试论档案管理与知识管理的关系.docx

试论档案管理与知识管理的关系 【摘 要】：在现代档案管理工作中，相关部门和人员一定要深刻认识档案管理与知识管理之间的关系，并且不断加深对于知识管理理论的理解，逐步实现档案管理与知识管理的有机结合，进而有效推动我国档案事业的稳步、健康、持续发展。 下载 【关键词】：档案管理；知识管理；关系 1、前言 随着知识经济时代的到来，传统的档案管理理念发生了根本性的改变。随着电子文件新型档案载体的不断出现，传统的对纸质档案管理方式明显不能满足对这些新载体档案的管理需求，知识管理在此背景下应运而生。所谓知识管理， 按照美国德尔福集团创始人之一卡尔?弗拉保罗的说法， “知识管理就是运用集体的智慧提高应变和创新能力”。简单地讲，知识管理就是以知识为核心的管理， 知识管理既着眼于获得显性知识，更着眼于获得隐性知识，因为显性知识易于整理和进行计算机存储，而隐性知识则难以掌握，它集中存储在员工的脑海里，是员工所得经验的体现。 2、档案管理与知识管理的关系 在知识经济时代背景下，档案管理的功能和意义在不断发生着变化，而知识管理作为以知识为核心的一种新型管理形式，其在具体实施中受外界环境的影响也相对较大。作为一名档案管理人员，在各项工作的开展和进行中，加强对于相关理论的研究是必不可少的，下面根据自己多年的工作经验，作者对档案管理与知识管理的关系进行分析。 2.1、档案管理与知识管理的相似性 2.1.1、管理对象的重叠 档案管理的对象是各类文件、档案，而知识管理的对象是知识，大致可以分为显性知识和隐性知识两类。显性知识一部分来源于组织在自身各项职能活动中直接形成的文件、档案；另一部分来源于组织通过收集、购买、交换等方式从外部获取的图书、期刊、报纸、数据库等。也就是说，文件、档案属于知识的范畴，属于知识管理的重要对象。可见，文件、档案是档案管理、和知识管理的共同管理对象，档案管理与知识管理的密切关系主要源于这种管理对象的重叠。 2.1.2、管理目的相近 国内档案界一直将“便于社会各方面的利用”作为档案工作的根本目的和基本原则之一。知识管理的最终目标是实现知识的价值、提升社会和相关组织的核心竞争力，为此知识管理中必须实现将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人，以便使他们能够做出最好的决策。档案管理和知识管理都将为用户提供服务，以实现档案或知识的价值，作为其最终目的。也就是说，在管理目的提供服务这一点上，档案管理与知识管理比较近似，只存在服务的广度、深度、方式等方面的差异。 2.1.3、管理流程类似 长期以来，我国档案界将传统档案管理业务划分为：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、统计和利用服务，或加上编目与检索、编辑与研究、实现文件、档案一体化管理和集成管理等流程。知识管理的一般流程是：知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等。 2.2、档案管理与知识管理的差异 2.2.1、管理范围不同 档案管理包含：档案实体管理和档案信息管理等，而知识管理包括：显性知识、隐性知识，以及实物、样品等的管理。显性知识是可用语言文字符号表达的、可直接用于交流的知识，如企业档案、图书文献、商标专利等；隐性知识是那些包含于人的思想中的难以用语言文字表达的知识，如主观经验、诀窍、技巧等，即脑力方面的知识。由此可见，知识管理的范围要大于档案管理的范围； 2.2.2、管理机制不同 由于知识管理的理念新颖，不仅其管理范围较大，更重要的是涉及组织或组织内多个部门和多个方面的管理，还没有形成比较系统有效的管理办法。档案管理经过长期的发展，得到广大科研、管理人员的认可，已形成了较为完善的法规、制度体系，为加强档案的收集和整理，有效地保护、开发利用档案信息资源奠定了扎实的基础。 2.2.3、管理的作用不同 档案管理的对象是组织竞争优势的具体体现，知识管理对象还只能是组织具有的潜在竞争优势，要转化为现实的竞争优势，还应该经过更充分的验证后而转化为档案形式知识。目前，由于档案实体管理的特殊性使档案信息资源在开发利用上都受到一些限制，客观上制约了档案信息资源的深层次开发与利用。 2.3、档案管理与知识管理相辅相成 2.3.1、知识管理提升档案管理 笔者认为，首先知识管理可以拓展档案管理的领域。传统的企业档案管理拘泥于历史记录的保管，而不是为现实工作服务，脱离于企业价值创造过程之外，从而极大地限制了自身发挥作用的领域。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。这样，档案管理就被融入一个更广阔的活动领域，而与组织的发展战略、业务活动直接相结合，成为企业日常工作中必不可少的组成部分；其次，知识管理可以提升档案管理的价值。传统的企业档案管理重保管轻利用，通过查卷、借阅、复印等落后的手段，被动地提供简单、浅层的档案服务，不能充分地满足用户对信息、知识的需求，不能有效地为企业各项生产、经营、管理活动服务。知识管理强调借助先进的信息技术，通过现代化、智能化、人性化的手段，主动地为用户提供高级、深层的信息、知识服务，最终实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。知识管理对知识服务的强调和价值创造的关注，使得“知识管理专家能够增强文件管理工作者对信息和知识利用的理解”，促进文件、档案的开发利用，从而提升档案管理的价值，提升档案管理机构与人员在企业组织体系中的地位。 2.3.2、档案管理促进知识管理 根据作者多年对该领域的认识，认为首先档案管理有助于传播、交流知识，信息、知识的传播、交流主要有两种途径：一是语言，二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体或 工具的交流；其次，档案管理有助于理解、挖掘知识。档案管理的最基本理论和最高原则是“来源原则”。传统的“来源”是指文件的形成者。电子时代的“来源”是指文件的形成者、形成目的、形成活动、形成过程等。“即文件是由谁、在什么条件下、运用哪些数据、为了何种目的、采用怎样的结构形式等方面的综合背景，这些来源信息正是了解、管理和利用电子文件的关键所在。”对来源的尊重，使得文档在记录“内容知识”之外，还隐含了更深层的“背景知识”；最后，档案管理有助于保护知识产权。企业的知识产权主要是指企业拥有的专利权、商标权、著作权等，它是企业知识创新的成果，是企业核心的无形资产、知识资本。保护企业的知识产权是维护企业合法权益、促进企业知识创新能力、提高企业核 心竞争力的重要保证，也是知识管理的一项重要内容。 3、结尾 随着企业的迅速发展，企业档案管理暴露出越来越多的问题。其中，企业档案工作日益边缘化、传统档案管理模式难以为继的问题尤为突出，这就使档案实体管理模式遭受严重冲击，加剧了当今档案信息管理模式的实效不高。在这种形势下，档案信息管理向知识管理发展显得尤为重要。总之，从知识管理审视企业档案工作，可以促使企业档案工作很好地适应外部环境变化的要求，通过