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EXCEL基础培训教程 长春计算机培训14Excel 电子表格处理Excel 电子表格处理软件具有的表格处理能力，通过其强大的功能可将杂乱的数据组织成有用的信息，然后供分析、交流和共享所得到结果。基于通用性在本章节的编辑过程中更加侧重于表格的编辑与制作，数据运算与数据管理。工作表标签全选按钮单元格行 号列 标编辑栏Office 助手第一节 工作界面简介图4-1 电子表格工作界面单元格：构成工作表的最小单元，在其中可以输入文本和数据等信息。工作表：由若干个单元格构成，用于表格编辑、显示和分析数据。工作簿：是处理和和存储数据的文件，可以包含一个或多个工作表。电子表格的工作界面和Word 非常类似，其【常用】工具栏、【格式】工具栏中的工具按钮多数也是我们所熟悉的。其中有数字格式控制按钮功能简介如下：货币样式按钮：将数字转换成货币样式，即在数字最左边添加货币符号，每千位添加一个逗号，且在右边显示两位小数。百分比样式按钮：以百分比的形式显示数字，无小数位。千位分隔样式按钮：每千位添加一个逗号，在右边显示两位小数，多于两位小数的第3位小数采用4舍5入。增加小数位数按钮：数字右边的小数位数加1位。减少小数位数按钮：数字右边小数位数减1，即最后一位小数采用4舍5入。第二节 数据录入数据输入：在工作表中可以输入文本、数值和公式3种基本类型的数据。文本是指向工作表中输入字符或者是数字和字符的组合。单击选中单元格，输入文本后按下回车键，输入后的文字自动左对齐；数值型文本的录入，如输入“010”，必须先输入英文格式的单引号“ ”，否则最前面的0无法显示出来。若输入的数值文字超过15位时，也采用数值前加单引号的方式。输入多行文字时必须用【ALT】+回车换行。数值输入：若单元格中容纳不下输入的数值时，就会用科学计数法来显示该数值，并且只前15数字是准确的，其后面的数字均被零替代。日期输入：在Excel中把日期当作特殊的数值。在输入日期时用“ / ”斜线或者“-”短线来分隔日期中的年、月、日部分。例如可以输入“2006/3/8”或者“2006-3-8”；若要输入当前日期，可以按下Ctrl+；组合键。时间输入是以“：”作分隔符，若要输入当前时间Ctrl+Shift+；组合键。在录入过程中，如需在若干个单元格输入相同内容，可以在按下Ctrl键同时依次单击所需单元格，输入内容后按下Ctrl+Enter组合键后，则将输入的数据自动填充到所选的单元格中。若在连续的单元格中输入相同的数据，还可以采用下面的方法。A 选中一个单元格输入数据。B 将鼠标指针移到该单元格右下角的填充柄上，此时鼠标指针变为黑色的十字形如图4-2所示。图4-2 鼠标变为黑色十字形 图4-3 用相同数据填充单元格C 按下鼠标左键拖动鼠标到所需的行或列。如图4-3所示在录入数据时还可以利用序列实现自动填充。填充数字：例如：若想从数字1填充到数字5。可以按照以下步骤进行：选中单元格，输入数字1。将鼠标指针移到该单元格右下角的填充柄上，此时鼠标指针变为黑色的十字形时，按下Ctrl键后，拖动鼠标到所需单元格即可。填充文本：在Excel软件中某些常用的文本，如“星期一、星期二星期日”、“一月、二月十二月”，也可以实现自动填充。单击【工具】【选项】子菜单，选择【自定义序列】选项卡，在自定义序列列表框显示了可以自动填充的内容。并且还允许用户自己定义需要频繁输入的内容。图4-4 自定义序列在填充自定义序列，输入选项不受先后顺序限制，可以以任意项作为起始文本。自字义序列时，可在输入序列框中依次输入文本，文本与文本之间用Enter作为分隔符。全部输入完毕后，单击【添加】按钮，就可实现自定义。自定义后，就可以重复使用。第三节 编辑工作表单元格的选定 单击可选定一个单元格，拖动可选中连续的多个单元格；按下Ctrl键单击可选中多个不连续的单元格；单击行号可选中一行，拖动可选中多行；单击列标可选中一列，拖动可选中多列；单击全选按钮可选中整个工作表。清除单元格中数据 选定要删除数据所在的单元格或单元区域。单击【编辑】【清除】菜单项，选择全部、格式、内容、批注中的一项。其具体作用如下：【全部】：清除选定单元格中的全部内容和格式，包括批注和超级链接。【格式】：保持单元格中的内容不变，而只清除选定单元格的格式。【内容】：将保持单元格中的格式不变，只删除选定单元格中的数据和公式。该选项等同于按下键盘上的Delete键。【批注】：清除选定单元格中的批注。移动单元格中的数据 选中要移动的数据，移动鼠标到选定区域边界位置，当鼠标变为单箭头时，按住左键拖动则可将选定区域内容移动到指定区域； 当然也可以在选定区域中单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【剪切】命令，然后在目标位置单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【粘帖】命令。复制单元格中的数据 选中要复制的数据，移动鼠标到选定区域边界位置，当鼠标变为单箭头时，按住Ctrl键，拖动鼠标到目标位置，即可实现复制；也可以在选定区域中单击右键，在弹出的快捷菜单中选定【复制】命令，然后在目标位置单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【粘帖】命令。插入行、列和单元格单击行号、列标选定一行或一列，右击鼠标，在弹出的菜单中，单击插入行或插入列命令，即可在选中位置插入行和列。若选中的是多行或多列，同样可以完成多行或多列的插入。插入单元格选定要插入单元格区域的位置，单击右键在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令。弹出如图4-5所示对话框。在【插入】对话框中选择一种插入方式，即可完成单元格及单元格区域的插入。【插入】对话框中的各个单选按钮作用如下：图4-5 插入单元格【活动单元格右移】：表示插入的单元格出现在所选单元格的左边。【活动单元格下移】：表示插入的单元格出现在所选单元格的上边。【整行】：在选定区域上方插入一行或多行。【整列】：在选定区域左面插入一列或多列。删除行、列和单元格选中要删除的行或列，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择删除行或删除列命令。选中要删除的单元格或单元格区域，单击右键，选择快捷菜单中【删除】命令，在弹出的【删除】对话框中，选定右侧单元格左移、下方单元格上移、整行或整列命令，即可完成单元格或单元格区域的删除。添加或删除工作表工作表是一非常好的组织工具。实际工作中要把不同的记录放在不同的工作表中。在工作表标签上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择【插入】或【删除】命令，即可完成工作表的插入与删除。工作的重命名在工作表标签上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择【重命名】命令，给出文件名即可。第四节 格式化工作表为了使工作表看起来更加美观，又便于区分和查看工作表中的数据，提高工作表的使用效率，可以对工作表进行格式化。图4-6 单元格格式式设置单元格格式包括设置单元格的字体格式、对齐方式、边框和底纹、行高和列宽等。其中字体格式比较简单，比在Word 中要容易得多，在此不作赘述。设置对齐方式：对齐方式是指单元格的内容相对于单元格的显示位置而言，默认情况下，单元格中的文本采用左对齐、数字采用右对齐，整体靠下的方式显示。设置对齐方式可以通过使用【对齐】选项卡来完成。具体步骤如下：A 选定要设置对齐方式的单元格或单元格区域。B 选择【格式】【单元格】菜单项，在打开的【单元格格式】对话框中切换到【对齐】选项卡，如图4-6所示。C 在【文本对齐】选项组中，选择【水平对齐】、【垂直对齐】方式。D 在【文本控制】选项组中，若选中【自动换行】复选框，则系统根据单元格列宽对文本进行换行，并自动设置单元格的高度，全部内容都能显示在该单元格上；若选择【缩小字体填充】复选框，系统自动缩减单元格中字符的大小，以使数据的宽度与列宽一致；若选择【合并单元格】复选框，系统将多个相邻单元格合并为一个单元格。E 在【方向】选项组中，可以改变文本的方向和文本的角度。F 完成设置后，单击按钮即可。设置边框默认的情况下，工作表显示的表格线是灰色的，而这些灰色的表格线是打印不出来的。如果需要打印表格线，就要给工作表设置边框。边框的设置可以使用【边框】选项卡来实现，其操作步骤如下。A 选定需要设置边框的单元格或单元格区域。B 选择【格式】【单元格】菜单项，在打开的【单元格格式】对话框中切换到【边框】选项卡，如图4-7所示。C 选择【边框】选项卡中，在【样式】选项组中选择线型，在【颜色】选项组中选择线条颜色。图4-7 设置边框D 通过【预置】选项组与【边框】选项组设置所需的线条，即上下边框或左右边框等。E 调整完毕后，单击按钮完成边框线的设置。设置底纹为了增加工作表的视觉效果，用户可以为单元格或单元格区域设置底纹和图案，可以通过【图案】选项卡来实现，其操作步骤如下：A 选择要设置底纹的单元格或单元格区域。B 选择【格式】【单元格】菜单项，在打开的【单元格格式】对话框中切换到【图案】选项卡，如图4-8所示。C 在【单元格底纹】选项组的【颜色】选项中，选择填充颜色，在【图案】下拉列表中，选择底纹和颜色。D 设置完毕后，单击按钮。设置列宽和行高为了使工作表更加合理、美观，可以设置工作表的列宽和行高。图4-8 填充图案设置列宽有两种方法：1 使用菜单命令选中要设置列宽的列或列中的一个单元格。选择【格式】【列】【列宽】菜单项，打开【列宽】对话框，在其中输入相应的数值后，单击按钮。2 使用鼠标拖动将鼠标指针移到列号区中要调整列宽的列号的右边框，当鼠标指针变为形状时，按下鼠标左键不放，拖动鼠标调整列宽到需要的宽度。设置行高有两种方法：1 使用菜单命令选中要设置行高的行或者行中的一个单元格，选择【格式】【行】【行高】菜单项，打开【行高】对话框，在其中输入相应的数值后，单击按钮。2 使用鼠标拖动将鼠标指针移动到行号区中要调整行高的行号的下边框，当鼠标指针变为形状时，按下鼠标左键不放，拖动鼠标调整行高到需要的高度。第五节 公式和函数在处理数据过程中，不可避免要接触到数据的运算，在Excel中通过公式和函数可以使电子表格更简单易用。例如，在表格中插入公式，则数据更新后，无需额外的工作，公式将自动更新显示结果。而使用函数比使用公式速度更快，错误更少。公式是在工作表中对数据进行分析与计算的等式，使用公式可以对工作表中的数据进行加、减、乘、除等运算。通常我们所说的运算主要是指算术运算。输入公式：公式的输入就是通过运算符号，即 +、-、*、/ 将数据连接起来的等式。输入公式时首先要输入一个“ = ”符号，然后可以用鼠标单击要运算的第一数据所在的单元格，再通过键盘输入运算符号（+、- 等），再用鼠标单击另一个要运算数据所在的单元格，然后按下Enter键，即可算出结果。对应的数据运算可以通过将鼠标移动单元格右下角，当鼠标指针变为黑色形状时，拖动鼠标将公式复制到其他单元格中，并显示其计算结果。公式的编辑：若发现工作表中单元格的公式有错误，则必须对该公式进行修改，选中要修改公式的单元格，此时在编辑栏中将显示出该公式。在编辑栏中对该公式进行修改，修改完毕后按下Enter键。使用函数：用户可将函数看作是比较复杂的公式。函数用来对单元格区域进行运算。Excel中包含了各种各样的的函数，方便了用户对工作表的数据运算，提高了工作效率。选中要输入函数的单元格，单击【常用】工具栏中【粘贴函数】按钮，在弹出的【粘贴函数】对话框中选择函数类别及具体函数项单击按钮，在函数运算对话框中选择要运算的数据并填写必要的条件单击按钮完成函数运算。SUM( )函数：实现自动求和。AVERAGE( )函数：用于计算参数的算术平均数。MIN（ ）函数：返回一组参数中的最小值。MAX（ ）函数：返回一组参数中的最大值。第六节 创建图表图4-9 数据表格图表是数据的图形化表示，采用合适的图表类型来显示数据将有助于理解数据。图表具有较好的视觉效果，应用它可以方便地对数据进行查看，并对数据进行对比和分析。下面举例说明图表的创建过程。A 将光标置于数据区。如图4-9所示。B 选择【插入】【图表】菜单项，或者单击【常用】工具栏中的【图表向导】按钮，弹出【图表向导4步骤之1 图表类型】对话框，如图4-10所示。在【图表类型】及【子图表类型】选项组中选定喜好的选项。C 单击下一步按钮，弹出【图表向导4步骤之2 图表源数据】对话框，如图4-11示，单击【数据区域】列表框，在工作表中选择要创建图表的数据，在【系列产生在】选项组中选择【行】或【列】选项，当前选择【列】，X轴坐标为月份，若选择【行】，则X轴坐标为组别。图4-10 选择图表类型 图4-11 选择数据源图4-12 图表选项D 单击下一步按钮，弹出【图表向导4步骤之3 图表选项】对话框，如图4-12所示，可以分别对【标题】选项卡、【坐标轴】选项卡、【网格线】选项卡、【图例】选项卡、【数据标志】选项卡和【数据表】选项卡进行设置。如在【标题】选项卡的【图表标题】文本框中输入“销售报表”，其他按默认设置。 E单击【下一步】按钮，弹出【图表向导4步骤之4 图表位置】对话框，如图4-13所示，在图示对话框中选择【作为其中的对象插入】单选按钮。如果选中【作为新工作表插入】单选按钮，则插入一个新的工作表创建一个嵌入式图表，而且可以为这个工作表重新命名。图4-13 图表位置F 单击【完成】按钮，即可完成工作表的创建。如图4-14所示。图4-14 插入图表后的效果编辑图表图表创建完毕后，为了使图表更加完善，还要对图表进行编辑修改。选中要修改的工作表，单击【图表】菜单，选择【图表类型】、【数据源】、【图表选项】、【位置】四个子菜单项可分别调整图表类型、创建图表的数据、图表参数以及图表位置。在此不一一赘述。另外，我们还可以根据需要对图表进行格式化设计，即可对图表区、绘图区、背景墙、分类轴、图例等分别进行格式调整。只需在要进行格式化的对象上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择对象格式进行设置即可。第七节 数据管理在Excel中经常需要对已经录入的数据进行管理，其中包括数据排序，数据筛选和数据分类汇总。通过这几类操作可以使数据直观、有序、条理明晰，便于察看及分析。数据排序：是指按照一定的规则对数据列表进行整理、排列，这样可以为数据进一步处理做好准备。在Excel中，可以将数据按照升序排列或者降序排列。对于数字而言，就是按从小到大排列或从大到小排列，而对于文字则可以按照字母排序（AZ或ZA）或按照文字笔划多少进行排序。具体操作时，只需把光标置于要进行排序的列中，单击【常用】工具栏上的【升序】按钮和【降序】按钮或使用【数据】【排序】菜单项进行。数据筛选：是指从数据列表中选择出用户所需数据项的一种方法。既可以满足一个条件也可以同时满足多个条件。数据筛选包括自动筛选和高级筛两种方式。自动筛选：选中数据所在区域的任意一个单元格。选择【数据】【筛选】【自动筛选】菜单项。则在数据列表中的每一个字段名的右侧出现一个下三角按钮。点击下三角按钮，在弹出的下拉列表中用户可以进行适当的设置即可选择出所需的数据项。高级筛选：如果需要进行筛选的数据列表中的字段比较多又比较复杂，则使用自动筛选就显得非常麻烦，此时使用高级筛选将可以非常简单地对数据进行筛选。使用高级筛选必须先建立一个条件区域，用来指定筛选数据所需满足的条件。条件区域允许设置复杂的筛选条件。例如：要在图4-15所示的数据表中筛选出符合数学成绩=85，英语成绩=80，平均成绩=88的记录项。其具体操作步骤如下：A 打开要进行高级筛选的数据列表，将光标至于数据区域。在数据中空白行中键入筛选条件。筛选条件图4-15 数据筛选B 选择【数据】【筛选】【高级筛选】菜单项，