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做好电力工程项目委托管理阶段的工程档案管理问题研究 【摘要】对于电力工程建设单位而言，由于工程建设周期较长，且涉及到的子项目较多，因此在工程档案的管理难度上较大。本文首先分析了工程档案管理的意义，研究了影响项目委托管理阶段工程档案管理的因素，并在此基础上针对管理效率的提升提出几点建议，希望能够对电力工程建设有所帮助。 【关键词】电力工程；档案管理；问题；优化策略 对于电力工程而言，项目档案是对整个工程项目的结果总结以及建设过程中各个情况的真实记录。当电力工程出现问题时，相关人员可从档案追溯责任人，并在工程建设期间根据档案管理了解工程进度以及实际项目完成情况，对整个工程的质量予以反映。在电力工程项目委托管理阶段，工程档案的建立与管理必须科学化、规范化、真实化。本文以电力工程档案管理为主线，研究了在项目委托管理阶段存在的一些问题及优化策略。 一、档案管理存在的问题 （一）档案意识问题 目前，电力工程项目在档案建设上存在一个亟待解决的问题，即档案管理者的责任意识并不强。通常电力工程的工程量大且工期长，对档案的管理重点可能放在了工程施工阶段，在项目委托管理阶段中对档案并不重视。一些电力单位并没有在档案管里上设立比专业人员，而是将档案管理工作划分为各个项目阶段的负责人来完成。由于缺乏专业的档案管理知识，其在档案管理时可能出现遗漏、错误等现象，或是在档案移交、验收中发生纰漏。 （二）档案管理问题 对档案的归纳、整理、收集、保管等方面的操作无法实现现代化与科学化，存在档案材料损毁、丢失情况。在项目委托管理阶段，档案能够反映出整个项目的建设计划、时间计划、材料计划等，若在档案管理上出现纰漏，可能影响到后期工程施工。若将技术资料或施工图纸随意散落，会严重影响档案资料的完整性。 （三）档案真实性问题 之前提到，电力工程档案涉及到的方向与内容较多，因此可能在工程项目委托管理阶段无法实现实时的档案归总。一些档案管理人员可能在事后补登时出现遗漏，对日常需整理的资料文件没有合理管理，只能在档案移交的前几天突击整理，对资料的完整性难以保障。滞后补登的资料在真实性上难以保障，可能存在管理者应付差事、弄虚作假情况，造成档案信息失真。 二、项目委托管理阶段档案管理优化策略 （一）建立档案责任制管理 电力工程管理者在聘用档案管理人员时应选择专业的档案管理人员，不仅在文凭上有所保障，还需要丰富的档案管理经验。落实责任到人制度，明确各部门职责在项目规划中每个档案的管理工作，发现有遗漏的文件、资料需及时补登并再次核对，确保档案管理真实性。在电力工程规划阶段，档案管理部门应着手准备建立档案，规划好各个档案的分类工作，并对档案资料的收集、管理、整理、移交等工作落实责任人，并对其进行适当的指导与培训。在项目委托管理阶段，档案的完善、健全、修订、收集等均需要严格执行，按规定放置在正确的档案盒与档案柜中，将各个部分的档案归纳在一起并装订。 （二）各建设单位加强沟通 对所有参加电力工程建设的单位实施档案管理培训，在档案管理标准与认识上加以统一。可建立档案沟通平台，通过网络实现各个工程项目管理者的有效沟通与交流。当建设项目出现变更或数据发生改变时，需及时在平台上指出、沟通，确保档案的及时改正与完善，避免由于信息沟通不畅造成档案在日后补登时发生疏漏或错误。被所有档案管理者均加强PAP工程管理系统培训，通过专业软件让档案管理更具现代化，通过资料管理模块提升档案管理效率，降低协调的频率。监理部门不定期对档案管理实施评比与检查，确保档案记录的及时性、档案整理的完整性以及档案内容的真实性。 （三）明确各单位档案管理职责 1.设计单位 设计单位应按照电力工程项目规划制定施工图，并将施工图各个阶段的修正材料打印并一同归入档案。为工程档案提供施工图总清册及所有涉及到的文件，将资料、文件分类之后归档。审核最终的设计文件，确保竣工图的准确、完整。 2.工程管理单位 在自身管理范围内将档案工作圆满完成，履行自身职能，对参与项目的所有部门实施档案指导工作，指导其提升档案管理意识、改进档案管理模式，对提交的档案做好检查、监督以及验收操作。制定档案管理准则，将档案管理的设备、装具统一化。同时，工程管理单位需对电力工程的招标文件、工程协议、工程各阶段合同、会议纪要以及来往文件归入档案中，并定期查看工程未完成项目，与现有档案核对，了解工程进度。做好各部门上交的档案接收、整理、归档工作。 3.施工单位 施工单位在档案管理上的职责在于编制工程档案，完善工程总清册与竣工档案，对每个自工程的竣工时间、建设质量、材料使用等情况详细列明。每台机组移交时需确保相关资料的设计变更相关材料齐全，并在移交后一周之内将材料整理、归档之后向项目工程管理部提交。 （四）提升管理要求 电力工程总负责人需在档案管理上提升要求，从管理方式、管理内容、时间等多方面着手，实现档案管理效力。对档案文件、资料的归档、整理、核对等工作定期指导与检查，把握好每一个归档节点，对其它部门的档案管理起到表率、约束作用。在档案的管理方式上，可将传统纸质档案逐渐摒弃，多采用电子档案形式，将施工图、合同等文件通过扫描保存在电脑、网络中。这样一来，纸质档案管理中可能出现的破损、遗失情况将得到有效规避，在档案交接上也更为简便。 三、结束语 总之对于电力工程而言，在项目委托管理阶段，档案的有效管理直接影响到对总工程规划的了解程度，对项目管理效率提供基础。相关管理者应提升档案建设意识、优化档案管理方法、明确自身档案职责，让电力工程档案实现统一化、规范化与标准化。 参考文献： 白晓明，张宗兰，瞿于强，陈慧.电力工程项目档案管理的探索和实践以重庆市电力公司工程档案管理为例J.中国档案，2010，06：38-39 荣华，孟彦敏.分析电力工程建设总承包项目档案全过程管理J.科技展望，2016，05：1