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关于自动化管理系统图书典藏和流通切换研究 【摘要】随着网络时代的到来，高校信息化、自动化管理模式的发展，以往的图书管理、操作方法已经无法适应当前信息化技术的改革。针对当前的现状，我校领导高瞻远瞩，逐步引入最新的自动化系统对图书馆进行管理。自动化的管理系统给图书的典藏和流通切换带来了巨大的改变，减轻了工作人员的工作量，减少了工作失误，防止信息滞后。本文在分析自动化管理系统的应用现状、技术原理的基础上，阐述了该系统对于现代化图书馆的现实意义，希望对图书管理工作的下一步改革有一定的借鉴意义。 【关键词】自动化管理；图书典藏；流通切换 图书自动化管理系统是一款适用于图书馆领域的专业计算机操作系统。在图书管理工作中，自动化管理系统又叫做图书馆自动化集成系统，它的存在实现了从传统图书馆的手工操作向现代图书馆的自动化转变，使工作人员从繁重的工作中解脱出来，提高了工作效率和服务质量，最大限度地满足读者对文献信息的需求，方便快捷的完成图书的典藏查询和流通切换工作，同时又为图书馆的网络化、加强高校联系打下了基础。 1、图书典藏和流通切换的工作概况 1.1、图书典藏的工作内容 图书的典藏工作，一般指图书馆对藏书的分类和管理。主要工作内容是藏书、文献资料的分配、调度和维护等。一方面是将各类文献、图书合理地进行分类，满足相关部门教学、学习使用，方便读者检索和寻找；另一方面是对管内现存的图书资源进行统计和分析，及时调整管理的方向和服务范围，方便对已经外借的图书进行控制。前者是图书馆对藏书管理的组织能力，后者反映了对图书的管理能力。在引入新系统前，本校图书馆馆的典藏工作有一定程度上的弱化，这与本校近年来对图书管投入增加、图书容量增大、借阅量增加有关，这就要认真探讨并寻找改进方式，以保证典藏工作的高效与细致。 1.2、图书馆流通切换的工作内容 图书馆对图书的流通和管理，最重要的是对借阅者信息的管理。所以，图书馆流通切换的主要工作内容有： 1.2.1、借阅者信息统计 图书馆要对读者的姓名、借书凭证、证件号码、所处学院和班级、借阅期限、所借图书等信息进行存档、备案，读者根据编号进行查找图书，同时图书馆根据编号快速读出借阅人的个人信息，以便进行通知。 1.2.2、借书 读者凭借办理的借书证在图书馆进行图书借阅通过登记信息，交纳押金等方式进行信用担保，顺利完成借书活动。 1.2.3、还书 与“借书”相对的，“还书”也需工作人员进行细致的检查工作。检查的内容包括借阅人的借书证是否符合规定、是否为本人持有，所借图书是否超过期限，是否需要罚款等。同时还需要对图书完整程度进行检查，之后再根据条目归位。 2、当前自动化管理系统的技术应用 2.1、前景分析 当前图书管理领域自动化管理系统发展迅速，这种发展在网络化、市场化形式中体现的尤为明显。在图书馆里领域，管理模式已经由人工管理逐渐向后台管理转变；随着规模和藏书量不断扩大，图书馆的索引功能变得日益重要，直接关系到管理效率的高低；图书馆的服务范围由单一的印刷品（图书、文献、档案等）逐渐向多媒体资源扩展，以电子文本为主要资源的图像、音频、视频等也成为图书馆对外提供的产品；在图书管理中，使用的媒体不断地更新，由软盘、U盘逐渐向移动硬盘、网盘扩展；图书馆的开放性会随着业务量的扩展不断提高，向现代化的图书馆发展。 2.2、自动化技术的应用 在图书管理过程中，开始向自动化管理系统发展，突出表现就是引入了金盘图书管理系统。 金盘图书馆管理系统是新一代图书馆业务自动化管理软件。该系统采用了国内通用的标准著录MARC条例，实现了国内图书目录数据的共享，能直接或自动生成和利用MARC数据；实现了根据中图法第四版自动分类和条形码打印等其他同类软件所欠缺的功能，符合国家教育部颁布的教育信息化标准。 该系统包含采购编目、典藏管理、流通管理、期刊管理、阅览室管理、系统控制、报表打印、公共查询及图书检索等功能，可以对图书馆的藏书以及多媒体资源的查询、管理、典藏、流通、切换等业务工作进行自动化管理。系统界面设计与图书馆业务操作的相融合，具有技术先进、功能完备、可靠性强、安全性高、扩展性强、通俗易懂、适用于多操作系统和经济实用的特点，能够适应高校图书馆的自动化、网络化管理的需求。 自动化管理系统的基础是使用大型关系数据库作为图书管理的支撑平台，一旦出现问题，软件厂家可以及时的使用远程联机对系统进行维护，如果没有解决问题，在进行上门、电话指导进行维护，第一时间解决图书馆自动管理系统在运行中出现的故障。 2.3、自动化管理系统中的其他问题 2.3.1、图书典藏工作的问题 虽然拥有自动化的管理系统，但是图书典藏工作还需要许多人工完成的内容，比如对数据的核查和复查，对图书标识错误的更正，典藏位置错误的更换，文献索引、书号、字母编号都需要仔细检查。 2.3.2、图书流通和切换中的问题 在图书的流通和切换中，自动化系统可以提供像打卡、编号、存档记录、信息调动等服务，但是图书一经借出，就需要管理人员对图书资源进行再整理，包括读者还回原系统的所有中文图书交回旧证并换取新证后，即可在新系统中进行中文图书的借还工作。 除此之外，还需要管理人员利用自动管理系统对读条码借阅证进行制作和发放。比如先利用金盘图书管理系统在图书管理模块调出图书数据，依次完成下载、转换，再使用条码编程打印软件，制作读者条形码借阅证。 3、结语 现代图书馆的自动化管理系统，无论是功能还是结构上，都处于自动化管理的初级阶段，虽然在图书典藏和流通切换的功能模块、数据接口、管理方式上与图书馆实现了初步的对接，但是总体上来说，还没有以网络化带动图书馆管理自动化。在某些功能细节、参数设置、硬件配套上还存在许多不足之处。管理过程的后续工作中还需要人工进行处理和跟进。总而言之，自动化系统管理已经极大地降低了图书馆的工作量，促进了图书馆的现代化发展。 参考文献： 孙武秀.浅谈高校图书馆典藏工作的现状及对策J.科技情报开发与经济，2009（28）：4647