城市建设工程档案收集的难点及应对策略.docx

城市建设工程档案收集的难点及应对策略 摘 要：城市建设工程档案的相关工作是十分重要的，但是我国很多地区相关工作还存在很多的难点和问题，本文为了能够更好的开展相关的档案工作，提出了相关的应对策略，希望能给相关档案工作者一定的启示。 关键词：工程档案；城市建设；策略 就目前来看，城市建设是国家重要的民生项目，各省都十分重视，大小工程可谓此起彼伏。与此同时，在城市建设的过程中，项目工程竣工后的档案的收集和归档等问题也越来越受到广泛关注。档案资料整理工作是城市建设项目的基础工作，也是能够对城建工程进行反映的首选资料，因为城建项目中需要涉及很多的企业和个人，而很多人并非专业的档案管理人士，也几乎都对档案管理的相关法规缺乏足够的认识，所以在施工单位档案室的收集和归档工作中往往会出现很多的问题。只有对档案工作的法律法规进行一定的宣传，培养各个参与项目的施工单位人员的自主意识，给于档案工作足够的认识才能够真正为施工单位档案室的工作的顺利进行打下一定的基础。 1 档案收集存在的困难 1.1 针对档案方面的法律法规较少 我国能够保障施工单位档案室的相关工作顺利进行的法律法规体系十分不完善，虽然在整个行业中的相关规定有很多，但是真正涉及到档案管理的却寥寥无几。正因为缺少了法律法规等国家有关部分强制力的约束，才使得施工单位档案室的相关档案搜集和整理工作很难顺利进行，人们往往更加注重施工单位建设的产品质量，而很少关注相关的施工过程中的档案资料的管理工作，这也是相关法律法规不完善的一个重要因素。 1.2 档案工作缺乏相应的保障措施 施工单位档案室在档案整理的工作中可谓困难重重，其中缺乏档案管理的保障这一问题尤为严重，当某个项目完工后，参与项目的各个部门和科室都不是很重视档案管理的相关工作，按照常规程序，完工后应当由建设主导企业将整个项目设计到完工的全过程的所有档案资料都移交到相关的档案管理部门，但是因为这一工作没有相应的保障措施，所以目前都是对档案方面的工作不闻不问，施工单位档案室的职责和工作也就很难顺利的开展下去。 1.3 建设单位缺乏归档意识 我国建设部在2001年颁发了城市建设档案管理规定，其明确指出应当由建设单位对建设项目所有档案资料进行收集和整理并第一时间向相关档案管理部门进行移交。但是很多工程项目的建设单位更注重工程项目的质量和进程，而对于档案资料缺乏应有的重视力度，无法按照规定对档案进行及时的收集和归档，故此使相关工作变得难上加难。 2 完善城市建设档案收集工作的策略 2.1 依法治档，强化档案法规监督力度 首先相关部门必须尽快出台有一定力度的法律法规来约束城建项目的档案工作，运用法律的强制力来保障档案的收集和整理工作，并且大肆宣传档案工作的重要性，在社会上形成良好的风气，特别是在如今很多地区取消了档案资料保障金的前提下，相应的法律法规必须尽早出台来进行约束，每个单位都要拥有专业化的人才对档案工作进行管理和监督，对一些不能够达到要求的施工单位要给于一定的惩罚措施，对恶意不移交档案或者相关恶劣的行为要追究其司法责任。每一个项目的竣工后的验收和档案的处理，可以将档案移交作为承接后续工程的前提，如果一个项目工程的档案没有移交完毕则不可以接受下一个工程项目，而在验收的方面也可以将档案的移交加入到验收的项目中，没有完成移交档案的单位属于项目未完工。实际上每一个城市建设项目完工后，都应当对档案移交问题进行调查，如果确实是施工方问题而造成的就应当对其单位未来的项目承接进行一定的限制和干预，甚至取消该单位以后承接市政建设工程项目的投标资格，以此来体现法律法规在档案工作中的地位。只有整个行业形成一定的自主的法律法规意识，时刻有法律条文进行约束，才能从根本上解决施工单位档案室的各个环节的档案收集和移交工作。 2.2 抓住核心问题 城市建设工程的档案工作执行的程度对整个城市档案管理的质量都有着重要的影响，间接的也会对整个城市未来的经济发展起到一定的作用。然而我国当前很多施工单位都不重视档案管理工作，很多施工单位档案室缺乏专业性人才，并且配套的硬件设施也不完善，甚至很多单位完全没有考虑设立档案管理部门，因此造成档案相关问题的频繁出现也就不难理解了。另一方面市政建设工程的档案管理工作的重视力度很小，几乎处于无人问津的状态，很多档案资料分布零散，有的在技术人员手中，有的在与项目相关的各个科室，甚至还有的在一些临时工手中，如此一来档案资料的完整性更加无法得到保障，只有验收的时候才能进行整理而此时很多人员也都解散，因此资料自然随之丢失。此外还有些外聘技术人员认为其付出的劳动是属于自己的，是自己的私人财产，因此很自然的带走了自己负责的档案资料。市政工程项目的建设过程包含很多的档案资料，无论是前期还是中后期，这些资料都十分重要，因此制定和出台一系列行之有效的方案和措施能够使档案工作达到事半功倍的效果。 2.3 健全归档制度 市政建设工程的档案资料都是通过文件等琐碎的材料而转化形成的，所以文件材料的情况对档案资料的质量有直接的影响。市政项目工程相关人员的议题和立项本身就能够产生很多的材料，需要档案工作人员花费很多的时间和精力去收集和整理并要做到任何一个环节都不能疏忽。而且要对每个城市建设工程项目中的施工单位的各个相关部门和科室所拥有的各类资料进行收集和整理，在避免遗漏的同时还要避免重复。特别是针对从事市政建设项目工程的档案管理人员，掌握国家的相关法律法规是所有工作的前提，提高自身法律观念，具备一定的专业技能，掌握现代化的档案管理技术都是十分重要的。 2.4 采用强制手段进行档案收集 对档案管理相关工作进行一定的强制手段，在整合工程相关档案的过程中，档案人员要参与到验收工作中去，相关部门要以验收为手段强制施工单位对档案收集和整理进行督促，同时也可以将档案工作作为验收的一个重要项目，重视并严格的对档案归档工作进行执行，可以先讲项目施工前期和中期的档案进行收集和整理，等到项目竣工后再向相关的施工单位档案室进行移交，从而进行二次归档。 参考文献 赵玉梅.浅析房地产档案信息化管理J.才智，2016，18：267. 李伊欣.城市建设档案管