供应商管理：供应商的选择流程和评估方法.doc

供应商管理：供应商的选择流程和评估方法 一、成立评选小组 供应商的评选，第一步应该是成立调查小组，对合格厂商的各项资格或条件进行分析及审议。小组的成员可包括采购部门、工程部门、生产部门、品质保证部门、财务部门及工业关系部门等。 二、决定评审的项目 由于供应商的条件可能各有千秋，因此，必须有客观的评分项目，作为选拔合格厂商的依据。评审项目通常包括： 1、一般经营状况 公司成立的历史； 负责人的资历； 登记资本额； 员工人数； 完工记录及实绩； 主要客户； 财务状况； 营业证照。 2、供应能力 生产设备是否全新； 生产能量是否已充分利用； 厂房空间是否足够； 工厂地点是否邻近买方。 3、技术能力 技术是自行开发还是依赖外界； 有无与国际知名机构技术合作； 现有产品或试制样品的技术评估； 技术人员人数及教育程度。 4、管理制度的绩效 生产作业是否顺畅合理，产出效率如何； 物料管制流程是否已计算机化，生产计划是否经常改变： 采购制度是否能准确掌握材料来源及进度； 会计制度是否对成本核算提供良好的基础。 5、品质能力 品质管制制度的推行是否得到落实，是否可靠； 有无品质管制手册； 是否订有品质保证的作业方案； 有无政府机构的评鉴等级。 三、设定评审项目的权数 针对每个评审项目，权衡彼此的重要性，分别给予不同的权数。不过，无论评审项目有多少，各项目权数的总和必定是1或100%。 每个评审项目的权数，必须按其专业程度在评选小组各组员之间加以分配。譬如就技术能力而言，生产人员所占的该项权数的分配比率，应该比其他组员高。 评选小组决定了供应商的评审项目及权数后，可将“供应商调查问卷”，送交相关厂商填写。然后进行访谈或实地调查，并定期召集评选会议，进行评定的工作。 四、合格厂商的分类分级 合格厂商分类是按各厂的专业程度予以归类，分级是将各类的合格厂商按其能力划分等级。分类的目的是避免厂商包办各种采购条件，预防外行人做内行事；分级的目的是防止厂商大小通吃，最终能根据采购的需求，选择适当的厂商。 通常，采购人员最不欢迎“什么都能交，什么都做”的厂商。因为他们通常并非专业厂商，只是到处承揽业务的“掮客”，对货品的性质或施工技术并不十分熟谙，且多在拿到订单后，才寻找货源。一旦交货有问题或品质出错，经常缺乏能力解决，且极力规避责任。换句话说，在高度分工专业化的时代，每一个供应商应有其“定位”最专精的产品或服务，因此，供应商的分类及分级，可以避免“鱼目混珠”，达到寻求最适当货源的目的。 选定最适当的供应商，是许多企业与机构采购部门最重要的职责之一。一般而言，供应商的家数越多，选择最适当供应商的机会就越大。因此，如何扩大寻找供应商的来源，便是采购人员相当重要的课题。寻找供应商，可由下列各种途径来进行： 1利用现有的资料 在管理比较上轨道的公司，多会建立合格厂商的档案或名册，因此采购人员不必合近求远，应该就现有的厂商去甄选，分析和了解他们是否符合要求，如适当的品质、准时交货、合理的价格及必需的服务等。 2公开招标的方式 政府机构一般以公开招标的方式来寻找供应商，使符合资格的厂商均有参与投标的机会，不过企业通常比较少用此种方式。因为这是被动的寻找供应商方式，换句话说，若最适合的供应商不主动来投标，恐怕就不能达到公开招标的目的。 3通过同行介绍 所谓“同行是冤家”一般是指业务人员之间，相反，同行的采购人员之间倒是“亲家”，因为彼此可以联合采购或互通有无。采购人员若能广结善缘，同行一定会乐于提供供应商的参考名单。 4阅读专业刊物 采购人员可从各种专业性的杂志或刊物，获得许多产品供应商的信息，也可以从“采购指南”、“工商名录”、“黄页”等获得供应商的基本资料。 5协会或专业顾问公司 采购人员可以洽询拟购产品的同行公会，提供会员厂商名录，此外也可洽询专业顾问公司，特别是来源稀少或取得不易的物品，例如，精密的零件或管制性的仪器等。 6参加产品展示会 采购人员应参加有关行业的产品展示会，亲自收集