高校实物档案管理存在的问题与对策.docx

高校实物档案管理存在的问题与对策 摘要：高校实物档案是一种特殊载体的档案，是当前高校档案的重要组成部分，对高校的发展起着举足轻重的作用。为了促进高校的健康有序发展，必须加强对高校实物档案的有效管理和充分利用，以便更好地服务于高校的教育教学活动。本文从高校实物档案的内涵和特征出发，分析了当前高校实物档案管理普遍存在的一些问题，力求找出相应的解决策略，从而为高校实物档案管理工作提供指导，以确保高校实物档案管理工作的顺利开展。关键词：高校 实物档案 档案管理 问题 策略 下载 中图分类号：G472.4 文献标识码：A 高校实物档案是反映高校教育教学、科研、社会服务以及社会交往活动中形成的对学校的发展具有一定的珍藏和利用价值的荣誉证书（奖章、奖杯、奖状、锦旗）、名人字画、礼品、徽章等特定物品，是一种特殊的物质实体。高校的实物档案从某一方面反映学校的发展和各方面取得的业绩情况，越来越多的高校都设置了实物档案这一档案管理内容，并逐渐认识到实物档案的丰富的研究价值和利用价值。 1 高校实物档案的主要特点 1.1高校实物档案的多样化趋势增强 高校的活动内容多种多样，涵盖教育教学、科研、外事、党政管理等多个方面，使得高校实物档案的内容呈现多样性。此外，高校实物档案的载体也具有多样性，有纸质、木质、布质等，可以说，它几乎囊括了所有档案材料的载体形式，由此可见其形式的多样性。 1.2高校实物档案的形象性无可比拟 形象性是高校实物档案的一个极其重要的显著特征。高校的大部分实物档案大都形象性强，给人们留的印象也深刻，能够激发人们的情感和联想，这是其他形式的档案无法比拟的。 1.3高校实物档案具有较强的独特性 高校实物档案的独特性主要体现在以下几个方面：一是实物表现性。高校实物档案的信息记录形式与传统的纸质档案和声像档案，以及电子文件档案等记录信息的方式迥然不同，是以具体实物为表现形式的。二是艺术性。高校实物档案无论是在用料的选取或者在造型的设计上，都体现了一定的艺术造诣，代表着一定的技术发展水平，充分显现出实物档案的艺术性。 2 高校实物档案管理存在的问题 2.1收集不全，归档率低 实物档案载体的特殊性，不易引起相关人员重视，对其归档的意识比较淡漠。此外，还有就是实物档案有的是反映和体现了获得荣誉的部门的工作业绩，有的是知名人士、领导等的题词，挂在办公室里也能够“装点门面”，往往不愿把自己亲苦挣来的荣誉拱手“让”给档案部门，有点“奇货可居”的心态。再者，一般这些实物档案产生的部门相对分散，这给收集工作带来很大不便，使得实物档案的归档率不高。 2.2保存分散，管理混乱 高校实物档案主要分散在各个院系或者不同部门，成了这些部门自己的“私有物”。这些荣誉实物刚得到时可能被挂在部门显眼的位置，受到人?的“瞻仰”，随着时间的推移，尤其是新荣誉、更高级别荣誉的到来，往往就会被“束之高阁”，长时间被堆放在仓库或某个角落里，失去了原有的光辉，加之没有分类整理和存放，使得实物档案的管理相当混乱。 2.3实物档案的保管条件令人堪忧 高校院系和部门众多，有些不被重视，没有专门的柜架存放，堆放比较杂乱无章，保管条件令人堪忧。由于其载体特殊，哪怕是在综合档案管理部门，往往也缺乏专门的档案装具，也多是堆放在传统档案柜架里，大的实物档案往往只能放在柜架上面，落满灰尘，对实物档案造成很大损害，非常不利于档案的安全、长久保管和利用。 2.4实物档案的开发利用率不高，实用价值得不到体现 目前大部分高校的实物档案收集后，基本上都存入了库房，很少得到有效利用，从而失去了其价值。究其主要原因有两个方面：一方面，档案人员对实物档案的重视不够，认为实物档案与教育教学关系不大，过多地注重纸质档案的管理和开发利用；另一方面，由于高校实物档案是一种特殊载体的档案，加之其形状和具体规格大小不一，无论是存放实物档案的库容量，还是装具都很难满足需求，因而，也就更不必说对实物档案开发和利用了。 3 加强高校实物档案管理的相关策略 高校实物档案作为高校发展历程的见证，对高校的发展产生了深远的影响，因此，必须加强重视对实物档案的管理，采取一系列可能的措施，全面提升实物档案的管理水平。这就对高校档案工作者提出了要求，一定要创新思维，改变传统的档案管理理念，努力做好实物档案管理工作。 3.1加强高校实物档案的统一保管，集中归档 鉴于高校实物档案在高校的发展中所起到的重要的作用，所以必须严格按照相关档案管理的规定，加强对实物档案的统一管理，做到集中及时的归档。高校首先要做好实物档案的收集整理、归档工作，并具体贯彻落实好，将这些工作纳入各院系、各职能部门的职责范围。高校档案管理部门要做好实物档案的登记和接收工作，建立相应的奖励机制，调动全体教职工的积极性，增强他们对实物档案的重视力度。 3.2确定高校实物档案的收藏范围，规范具体的保管方法 在高校实物档案方面，各高校应该根据自身实物档案的具体特点和实物档案工作实践来确定收藏范围，并确定具体的保管方法。高校实物档案的收藏并不是漫无目的的收藏，根据多年的档案管理实践经验，笔者认为，高校实物档案的收藏范围应该涵盖以下几个方面：一是各级领导以及社会知名人士来学校检查指导工作或者参与重要活动时为学校的留言、题词和赠送的字画；二是在学校举行的教育教学、科研立项、党政管理以及社会服务等活动中获得的各项奖励（包含奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、荣誉证书等）；三是本校与国内外其他兄弟院校交往活动中受赠的能够反映校际之间友好关系的纪念品等；四是本校知名校友赠送给母校的各种具有保存和利用价值的，便于保管的特定物品（包含校庆接收的各种符合条件的纪念品等）。由于高校实物档案形态各异、大小也不一样，加之所用的装具也不尽相同，因此，具体的保管方法也有所不同。比如，对于一些可以折叠或者体积相对较小的实物档案，比如奖旗、证书等之类的，为了方便将来查询利用，可以将其贴好标签后分类别按顺序放入实物档案盒中进行保管；而一些体积相对较大或者规格不统一的实物档案，比如奖杯、纪念品、字画等，可以在贴好标签后放在陈列柜或专用柜中保管，也可放在特制的装具里，当然，为了充分发挥其宣传作用，最好将一些特殊的实物档案放在阅览室的展览柜或会议室中，便于及时参观。对于停用的归档印章应盖在制作好的表格上，并在表格内填写与实体相同的编号和有关内容，再将印章清洗干净，装在特制的木格盒子里，印模向上，将印有印模的纸一同归档。 3.3建立完善的实物档案管理制度体系 建立完善的实物档案管理制度体系。各个高校应该结合本校实际情况，制定高校实物档案管理办法实施细则，完善档案管理制度体系，以规范高校实物档案管理工作。作为学校领导层，应该把实物档案管理工作列入议事日程，对实物档案管理中存在的问题，要及时研究、及时解决，要明确档案管理人员的工作职责，加强指导和管理，制定一套完整的管理考核制度，并确保各项制度得到落实。 3.4增强档案管理人员的保护意识，加强高校实物档案管理队伍建设 高校的档案管理人员，首先要增强自身的实物档案的保护意识，在日常的工作中做好对实物档案的保护工作。而作为高校档案管理部门，要加强自身队伍建设。一方面，加强对本部门现有档案管理人员的培训，具体培训他们的业务知识和文化素养，尤其是培养对实物档案的管理经验；另一方面，各高校档案部门，要引进具有实物档案管理专业知识和经验的人才，增强整个管理队伍的实力。通过相关努力，打造一支具有现代化管理水平的档案管理队伍。 3.5要提高高校实物档案利用率，提升校园文化建设品位 高校实物档案的收集、整理和保管目的不在于束之高阁，不闻不问，最终目的在于更好地利用，服务于高校的发展。因此，作为一线的高校档案管理人员，尤其是实物档案管理工作者，要利用自身的专业技术和专业知识，积极主动地开展相关服务，充分发挥高校实物档案的潜在价值。尤其要充分发挥实物档案在高校学生教育中的激励和教育作用，增强学校的凝聚力，真正体现出实物档案管理的价值，从而为高校校园文化建设提供强有力的保障。 4 结束语 高校实物档案的管理可以说是高校档案管理的一个重要组成部分，对高校的发展具有至关重要的作用，作为高校的档案管理部门以及档案管理人员，应该认真探索高校实物档案的管理方法，?姆?务学校教学、科研、党政管理的思想高度出发，最大限度地发挥自身的主观能动性，做好本职工作，努力推进实物档案管理的现代化、规范化。 参考文献： 濮仁沛.实物档案的规范管理J.北京档案，2006（3）：38. 李涛.高校实物档案管理和利用浅议J.科技档案，2010（1）：13- 14. 于鲁霞.对高校实物档案规范化管理的探索J.兰台世界，2010，6（12）：45- 46. 卢剑虹.浅谈加强实物档案的管理与利用J.图书档案管