Excel常用操作正确使用方法.doc

Excel常用操作正确使用方法启动与退出1 启动要启动Excel，应首先启动中文Windows。在Window的主窗口中，按以下步骤操作：1. 单击“开始“按钮”，打开“开始”菜单。将鼠标器指针指向“程序”菜单项，打开“程序”菜单再单击Microsoft Excel”。2. 如果桌面上生成了Excel 的快捷方式，则在Windows的桌面上直接双击Microsoft Excel图标。2 退出要退出Excel，只需在Excel主窗口中，选择“文件”菜单中的“退出”命令；或单击主窗口标题栏右边的关闭按钮；或双击主窗口标题栏左边的控制按钮；便将退出Excel，回到 Window的主窗口或其它应用程序窗口。如果存在没有存盘的文件，在关闭Excel时，将出现对话框，询问用户是否保存其修改的内容。单击“是”按钮，便将当前文件的修改结果存盘；单击“全是”按钮，便将打开的全部文件的修改结果存盘；单击“否”按钮，不保存文件的修改结果；单击“取消”按钮，便退出Excel。Excel主窗口Excel启动成功后，出现如图5-1所示的界面，这个窗口实际上由两个窗口组成：Execl 应用程序窗口和当前打开的工作薄窗口。1标题栏Excel主窗口最上面的一行叫标题栏，显示当前应用程序名和工作薄名，如图表5-1所示 “Microsoft Excel-Book1”；用鼠标器拖动标题栏可在屏幕上移动主窗口的位置。2菜单栏菜单栏位于标题栏的下方，也称主菜单栏。其中包含“文件”、“编辑”、视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“数据”“窗口”和“帮助”9个菜单项。大多数EXCEL 操作命令包含在以上各菜单的子菜单中。3“常用”工具栏“常用”工具栏位于菜单栏的下方，其中包含许多命令按钮。所谓“常用”意指在Excel操作中使用最频繁的一些命令，定义在这些按钮上，使操作方便快捷；用鼠标器单击某一按钮，便执行该按钮所对应的功能。例如，要打开一个文件,只需用鼠器单击“打开”按钮（即左边的第二个按钮）即可。如果不知道某一个按钮所代表的功能，将鼠标器指针指向该按钮，便会在按钮旁弹出一简明注释，显示该按钮的功能。“常用”工具栏可以显示在屏幕上，也可以被隐藏。要使“常用”工具栏在屏幕上显示或被隐藏，可按如下步骤操作：选择“视图”菜单中的“工具栏”命令，出现下一级菜单。要使“常用”工具栏显示在屏幕上，可单击菜单中“常用”命令，使其“常用”前出现选中符号“”;若再次单击菜单中“常用”命令,选中符号“”被隐藏。单击“确定”按钮，便完成显示或隐藏“常用”工具栏的操作。为了方便用户操作，Excel 提供了20多种工具栏，每种工具栏可以显示在屏幕上，也可以被隐藏。其显示隐藏的操作同“常用”工具栏。4“格式”工具栏“格式”工具栏位于“常用”工具栏下方，利用该栏中的按钮，可以设置文本的字体、字号大小及其修饰，设置数据的对齐格式及颜色等。“格式”工具栏中按钮的用法同“常用”工具栏。5编辑栏编辑栏用于显示工作表中当前单元格的地址及数据。编辑栏最左边为“名称框”，显示当前单元格的地址,当向工作表当前单元格输入数据或进行数据修改时,在编辑栏中出现“取消”、“输入”、和“编辑公式”3个按钮，并将输入的数据或公式显示在编辑栏的右边。其中，单击“取消”按钮将放弃用户的输入或修改，单击“输入”按钮将确认用户的输入和修改，单击“编辑公式”按钮将出现“公式选项板”，帮助用户输入函数和公式的建立并进行计算。6工作区编辑栏的下方是工作区，由工作表区、滚动区和工作表标签组成。工作表是一个巨大的表格，有65536行，其中行号在工作表的左端，从上到下顺序为1，2，3，等；有256列，其中列号在工作表的上端。从左到右的顺序用A，B，C，Z，AA，AB，AC，IV表示。单元格地址用其所在的列号和行号描述，如单元格C7表示位于第C列第7行的单元格。每个工作表有一个名字，称为标签。缺省情况下，一个工作簿中有3个工作表，其工作表标签分别为Sheet1,Sheet2,Sheet3。任一时刻，工作区只显示一个工作表，该工作表称为当前工作表。当前工作表的标签被高亮度显示。在工作区的右边和下边各有一个滚动条，分别称为垂直滚动条和水平滚动条。滚动条上的矩形称为滚动块，用鼠标拖动滚动块能快速移动窗口在工作表中的位置。在垂直滚动条和水平滚动条的两端有微动按钮“”, 用鼠标单击可缓慢移动窗口；通过滚动块或微动按钮可使窗口在工作表中水平或垂直滚动，以查看整个工作表内容。在水平滚动条的右边有工作表标签和工作表滚动按钮，单击最左边的Sheet1标签，将第一个工作表选择为当前工作表；单击Sheet3标签，将第三个工作表选择为当前工作表。若当前工作薄中有更多的工作表又没有显示出来，可通过标签滚动按钮使其滚出，再选择为当前工作表。在垂直滚动条的微动按钮上边有一个水平窗口分割线，拖动水平窗口分割线可以将窗口分割为上下两个窗口，在两个窗口里可以分别显示工作表中的不同区域。在水平滚动条的微动按钮右边有一个垂直窗口分割线，拖动垂直窗口分割线可以将窗口分割为左右两个窗口。7状态栏状态栏位于应用程序底部，状态栏显示选定命令或按钮功能和当前工作表的状态。如果当前单元格准备接受数据，状态栏显示“就绪”；如果当前单元格输入数据，状态栏显示“输入”；如果修改当前单元格中数据，状态栏显示“编辑”。建立和打开工作簿建立新工作簿刚刚启动 Excel时，系统自动建立一个名为“Book1”的新工作簿。如果用户还想再建立另一个新工作簿，按照如下步骤操作： 选择“文件”菜单中的“新建”命令，出现新建对话框，并自动选择“常用”标签。 单击“确定”按钮，即建立一个名为“Book2”的新工作簿。用同样的方法，用户可以建立第三个新工作簿“Book3”、第四个工作簿“Book4”等。如果单击“常用”工具栏的“新建”按钮，不出现对话框，直接建立一个新工作簿。缺省情况下，一个工作簿由 Sheet 1,Sheet2, Sheet3三个工作表组成。在工作表中，不仅可以输入数字、字母、符号或汉字等数据，还可以输入公式对工作表中的数据进行计算。数据是以单元格为单位操作的。工作表中行和列的交叉处即为一单元格，它是组成工作表的最小单位，要向某一个单元格输入数据或公式，首先要选定单元格。选定单元格的最简单方法是用鼠标单击单元格，使该单元格的边框变黑变粗。2.打开工作簿要打开一个工作簿，按照如下步骤操作： 选择“文件”菜单中的“打开”命令，或单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，出现如图5-2所示的“打开”对话框。 在“打开”对话框的“查找范围”中选择要打开的工作簿所在的驱动器、文件夹和工作簿名。图5-2 打开对话框 双击工作簿名或单击“打开”按钮，便可将所选择的工作簿打开。3.保存新建工作簿要保存一个新工作簿，按下述步骤操作： 选择“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令，或单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，出现 “另存为”对话框。用户在“保存位置”中指定要保存工作簿的驱动器、文件夹、工作簿名和保存类型（缺省为Microsoft Execl 工作薄）。 单击“保存”按钮，便将正在编辑的工作簿以指定的工作簿名保存到指定驱动器的指定文件夹中。其中，工作簿名是由汉字、字母和数字组成的长度不超过255个字符的字符序列。工作簿的扩展名缺省为.XLS。用此方法也可以将一个以前存过盘的工作簿以新的工作簿名存放在其它驱动器或其它文件夹中。4.保存已有工作簿要保存一个以前存过盘的旧工作簿，只需选择“文件”菜单中的“保存”命令，或单击“常用”工具栏中的“保存”按钮。输入数据要向一个单元格或区域输入数据，首先要激活该单元格或区域，使其成为活动的，然后再输入数据。输入的数据同时显示在编辑栏里。数据输入结束后按 Enter 键或单击编辑栏中的“输入“按钮确认；如果按Esc 键或单击编辑栏中的“取消”按钮，便可取消本次输入。 数据不仅可以从键盘输入，还可以自动输入，输入时还可以设置有效性检验，以保证原始数据输入时的正确性。 EXCEL 对输入的数据会自动区分类型，一般采取默认格式，下面介绍几种常用数据的输入。 文本输入：文本包括汉字、英文字母、数字、空格及所有键盘能输入的符号；文本输入后在单元格中左对齐，有时为了将电话号码、邮政编码、学号等数字做为文本处理，输入时在数字前加上一个单引号，即可变成文本类型。文本输入超出单元格的宽度，将扩展到右列，若右列有内容，将被截断显示。 数值输入：数值类型的数据中只包括09 、+、-、E、e、$、%、小数点（.）、和千分位（，），数值输入后在单元格中右对齐；若数值输入超长，以科学记数法显示，实际保存在单元格中的数值保留15位有效数字；若小数输入超出设定的位数，将从超出位四舍五入显示；若小数位没有设定，同样保留15位有效数字。 Excel的区域选择区域是指工作表中若干个相邻或不相邻的单元格。1、选择一个单元格方法一：单击要激活的单元格。方法二：在名称框中输入单元格地址，按Enter键。方法三：使用键盘上的光标移动键。2、连续单元格区域方法一：单击区域左上角的单元格，然后拖动至右下角的单元格。方法二：若所定义的区域超出屏幕显示的范围，可如下操作： 单击区域左上角的单元格，按F8键。 利用滚动