销售部内勤管理制度

1 / 8 销售部内勤管理制度 销售内勤部的工作是销售人员内外交流的桥梁，是客户联系的纽带，起着举足轻重的作用，因此销售部门所有工作都要经过严格慎密的审核，确保万无一失，销售内勤的工作根据其岗位的特性，主要分为以下内容： 一、 销售助理工作职责 1、 汇总编制业务人员年度、月度及每周工作总结，督促业务人员市场开发及新客户开发情况并做成报表呈交总经理以便公司确立完善的销售管理制度。制定资金回笼使用计划，督促业务人员的应收账款；核实业务人员差旅费报销单、出差路线图、费用的明细，监督其业务费 用按规定使用。 2、 汇总业务人员每月的询价此次、出差天数，呈报公司领导，以使对业务人员进行考核。 3、 制定月度、季度、年度销售合同汇总，对销售和单单合同执行情况进行跟踪、督促，编制每个月、季、年度合同履行情况的统计表并归档装订。将结果报销售经理，根据需要，合同执行情况可反馈给顾客。 4、 接、收、发、保管一切商务来电来函及文件。定期为客户寄送产品宣传资料和邮件广告等。对客户反馈的意见进行及时传递、处理。做好客户资料的管理工作，建立客户档案，维护客户信息，分析和整理客户长单信 息以及库存2 / 8 情况和备货情况。 5、 按合同要求给制造商做好衔接工作； 6、 根据合同编制应收账款明细，并对应收帐款实施管理； 7、 协助业务人员回款，提供应收账款及其相关信息；负责每月对所负责客户的对账、开票及协助销售经理收款。 8、 协助销售人员编写商务文档，编制投标文件。对合同规定内的文件如质检报告、合格证等相关文件的制作； 9、 按要求进行市场信息及同行动态收集并每天提供信息简报，每天整理销售经理和销售 专员前一天送货单据的复核（货品、单价等）。并上报销 售经理。 10、 制定订电话销售计划，掌握电话销售技巧，积极开拓市场，按时完成公司下达的销售任务；电话拜访客户，发送产品资料。 11、 协助销售经理和销售人员输入、维护、汇总销售数据；每天追踪当天所负责客户的送货情况及时与调度联系并短信回复客户和汇报销售经理。 12、根据公司的营销政策建立核算总账及明细账目，按时登记明细账目；未开发票的合同，建立发票预约机制，做到发票开出已否心中有数，有据可查； 13、根据公司营销管理制度准确有效开展业务人员销售费用的会计核算、管理、 服务，如出差费用的结算、报销、3 / 8 提成的核算等工作； a) 每个月度对合同履行，资金回笼，业务费支出情况进行统计和上报； b) 与财务人员做好发货、回款情况的对接； c) 与本公司财务人员及客户单位做好对账业务工作。 14、每月应收对账函 100%完成； 15、每天对要到期客户向业务发短信息提醒。超期应收款未收回的，销售助理承担 30%的责任。 16、完成领导交代的其他任务。 二、销售内勤工作职责 1、根据客户授信金额及授信期限，按公司 制订的当前销售价格表来执行销售价格开单。 2、根据业务销售定单及业务提交缴款单及时录入电脑保证数据的准确性。 3、根据销售定单及客户分切订单，与仓库调度、分切车间沟通安排送货及分切，以便及时向销售部及客户反馈信息。 4、及时处理客户反馈意见及时解决客户的客诉问题，做好售后服务。 5、每天出货品销售汇总表，确保内容真实数据准确。 6、对时间有一定的管理能力（客户的开票时间等）。 4 / 8 7、对存根单据的装订及管理。 8、完成领导临时交办的其他任务。 9、与生产部门密切沟通，从合同的定制、执行、完成、发货跟踪，并进行记录，做到销售合同有据可查。 10、建立客户档案管理体系，包括联系人、合同明细等。 11、与物流部门密切沟通，了解产品发货情况。 三、采购助理工作职责 1、按公司采购流程下单、签合同、发货的跟进，随时与工厂保持联系，了解货物生产周期及到货时间，并于每周出 “ 采购进货情况表 ” （含已订未发及在途货物），确保货物不断货、不积压。 2、对公司各类货物的品名、规格、件装、令包、用途及产地，随时 掌握货物库存情况，并定期向上级汇报与公司相同或类似产品的 “ 最新市场价格信息报表 ” 。全面收集市场信息，做货品进、销建议。 3、货物到库、入库、仓库库存量的及时性准确性，及时将货源信息反馈到销售部。 4、根据仓库货物验收情况，如有不合格货物，立即上级领导汇报并马上与厂家联系，协商书面处理方案，并书面通知财务扣款并负责客诉处理，从接到客诉处理不超过 10天，保证无供应、业务或财务抱怨或投诉。 5 / 8 5、应付 账款记账与核对工作（合同、入库及进项发票三者间品名规格数量及价格一致）的及时性，月末编制应付款对账表及与供应商核对工作，保证于次月 15 日前将有供应商确认的对账函交主办会计。并于每月 25 日前向出纳提交审批手续齐全的付款申请表，由出纳安排付款。 6、每月月底按时交应付款报表及对仓库进行定期盘点。 7、每月对订单、合同及入库单等相关单据进行联号装订工作 8、完成领导临时交办的其他任务。 一、总则： 1、销售内勤须具备的条件 品高尚，具有 较高的素质； 工作认真负责，一丝不苟； 一定社会阅历 ,热情周到 ,不卑不亢； 正无私 ,做事情不以个人感情用事； 公司的产成品有一定了解； 一定文案水平，可以独立处理一些合同、文件，能草拟常用文稿； 得一定合同法、统计、财务知识； 熟练操作电脑常用办公软件。 二、工作细则： 6 / 8 1、与市场销售人员的联系 责销售人员与公司的信息交流，随 时保持与市场销售人员的电话沟通，销售政策及公司文件的及时传达； 市场销售人员反馈的信息及时整理总结，上报销售经理； 助销售人员完成各类信息的收集、录入、统计、分析工作； 售人员所需资料的整理、整合、存档； 周工作小结及市场销售数据报表的收集、整理，及时上报销售经理； 常材料 (包括办公用品、名片、彩页等销售资料）的准备； 期电话拜访客户，及时了解客户的经营状况、库存状况及市场需求，并作好记录 。 2、对寄件、发货、开票、客户的管理 寄出材料、样品的登记、查收、核实工作； 户材料 (证照、证书、开票信息 )的核实登记、归档； 、发、处理、保管一切商务来电来函及文件； 客户反馈的意见按轻重缓急及时传递和汇报； 立客户档案，并提醒、督促回访； 销合同的制定、存档、登记 7 / 8 按销售人员与客户达成的意向对合同进行起草、制定；对合同执行情况进行跟踪、督促，建立每个合同的合同档 案，编制每个月、季、年度合同履行情况的统计表； 责对销售订单的审核工作，同时开据出库单； 货 发货前需确认客户订货订单及销售清单，记录发货数量、金额；发货时确认产品质量；确认发货方式的选择，发货时限的选择，货物的跟踪、以及合同上货量的多少，并及时汇报销售经理； 票 开发票前需确认开票品种、单价及数量是否与订单内容相符； 3、销售部内部管理 日常材料的复印、盖章等的工作； 助销售 人员进行资金整合、回笼等工作； 责本部门文件的收发工作及部门资料的档案管理工作； 责销售统计及分析工作，按时做好日报、月报、年报，上报销售经理； 司对外业务的交流 负责编制销售计划以及销售计划的督促、落实；负责客户业务往来和登记管理，负责客户档案的分类建立和保8 / 8 管，负责各类政策文件、销售合同、数据资料的保管； 4、对外招商 托互联网平台对外公司招商信息的整理和发布； 责招商信息的处理、回馈、 联系； 责潜在客户及意向客户的电话接访、并及时汇报销售经理； 公司必联采购网、卓创资讯网、阿里巴巴网等行业网站的查看，网络信息的管理和维护。 三、办公室内务