浅谈如何做好国有中小型商贸企业内控体系建设工作.docx

浅谈如何做好国有中小型商贸企业内控体系建设工作 摘 要：文章分析了国有中小型商贸企业建设内控体系的必要性，以及面临的困境和存在的不足，提出从内控环境建设、风险评估管理、控制单元设立、信息系统以及内部监督五个方面，做好企业内控体系建设的思路与建议。 下载 关键词：国有中小型商贸企业；内容体系建设 国有企业是改革开放、经济发展和社会稳定的中坚力量，是国民经济的支柱，国有商贸企业是国有企业的重要组成部分，国有中小型商贸企业又在国有商贸企业中占据了相当大的比重，由于受其规模小、人员较少、资本和技术构成较低等诸多现实条件的制约，不少国有中小型商贸企业内控体系建设方面明显不足，甚至形同虚设，这无疑增加了企业的经营风险，减少了企业实现发展目标的保障。 一、国有中小型商贸企业内控体系建设的必要性 1.加强内控体系建设，是维护企业资产安全的前提 有些国有中小型商贸企业只看重短期利益，在不经考察和研究的状况下盲目投资，仓促入市，投资成本很难在短时间内收回，造成企业资产流失；有些则通过同业经营或关联交易出现国有资产转移。因此，对国有中小型商贸企业而言，关键就是按照内控体系建设的要求，规范企业经营管理人员的行为，落实责任追究机制，强化企业各项管理，科学合理制订企业目标，并最终实现企业资产的增值保值。 2.有助于全面提升企业经营管理水平，促进企业可持续发展 当前一部分国有中小型商贸企业随着国际贸易同盟的重新组建，逐渐褪去了政府指令性优待的光环，原有的经营及进口资质优势也将失去；再加之管理水平有限、市场博弈能力不强等制约着国有中小型商贸企业的发展与壮大。国内外企业经营管理实践表明，企业内部控制工作的完善程度反映了企业管理水平的高低，同时，内控体系建设也是提升管理水平以及提高经营效率的有效手段。有资料表明：国内中小型企业的生命周期一般为3-6年。因此，要想实现企业的长远发展，就要加快内控体系建设，规范企业经营运作中的各种管理行为，从而促进企业走向良性发展轨道。 二、内控体系建设面临的困境和存在的问题 1.治理结构方面存在缺陷，人治意识浓厚 现存的国有中小型商贸企业性质大部分为全民所有制企业。实行的是总经理负责制，最高决策机构为经理办公会，单位负责人权利高度集中，管理层级相对简单，又不能有效听取来自基层、中层员工的意见，这就使得决策缺乏可行性、缺少操作性，从企业领导层到普通员工对于内部控制管理的意识薄弱，没有足够的认识和高度的重视，因此就很难形成科学决策、民主决策。 2.经营目标不明确，缺乏长远战略规划 很多国有中小型商贸企业因经营缺乏明确的目标、战略定位缺乏科学性、战略选择缺乏实践性，使得企业在经营过程中出现捉襟见肘的情况，很难将其做精做强。企业内部控制应用指引明确指出，企业内部控制最终所追求的就是如何通过强化风险管控促进企业实现发展战略。发展战略为企业内部控制指明了方向，内部控制又为企业实现发展战略提供了保障。看来企业发展战略和内部控制是相互依存、密不可分的，制定和实施发展战略对于企业内控体系建设与运行的重要性不言而喻。 3.自主生存意识薄弱，风险意识差，内控体系建设很难与环境变化相适应 一部分国有中小型商贸企业习惯于计划经济下的经营方式，仍然存有“等、靠、要”的思想，缺乏必要的竞争意识，抵御市场风险能力差。管理层对内控体系没有足够的认识和高度的重视，或是认为只要建立了内控体系，企业的经营与管理便可以高枕无忧了；或是被动地遵守内部控制相关规定，生搬硬套其他企业的内部控制制度，便作为自己企业的内控体系加以实施，既不符合本企业经营管理活动的实际情况，也不能适应内外部环境的变化，很难在企业内部实施与运行，营造不了风险意识和竞争意识。 4.人力资源管理基础薄弱，不相容职务未做到完全分离 国有中小型商贸企业因资金投入不足，决策层对人力资源管理的关注程度不够，使得人力资源的各项管理活动都受到不同程度的制约。又因企业规模和人员数量的特殊性，无法做到专职专人负责，有些企业在存货与仓储业务中人员配置明显不足，保管、收发、记账均由一人包办，在形式上违反了不相容职务相互分离的要求，即：在一般情况下处理每项经济业务全过程或者在全过程的某几个重要环节必须经过两个或两个以上的部门或人员分工负责，起到互相制约的作用。 5.信息与沟通渠道不畅，监督机制不健全 目前，很多国有中小型商贸企业并没有建立科学的信息传递机制，遇到问题不能及时报告和反馈，发生问题后又因监督制约机制缺乏，追究责任不到位，往往导致企业经营受损。例如，经营木材业务的某国有商贸公司因货物保存不当而导致部分木材发霉，库存管理部门未及时上报销售部门和采购部门，又赶上销售旺季，结果导致存货木材远远不能满足客户的需要，待发现问题再去采购，不仅增加了公司经营成本，也给企业利润带来了损失。出现此类问题后，又因权责不清、责任不明，相互推诿，最终还是由企业承担管理失误造成的损失，这样就很难实现国有资产的增值保值。 三、加强国有中小型商贸企业内控体系建设的建议 1.明确内控管理目标，诊断与完善内部环境先行 目前，我国众多的国有中小型商贸企业在发展的过程中，积累了一定的管理经验，制定了相应的制度、管理办法和文件。上述企业要开展内控体系建设工作首先应对公司现有治理结构、制度、管理办法、文件、业务流程进行全面的收集和整理；其次是与标准化内控要求和规范仔细进行对标，诊断发现并总结出公司管理经营过程中存在的内控缺陷；最后是依据整改方案，对现有的治理结构、流程进行调整，对现行的制度、管理办法、文件做出相应修订，完善并设计适合本企业标准的内部控制风险矩阵及各流程控制点，为内控体系建设做好基础准备工作。 2.建立风险评价机制，实行风险评估的动态管理 国有中小型商贸企业面临激烈的市场竞争，风险无处不在，企业要想生存和发展，就必然要面对来自内外部的各种各样的风险。在企业的经营管理过程中，应当在建设内部控制体系时，对内外部各种风险因素进行科学分析和评价，建立适合企业所处特定社会经济环境的风险评价和控制机制，准确地识别风险，采取有效地风险应对策略。至少应当每年对风险进行一次系统评估，及时发现新环境、新业务带来的新风险，动态地调整风险评估结果。 3.做好内控体系布局规划，设立良性的控制活动单元 对于国有中小型商贸企业而言，首先就是对公司现有各业务板块在产品种类、业务模式、资源优势、经营状况、政策影响等方面进行全面摸底，界定出企业的控制活动循环的规律和特点。例如，企业的采购循环就应注意请购单、订购单、采购单等的授权与审批，要注意对采购的单价、质量、数量的审核等。其次是将内部控制措施嵌入控制活动中，针对关键风险点强化控制措施，确保落实到经营流程中，保证管理目标的实现。 4.建立顺畅、高效的信息传递系统 基于国有中小型商贸企业的发展现状，普遍存在获取信息渠道单一，贸易环境的认知不足、经济发展政策的把握不够等这些客观情况，再加之企业内部信息传递与反馈系统不畅，相互间沟通协调不灵，信息传递过程中的商业秘密泄露等，内部控制体系就更难以有效实施。因此，一是企业应当根据自身的发展战略、风险控制、业绩考核特点，建立内部报告指标体系。二是企业应当完善内外部重要相关信息的收集机制和传递机制，将信息通过内部报告传递到企业管理层级，以便及时采取应对策略。三是规范企业内部与外部的信息沟通，建立严格的内部报告保密制度和保管制度，保证企业内部信息的安全性、可靠性。 5.加大内部监督力度，确保内控体系有效运行 大部分的国有中小型商贸企业，因人手不足、力量薄弱等原因无法有效对内部控制履行监督职责，通常没有正式持续的对内部控制的监督活动，因此，首先要建立健全内部监督制度。明确监督的组织架构、岗位设置、岗位职责、相关权限，形成规定性制度，实现内部监督的常态化管理。其次是通过实施监督，预防和发现内部控制缺陷，查找出企