销售行业财务管理制度

1 / 22 销售行业财务管理制度 一、资金管理制度 1、现金管理 金科目设两个子目 体核算见第二章。 纳应保证库存现金的日清日结，月末应编制银行存款余额调整表，以保证银行日记账账实相符。货款现金必须送存银行，不准坐支。 存现金定额核定为 5000 元，如有多余费用现金应该及时送存银行，保证现金安全。 计应定期、不定期对库存现金进行监盘，每月至少监盘三次，编制 “ 库存现金盘点表 ” ；审核出纳编制的 “ 银行余 额调整表 ” ，对未达事项进行落实。 2、银行存款管理 售分公司资金实行收支两条线的原则。各销售分公司必须开设收支两个银行账户，即货款户和费用户；账户资料交股份公司财务部备案。货款账户只收不支，所有货款回笼到该账户；费用账户用于销售分公司的各项费用、税金等支出结算。 开账户。销售分公司不得随意开设银行账户，若因业务需要而必须开设新的银行账户，需报告股份公司财务部同意。银行账户要及时进行清理，对于用途不大的银行2 / 22 账户要及时消户，并报股份公司财务部备案。 款。对于销售回款要及时汇入总部银行账户，销售分公司的货款账户余额达到 2 万元时，或货款停留达一周以上，必须即时汇入股份公司总部指定账户，每月 25 号前必须把所有货款账户的余额汇入总部账户。 用账户。销售分公司的费用开支等所需资金由股份公司财务部根据月度预算下拨至各分公司的支出账户，具体办法详见费用管理制度。 票管理。凡不能用现金收付款的各项业务，一律应通过银行转帐进行结算。 （ 1）公司支票的购买由出纳员负责，并填写支票备查簿，支票备查簿由销售公司财务 经理保管。 （ 2）空白支票由出纳员负责保管，签发支票所需的财务章由财务经理保管，人名章由出纳保管。 （ 3）现金支票只能由出纳员从银行提取现金时使用，公司与其他单位之间金额在结算起点以上的经济业务往来，一律使用转帐支票。 （ 4）各部门或个人因工作需要领用支票时，应填制规定的借款单，由部门经理和财务部门经理审核签字，并报分公司总经理批准后，由出纳人员签发。借款人应在支票领用之日起，十日内到财务部办理报销手续，其程序与现金支出报销程序一样。支票领用人应妥善保管已签发的支票，如3 / 22 有丢失应 立即通知财务部门并对造成的后果承担责任。 （ 5）出纳员不得签发不确定的日期的支票，不得签发任何种类的空白支票，当付款金额无法确定时，可签发限额转帐支票，并写明用途和收款单位。 （ 6）财务人员不得在支票签发前预先加盖签发支票的印章，签发支票时必须按编号序顺使用，对签错的支票或退票必须加盖 “ 作废 ” 戳记并与存根一起保管。 （ 7）应及时登记支票登记簿，与银行及时核对存款余额。 3、银行承兑汇票的管理规定 公司收取银行承兑汇票必须经股份公司财务部（书面报告）才 能收取，严禁收取省辖的银行承兑汇票及注有 “ 不得转让 ” 字样的银行承兑汇票。 行承兑汇票的票面要素必须齐全：日期大写；金额大、小写要一至；并必须有银行的 “ 汇票专用章 ” 的钢印或红印（目前只有农行为钢印，其他银行均为红印）。银行承兑汇票下面左边 “ 承兑申请人盖章 ” 处必须由承兑汇票申请单位（即出票单位）盖上预留银行印签，出票人的全称与出票人签章的财务专用章必须完全一致，一字不漏，收款人的全称、账号、开户行必须核对无误。 行承汇票的出票人必须具备下列条件： a、在承兑银行开立存款账户的法 人以及其他组织； b、与承兑银行4 / 22 具有真实的委托付款关系； c、资信状况良好，具有支付汇票金额的可靠资金来源。 为了规范销售公司财务报销及核算程序化、制度化、特制定本制度 第一条 销售公司实行独立核算制度 第二条 正常情况酒业本部必须开发票给销售公司调拨，调拨价必须符合税务有关规定 第三条 销售公司进行预算管理制度，销售公司必须制定本年度销售费用比例数 第四条 销售公司必须提供销售公司管理办法，以备财务核算 第五条 财务管理规定： （ 1） 货款实行银行交易制度，原则不能欠款，特殊情况需要欠款时，销售公司必须出具相关证明（欠款单或者别的制式单据，须有部门领导签字担保） （ 2） 费用报销必须严格执行详细名目报销制度，以备年底费用汇总、核对、分析及为下年度费用预算做基础，明细具体为：汽车费用、办公、发货运费、促销费用（分类更详）、广告、工资、提成、职工福利、进店费等 （ 3） 签订大批量长时间销售合同时，需在财务部留档，货款采 用预收货款方式，需要提货时再开具商品调拨单，同5 / 22 时财务部下预收账款，销售会计根据商品调拨单为 客户建立销售台账，一边相关返利的核算、备查 （ 4） 无合同零售商，应遵循先款后货的原则，特殊情况可参照相关欠款规定 （ 5） 酒店销售必须签订购销合同，根据合同规定的结款方式财务部采取相应的措施，滚结或月结的酒店必须有酒店送货审批单，部门负责人需签字担保，酒店送货单上必须有对方酒店签章，业务员当天送货单复印件留财务做账，原件自己妥善保管以便结账，现结酒店采用无合同零售商同一办法 （ 6） 销售过程中如需采购促销品时，需提供采购计划单，部门负责人及相关领导签字后，报采购部采购，购回后 办理相关入库，销售部凭相关单据领取 （ 7） 销售部发放促销品时，需提供客户赠品签收单，注明客户名称、电话及具体赠品 （ 8） 相关现金返利兑付采用银行转款方式，客户需提供开户人姓名、开户行详细名称、银行账号 1、 现金管理 金科目设两个子目 体核算见第二章。 纳应保证库存现金的日清日结，月末应编制银行存款余额调整表，以保证银行日记账账实相符。货款现6 / 22 金必须送存银行，不准坐支。 存现金定额核定为 5000 元，如有多余费用现金应该及时送存银行，保证现金安全。 计应定期、不定期对库存现金进行监盘，每月至少监盘三次，编制 “ 库存现金盘点表 ” ；审核出纳编制的 “ 银行余额调整表 ” ，对未达事项进行落实。 2、银行存款管理 售分公司资金实行收支两条线的原则。各销售分公司必须开设收支两个银行账户，即货款户和费用户；账户资料交股份公司财务部备案。货款账户只收不支，所有货款回笼到该账户；费用账户用于销售分公司的各项费用、税金等支出结算。 开账户。销售分公 司不得随意开设银行账户，若因业务需要而必须开设新的银行账户，需报告股份公司财务部同意。银行账户要及时进行清理，对于用途不大的银行账户要及时消户，并报股份公司财务部备案。 款。对于销售回款要及时汇入总部银行账户，销售分公司的货款账户余额达到 2 万元时，或货款停留达一周以上，必须即时汇入股份公司总部指定账户，每月 25 号前必须把所有货款账户的余额汇入总部账户。 用账户。销售分公司的费用开支等所需资金由股份公司财务部根据月度预算下拨至各分公司的支出账7 / 22 户，具体办法详见费用管理制 度。 票管理。凡不能用现金收付款的各项业务，一律应通过银行转帐进行结算。 （ 1）公司支票的购买由出纳员负责，并填写支票备查簿，支票备查簿由销售公司财务经理保管。 （ 2）空白支票由出纳员负责保管，签发支票所需的财务章由财务经理保管，人名章由出纳保管。 （ 3）现金支票只能由出纳员从银行提取现金时使用，公司与其他单位之间金额在结算起点以上的经济业务往来，一律使用转帐支票。 （ 4）各部门或个人因工作需要领用支票时，应填制规定的借款单，由部门经理和财务部门 经理审核签字，并报分公司总经理批准后，由出纳人员签发。借款人应在支票领用之日起，十日内到财务部办理报销手续，其程序与现金支出报销程序一样。支票领用人应妥善保管已签发的支票，如有丢失应立即通知财务部门并对造成的后果承担责任。 （ 5）出纳员不得签发不确定的日期的支票，不得签发任何种类的空白支票，当付款金额无法确定时，可签发限额转帐支票，并写明用途和收款单位。 （ 6）财务人员不得在支票签发前预先加盖签发支票的印章，签发支票时必须按编号序顺使用，对签错的支票或退票必须加盖 “ 作废 ” 戳记并与存根一起 保管。 8 / 22 （ 7）应及时登记支票登记簿，与银行及时核对存款余额。 3、银行承兑汇票的管理规定 公司收取银行承兑汇票必须经股份公司财务部（书面报告）才能收取，严禁收取省辖的银行承兑汇票及注有 “ 不得转让 ” 字样的银行承兑汇票。 行承兑汇票的票面要素必须齐全：日期大写；金额大、小写要一至；并必须有银行的 “ 汇票专用章 ” 的钢印或红印（目前只有农行为钢印，其他银行均为红印）。银行承兑汇票下面左边 “ 承兑申请人盖章 ” 处必须由承兑汇票申请单位（即出票单位）盖上预留银行印签，出 票人的全称与出票人签章的财务专用章必须完全一致，一字不漏，收款人的全称、账号、开户行必须核对无误。 行承汇票的出票人必须具备下列条件： A、在承兑银行开立存款账户的法人以及其他组织； B、与承兑银行具有真实的委托付款关系； C、资信状况良好，具有支付汇票金额的可靠资金来源。 行承兑汇票期限最长不得超过六个月，即其出票日期与到期日不得超过六个月（含六个月，但不能多出一天）。转账背书回股份公司的银行承兑汇票，必须取得连续背书，第一背书人必须同票面收款人全称完全一致，一字不漏；第二背 书人同第一背书人相同，依次前后衔接，最后一9 / 22 次背书转让的被背书人是票据的最后持票人。 用社无开具银行承兑汇票的资格，因此信用社出具的银行承兑汇票为无效银行承兑汇票。各分公司收取的银行承兑汇票必须在当地向开票银行查询确认其为有效的银行承兑汇票，并确信开票银行到期有能力付款（支行级的银行），才能发货。 公司收取的银行承兑汇票除了通过分公司开户行向开票银行查询外，还必须带银行承兑汇票到分公司开户行找银行票据的专业人士辨别银行承兑汇票的真实性及有效性。如收到的银行承兑汇票是同城银行 开出的，要求财务经理亲自到出票行落实该票据的真实性和有效性。 4、借支制度。公司人员借支应该根据需要核定额度，填写借支单，由财务经理和销售分公司经理审批。上一笔借支未清账，不得再次借支。公司员工出差借时需附经审批后的出差申报单。 5、关于严禁非授权人员向经销商（客户）收（借）取 “ 钱、物 ” 的规定 为防范风险，防止经济纠纷，现就关于禁止分公司员工到经销商（客户）处借款、借货事宜规定如下： 1、股份公司严厉禁止销售分公司任何人员到公司的任何经销商（客户）处借款、借货；禁 止业务人员为任何经销商（客户）带款、带货。 10 / 22 2、销售分公司财务经理要负责给与分公司有往来关系的每一个经销商法人发一份书面函件（一式二份并盖公司财务章，由分公司总经理签发，经销商法人签章确认后，分公司财务部回收一份存档备查，经销商自留一份），明确股份公司严禁业务员到经销商（客户）处借款、借货及其他任何经手钱、物的事情。 1、应收账款的管理 为了进一步规范销售，减少经营风险，保证公司的财产安全，最大限度在减少呆账、坏账，对销售分公司应收账款的管理作出如下的规定： 司的产品销 售规定是： “ 现款现货、款到发货 ”的原则，所以原则上销售分公司月末不允许有应收货款余额。 销售分公司原则上不允许赊销，对确需赊销的，应先向股份公司财务部提出书面报告，报告中必须要说明出现应收账款单位的资信状况（包括其经营资格、资信状况及经营能力等）并有分公司总经理、财务经理签署意见，报告经股份公司财务部、销售总监、总经理审批，且该应收账款的期限不能超过一个月。对应收账款超过一个月的单位，分公司必须及时书面报告股份公司财务部并采取措施，并指定专人负责解决。 应收账款的分公司财 务经理每月应编报 “ 应收账款账龄分析明细表 ” 对分公司的对外应收账款作详细的11 / 22 分析，不得只报余额不作账龄分析。每月末都必须与经销商对账，并获得经销假商签字、盖章的确认书。 售分公司不得以 “ 应收账款 ” 来调节销售额，任何虚增虚减 “ 应收账款 ” 发生额、人为提高或降低销售业绩的做法，均属做假账的违规行为，一经查出将按违反财经纪律从严处理分公司总经理和财务经理，分公司必须要加强对应收账款的管理，坚决杜绝呆、坏账的发生，特别是分公司财务经理，绝不能做假账，否则，股份公司将追究当事人的经济责任，直至免职。 2、内部往来管理 科目按单位设置明细科目 : 收到大连分公司开具的税票时 ,按税票上的价款借记 “ 库存商品 ” ，按税票上的税额借记 “ 应交税金 项税额） ” ，按税票总额贷记 “ 内部往来 ” 。当分公司把货款划回股份公司总部时，借记 “ 内部往来 ” ，贷记 “ 银行存款 。 份公司拨付给各销售分公司费用时，分公司借记 “ 银行存款 ，贷记本科目。 了保证股份公司与大连分公司、各销售分公司的往来账项清楚准确，有据可查， 所有往来账项均需使用有编号的一式三联的转账通知单，转账通知单由经济业务发生的单位填写，并送交双方同时入账。内部往来业务12 / 22 必须每月核对，根据总公司的对账单编制一式两份的内部往来调节表，双方各执一份存档备查，调节项目只允许是时间差的调节，并要及时查明原因给予调整。 1 总则 为了加强公司的实物资产管理，加速应收帐款的回笼，确保公司资产安全完整，特制订本规定。 2 销售分公司的性质 售分公司是指在公司住所以外由威孚公司销售部门设立的从事经营活动的具有销售行为的机构，不具备法人资格，不独立承担民事责任及对外签订合同。 售分公司由分公司所在地机关核准登记，发给营业执照。 据国、地税规定，分公司在当地领取销售发票，当地交纳增值税，当地交纳地方税种，所得税由分公司与所在地地税局商定，在当地交纳或返回总公司交纳。 售分公司销售本公司产品时，与总公司及与客户之间均采用开票结算的方式，即总公司将产品卖给分公司，分公司开票将 产品卖给客户，最终客户的应收款项明细及余额反映在销售分公司。 售分公司的库存产品保管责任为销售分公司，其产权属于威孚公司。 公司对销售分公司采用收支两条线，即分公司13 / 22 收到的货款全额入总公司帐户，分公司需发生的各项支出有三种支付模式，第一种：各项费用全部发生在分公司，在分公司利润中列支；第二种：各项费用全部发生在总公司，总公司拨付备用金到分公司，分公司原始凭证到总公司报销，充抵备用金；第三种：一部分固定性费用在分公司列支，一部分可变性费用在总公司报销，至于何种费用在总公司 （分公司）列支，双方事先共同确定。无论采用何种支付模式，费用支出总额都须与分公司经营业绩（主要有销售品种、销售收入、应收帐款余额、应收帐款帐龄、内部利润等指标）挂钩。 3 销售分公司的帐册、报表、票据、凭证设置 于销售分公司是具有销售行为的经营性机构，因此，无论采用何种费用支付模式，其帐册、报表设置都与具有独立法人资格的公司相同。财务上至少应设置以下独立的帐册及报表： 共 7 页 第 1 页 帐册： a. 现金日记帐； b. 银行日记帐； c. 销售收入明细帐； d. 各 类实物资产收、发、存台帐； e. 与客户的往来款项明细帐； f. 各类费用明细帐 外部报表： a. 资产负债表； b. 利润表； c. 财务状况变动表； d. 应交税金表 售分公司用于销售收、发、成本费用核算的票14 / 22 据、凭证，除特殊要求另行印制外，一般可采用威孚公司的空白票据、凭证。 售分公司的公章、财务印鉴为经营活动中的重要法律依据，必须严格专人保管。财务印鉴由公司财务部门统一印制，并由财务部门预留印鉴样本。 4 销售收入及价格管理 售分公司 只限于在威孚公司规定的销售范围内从事销售活动。 品销售价格决定权在总公司，销售分公司可视客户情况在公司允许的最低限价之上进行浮动。 品价格及浮动区间的发文部门为公司财务部门。 于销售额达到一定规模的客户，可根据其销售额及回笼情况在公司每年制订的政策范围内给予优惠，由销售分公司向客户结算，但优惠结算资料须报公司财务部门审核，根据审批金额，由威孚公司结算给分公司。但产品从公司总部运至销售分公司的运费需在结算的优惠内扣除。 于公司规定 的价格销售或超出公司优惠政策范围多结算的让利部分，由销售分公司在包干的费用中承担。 期积压的库存商品，因其无法改制、保养或从经济的角度出发而无需退回公司总部的产品，可由销售分公15 / 22 司提出报告，由公司销售部门与财务部门共同商定处理办法，经公司领导批准后进行处理。 5 资金管理 销售分公司的资金严格实行收支两条线进行处理，货款一律不得截留或挪用。由销售分公司在当地农业银行开立两个银行专户，一个为 “ 收入专户 ” ，一个为 “ 费用专户 ” 。 售分公司业务员从客户收取的 现金货款，必须在 24 小时之内解入销售分公司所在地中国农业银行的 “ 销售收入专户 ” （节假日顺延）。 售分公司的现金货款的收款及解款要及时登记 “ 现金日记帐 ” ， 销售分公司的现金解款及银行汇款要及时登记 “ 银行日记帐 ” 。 共 7 页 第 2 页 现金日记帐 ” 现金收款应登记如下要素：收款日期、客户名称、收款金额、业务员签字，现金解款应登记如下要素：解款时间、解款金额、经办人签字。 “ 银行日记帐 ” 银行收款应登记如下要素：收款日期、收款金额、经办人签字，银行付款应登记如下要素：汇款 时间、汇款金额。 售分公司现金日记帐及银行日记帐要有专人登记、专人保管。 售分公司要及时查询 “ 销售收入专户 ” 余额并督促销售分公司所在地中国农业银行按双方签订的协议16 / 22 及时汇款。（每周四上午及每月 24 日上午汇款，每月 24 日至 31 日按销售分公司要求随时汇款）。 售分公司要及时收齐各类银行回单及银行对帐单，每月要同银行进行对帐，未达帐要每月作银行调节表。 售分公司现金日记帐、银行日记帐、银行对帐单、银行回单、银行调节表等资料作为重要的财务 凭据要有专人保管，每年移送公司财务部门进行归档，年初重新开设帐户。 售分公司会计应对每笔收入、支出凭证的原始依据进行审核，符合财务制度及管理规定后方可入帐，同时要逐日序时登记现金日记帐、银行日记帐，按日登记费用支出明细帐，银行日记帐必须按月与银行帐单核对，差额必须按月编制银行调节表。 用报销规定： 用开支范围主要包括：办公费、电话费、租赁费、税金、水电费、招待费、差旅费、运输费、部分工资性支出、承包性支出、坏帐损失、销售优惠、固定资产、低值易耗 品等。 售分公司应按年、季、月编制费用开支计划，于每月或每季 25 日前将下月（下季）的开支计划送交或传真至公司销售部门，销售部门根据分公司销售业绩提出费用计划意见报财务部门，财务部门报公司分管领导批准后，将17 / 22 开支款汇入农业银行支出帐户。 用列支模式及审批权限： 公司费用统一在分公司报销时： 原始凭证反映在分公司，费用的开支范围和列支渠道执行总公司财务制度规定。分公司费用列支的审批权限： a 办公费、电话费、水电费、运 输费的开支金额在 500元以内由分公司经理审批，开支金额在 500元以上由销售部经理审批。 b 工资、承包费由销售部经理初审，经公司分管领导批准后方可列支。 c 税金由销售部门经理审批后列支。 d 招待费在 500 元以内由销售部门经理审批后列支；招待费在 500 元以上由公司分管领导审批后列支。 e 差旅费按总公司财务制度规定标准执行。 f. 租赁费、坏帐损失由销售部门经理初审，经财务部门审核后报公司分管领导批准后列支。 公司费用统一在总公司报销时： 原始凭证反映在总公司，费用的开支范围和列支渠道执行总公司财务制度规定。费用列支的审批权限与上述条款（ 。 经在公司财务部门报销范围的任何部门和个人的费用不得另行在销售分公司开口子报销，特殊情况由公司总经理审批。 18 / 22 6 库房管理规定 售分公司对库存产品要按月逐笔序时登记收、发、存明细帐，记帐依据为进项销售发票仓库联和销项销售发票仓库联。 公司收到的产品实际数量、型号与发票不符时，应在收到产品的 24 小时之内，将情 况反馈给销售部门及时处理。 售分公司负责人要定期组织仓库实物盘点，并与帐本核对，每月至少一次，盘点后要有盘点记录，编制盘点报表，月盘点报表报销售部门，实物盘点是资产管理的重要内容，应予制度化。 售分公司应单独核算三包产品，实物单独堆放，单独记帐。收到从总公司领取的三包产品和为客户调换产品时，均要逐笔记帐，为客户调换发出三包产品，必须要符合公司规定，有严格的依据和手续，要有三包单位签收单（签收单格式附后），总公司销售部门审核三包签收单后，方能同意分公司领取三包产品，三包 费用统一在总公司列支。 三包产品调换会直接增加公司的费用支出，销售分公司代表总公司进行此项工作中，应做到既维护公司产品形象，又为公司把好关。销售分公司如果借三包产品名义获取分公司或个人利益，均属违纪行为。 19 / 22 三包换下的产品在未返回总公司之前，销售分公司有责任做好除锈工作。三包库应每季进行盘点，填制盘点报表。 品库及三包库发生盘盈或盘亏，由销售分公司出具书面报告，经公司销售部及财务部核实后方可调帐。 7 应收帐款管理规定 售分公司名下的应收帐 款客户，由分公司负责催收，根据其信用程度确定产品赊销政策。 售分公司名下的应收帐款客户，由分公司财务负责对帐，每半年至少对帐一次，并做好双方对帐清单。由于未及时对帐丧失法律时效，对方不认帐的损失，销售分公司应负全部责任。 收帐款的坏帐准备采用直接转销法，坏帐损失的确定必须符合下列条件： 务人死亡，以其遗产清偿后仍然无法收回。 务人破产，以其破产财产清偿后仍然无法收回。 务人较长时间内未履行其偿债义 务，并有足够证据表明无法收回或收回的可能性极小。 应收帐款坏帐的核销应由分公司提出分析报告，提交公司销售部门及公司财务部门审核，公司总部领导批准后方可核销。 对已确认为坏帐的应收帐款，并不意味着公司放弃了20 / 22 其追索权，一旦重新收回，应及时入帐。 如果由于销售分公司工作不力或个人行为造成应收帐款坏帐的，销售分公司或个人应负全部责任。 8 固定资产及低值易耗品的管理规定 使用期限超过一年的单位价值在 2000 元以上的房屋、建筑物、设备、工具等资产均应作为固定资产，除此 外购置的资产、物品作为低值易耗品处理。 售分公司购置固定资产需事前以书面形式报告销售部门，经销售部门研究，报分管领导批准后，销售分公司方能购置。销售分公司对固定资产和低值易耗品均应建帐，专人保管，定期盘点。销售部门财务科应同时建立销售分公司资产管理帐户，定期与销售分公司核对。当销售分公司负责人的工作调动时，所属资产应移交