SAP固定资产管理.docx

1.1.1 固定资产1.1.1.1 概览对集团公司这样的大型企业来说，需要投入大量资金用于固定资产的建设及维护，对这些核心业务资产的管理及维护是保持企业有效运行的重要因素之一。SAP固定资产模块帮助企业有效地全面地管理其资产,并结合物料管理和设备维修模块一起,提供优秀的台帐管理、预防性维护、工单管理、采购管理和库存管理模块等,考虑了很多方面, 帮助企业对资产进行全生命周期管理,有效的提高资产管理水平。很多企业在资产管理中提出下面的问题:l 如何与财务资产管理联动？基本的设备维护方案着重在实物管理，而在资产管理的高度上，还必须考虑资产的价值和成本管理。SAP系统提供财务资产管理模块，并且提供完整的资产接口体系。这样就可以改变生产部门和财务部门脱节的情况，及时反映设备在新增、调拨、报废、改造、修理等过程中的变动情况，减少帐物不符带来的资产损失。l 如何集中管理文档？SAP提供各种资产相关的文档集中管理，包括分类、建档、上传、版本、搜索等管理职能，并能够进行资产的集中的“主动式”展现。l 如何管理大修技改等工程项目？SAP项目管理能够将基建阶段的安装设备平滑引入到EAM的设备管理清单中，保证交付使用时资产目录和设备台帐一致性，保证资产卡片与实物的对应关系。在大修或者技改项目中，保证投资和成本能够结转到相应的资产上，保证实时反映资产的变动情况和价值增减。l 如何保证工作场所安全？通过SAP的工作清场管理(WCM) ，安全控制更加可靠。系统可以直接同设备进行链接而非简单的描述，可以得到设备最新的状态并确认隔离点的状态，支持条码以及其它特殊类型的安全文档格式。l 如何同各业务模块集成？固定资产涉及到企业业务的很多方面，包括资产的购置、设备维护、报废、转移、项目资产管理、物料管理、在建工程、固定资产投资预算、条形码、资产折旧、工作流等。通过SAP系统强大的集成性，所有信息只需一次录入，系统实时并自动更新相关业务数据，保证各业务模块数据的同步更新和反映。l 如何分析资产管理状态？分析是资产设备管理的重要职能。如在SAP提供的专业智能分析工具可以纵向从SAP系统、GIS系统、横向从各个分公司的独立系统中抽取数据，进行统一的报表展现和关键绩效指标分析。从而为管理水平的持续提高提供了坚实的基础。下面我们具体介绍SAP固定资产模块的功能,物料模块和设备模块会单独具体介绍.1.1.1.2 主数据1.1.1.2.1 折旧表为了更好地管理资产的原值、折旧和评估，根据不同国家的特性和法律要求，设置折旧表。折旧表中包含一个或多个折旧范围，并将公司代码分配给折旧表。一个折旧表可以分配给多家公司，但一家公司只能有一种折旧表。 但是，对于一个大型的集团，其不同子公司也可以根据需要分别使用不同的科目表和折旧表。A集团在各地都有子公司。A集团某子公司选用了相同的会计科目表和折旧表。而其他子公司则选用了不同的科目表和折旧表。其中使用不同科目表的子公司是可以使用相同折旧表的。1.1.1.2.2 折旧范围折旧表中包含一个或多个折旧范围，在每个折旧范围中都可以有自己的折旧方法、折旧年限等，这样同一资产在不同折旧范围中可以有不同的计算方式和不同的价值，来满足不同的分析目的。多个折旧范围的设立，使对资产的并行估算成为可能。资产的并行估算是在资产明细账等级上进行的。在固定资产模块中，除可以做到根据折旧范围对资产进行估算，还可以自由决定某一个折旧范围的估算值是否需要更新总账。这样对于具体的某一项资产来说，系统按照它所属的折旧表中的多个折旧范围对它的价值进行并行估算后，会实时将估算值计入它所分配的科目表的总账科目中去。这项资产也就按相应的可以按多套折旧方法来核算和记账了。折旧范围中01是账面折旧，在折旧表中是不可缺少的，固定资产模块通过01范围与总账集成，所有01中的资产业务数据会同时更新总账资产科目，以保证总账余额与01中的资产余额保持一致。其他折旧范围可以选择是否过帐差异部分到总帐。同样，对于使用同一个折旧表但不同的科目表的集团来说，在按照折旧范围估算所有资产后，系统会找到每个子公司分配的科目表，将估算值计入不同科目表的对应总账科目中去。1.1.1.2.3 折旧码折旧码就是广义上的折旧方法。它规定了用什么方法来计提折旧，残值率是多少，何时开始提折旧等折旧要素。折旧码是在折旧表中维护的。一个折旧表中，可以设立很多个折旧码。在折旧码中，截止值码是用来定义残值率的，期间控制则用来定义折旧的时间。折旧码中的期间控制是用来控制资产折旧的时间段的。如我国家的规定是固定资产购置当月不提折旧，第二个月月末开始每月计提折旧，固定资产报废当月需计提折旧。无形资产，则当月即开始摊销。显然，固定资产和无形资产的期间控制是不一样的。同样，固定资产模块也预设了几十种的期间控制来供选择：如当月初，当月末，下月初等。我们也可以按需要自己设定。截止码控制的是资产的残值率。在截止码中设立残值率的百分比，以及按什么价值来计提残值。折旧码中维护的折旧方法是可以自由设定的。固定资产模块中已经预设了几十种的折旧方法来供选择：如直线法，工作量法，双倍余额递减法等等。如果有额外的需求，也可以按折旧计算规则设定新的折旧方法。不同资产可以用不同的折旧方法,也可以同类资产用同一种折旧方法,结合折旧范围举例说明:在折旧范围01下： 投资物业和在建工程不计提折旧； 汽车，电脑及软件按直线折旧共5年计提折旧； 其它固定资产使用直线法； 所有固定资产均10残值。 购置：购置当月不提折旧，从购置下月起开始计提； 报废：报废当月继续计提折旧，从下月起停提折旧； 转移： 转移当月继续在原转出资产计提折旧，转移下月开始起在转入资产计提折旧; 闲置：闲置期间资产继续计提折旧。在折旧范围02下： 投资物业和在建工程不计提折旧； 汽车，电脑及软件按30%，30%，40%的比率共3年计提折旧； 其它固定资产使用直线法； 所有固定资产均无残值。 购置：购置当月不提折旧，从购置下月起开始计提； 报废：报废当月继续计提折旧，从下月起停提折旧； 转移： 转移当月继续在原转出资产计提折旧，转移下月开始起在转入资产计 提折旧； 闲置：闲置期间资产继续计提折旧。显然，折旧码中的折旧方法，期间控制和残值率的多样性保证了资产折旧和摊销能够最终准确的自动运行。1.1.1.2.4 资产分类资产分类支持固定资产的结构和分类。重要的缺省值，如分类标准、折旧代码和使用寿命、净资产评估数据、保险相关数据等都存储在资产类别中。需要编制资产目录时，仅复制该类别即可。即使用户的资产繁多，系统仍可保证对固定资产进行完整清晰的分类。这对于评估可靠性以及资产特定评估来说有着很大的优越性。类别概念是由个别确认与替换规则定义的。它们在主数据维护或记账过程中允许对输入项的逻辑与组织一致性进行复杂的检查。在集成系统中，此概念更便于采购员或应付账款会计随时创建资产主记录，而无需等候资产会计的确认资产主数据。分类规则资产类别就是按不同规则对资产进行划分的类别。在企业财务上，通常把固定资产分为五类：房屋及建筑物、专业设备、一般设备、图书、其他固定资产。在SAP系统中，由于其资产模块管理的不仅仅是固定资产，所以它的资产类别也就比财务上的固定资产类别多得多。首先，从性质上看，资产类别通常有：房屋及建筑物、专业设备、一般设备、图书、在建工程、其他固定资产、无形资产、待摊费用和长期待摊费用等。资产的折旧或摊销的规则是按资产类别来定义的，并由系统自动运行。在固定资产模块中，折旧或摊销直接在各个资产的明细账上运行，更新各个资产的价值并通过资产的统驭科目并行更新总账。但是，众所周知，同样的资产由于领用人的不同，折旧或摊销所对应的费用是完全不同的。因而在资产管理模块中，我们在按性质对资产进行的分类基础上，还要按照这些资产折旧或摊销所对应的不同费用再进行细分。比如，可以将房屋和建筑物细分为工厂，办公大楼；专用设备细分为生产用设备，检验用设备，其他设备等。系统允许对资产类别进行不断细分，资产类别的细分使得同一类资产自动更新不同的费用总账科目成为可能。同时也使不同的公司可以使用一套资产类别，并从中选择某几个自己所需的资产类别来管理资产。资产类别的组成内容在创建一个资产类别时，我们需要对这个分类按资产类型，编号分配等几方面来维护。资产类型里维护的是资产的科目分配，屏幕设置规则和基本单位；编号分配里则维护的是号码范围。资产的科目分配记录了该资产的记账科目。由于账户确定最终决定资产的购置，报废，折旧业务自动记账所更新的总账科目，所以科目确定和资产类别是一一对应的关系。屏幕设置规则是定义资产类别的屏幕显示。我们既可以让每个资产类别有自己的屏幕格式，也可以让一大类资产使用同一个屏幕格式。如果各个资产类别的屏幕要求没什么区别，那么所有的资产类别可以使用同一个屏幕格式。资产类别从某种意义上来说，就象是供应商或供应商的账户组。和这些账户组一样，我们可以对资产类别设置号码范围。我们也同样可以在号码范围里面自由决定是对资产外部给号还是由系统按先后顺序自动生产资产号码。1.1.1.3 业务处理SAP的资产管理系统使用户能电子化的监控固定资产。它与SAP的财务系统和后勤系统相集成，提供大量的功能，用以控制并最佳使用公司的资产。并且通过和其他模块的集成来监控其固定资产的运行状况并确保所有按计划进行的维护工作都能在人员及物料方面获得即时的支持。1.1.1.3.1 资产主记录维护我国的财务制度要求企业对每一项固定资产建立固定资产卡片。固定资产卡片里记录了该固定资产的购入时间、购置金额、折旧年限、折旧方法、残值率、维修记录等信息。固定资产卡片使我们能对每一个固定资产有清晰完整的了解。在SAP系统中，资产主记录就承担了固定资产卡片的职责。资产主数据的内容资产主记录分三层维护：一般数据层、折旧范围层和资产价值层。一般数据层面维护的是资产的描述，科目定位码（资产类别），序列号，存货号，库存注记，资本化日期，以及资产所属的成本中心和业务范围。折旧范围层面维护的是折旧范围，折旧码，使用年限，普通折旧开始日期等信息。资产价值层维护的则是资产的原值，折旧值，净值等一系列和折旧摊销相关的数据。一般数据还包括各种资产、设备可能使用到的信息， 包括供应商信息， 生产制造商信息、保险信息、租赁信息。 系统还预留了许多用户自定义字段， 比如对于资产的附加分类：是否计量设备，是否有源设备，是否统计设备,用户可以根据自己需求定义分类。在资产价值层面我们还可以看到：n 资产在各种折旧范围下的资产原值，累计折旧过账值以及每月过账值的明细清单。n 从还未过账的第一个月开始到资产使用期限结束时的每月计划折旧值。n 各种折旧范围下资产每月折旧的差异。n 资产的成本中心和总账科目。n 资产的使用年限，已经使用的年限和剩余使用期限。n 折旧开始计算日期等备注信息。资产主数据的创建在创建资产时，我们需要维护的是该资产的类别、公司、描述、序列号、成本中心等信息。由于与折旧相关的信息是在资产类别中定义的，所以在创建资产时，在资产主数据的折旧范围层，系统会自动带出该项资产所属资产类别的折旧码和使用年限，不必再手工维护。如果某个资产类别中的资产有不同的折旧方法和使用年限，我们可以有两种处理方法。n 如果这个资产类别中绝大多数资产的折旧码和使用年限是相同的，只有少数的是不同的。这种情况下，我们可以在创建资产时，直接在折旧范围层修改该资产的折旧方法和使用年限。n 如果这些不同的折旧方法和使用年限是分几种的，而且每一种都有很多下属资产。这样的情况下，我们可以将这类资产再细分为几个资产类别，每个资产类别里的资产折旧码和使用年限是同样的。需要指出的是，在创建资产时是不需要维护资产价值的。在一个集成的系统里，采购管理模块根据批准后的资产请购单自动生成资产主数据。在资产入库，拿到发票后，系统在发票校验时会根据资产的编号选择资产，然后更新它的购入价值。如果系统没有集成，则在固定资产模块手工选择资产，记录价值。资产价值的更新是在资产明细账等级上进行的，并通过统驭科目同步更新总分类账。1.1.1.3.2 资产处理业务流程固定资产管理模块能涵盖所有主要工业国家在法定报表和对资产价值的评估方面的要求。能处理资产的购置、废弃、转移和折旧等业务的输入、计算和处置。除了法定的对资产价值的评估，用户可以自定义许多折旧和评估的方法。系统提供了灵活的功能使用户可以对资产进行不同方式的折旧、估算利息以及保险金方面的处理。同样，用户也可以在内部分析时选择不同的指标和顺序来处理报表功能。用户自定义的对资产价值的评估模拟优化了用户的计划处理。这种模拟的功能为用户提供了对资产价值的不同视角，并且能处理计划值和实际的投资。固定资产增加包括：购置、自建、扩建、改建、接受捐赠、盘盈、无偿调入。 固定资产减少包括：捐赠转出、无偿调出、盘亏、出售、报废、毁损。资产的购置在创建资产主数据时，是没有资产价值的。只有在对资产进行发票校验后，我们才在资产明细账的等级（即某一个资产的编号）上记录该资产的价值。有采购订单的购置是与采购模块集成的。在资产验收入库时，系统按照会计记帐的要求，自动记帐到资产明细帐，并同时更新总帐。如下图中的正上方，是已经按资产类别进行创建的资产。当供应商发货后，进行发票校验，审核无误后，就按照发票的金额对某一个资产和某一个供应商进行记账。对资产和供应商的记账既可能是系统自动进行的也可能是手工录入的，这取决于采购管理模块是否已经和财务模块集成。当完成对资产和供应商的明细账的记录后，系统会同步更新对应的总账科目固定资产科目（或长期待摊费用）和应付账款科目。资产领用人的变更同一类型的资产，因为领用人不同，或者说领用部门不同，其折旧或摊销对应的成本费用科目（总账科目）就有可能不同。比如，同一辆汽车，如果是总经理使用，它的折旧就会进入管理费用。如果某一项资产在使用过程中更换了领用人，它对应的费用科目就有可能发生变化。这里我们举一个简单的例子。例1：企业购入一台IBM笔记本电脑，由财务部门领用。我们在创建这个资产时，把它归入了“办公设备”类。一年后，企业规定，将此电脑划归某生产部门使用。但是，在“办公设备”这个资产类别里，已经记录了该资产的购置价值和累计折旧值。由于领用人的更改将涉及总账科目的变更。那么，根据新的领用人的成本中心所属的类别，系统会根据转换日期和折旧范围计提折旧，更新明细账和总账科目。如果资产领用人的变更不涉及总账科目的变更，如同部门员工间的转换，则我们只要在资产主数据里更改成本中心就可以了。资产设备的报废和维修资产的报废管理可以分为很多种形式， 有部分的价值报废， 有全额的报废，还有出售资产， 会得到营业外收入。这些过程在系统中都可以通过统一的功能界面来进行处理， 在报废的时候可以填入数量或者金额， 系统会同时更新资产设备的数量帐和金额帐。对于部分报废的情况， 有的案例是组成资产的零部件报废，比如电脑鼠标，在系统中可以有很多种方案供用户使用来进行报废，比如可以将电脑鼠标建立成子资产， 单独对子资产进行报废。系统中报废业务处理的操作非常简便， 一般只需要输入资产卡片、日期、数量、金额， 系统会实时地产生报废所需要的财务记录， 而且系统会自动计算出报废需要转出的累计折旧，实时地更新固定资产的价值浏览。对于资产的维修，我们需要区分是否是技术改造、更新改良支出还是日常的维护活动或者大修， 如果是前者，属于固定资产后续支持，会需要资本化，记入固定资产价值，因此系统是在发生维修更新支出的时候记入维护订单，然后在期末将订单中的费用结算到固定资产价值中去。这样我们可以很容易地跟踪出固定资产价值中哪些是由于更新改造发生的价值增值。对于日常维护和大修，我们会记入当期费用，在领用维修材料的时候， 直接根据领用类型和领用部门记入费用发生的成本中心, 这样每个月就可以非常直观地看到每个部门关于设备维修发生的成本。租赁资产的处理系统提供对租赁资产的处理，包括融资租赁和经营租赁。对于经营性租赁资产，可简化管理，仅记录其统计数据，便于公司或集团全面了解有哪些租赁资产和多少租赁资产，但并不对其记录资产价值的变化和折旧。对于融资租赁，系统提供完整的处理流程，融资租赁资产的取得、支付和报废，全面记录租赁资产的价值变化过程。在建工程的处理在建工程是一类特殊的资产，不允许计提折旧，且在建工程必须单独显示在资产负债表中。系统对在建工程专设帐户进行管理，在建工程与投资项目实时集成。在建工程完全或部分完工后，将进行资本化。此过程自动进行，系统将资产值转移到一个或几个资产主记录中。通过这种方式，可以区分以前年度记入在建工程的金额和完工年度内应计的金额。资本化的方法很灵活，既可以按总金额及百分比进行，也可以按照不同的来源进行分配，即按照来源逐笔进行资本化，用户启动资本化程序后，系统自动更新相关总帐科目和固定资产明细帐户，处理有关定金业务，并将相应资产同时记入对应的成本中心中。无形资产的处理对于无形资产相关业务，通过资产分类区分固定资产和无形资产，其业务包括无形资产取得、摊销、转让、减值准备等，在系统中处理方式同固定资产类似。重估减值准备的处理固定资产在使用过程中，由于无形损耗或有形损耗或其他原因，有可能导致资产减值。系统提供对该业务的支持。一旦在系统中录入资产重估减值，期末运行资产折旧时，系统将自动按照资产的账面价值以及尚可使用的寿命重新计算并确定其折旧额。对于已经全额计提减值准备的固定资产，系统自动对其不再计提折旧。1.1.1.3.3 并行折旧范围的记帐在SAP系统中多个折旧范围使对资产的并行估算成为可能。对于不同的折旧范围，我们还可以选择其数值是否更新总账。这里我们举个例子来说明。例：某集团是跨国集团，投资方来自中国和美国，该集团的中国投资方和美国投资方分别要求按照中国和美国的会计折旧政策折旧之后出符合各自所在国家会计制度的报表。美国会计准则和中国会计准则在折旧上的处理原则并不完全一样。该集团希望能通过系统对两种不同会计准则下的资产价值并行记账。即对于每个资产，都能看到它在中国会计准则和美国会计准则下的各项价值。同时，资产的汇总价值要能更新总账，分别生成符合中国会计准则和美国会计准则的报表。这种情况下，该医院的折旧表中会有三个并行的折旧范围。如上图所示，一是符合中国会计准则的折旧范围（PRC GAAP），二是符合美国会计准则的折旧范围（US GAAP），三是两者之间的差异GAAP差异调整折旧范围。其金额为US GAAP折旧减去PRC GAAP折旧。在与总账的集成方面，PRC GAAP 的折旧范围与GAAP差异调整的折旧范围里的数值都将直接更新总账。而US GAAP的折旧范围里的数值将不更新总账。基于这样一种设置，并行折旧的计提以及总账的过账在系统中得以顺畅地运行。下图是系统中并行折旧方法的账务处理。在科目表设计时，主体部分是按中国会计制度设计的（图中上方框中的科目）。同时设置GAAP差异调整科目（图中下方的科目）。业务流程从固定资产的原值入账开始（来源于在建工程的转入或采购定单的收货或者是手工的固定资产入账）。在所有后续的业务中，无论是计提折旧、本年利润结转、未分配利润结转还是固定资产报废，系统都会根据三套折旧范围中的折旧方法来进行计算，并自动在两类科目中记账。当出具报表时，图中左边方框中的科目属于中国的资产负债表，中间方框中的科目应用于中国的损益表，右边方框中的科目应用于中国的利润分配表。在出具符合美国会计准则的报表时，只要将两类科目相加即可。1.1.1.3.4 资产业务的综合集成无论资本化资产的处理顺序如何，集成系统都支持所有的业务，包括：资产购置可以从采购模块中生成的采购订单中生成，或由货物发票的收据所产生。根据供应商发票没有采购订单的资产购置。也可以通过与项目管理模块的集成处理固定资产取得的业务，固定资产投资项目的预算控制、合同管理、项目支出的确认等功能在项目系统模块实现，不同的项目类型与总部规定的在建工程类别一一对应，完工/年末时利用PS模块的结算功能，进行项目的转资或转为在建工程。资产的资本化值是由集成的应用程序自动提供的(如应付账款、采购/存货管理、活动订单结算或项目结算)。同样，对于资产报废，可以结算与应收账款的集成，这样就可以从销售收入数据中确定销售所带来的损益，然后应收账款将此金额记入损益表中，如果需要，则记入成本会计中。 固定资产投资的预算管理对固定资产投资进行预算的控制，可通过投资订单的方式进行资产的购置，在投资订单上输入预算的金额。该资产投资发生的所有费用，可实时归集到该订单，随时查看实际发生额和预算额度的对比分析。并且，在费用发生的时候，系统可自动分析发生的费用有没超过预算。系统提供三个额度的预算控制：警告、警告邮件、错误。警告即实际发生额达到预算的某一比例时，系统自动弹出信息，告知用户该投资的预算已快耗尽。警告邮件即实际发生额达到预算的某一比例时，系统不仅弹出信息告知用户，且自动发送邮件给相关管理人员。错误即实际发生额超过预算时，系统自动给出错误信息给用户，并且不允许该笔费用记帐。不同额度费用比例的设定，根据企业自身的管理需求而定。通过固定资产预算管理，为财务和预算管理部门的事前计划、事中监控和事后分析提供了有效的工具。 固定资产条形码管理条码技术是基于信息技术基础上发展起来的集编码、印刷、识别、数据采集和处理于一体的技术，利用光电扫描阅读设备识别并实现数据自动输入系统。通过条形码技术与SAP系统的无缝集成，对固定资产事物从购置、领用、转移、盘点、清理到报废等进行全方位监管，结合资产分类统计报表，实现“帐、卡、物”相符：n 在原有固定资产编码的基础上，用条形码为每个实物赋予一个唯一标识，且能被数据终端自动准确识别。n 使用带条形码扫描功能的手持数据终端，使资产管理人员可进行现场数据自动采集和录入。数据终端和资产管理系统的实时集成，保证了实物盘点信息的准确上载和资产信息的现场查询。n 自动纠错实时报警功能，杜绝了人工盘点时，难以避免的错盘、漏盘、重盘现象，确保了实物统计资料的真实和可靠。工作流工具SAP提供工作流工具使得管理流程更加顺畅.模拟和资产负债表优化企业级信息系统支持使用综合模拟功能对操作结果和操作计划进行优化。