费用报销制度

1 / 16 费用报销制度 总则 一、为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。 二、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 三、本制度适用公司全体员工。 第一条：借支管理规定 一、出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回 5 个工作日内办理报销还款手续。 二、其他临时借款，如业务费、辅助材料费、办公费、周转金等，借款人 员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 三、各项借款金额超过 5000 元应提前 3 5 天通知财务部备款。 四、借款销账规定： (1)借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐； (2)借领支票者原则上应在 5 个工作日内办理销帐手续。 五、借款实行 “ 前款不清，后款不借 ” 原则，员工在2 / 16 财务部有借款余额或上次借款尚未归还或核销的，除非有特殊情况，否则不允许再次借款；费用报销时，应先归还借款，当年 12 月 31 前的借款尚未 核销的，如无特殊情况，一律从工资或奖金中扣回。 第二条：借支流程 一、借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额 (大小写须完全一致，不得涂改 )、支票或现金。 二、审批流程：主管部门经理审核签字 财务经理复核 总经理审批。 三、财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。 第三条：报销的要求 一、发票的基本要求 票必须合法、真实、有效，且发票背面或单据背面必须有经办人签名。 发票不得涂改、挖补、大小写金额必须 相符，字迹清楚。发现发票有误，应当退回重开或更正，更正处应加盖开票单位公章。 票用胶水分类、整齐地粘贴在报销粘贴单上，防止原始凭证在传递过程中丢失。 票抬头与公司名称应一致，并具有规定印章（公章或财务专用章或发票专用章等）。 财务部门有权拒收3 / 16 不合法不合规的票据，应当扣留虚假票据，并及时通报相关责任人。 二、报销凭证的填写要求 必须按费用报销单要求填写相关内容。 报销事项的内容、用途说明必须清晰准确，并注明费用归属（属于哪个单位或项目，便于分类 核算或转账），必要时附清单详细说明，另报销业务招待费（如送红包，购烟，好处费之类）需事先征得单位经理的批准，否则财务部有权不予报销，将自行承担费用，如无法取得发票，经办人应填写招待费事项证明单，并归属哪个工程项目，签字证明后交单位经理审核后交财务部方能取得报销款。 凡是费用需要在公司和各单位之间分摊或工程项目之间分摊的，报销人应该根据原始凭证抬头与费用归属关系，分别归集后，填写相应的报销凭证，确不能归集应给予适当分配比例。 施工或生产过程中需要的辅助材料，需事先按实际需要情况报告项目 负责人并递交材料申请单交采购部核实后统一购买，特殊情况可自行先垫资购买，但自行购买无报告无申请单的，财务部有权不予报销。购买后的材料申请单应留底一份财务部，以便核实。 原则上不允许报销项目负责人与工人的就餐费用，需经得总经理批准方能办理报销手续。 4 / 16 报销金额大小写必须一致，不得涂改，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水笔填写。 财务在审核时按相关制度规定有权去除不符合要求的票据（如白条、不符合要求的发票等），可以核小报销金额；但审核金额超过原报销金额时，应退回经办人重填或按申 报金额报销。 费用报销单分差旅费报销单、招待费用报销单和费用报销单，差旅费报销填差旅费报销单，其他所有费用填费用报销单； 三、其他报销附件要求 除发票外，其他附件、报表必须合法、合规，有相关责任人的签字审批，业务招待费的报销报销人对应说明的事项根据管理需要要求填写费用说明清单，但费用说明清单不做为原始入帐凭证。 差旅费报销除当天往返等特殊情况外应当附出差审批单，汽车费用报销应当附派车单。 四、报销的时效要求 当月费用必须当月 25 日前报销处理 完毕。 当年费用应在当年 12 月 31 日前报销处理完毕。部分费用的发票如当年无法取得，只能在次年 1 月取得的，应在 1 月取得时立即办理报销；财务部门如果账务处理允许，应进入当年费用。 5 / 16 申请先由公司预付支票的，经办人应在 5 个工作日内拿回相应发票按此报销流程办理签字核销手续，否则视同个人借款按相关规定处理。 第四条：报销审批付款流程 一、经办人：根据本单位实际业务需要，在费用事项发生后，按照报销流程管理要求分类粘贴原始凭证， 填写报销单，交部门负责任审核。经办人对其 发生费用的真实、合理、合法、完整性负责，严禁虚报、假公济私。 二、部门负责人：按管理及责任权限对本部门发生费用的真实性、合理性负责审核并签字，对费用是否符 合部门计划、预算承担责任；部门负责人可以根据事项、金额的重要性，让部门业务主管先行审核签字，并落实责任。对审核不通过的予以退回。 三、财务部门负责人：财务部门负责人（或授权主办会计）对报销凭证的相关内容，根据财务制度要求、 标准进行审核；并复核报销的金额、是否有备用金或其他借款，是否从报销款中扣回相关借款；根据本单 位的各项具体管理制度对票据的合法、合规性负责审核签字，对审核不通过的予以退回。 四、单位经理、公司总经理：对授权范围内所有费用予以审批，并对费用的真实性、合理性承担责任；对 审批、审核不通过的予以退回。经理、总经理的费用，6 / 16 由财务负责人审核后，交由董事长审批。 五、董事长公司相关规定或授权，对费用具有最终审批权，并以法人代表身份对所有费用的真实、合理、 合法合规性承担责任。董事长的费用由财务负责人审核。 六、出纳：审核报销单是否完成上述签字流程，是否本人签字， 对审批签字手续不全的坚决予以退回。对 报销金额再次复核，复核金额（付款金额）只能小于等于报销人申报金额，对复核金额大于申报金额的，予以退回给经办人重新办理（或按申报金额办理）。报销费用冲抵借款的部份，出纳应开具收据；收回多余的现金，收据中的一联应作为凭证附件。 第五条：报销时间的具体规定 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下： 财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的 28 日以后，为了便于财务部集中时间 月末结账，该报销日停止财务报销。 第六条 代办及其它 一、若员工为本单位其他职员代为办理报销或借款手续，报销人应填被代办人，并按被代办人的职别进行 审批，同时在报销单上注明由代办人代办。员工借款7 / 16 在领款时必须由本人亲笔签字确认领款。 二、本规定自发布之日起执行。 目 录 第一章 总则 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 第二章 费用报销制度及流程 . . . . . . . . . . . 2 第三章 借款标准及流程 . . . . . . . . . . . . . . 四章 费用审批管理 . . . . . . . . . . . . . . . . 7 第五章 附则 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 一章 总则 1 第一条：为了加强公司内部管理，规范公司费用报销流程 ,合理控制费用支出，特制定本制度。 第二条：本制度根据公司的实际情况，将费用报 销分为行车费、市内（郊县）差旅费、通讯费、住宿费、客情费等。 第三条：本制度适用公司各部门。 第二章 费用报销制度及流程 第四条：原始凭证有效性的规定 1、报销人应取得真实合法的原始凭证 8 / 16 （ 1）、有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章 +发票专用章，如少其中一个章，发票无效。 （ 2）、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据； （ 3）、邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单； 2、发票的真假辨别：发票章的单位 名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实，但是在出差中也不太方便随时核对发票的信息，建议大家到正规的地方消费索取发票，避免出现假票现象。 3、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销（总额不超过报销金额的 5%）；对于既没发票，也没收据的，一律不予报销； 第五条：费用 报销单填写及票据粘贴要求： 1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改； 2、业务员差旅费报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）； 3、各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致； 4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴； 5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量9 / 16 粘贴在一块，并按金额大小排列； 6、报销票据在粘贴时，确保审核 人能够完全清楚地审阅到报销金额； 7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写； 8、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导批准才有效；报销单据 不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销。 9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单； 2 3 差期间招待客户需要事先经总经理同意后方可报销招待费，回来后补办申请手续。 差时由对方单 位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。 门经理以下（含部门经理）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经总经理批准后方可乘坐飞机。 达目的地后，除总经理外其他员工原则上（市内）不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车。因特殊原因等需乘10 / 16 坐出租车的，应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由。 宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准 差人员报销差旅费时，需附出差清单（注明出差日期、事由、地点、到达时间、报销金额），同时注明有无住宿费，贴上住宿票费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）。 销差旅费必须在回公司 3 天内办理报销手续，缴还预支差旅费，否则作为挪用公 第十条：办公用费用管理 1、办公费用包括印刷各种帐表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。各部门总监对所属单位发生的办公费负责，经营管理 部对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。 2、办公用品采购和印刷各种帐表等由行政负责采购、印刷。 3、各部门工作所需用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报部门领导审批后，由行政部统一安排广告公司印制。 4、各部门所需办公用品，在每月 5 号前编写 “ 办公11 / 16 用品计划书 ” ，经部门和公司领导审批后交由行政统一采购； 5、 各部门所需购置的办公用品，统一到行政部领用，并办理领用登记，同时记入部门费用； 6、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。 7、个人领用的办公用品、工刃量具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。 8、公司办公费用报销必须严格按公司费用审批程序执行，对各部门每月超出预算的所有办公费用将不予审批； 第十一条：业务招待费管理 1、招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。 2、各部门因公招待必须事先申请总监批准，如有特殊原因，必须事先电话请示批准，原则上不允许先斩后奏。参与招待活动的人员中（总经理除外），以最高级别的人员为报 销申 请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。 3、招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。 4 12 / 16 4、其它非公招待客人一律个人承担 。 第十二条：交通费 1、市内办理业务人员原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况下需要乘坐出租车的，必须事先取得部门经理的批准 ,报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。 2、业务员自驾车因公外出办事，不得超过公司核定标准，超支部分自行承担； 第十三 条：通讯费 1、员工因公发生的通信费用实行限额内实报实销制度：总经理及公司办公移动电话的通信费用实行实报实销制；总监通信费用最高限额是 300 元 /月；业务人员通信费最高限额是 200 元 /月；后台主管通信费 100 元 /月，其它后勤人员根据岗位需要报销标准 50 元 /月，超出限额的部分一律自行承担 ; 2、报销人员在进行话费报销时，必须提供正规的、实名通信缴费发票，充值卡发票一律视为无效发票； 3、各部门要严格控制办公室电话的使用情况，员工除了因公业务需要之外，不得使用公司电话另作他用。 第十四条：配送费用 1、配送费用包括：送货车辆的通行费、停车费、燃料费等；外叫人力车、机动车费用；雇佣搬运工人工费用以及其他有关仓储支出等。 13 / 16 2、由于配送费用受销售情况影响较大，公司对配送费用依据销售变化情况实行定率管理，计划物流负责管理所属配送费用，应提高效率，有效降低配送费用。 3、长期外叫车辆应签订合同，预收一定数量的押金，并交公司财务部备案。 4、自营货车、电瓶车以及外叫车辆的运费报销，附“ 配送费用明细表 ” 、 “ 送货单 ” 和费用报销单，同时提供相应有效票据。 5、托运费报销，附上物流处托运登记表托运回单，填写费用报销单； 6、卖场原则上顾客自提和公司统一配送，确需导购自行送货的，需请示物流批准，同时备案后，方可报销送货费用；报销时需提供 “ 配送费用明细表 ” 、 “ 送货单 ” ； 7、计划物流因工作确需雇佣搬运工的以及其他有关费用支出，按公司费用审批程序执行。 第十六条：培训费 一管理、统一安排。 训时间、所需经费，经人事行政部门 审核总经理审批后送一份至财务部门。 14 / 16 第十七条：会议费 5 写申请报告，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，后附 “ 会议邀请函 ” ，经部门负责人核实、总经理签字后方可前往，会议结束后应及时到财务部办理报销手续。 得无故超支和浪费资源，厉行节约，反对铺张浪费； 日内按规定办理费用报销 手续，报销单据后附经审批的申请报告及 “ 会议邀请函 ” 。 第十八条：仓库、办公室租赁费、水电费、社保等固定费用，由行政部根据真实合法单据申请报销。 6 第四章 费用审批管理 第二十条：费用审批管理 1、公司所有货币资金收付审批权限属公司总经理。 2、总经理外出时可以指定授权人（或电话授权），经公司财务负责人审核后予以支付，对不符合公司财务制度的单据，有权拒绝支付，总经理回来后要立即补办审批手续。 3、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的 规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。 15 / 16 4、货币资金支付的批准方式为书面形式。 5、公司对货币资金支付的审批建立以 “ 谁