玩转你的86400秒(如何管理时间).doc

玩转你的86400秒（怎样管理时间）（读者杂志，2006年第一期）请问，如果每天都有86400元进人你的银行户头，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？天下真有这样的好事吗？是的，你真的有这样一个户头，那就是“时间”。每天每一个人都会有新的86400秒进账。那么，面对这样一笔财富，你打算怎样利用它们呢？首先，让我们来做一个关于时间管理总体水平的测试。下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”记0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。1我在每个工作日之前都能为计划中的工作做些准备。2凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。3我利用工作进度来书面规定工作任务与目标。4我尽量一次性处理完毕每份文件。5我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序排列，依次办理这些事情。6我尽量回避干扰性电话、不速之客的来访，以及突然的约会。7我试着按照生理节奏变动规律曲张图来安排我的工作。8我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。9当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要事情时，我会说“不”。结论：0-12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。13-17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。18-22分：你的时间管理状况良好。23-27分：你是值得学习的时间管理的典范。知道了你自己的时间管理方面的总体水平，接下来，让我们来分析一下时间是如何被浪费掉的。浪费时间的原因有主观和客观两大方面。这里，我们来分析一下浪费时间的主观原因，因为，这是一切的根源。1. 做事目标不明确。2. 作风拖拉。3. 缺乏优先顺序，抓不住重点。4. 过于注重细节。5. 做事有头无尾。6. 没有条理，不简洁，简单事情复杂化。7. 事必躬亲，不懂得授权。8. 不会拒绝别人的请求。9. 消极思考。一项国际调查结果表明：一个效率糟糕的人与一个高效的人的工作效率相差可达10倍以上。看来，人人都需要掌握时间管理的方法和理念。那么，什么是时间管理？所谓时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。接下来，我们来看一组数据，虽然这些数据来自美国，但对我们还是有一定参考价值的。1、人们一般每8分钟就会受到1次打扰，每小时大约7次，每天50次60次。平均每次打扰用时大约是5分钟，总共大约4小时。大约50%-80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。（不怕慢，只怕站）2、每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习，3-5年就可以成为专家。3、一个人如果办公桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西花半小时，每周要花7个半小时。4、善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花在值得的事情上。5、时间管理中最有用的词是“不”。6、做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多一倍以上。7、如果你让自己一天做一件事情，你会花一整天去做；如果你让自己一天做两件事，你也会完成它们；如果你让自己一天去做12件事情，则会完成78件.数字往往会揭示一些人们意想不到的真相。这些数据是否令你感到吃惊？我们不妨留意一下，找出一些和自己有关的时间数字，使自己始终保持危机感，警惕时间的流逝，抓紧利用好每一分、每一秒。时间管理的方法时间管理的方法有很多，这里我们来分享集各种方法之大成的5个：一、6点优先工作制(高要求，尽量多安排几件事)该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从，“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事，那么，他一定是一位高效率人士。二、帕累托原则（只做重要的事情）这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80的结果几乎源于20%的活动。比如，总是那些20的客户给你带来了80的业绩，可能创造了80的利润；世界上80的财富是被20%的人掌握着，世界上80的人只分享了20的财富。因此，要把注意力放在20的关键事情上。根据这一原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：A重要且紧急比如救火、抢险等）一必须立刻做。B重要但不紧急比如学习、做计划、与人谈心、体检等）一只要没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。C紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”，而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）只有在优先考虑重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则，而不是把“重要”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。D既不紧急也不重要比如娱乐、消遣等事情）一一有闲工夫再说。三、麦肯锡30秒电梯理论（抓住关键，快速完成）麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备也无法在电梯从30层到l层运行的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒电梯理论”或称“电梯演讲”。四、办公室美学（注意整洁和条理性）秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是速度，条理就是效率。简洁和条理也是一种美，是一种办公室的美学、工作的美学。我们应当养成如下良好习惯：1、物以类聚，东西用毕物归原处；2、不乱放东西；3、把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记4、好记性不如烂笔头，要勤于记录；5、处理文件的3个环节：第一，迅速回复。第二，迅速归档，以免文件弄乱或弄丢。第三，及时销毁。没用的文件要及时处理掉，以免继续浪费空间和时间。五、莫法特休息法（不同事情切换）圣经新约的翻译者詹姆斯?莫法特的书房里有3张桌子：第一张摆着他正在翻译的圣经译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力