集团化的大学出版企业内部控制研究.docx

集团化的大学出版企业内部控制研究 摘要:加强和规范内部控制建设,遵守国家法律、法规、规章及其他相关规定,堵塞管理中的漏洞,保障国有资产安全,有效提高企业风险防范能力,努力提高企业的经营管理水平、盈利能力和可持续发展能力,是集团化的大学出版企业自我发展与完善,做强做大,应对挑战,促进企业健康可持续发展的内在要求,也是大学出版企业集团维护社会主义市场经济秩序和社会公众利益的重要责任。 关键词:大学出版企业集团;内部控制;内部环境;风险评估 中图分类号:F27文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)31-0039-03 一、加强内部控制是大学出版企业集团做强做大的内在要求 环顾中外现代企业,一个显著的共识被普遍认知:在企业迅速扩张的时期,当企业整体利益与部门利益发生冲突时,极易出现管理漏洞,造成企业发展中的潜在风险。因此,加强公司的治理始终是一项非常重要的任务,而良好的公司治理必须依赖于良好的内部控制。所谓内部控制,是指为了实现企业经营目标而对运营活动进行监视并纠偏矫正,确保企业计划与实际运行状况动态相适应的行为,是由企业经营管理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。企业内部控制主要包括内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监督五个基本要素。企业内部控制实际上是保证企业防范经营风险、提高运营的效率和效果、确保财务报告的可靠性、提高企业战略目标的实现能力的一张路线图。因此,加强和规范企业内部控制建设,遵守国家法律、法规、规章及其他相关规定,堵塞管理中的漏洞,保障国有资产安全,有效提高企业风险防范能力,努力提高企业的经营管理水平、赢利能力和可持续发展能力,是进行转企改制后的大学出版企业集团自我发展与完善,做强做大,应对挑战,促进企业健康可持续发展的内在要求,也是大学出版企业集团维护社会主义市场经济秩序和社会公众利益的重要责任。 但是,中国目前已经组建成立的大学出版企业集团在内部控制建设上大部分还处于起步阶段,在决策管理层的思想上还尚未引起足够的重视。在进行资本扩张经营时,企业的决策管理层往往把主要精力放在资源整合,进行企业的合并重组、并购,组建大学出版企业集团上,而对组建后的大学出版企业集团的内部控制意识淡薄,甚至是内部控制缺失。主要表现是:有些大学出版企业集团法人治理结构机制不健全,未能及时建立和完善内部控制制度和对成员企业的控制标准,内部监督体系残缺不全,内部审计机构缺失,或虽已设立,但职责权限模糊,任务不明确,形同虚设,根本不能发挥其监督作用,企业的风险识别、评估、控制能力低下。因此,加强内部控制是转制后的大学出版企业走集团化发展之路,实施资本扩张经营战略的内在要求,直接关系到企业集团经营战略目标的实现。 二、努力构建大学出版企业集团良好的内部环境 所谓内部环境,是指对建立、加强或削弱特定政策和程序效率发生影响的各种因素。任何企业的内部控制活动都存在于一定的环境之中,也都必须基于既有的内部环境来进行。大学出版企业集团的内部环境是指各成员企业内部环境的有效整合。内部环境好坏直接影响到大学出版企业集团内部控制制度的执行以及企业经营目标与企业集团整体战略目标的实现。大学出版企业集团的内部环境主要包括:高层管理者的经营管理理念和经营风格、企业集团及其成员企业组织结构的合理设置、企业科学规章制度的建设、董事会职能的发挥、企业责任的分配与授权、人力资源政策及实务、员工的爱岗敬业精神和价值观、员工对工作的胜任能力、企业的执行力、影响企业业务的各种外部关系等。内部环境构成了大学出版企业集团经营与发展的整体氛围。 1.建立规范的法人治理结构,促进企业内部控制的有效运行。由于大学出版企业集团是一个独立法人经济实体,且资本经营正在向国有、民营等资本领域扩张,所以必须建立以股东大会、董事会、监事会、高级管理层等为主体的法人治理结构。法人治理结构的作用主要在于:通过明确出资者、董事会、监事会、经理层和一般职工的决策、管理、执行、监督各层面的地位、职责与任务,在企业内部形成分工和制衡机制,切实发挥相关机构职能作用,为大学出版企业集团内部控制的建立和实施提供强有力的组织结构保障和工作机制保障。企业集团内部控制的具体职责分工是:董事会负责内部控制的建立健全和有效实施,监事会对董事会建立与实施内部控制进行监督,经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。大学出版企业集团要成立专门机构或者指定适当的机构具体负责组织协调内部控制的建立实施及日常工作。要在企业集团董事会下设置专业审计机构。审计机构负责审查集团成员企业内部控制的有效实施和内部控制自我评价情况,协调内部控制审计及其他相关事宜。 2. 增强观念,强化内部控制制度建设。大学出版企业集团全体员工,尤其是集团总部及成员企业各级决策管理层应当自觉树立内部控制理念,增强自觉实施内部控制的意识,而不是被动地控制或流于形式。内部控制能否取得实效关键是要看大学出版企业集团全体员工有没有内部控制观念,特别是企业集团总部及成员企业的各级经营决策管理层是否重视内部控制制度的建设,是否有切实可行的行为策略。国内外成功企业的实践证明,企业所存在的所有有关经营管理方面问题的解决,都在于如何建立一套完整的内部管理控制制度。有制度的企业不一定能够保证成功,但是没有制度的企业取得成功是偶然的,失败是必然的。大学出版企业集团必须强化规范化管理,要根据企业发展战略决策实施的需要,建立健全各种科学可行的内部控制制度。如财务管理制度,全面预算管理制度,人力资源管理制度,物流管理制度,信息管理制度,行政管理制度等,保证在企业的经营过程中能够做到:人人工作有规章,办事有制度,个人服从于整体,局部服从于全局,使生产流程的链条紧密衔接,生产信息畅通无阻,生产绩效有考核,分配政策科学合理,从而为出版企业发展战略决策的贯彻执行创造条件,打好基础。 3. 加强出版企业文化建设。所谓出版企业文化是指出版企业在经营管理过程中形成的、影响企业内部环境和内部控制效力的精神、意识和理念,主要包括出版企业的整体价值观,高级管理人员的管理理念、经营风格与职业操守,员工的行为守则等。大学出版企业集团要培育积极向上的价值观和社会责任感,倡导诚实守信、爱岗敬业、开拓创新和团队协作精神,树立现代经营管理理念,强化风险意识。企业集团的高层管理者应当在企业文化建设中发挥主导作用,创造条件,调动党、政、青、工、妇等各方面的积极因素,发动全体员工组织开展各种形式的有益活动,营造环境氛围,加强出版企业集团的企业文化建设。 大学出版企业集团只有建立良好的内部控制环境,才能保证各项制度的全面落实,才能实现内部控制的目标,进而增强企业集团整体的核心竞争力,为企业集团的健康可持续发展创造良好条件。 三、强化风险意识,建立科学风险评估机制 实践证明,一个企业的经营规模越大,产业链延伸得越长,潜在的风险点就越多。所以,对风险点的管理控制是大学出版企业集团自身及成员企业内部控制的基本要求。由于大学出版企业组建企业集团后,经营规模扩大,经营产品和主体多元,企业集团很难形成统一的控制模式或控制手段,也不可能建立统一的风险预警机制。因此,大学出版企业集团要提高防范风险意识,设立专门的风险管理机构,配备专业的风险管理人员,根据企业设定的战略目标,指导成员企业制定不同的风险评估体系,并结合企业不同发展阶段的经营任务和业务拓展情况,全面、系统、持续地收集相关信息,结合实际情况,及时进行风险评估。大学出版企业集团必须要准确识别与实现战略目标相关的内部风险和外部风险,确定相应的风险承受度,并采用定性与定量相结合的方法,按照风险发生的可能性及其影响程度等,对识别的风险进行分析和排序,确定关注重点和优先控制的风险,尤其是对重大经营项目的投资决策和经营战略的实施或调整,要权衡风险与收益,确定风险应对策略,制定强有力的风险防范措施。风险应对策略一般包括风险规避、风险降低、风险分担和风险承受等策略。风险规避策略是指企业对超出风险承受度的风险,通过放弃或者停止与该风险相关的业务活动以避免和减轻损失的策略。比如,出版企业计划开辟某个出版领域的市场,经分析,该领域正是某些强势出版企业重要防守的阵地,一旦进入,可能会遭受到强势竞争对手的强烈反击,存在巨大风险。在“敌强我弱”的情况下,出版企业一般应采取风险规避策略,而不要轻易采取直接抗衡的做法。风险降低策略是指企业在权衡成本效益之后,准备采取适当的控制措施降低风险或者减轻损失,将风险控制在风险承受度之内的策略。比如,出版企业集团实施资本扩张经营战略,准备并购某些企业时,应对并购对象的资产结构、产品结构、经营能力、盈利潜力等情况进行全面的考察,对兼并该企业可能带来的风险与集团可能获得的战略发展优势进行充分的权衡论证,从中选择风险成本小、收益潜力大的企业作为企业集团的并购对象。风险分担策略是指企业准备借助他人力量,采取业务分包、购买保险等方式和适当的控制措施,将风险控制在风险承受度之内的策略。风险承受策略是指企业对风险承受度之内的风险,在权衡成本效益之后,不准备采取控制措施降低风险或者减轻损失的策略。比如,对某些版权引进、专利权的收购投资项目等。大学出版企业集团在经营过程中,面对复杂多变的市场竞争形势,只有综合运用风险规避、风险降低、风险分担和风险承受等风险应对策略,才能够实现对风险的有效控制。 四、正确实行授权审批的内部控制 大学出版企业集团进行内部控制,要运用相应的控制措施,将风险控制在可承受度之内。其中一个重要措施就是要采取授权审批控制,正确实行在适当集权基础上适度分权的内部控制方法。它具体包括两个方面的内涵:一是适当集权,这是首要和根本的;二是分权,这是适度的和有条件的。 1.大学出版企业集团要适当集权。大学出版企业集团总部必须对成员企业有强大的控制力。如果没有必要的集权,就可能会导致成员企业利用与总部信息不对称的条件,从各自的利益出发进行相关决策,甚至为了获得企业的局部利益而不惜损害企业集团的整体利益或其他成员企业的利益,从而造成企业集团预期的总体目标无法实现。因此,大学出版企业集团总部应当正确地协调内部各成员企业之间的关系,并在一些重大问题的决策上拥有相当程度的集权。主要包括:(1)出版企业集团的战略性决策。(2)出版物重大选题规划项目的论证与决策。(3)出版企业集团成员企业年度财务预算、决算的审批和资金流的集中监控。(4)重大的投资决策,包括成员企业重大有形资产与无形资产的产权买进、收购、兼并、合并和改组等。(5)重大的筹资决策。(6)为其他有业务往来关系的企业做重大经济担保。(7)重要、关键资产处置权。(8)重大的人事权。(9)对出版企业集团成员企业的业绩评价体系建立。 2.大学出版企业集团应适度分权。权利的集中与统一固然可使大学出版企业集团总部与各成员企业步调一致,有利于出版企业集团整体战略及决策的贯彻实施。但是,随着大学出版企业集团规模的不断扩张,管理层次和部门的增多,经营管理的复杂性日益增强,使得企业集团的总体协调难度不断加大,甚至是力不从心。在这种格局下,大学出版企业集团总部很难及时全面地掌握成员企业所有的运营信息。决策权的过分集中,将会延误决策时间,降低决策效率,有时还会因情况不明、信息不对称而影响决策的准确性,甚至导致决策的失误。同时,企业集团成员企业是独立的法人单位,享有自主经营权,过度集权将不利于充分调动他们自主经营与分担责任的积极性。因此,大学出版企业集团在适当强调集权的基础上还要实行适度的分权。具体地说,可考虑将一些权力分解给成员企业的管理者。主要包括:(1)一般的出版物选题策划与出版决策权。一般的产品开发与产品经营决策权。(2)一般经营性财务审批权。(3)一般投资权。(4)一般筹资权。(5)一般人事权。(6)企业内部的工资奖金分配权。(7)一般资产处置权。 五、建立大学出版企业集团有效的信息与沟通制度 1.大学出版企业集团收集的信息必须要保证真实、准确、完整、及时、相关,为内部控制的有效运行提供信息支持。因此,要求企业集团及成员企业必须要准确识别、全面收集来源于企业外部及内部、与企业经营管理相关的财务及非财务信息,并进行合理筛选、核对、整合,提高信息的有用性。 2.大学出版企业集团要将内部控制的相关信息在企业内部各管理级次、责任单位、业务环节之间以及企业与外部投资者、债权人、客户、供应商和监管部门等有关方面之间进行沟通和反馈。对于信息沟通过程中发现的问题,要及时报告并加以解决。对于重要信息要及时传递给董事会、监事会和经理层。 3.大学出版企业集团要利用先进的信息技术促进信息的集成与共享,充分发挥信息技术在信息与沟通中的客观、便捷、快速、完整的作用。要加强对信息系统的开发与维护、访问与变更、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制,保证信息系统安全稳健地运行。 六、大学出版企业集团内部控制的组织实施 大学出版企业集团通常可以采取以下方法和程序建立健全内部控制: 1.成立专门机构或者指定适当的机构具体负责组织协调内部控制的建立实施及日常工作。大学出版企业集团要对企业集团的组织体系、机构设置、营业范围、经营方式、主要业务、运营情况、管理水平、员工情况、财务状况、经营成果以及所处的外部环境等进行全面总结和分析。按照一定的方法,合理归集、构建适应企业经营管理状况和内部控制要求的相关系统,包括职责确定、内部机构设置、职能划分、人员配备等决策管理系统;选题资源、编辑、印制、销售、物流等经营系统;质量监督、会计、统计、审计、计算机信息技术等支持保障系统。对相关系统进行认真研究和梳理,确定各系统运行过程中的主要风险,关键环节和关键控制点,并针对每一个关键环节和关键控制点制定有效的控制措施。采用文字、流程图、风险控制文档等多种形式将各相关系统