microsoftexcel基本操作.doc

电子表格软件本节要点（1）Excel概述（2）工作表的基本操作（3）编辑工作表（4）格式化工作表（5）工作表的管理（6）工作簿文件管理主要内容一、Excel概述（一）Excel简介Excel是一种功能强大、使用方便、并且以“表格”形式进行数据综合管理与分析的电子表格软件，可广泛应用于财务、金融、贸易、统计、审计、行政等领域。Excel是运行于Windows环境下的电子表格软件。1.功能：（1）电子表格处理（2）图形处理（3）数据管理2.说明：本教材重点介绍的是Excel的电子表格处理功能。（二）Excel的启动与退出1.Excel的启动（1）从“开始”菜单启动Excel。（2）从桌面启动Excel。说明：桌面上事先建立好了启动Excel的快捷方式。（3）从资源管理器启动Word。说明：从资源管理器启动Excel，必须要知道Excel应用程序的存储位置。2.Excel的退出可以通过多种方法退出Excel应用程序。说明：在退出Excel应用程序时，如果有未保存的文件，系统会提示“是否保存文件。（三）Excel的窗口简介1.两种窗口：应用程序窗口文档窗口2.窗口布局：（1）标题栏（2）菜单栏（3）工具栏（4）编辑栏编辑栏用于显示当前单元格的内容，对当前单元格的内容进行输入和编辑修改。（5）工作薄窗口区Excel工作薄是运算和储存数据的文件，它由若干张工作表组成。一个Excel工作薄中可以包含1255个工作表。在系统默认状态下，一个Excel工作薄含有3个工作表，分别被命名为sheet1、sheet2和sheet3，这些工作表名出现在工作簿底部的工作表标签上。可以对工作表进行插入、删除、移动、复制和重命名等操作。工作表也称电子表格，它由若干单元格组成，是Excel存储和处理数据的最主要的形式。行号：用1、2、3等阿拉伯数字表示。列号：以A、B、C等字母形式表示。单元格：工作表中行与列相交的位置称单元格，它是工作表中最基本的存储单位。工作表中的每个单元格由惟一的单元地址标识。单元地址由单元格所在列的列号和单元格所在行的行号共同组成，且列号在前，行号在后。如“B5”表示的单元格处于工作表B列与第5行交叉的位置。全选框：位于行号与列号的交点处，单击它可将整个工作表选中。（6）状态栏（四）区域的概念及基本操作1.区域的概念及表示方法（1）概念：区域是指工作表中的单元格组，它是一组单元格。（2）使用目的：需对区域整体进行操作（求和或平均值等）。（3）表示方法：用区域符（冒号）将区域的两个对角的单元地址隔开，它表示的是两个对角单元之间所有的单元格。例：A1：C3C3：A1A3：C1C1：A32.选择区域：（P）（1）选定一个矩形区域。方法一：拖动例：选择A1：C4方法二：Shift例：选择A1：C4方法三：扩展选取模式例：选择A1：C4（2）选择整行、整列或全表。选择整行（整列）：单击行号（列号）例：选择第一行，选择第C 列。选择若干行（若干列）：在行号（列号）上拖动鼠标。例：选择第一行到第四行，选择第A列到第C列。选择整个工作表：单击全选框或Ctrl+A例：选择整个工作表（3）选择不连续区域：Ctrl例：选择A1，B2，C3，D4（4）释放选择区域：指向任一单元，单击。3.区域命名：（1）意义：对于重复使用率比较高的单元区域或者比较复杂的区域，可以对其命名。以后使用时，不必重新选择，只需引用它的名字即可。（2）方法：选取区域单击名字框输入区域名字，回车例：选择A1，B2，C3，D4区域，并将其命名为ABCD区域。（五）Excel的操作：1.对Excel文档的相关操作都是通过命令方式来实现的。2.使用命令的方法：（1）利用菜单栏（2）利用工具栏（3）利用快捷菜单（右键菜单）（4）利用快捷键3.说明：（1）并不是所有的操作四种方式都可实现。（2）本教材在介绍操作命令时，主要以前两种方法为主。（3）有时某些操作，不需使用命令，用鼠标可以直接完成。模拟练习判断：Excel的工作簿中，最多可包含3个工作表。（）【答疑编号911040601】【答案】错【例4-46】判断：在Excel中，使用Ctrl+Home键可以使活动单元格快速移动到当前行的最左侧单元。（）【答疑编号911040602】【答案】错【例4-47】单选：在缺省方式下，Excel工作簿中的第一张工作表命名为（）。A.表1B.sheet1C.book1D.任意的表名【答疑编号911040603】【答案】B【例4-48】单选：在Excel中，选择不连续的几个单元格，需按住（）键。A.ctrlB.shiftC.altD.tab【答疑编号911040604】【答案】A【例4-49】多选：在Excel中，通过（）可将整个工作表全部选中。A.单击全选框B.Ctrl+AC.“编辑”菜单中的“全选”命令D.“视图”菜单中的“全选”命令【答疑编号911040605】【答案】AB二、工作表的基本操作（一）创建工作簿1.创建工作簿创建工作簿的方法有以下几种：说明：工作簿文件的扩展名是xls。每次启动Excel时，系统将自动建立一个新工作簿，文件名为Book1.xls。用户在保存工作簿时可以将其另存为其他的文件名。2.创建工作表在新建工作簿时，会自动创建三个工作表，分别为sheet1，sheet2，sheet3。可根据需要插入和删除工作表。工作表的相关管理操作可参见本节第五个方面的内容“工作表的管理”。（二）输入数据1.选中单元格：2.输入与取消操作：输入方式：单元格中直接输入和编辑栏中输入确认输入：单击编辑栏中的“输入”按钮或回车取消输入：单击编辑栏中的“取消”按钮或按Esc键3.数据类型：字符型、数值型、日期型4.输入数值型数据：（1）说明：（2）输入注意问题：对齐方式：输入的数值型数据在单元格中自动右对齐。超长处理：当输入的数值型数据超过它所保存单元的宽度时，系统自动将其转换为科学计数法的形式。5.输入字符型数据：（1）说明：（2）输入注意问题：对齐方式：左对齐超长处理：单元格的宽度是有限的，当输入的字符型数据超过它所保存单元的宽度时，如果其右侧相邻的单元为空，则超出的内容自动延伸至右侧单元格内显示；如果其右侧相邻的单元不为空，则超出的内容自动隐藏，不再显示出来，当用命令将该单元所在列的列宽调整到足够宽时，被隐藏的内容将自动显示出来。数字字符串的输入：对于一些毋需计算的数字代码（如电话号码、职工编号等），通常的处理方法是将它们保存为由数字字符组成的数字字符串。数字字符串不参加数学运算。为了与数值进行区别，输入时要在数字字符串的左侧加入一个引导输入符号，即单引号“”，这个引导符号仅在编辑栏中显示，不出现在单元格中。也就是说，引导输入符号“”仅为控制符号，它不是字符串的组成部分。数字字符串：以开头6.输入日期型数据：（1）说明：当输入的数据符合日期格式时，Excel将以日期格式存储数据。日期格式的分隔符为“”或“/”。而且各个数字必须符合年、月、日的规则。（三）输入公式1.公式：Excel中的公式是由运算符、常量、单元格地址、函数和括号等组成的。输入公式时必须以“”开头。2.运算符：算术运算符：（）（括号）、（加）、（减）、*（乘）、/（除）、（幂）。运算的优先级别依次为括号、幂、乘、除、加减，同级运算时的顺序为从左向右依次计算。关系运算符： （大于）、 =（大于等于）、（小于）、 =（小于等于）、=（等于）、（不等于）。关系运算符之间没有优先级别。当出现算术和关系的混和运算时，算术运算优先于关系运算。3.输入时注意问题：（1）开始符号：（2）公式的组成：（3）显示方式：（四）常用函数1.概述：Excel提供了11类函数，每一类有若干个不同的函数。函数可以单独使用，也可以出现在公式中，合理地使用函数将大大提高表格计算的效率。2.表示形式：函数名（参数）函数名：表示操作 参数：给出计算范围例如，SUM（A2：A3，C4：D5）有两个参数，表示求2个区域中共6个数据的和。3.常用函数：（1）求和函数SUM（2）求平均函数AVERAGE（3）求最大值函数MAX（4）求最小值函数MIN（5）条件函数IF（1）求和函数 SUM例如，SUM（3，2）是求数值3和2的和。SUM（A3，B2）是求A3和B2单元中数值的和。SUM（A1：C5,E15）是求A1到C5区域中各单元与E15单元中的数值之和，也就是对16个单元求和。（2）求平均函数AVERAGE（3）求最大值函数MAX功能：求给定参数的最大值（4）求最小值函数MIN功能：求给定参数的最小值（5）条件函数IF格式：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）。（五）自动填充：1.概述（1）填充柄在当前单元格或选中区域的右下角有一个很小的实心方块，被称为填充柄。（2）自动填充2.自动填充有规律的数值（1）自动填充等差数列（2）自动填充等比数列3.自动填充文字序列（1）标准文字序列（2）填加新文字序列模拟练习例4-50判断：在Excel中，输入的数值型数据在单元格中自动左对齐。（）【答疑编号911040606】答案：错例4-51判断：在Excel中，输入的数值型数据超过它所保存单元的宽度时，系统自动将其转换为科学计数法的形式。（）【答疑编号911040607】答案：对例4-52单选：在Excel中，输入的数值字符串时需要在其左侧加一个（）作为引导符号。A.单引号B.双引号C.逗号D.句号【答疑编号911040608】答案：A例4-53单选：在Excel中，输入字符串时，若该字符串的长度超过单元格的显示宽度，则超过的部分最有可能（）。A.被截断删除B.继续超格显示C.给出错误提示D.作为另一个字符串存入右侧的相邻单元【答疑编号911040609】答案：B例4-54多选：Excel的数据有（）等多种数据类型。A.字符型B.数值型C.逻辑型D.日期型【答疑编号911040610】答案：ABD例4-55多选：在Excel中，下列（）为正确的日期型数据表示形式。A.2003/11/21B.20031121C.2003-11-21D.2003:11:21【答疑编号911040611】答案：AC三、编辑工作表（一）修改单元格内容1.重新输入2.在编辑栏中进行修改3.在单元格中进行修改（二）复制数据1.概述：（1）Excel可以将已输入的数据复制到其他位置。位置：同一工作表、同一工作簿的其他工作表、不同工作簿的工作表（2）复制后内容的变化源位置：内容不变目标位置：复制了一份新的内容说明：2.方法：（1）利用工具栏（2）利用菜单（3）利用鼠标说明：（三）移动数据1.概述：（1）Excel可以将已输入的数据移动到其他位置。（2）移动后内容的变化源位置：目标位置：2.方法：（1）利用工具栏（2）利用菜单（3）利用鼠标说明：（四）插入数据1.插入整行或整列：2.插入单元格：（五）删除或清除数据1.删除数据：（1）含义：删除数据的最终结果是选定区域中存储的数据和存储这些数据的单元格一起从工作表消失。（2）步骤：2.清除数据：（1）含义：清除数据的最终结果是选定区域中存储的数据或存储这些数据的格式被取消，但单元格本身不会从工作表中消失。（2）步骤：（3）说明：（六）编辑操作中公式的变化1.编辑操作中公式的变化（1）相对地址：相对地址的表示形式为列号在前，行号在后的一般地址，如D6。（2）绝对地址：绝对地址的表示形式为在列号与行号的前面同时加上一个“$”符号，如$D$6。（3）混合地址：混合地址的表示形式为列号或行号的前面有一个“$”符号，如$D6、D$6等。（4） 举例：C3=$A$1+$B$2C3=A1+B2C3=$A1+B$2D5=$A$1+$B$2D5=B3+C4C3=$A3+C$2E6=$A$1+$B$2E6=C4+D5E6=$A4+D$22.三维地址引用（1）含义：（2）表示方法：三维地址的表示方法为：工作表名！单元格地址。如当前工作表为“sheet1”，此时使用“sheet2”表中的F5单元时，就要用到地址“sheet2！F5”。（七）求和方法综述1.利用工具栏中的“求和”按钮进行求和2.利用和运算进行求和3.利用函数进行求和说明：模拟练习例4-56判断：在Excel中，利用鼠标复制数据的方法仅适用于复制的源内容与目标位置在同一个工作表的情况。（）【答疑编号911040701】【答案】对例4-57判断：在Excel中，复制操作完成后，若源区域的内容为公式，则目标位置的公式与源区域的公式一样。（）【答疑编号911040702】【答案】错例4-58单选：在Excel中，若C5=A1*B2，将其复制到D7单元，则D7单元公式为（）。A.A1*B2B.B2*C3C.B3*C4D.C3*E4【答疑编号911040703】【答案】C例4-59多选：在Excel的公式中，地址的表示方式有（）。A.绝对地址B.相对地址C.一维地址D.混合地址【答疑编号911040704】【答案】ABD例4-60多选：在Excel中，若要对A3D3之间的单元格中的数据求和，则下列正确的计算公式为（）。A.A3+B3+C3+D3 B.SUM（A3:D3）C.SUM（A3,D3）D.SUM（A3D3）【答疑编号911040705】【答案】AB四、格式化工作表（一）数字格式化1.设置数字格式：2.设置条件格式：（二）字符格式化（三）单元格对齐与标题居中1.数据对齐（1）水平方向对齐（左、中、右）（2）垂直方向对齐（上、中、下）2.标题居中（1）概述（2）操作（四）网格线与边框1.取消网格线2.加边框模拟练习例4-61判断：在Excel中，工作表中的网格线在打印时是不输出的。（）【答疑编号911040706】【答案】对例4-62判断：在Excel中，不能在单元格的对角方向加框线。（）【答疑编号911040707】【答案】错例4-63多选：在Excel中，单元格中数据水平对齐的方式有（）。A.左对齐B.居中对齐C.右对齐D.两端对齐【答疑编号911040708】【答案】ABC五、工作表管理（一）插入工作表1.默认：3个2.插入方法：前面插入（二）删除工作表（三）复制工作表（四）移动工作表（五）重命名工作表（六）输出工作表1.页面设置2.打印预览3.打印模拟练习例4-64判断：在Excel中，插入工作表时会在当前工作表的后面插入。（）【答疑编号911040709】【答案】错例4-65单选：