅读和讨论，而不能运行和试用。 （二）模块结构图 模块 1、内涵：模块是指具备有输入输出、逻辑功能、运行程序和内部数据四种属性的一组程序。 模块用一个矩形框表示，每一个模块完成一个或多个功能。 2、划分的原则： 1）以功能为核心划分模块； 2）模块应具有相对独立性； 3）模块之间有稳定统一的信息接口； 4）模块的规模要适当。 3、模块的通讯关系 在调用模块与被调用模块之间总会有信息相互传递、这种信息相互传递称作模块的通讯关系。 二、详细设计：其是回答“应该怎样具体地实现这个系统”。 它的任务是把解法具体化。系统实现 一、编写程序其就是使用预先选定的计算机语言去把详细设计结果转化为一个具体的、实实在在的系统。 二、调试 对编写的程序进行功能试验，包括正确性调试和可靠性调试。调试方法包括模块调试、联合调试和验收调试。 1、好的测试应该是发现错误的可能性要高。 2、并不冗余； 3、所有的测试都应追溯到用户需求； 4、测试要从小规模开始，逐步转向大规模； 5、穷举测试是不可能的； 6、最好由第三方来测试，避免主观性、得到科学的结论。 三、鉴定验收（一）基本内容 其主要从对系统进行考核的结果来考察系统是否达到预期设计目标。 应对以下内容作出评价： 1、是否全面达到预定的系统目标； 2、系统达到的技术水平及特点； 3、系统的各种性能指标； 4、系统资料是否齐全； 5、系统存在的问题，有什么补救措施。（2） 实施 1、用户对系统的使用与评价 用户对系统的功能、性能、操作难易度、系统稳定性等内容评价， 写出使用报告。 2、技术测试 技术测试的内容大致包括如下： 1）存储数据量的测定； 2）各项功能的测定； 3）各项性能的测定； 4）系统设计的技术水平及技术特点测试。 3、资料审查 系统开发形成的资料主要有： 1）系统说明书； 2）可行性报告； 3）用户使用报告； 4）系统测试报告； 5）使用说明书； 6）系统框图和源程序。（3） 鉴定会组织附加：可行性报告包括： （系统目标、系统开发的大致时间和进程、可行性分析、理论性意见。）系统运行维护 一、系统维护其是对运行着的系统进行不断的修正、或者为了适应环境及其他各种因素的变化、保证系统能够在较长的时间里正常运行、满足用户的需求，而对系统所作的修改、补充和扩展活动。 系统维护包括：硬件维护、软件维护、数据维护 软件及数据维护有三种类型： 1、改正性维护；诊断和改正在使用过程中发现的程序错误。 2、适应性维护；不断修改软件以适应计算机技术环境及档案工作环境。 3、扩展性维护：对系统进行功能扩展维护，对现有功能提出改进意见。 二、系统评价：1、管理指标；2、经济指标；3、性能指标。 三、系统开发方法 系统工程法；生命周期法；快速原型法（演化模型）；OO法。 第三章 档案计算机管理系统数据准备所谓数据准备、即根据国家有关标准，将一次文献（档案）通过著录、标引转化成二次文献，并输入计算机，转化为机读形式。信息、数据：可以是反映档案内容和原始形态的一次信息，档案著录标引数据的二次信息，经过整理编辑的三次信息。计算机对档案数据的要求 一、档案数据制作必须符合标准化要求 1、档案计算机管理首先必须建立机读档案目录数据库，建立机读档案目录数据库的基础是档案数据的准备，即对档案进行著录和标引。 2、标准化要求即统一的著录项目、统一的著录格式、统一的检索标识（主题词和分类号）。 二、输入数据必须满足输出数据要求 输出数据一般包括：题名、责任者、分类号、文件形成时间、保管期限等。 输入数据也包含这几项。 三、检索标识必须满足检索要求 检索标识是以简明形式表示档案内容特征的标识。 检索一般以文件的外部特征和内容特征为条件。 1、外部特征（自然标识）：题名、责任者、形成时间等。 2、内部特征（人为标识）：主题词、分类号等。 四、档案数据质量 1、数据的准确性 各项数据要准确揭示档案文件的内容和形式特征、尤其是主题特征的提炼更应准确无误。 2、数据的一致性： 对同样的形式和内容特征赋予同样的标识。 3、数据的完整性： 数据项目的完整和数据内容的完整。 4、数据的稳定性 主题词和分类号的相对稳定，以保持数据的稳定性。（数据一致性决定稳定性） 5、数据的可靠性与适应性 可靠性是指利用用户得到的数据是否可靠。 适应性是指经常对档案数据进行维护、补充等。 6、规范性：数据项目的选择和每个项目的著录标引方法都应执行国家有关标准。数量与质量数据工程的两大难题 1、挖不掉的大山数量难以保证； 2、增长的隐患质量缺乏控制。档案著录标引 一、当前档案著录标引中存在的问题及原因问题：1、著录内容和格式不一； 2、主题标引极为混乱。原因：1、著录标引工作的组织不当；2、缺乏质量控制措施； 3、缺乏一支稳定的、业务水平高的著录标引队伍。 二、档案著录 （一）、档案计算机著录的一般流程： 1、档案信息的采集； 2、档案目录数据库项目的设置； 该设置包括数据库的建立、著录项目的设置、项目类型、长度定义、关键项目的指定。 3、输入与保存 数据输入就是将手工著录卡片、案卷目录、文件目录、档案原件等按照数据库设置的项目格式输入计算机的过程。 （二）、档案著录规则： 标准著录格式：1、文件级卡片式著录格式 2、案卷级卡片式著录格式 3、书本式著录格式 （三）著录标准化 1、意义： 1）对档案管理系统具有多元化的功能。 2）为档案计算机管理系统的统一商品化软件设计提供了数据条件。 3）为档案管理应用计算机向更高水平发展提供了一个必要的数据平台。 2、内容： 著录内容、著录形式、著录方法 三、档案标引： 在档案著录中对档案内容进行分析和选择、并赋予其规范化的检索标识的过程。 1、档案主题分析； 2、标引分类号； 3、标引主题词； 4、标引关键词。档案自动标引 一、含义： 是指采用计算机技术手段自动地完成对档案文件（案卷）题名、摘要甚至全文的处理，抽取关键词并进而规范成主题词或分类号等标识的过程。 二、方法：1、统计法。 理论基础：省力法则； 典型代表：词频加权方法。 2、语言法。从语言学角度对自动标引方法的探索。 包括：句法分析、语义分析 3、人工智能法。让计算机从事标引工作中的脑力劳动。 即让计算机模拟标引员完成标引文献的工作。 三、基本流程：1、确定标引源； 2、输入标引源的内容； 3、预处理； 4、分词处理； 5、确定关键词； 6、转换为受控词； 7、给出主题标识符。 四、特点：1、标引速度较快； 2、标引的专指度较高； 3、在选词上克服了人工标引的人为性； 4、自动标引系统的检索效率高于人工受控标引系统。 第四章 档案数据库设计数据库系统 一、含义：它是一个实际可运行的存储、维护和应用系统提供数据的软件系统，是存储介质、处理对象和管理系统的集合体。 二、特点： 1、数据结构化； 2、数据少冗余； 3、数据独立性高； 4、具有统一的控制软件 文件系统的缺点：1、数据冗余度增加； 2、数据和应用程序过分的相互依赖； 3、缺乏对数据进行控制的统一方法。 三、组成 （一）数据库（DB） 其是指长期存储在计算机内的、有组织的、可共享的数据集合。 长期存储在计算机内数据是持久的、借助于计算机技术的。 有组织的数据库的数据按一定的数据模型组织、描述和存储，并 具有较小的冗余度。 可共享的可为各种用户共同使用。 （二）数据库管理系统（DBMS） 提供一个可以方便地、有效地存取数据库信息的环境，保证数据的完整性、完全性、提供多用户访问的并发控制、数据库恢复。 数据库管理系统应具备的基本功能： 1、描述数据库；2、管理数据库；3、维护数据库；4、数据通讯 （三）数据库管理员（DBA） 其是指设计、管理数据库系统的专职人员，负责创建、监控和维护整个数据库，一般是由业务水平较高、资历较深的人员担任。档案数据库设计 一、现实世界向机器世界的转换过程： 客观世界中的事物向计算机中数据转换过程要经历三个领域： 现实世界概念世界机器世界 二、特点： 反复性、 试探性、 分步进行 三、过程：（1） 档案数据库的需求分析： 1、需求分析的任务；2、需求分析的步骤；3、需求分析的方法（二）档案数据库的概念设计 任务是实现由现实世界向概念世界的转换，形成概念数据库模型。（3） 档案数据库的逻辑设计 任务是把数据库概念设计阶段产生的数据库概念模式变换为数据库逻辑模式。（四）档案数据库的物理设计 任务是为每个关系模式选择合适的存储结构和存储路径。（5） 数据库实施 1、定义数据库结构；2、组织数据入库； 3、编制与调试应用程序；4、数据库试运行 （六）数据库的运行和维护 1、数据库的转储与恢复； 2、维持数据库的安全性与完整性； 3、监测并改善数据库性能； 4、数据库的重组与重构。 第五章 档案管理系统界面设计档案管理系统界面 一、概述： 其是档案管理系统运行时，操作者与系统之间进行联系、交流、协调、管理以及实现档案管理系统各项功能及信息处理的操作途径，即实现人机对话的练习。 二、构成：1、面向操作者的输出途径； 2、接受操作信息的途径； 3、界面自身的信息处理接口； 4、面向系统的功能调用及信息处理接口。档案管理系统界面设计 一、意义1、档案管理软件集成度越来越高，功能越来越复杂，需要良好的操作界面来降低其驾驭难度。2、复杂的数据结构，需要严谨的界面设计来控制操作。3、大量非计算机专业的档案管理人员成为计算机的直接使用者，需要操作界面更直观、便捷。4、界面是软件系统内在质量的体现。5、界面是软件直观特征的集中表现。6、随着网络化发展，界面不仅是操作手段，而且还有操作者身份认证、信息安全过滤等功能。 二、类型 （一）导航器界面 1、内涵：其是指系统以圆形按钮的方式提供基本功能提示，在操作者选择了某个按钮后，系统进一步提供该按钮的具体功能提示，由操作者进一步细选具体操作的一类界面。 2、特点：1）要求界面运行环境支持图形和窗口工作方式； 2）可以更直观地实现人机对话； 3）其功能设置以层次结构为主，对于复杂的功能操作有时较为繁琐。 4）由于系统提示的信息图文并茂，所以比菜单界面更容易操作。 （二）浏览器界面 1、内涵：其是指以系统数据集及其结构为基本对象，使用者则以面向数据进行操作为主要工作方式的一类界面。 2、特点：1）以数据及其结构作为系统设计的着眼点，可以很快获得结果。 2）系统提示得当，或操作熟悉数据情况，有可能大大提高操作效率。 3）浏览器界面的产生、应用的原因与着重于数据处理的网络环境有关，所以对档案计算机管理网络应用更为合适。 4）浏览界面具有较大的活动性。 （三）多媒体界面1、内涵：其是指在人机交流时以图、文、声像等多种信息形态作为媒介的一类界面。2、特点：1）多媒体界面使人、机交互更自然、友好。 2）以多媒体计算机或网络为基础设备，系统造价较高。 3）以多媒体信息处理为技术手段，处理过程较为复杂，某些处理甚至要求有智能模拟功能。档案管理界面设计 一、要求： （一）基本要求（也可用于评价软件） 1、界面应与软件系统的功能建立有机的联系，使界面成为功能的自然延伸。 2、界面应成为操作者得心应手的工具，做到显示清晰、操作简便、处理快捷。 3、界面应符合美学要求和人的感觉器官的要求。 4、界面应有抗误操作和容错能力。 5、界面应保证信息安全、操作可靠。 （二）运用原则 1、合理性原则；2、动态性原则； 3、方便使用原则（实现目标的最少操作原则；鼠标最短距离移动原则） 4、交互性原则；5、简单明了原则 二、过程 （一）任务分析与建模：（看笔记） 设计界面的运用，核心是设计分析 （二）界面设计要解决的一般问题： 1、响应时间；2、用户求助机制；3、错误信息处理；4、命令方式 三、界面设计发展趋势 1、软件界面已成为应用软件的重要组成部分； 2、软件商品化使界面成为软件的形象包装和宣传主题； 3、Internet 浏览器界面将成为主流界面； 4、操作界面也将多媒体化。 第六章 档案计算机借阅子系统（只考填空题）档案借阅子系统 一、借阅方式： 1、阅览：手续简便，调用档案不受数量限制，档案利用率高。 2、借出：应严格执行有关的制度并办理必要的手续。 二、借阅手续：1、借阅者身份登记；2、借阅登记； 3、借阅归还； 4、催还通知 三、借阅情况查询 四、借阅利用统计 1、按借阅目的统计：如决策参考、工程设计、核对事实、编写材料等。 2、按借阅部门统计：如财务部、人力资源部等； 3、按借阅档号统计； 4、统计利用卷次 ； 5、统计利用人数； 6、统计馆（室）藏利用率。 第七章 档案计算机统计子系统档案计算机统计 一、含义：档案统计就是运用一系列的统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程。档案计算机统计是指采用计算机技术对档案及档案工作中产生的各种数据进行统计，通过可靠的事实和数据支持，揭示档案及档案工作的现状、规律和趋势。 二、分类 1、按统计内容分：档案信息统计系统；档案工作统计系统。 2、按档案数据采集方式分：报表式数据输入系统 专项数据自动提取系统 3、按实现统计功能的系统结构分： 独立运行的统计分析系统； 从属于某档案管理系统的统计分析子系统 三、特点： 1、统计速度快。与手工统计相比，计算机统计的速度大大提高。 2、统计精确度高。手工软件会出现重复、遗漏和计算不准确，计算机统计全面准确。 3、 统计信息利用率高。计算机可将统计的结果保存起来，便于利用。 四、过程（程序）与方法 （一）原始数据的采集 获取大量的、原始的、真实材料和准确数据。 1、统计调查： （书面、口头访谈式、实地、普遍、典型、抽样、综合及专题）调查等。 2、统计报表： 简单统计表、分组统计表、复合统计表、定期和不定期统计报表。 （二）统计数据处理 1、数据录入与汇总 2、数据审核：将错误数据删除、人工修改、程序自动修改。 3、数据统计 （三）统计分析 1、动态分析法：其是采用计算机对某种现象按时间顺序的发展变化过程、规律以及趋势的统计指标的分析。 2、相关分析法：其是对某些原因造成复杂多变的现象之间所进行的相关因素分析的方法。 3、对比分析法：其是对可比现象及因素等进行对照比较，以发现其异同、差距、规律及趋势的分析方法。 4、统计预测：计算机统计预测是以准确可靠的统计数据为基础，以客观现象的发展变化规律为依据，利用统计分析软件对现象的未来状态或发展前景做出科学的估计或推测。（四）统计结果的输出 1、报表输出：（目前比较常用）档基表、档综表 2、图形输出：以柱形图、饼图、折线图等形式输出 五、工具：全国档案事业统计年报档案信息管理系统 ？ 第八章 档案计算机检索档案计算机检索子系统 含义：其就是利用计算机，根据档案利用者的不同目的、要求，按照一定的步骤方法和途径，从经过整理并以贮存在计算机内的机读档案目录中得到必要而充分的档案信息的系统。 一、档案计算机检索的优势：1、检索方式自动化；2、检索速度快速而准确；3、检索途径多元化；4、检索效果好；5、检索灵活方便二、计算机检索分类： 1、按计算机处理方式分类：脱机批处理检索；联机检索；缩微检索 2、按检索项目分类：单项检索；多项组合检索 3、按检索系统功能分类：普通检索；智能检索 4、按检索词规范化情况分类： 主题词检索系统；自由词检索系统；相关词检索 5、按服务方式分类：定题情报检索系统；追溯服务系统三、衡量计算机检索子系统效率的指标：查全率；查准率四、档案计算机远程检索五、基本组成1、硬件：即检索系统所依赖的设备。2、软件：即为了完成检索操作而编制的计算机程序。3、数据：主要有档案目录信息、电子文件、多媒体文件、检索语言词典、相关的数据属性信息等。六、基本功能1、数据输入、检测与维护 数据输入：根据需要将各种载体上的档案信息通过相应的输入设备存储在计算机上。 数据检测：对输入数据进行一致性、完整性、合法性和合理性等内容的有效检测。 数据维护：对已输入到计算机内的数据以记录为单位进行更新。 2、检索 档案计算机检索子系统包括两个过程： 1）档案数据的分类存储； 2）根据利用者的提问，确定检索线索，利用计算机多角度、多次数迅速、准确地查找到档案原件或档案信息。 七、开发：包括 系统分析；系统设计；系统实施；系统运作与维护 四个部分。 八、档案计算机检索结果的输出 1、屏幕输出：将检索的结果直接输出在屏幕上，最常用的输出方式。 2、打印输出：以不同格式打出，如PPT 3、介质输出：将结果存储到软盘、硬盘、U盘 4、通讯输出：通过网络传到用户手中档案计算机编目子系统 一、含义：所谓计算机编目，就是指利用计算机的检索、排印及打印技术，将计算机内的档案目录信息按照一定的规则体系集中排列，打印成各种档案目录的过程。 二、基本功能：1、及时提供档案标准目录格式的编目； 2、及时提供自由目录格式的编目 三、特点：1、效率高；2、易于修改；3、输出格式标准、灵活、规范。 四、意义： 1、打印出标准格式的案卷目录、卷内文件目录、案卷封皮等供案卷装订使用。 2、按不同的要求，利用档案机读目录数据库内的数据自动编制，打印出各种形式的手检目录和索引。 五、过程： （一）档案目录的组织 计算机编目要按照用户的编目要求对档案目录数据库进行检索，从偌大的档案信息中找出相关的目录信息，放在一个临时的数据区域内保存。 1、编目方式与范围的确定；2、文档的选择；3、临时数据库的建立 （二）档案目录的排序 对临时区域里的档案目录信息按用户的要求进行排序处理。 1、唯一条件排序：运用档案软件功能或直接采用数据库命令，对档案目录数据库中某个字段项目进行升序或降序排列。这种排序速度快、排序简单。 2、复合条件排序：把档案目录数据库中两个以上的字段项组合起来进行升序或降序排列。这种排列逻辑性强、结构清晰、但速度较慢。 （三）编目结果输出：1、先组式输出；1、边组式输出；3、修补式输出六、版式处理： 1、簿册式目录 2、卡片式目录：表格式卡片目录；非表格式卡片目录 第九章 文档一体化系统文档一体化 一、含义：以文件生命周期理论为指导，借助计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效应，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。 这一含义包含的内容： 文档一体化管理1、 总体目标是实现从现行文件到馆藏档案整个运动过程的全面控制和科学管理。 2、具体内容包括文件、档案生成一体化、管理一体化和利用一体化。3、科学指导是系统思想。4、技术保障是计算机技术和网络技术为代表的信息技术。二、理论基础：文件生命周期理论 四个阶段：制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段、永久保存阶段三、实现意义：1、使档案收集便捷、完整； 2、文档超前控制； 3、提高信息检索效率； 4、科学决策的需要； 5、提高行政效率； 6、有利于人、财、物的合理利用四、管理模式：1、单纯的文档一体化管理体系；2、在办公自动化系统中设置文档一体化系统。五、管理系统（也叫组成）文档一体化实现的基本流程： 文件管理子系统；归档子系统；档案管理子系统；系统维护子系统 （一）文件管理子系统 1、系统登录2、维护文件处理流程：文件的流转完全无需人的干预，只需按照预先指定的工作流程，自动流向各职能部门进行处理。3、收文办理：收文登记、内部转发、拟办、批办、承办、跟踪、传阅、注办4、发文办理：文件生成、审核、修改、内.外部会签、核稿、签发、编号、分发、登记。5、文件处理：催办与督办、用户的文件处理选项。 6、电子邮件（二）归档子系统（承上启下）作用：1、 它是文件管理子系统和档案管理子系统的衔接部分，控制着文件数据向档案数据的转化过程。2、 如果文件数据格式与档案数据格式标准需要统一，那么在进行归档的同时还应进行数据格式和标准的转化工作，这就为档案数据与文件数据的相互交换、数据共享扫除了障碍。3、 在归档子系统中进行的案卷定义和归档工作为档案管理子系统提供了操作对象和数据内容。（3） 档案管理子系统 其是在计算机系统上实现机关企事业档案工作的内容和功能要求的应用程序，在此功能模块上，我们可以完成机关单位的全部档案事务处理。 档案编目；案卷管理；档案检索；档案统计； 档案借还；档案编研打印输出（4） 系统维护子系统 系统维护是指在系统的运行过程中，为使其能正常运转而进行的保养、维修及改善工作。 与系统正常运行有关的软件维护，主要包括：一般项目维护、主题词维护、分类维护、代码维护、数据维护等。 第十章 档案计算机管理系统安全概述计算机安全 一、定义：为数据处理系统建立和采用的技术和管理的安全保护，保护计算机硬件、软件数据不因偶然和恶意的原因而遭到破坏、更改和泄露。 二、组成：物理安全、逻辑安全1、物理安全：系统设备及相关设施受到物理保护免于破坏、丢失等。2、逻辑安全：包括信息完整性、保密性、可用性。档案计算机管理系统的物理安全 一、概念：是指计算机系统全部设备的安全，主要涉及系统的保密性、完整性和可用性的外部因素及其应采取的防护措施。 二、内容：1、计算机设备安装场地的安全。（温度、湿度、灰尘、有害气体等、电磁场）2、访问授权和控制 对需要使用系统资源的用户按最小权限原则进行授权。3、 灾害防护。主要是对地震、水灾、火灾、风暴的防护；4、 磁性备份介质与计算机设备分开保存，磁性介质的报废处理要彻底，防止电磁辐射泄漏。档案计算机管理系统的数据库安全 一、重要性： 1、档案数据库是档案计算机管理的必要条件； 2、档案数据库的建立需要大量的人力、物力和时间； 3、档案数据库的安全是档案现代化管理正常开展的保证。 二、内容 （一）数据量访问控制1、用户标识和认证；2、存取控制；3、数据完整性检查；4、数据库并发控制；5、分级控制；6、敏感锁；7、安全过滤器 （二）数据库加密 范围：只能对数据库中数据进行部分加密，索引字段不能加密，关系运算的比较字段不能加密，表间的连接码字段不能加密。 （三） 数据库备份与恢复 1,、数据库备份的类型：冷备份（关闭数据库系统情况下）、 热备份（数据库正在进行时）、 逻辑备份（使用软件技术从数据库中提取数据。） 2、提高数据库备份性能的方法： 1）升级数据库管理系统；2）使用更快的备份设备； 3）备份到磁盘上； 4） 使用本地备份设备； 5）使用原始磁盘分区备份3、 影响因素 ：1、硬件故障：基本因素； 2、软件问题：主要因素； 3、人为损害：潜在因素4、 主要措施：1、提高档案人员对档案数据库安全性的认识； 2、选用可靠的硬件设备和应用软件； 3、加强技术防范： 用户分类、数据分类、审计功能、数据库加密档案计算机管理系统的网络安全 一、威胁因素：1、OS的脆弱性；2、计算机网络的脆弱性；3、内部管理不力 二、要求：1、认同用户和对等实体鉴别；2、存取控制； 3、数据完整性；4、加密；5、防否认；6、审计；7、容错 三、解决方案1、防火墙：一种由计算机软件和硬件的组合，使互联网和内部网之间建立一个安全网卡，从而保护内部网免受非法用户的侵入。 作用：1）可以限制他人进入内部网络； 2）防止入侵的防御措施； 3）限制用户访问特殊站点； 4）为监视Internet安全提供方便。2、 加密与认证信息 加密的目的是保护网内的数据“文件”口令和控制信息，保护网络会话的完整性。3、网络安全漏洞；4、网络入侵检测；5、数据恢复与备份 第十一章 计算机网