项目一采购与仓储实训.doc

项目一：采购与仓储实训岗位认知：采购管理岗位的主要职责：认真执行公司采购管理规定和实施细则，严格按采购计划采购，做到及时、适用，合理降低物资积压和采购成本。对购进物品做到票证齐全、票物相符，报帐及时。熟悉和掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购。注重收集市场信息，及时反馈市场价格和有关信息。合理安排采购顺序，对紧缺物资和需要长途采购的原料应提前安排采购计划及时购进。严把采购质量关，物资选择样品供使用部门审核定样，购进大宗物资均须附有质保书和售后服务合同。仓储管理岗位的主要职责：积极协助有关部门妥善解决使用过程中会出现的问题。加强与验收、采购人员的协作，有责任提供有效的物品保管方法，防止物品保管不妥而受损失。负责商品的验收和退货管理，对商品的条形码、名称、数量、生产日期、保质期、质量进行核查，负责收料,发料,库存管理,确保仓库区域划分明确帐、卡、物三者一致,负责料件的收发，半成品，成品的入库，和成品出货，能熟练完成仓库的定期盘点,负责原材料的出入库作业管理，做到材料的先进先出，帐料合一。工单备料以及材料的定期盘点，5S整理及材料储存环境的管理，确保仓库帐物准确，负责相关单据的存档。任务1 如何采购原材料原材料的采购是任何一家公司生产过程中的重要组成部分，它不仅仅是一个生产计划的开始，公司产品的成本，也是公司进行经营和营利的重要环节之一。由此，采购过程的优化就显得尤为重要。原材料的采购首先需要了解采购的流程，它分为：收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款等步骤。在公司进行采购原材料时，首先需进行采购计划，根据所要采购的原材料信息选择相应的原料供应商。依据以下要求进行供方选择：1、根据公司的需要，按提供产品或服务的能力评价和选择供方； 2、明确各类供方的评定方式和评审程度； 3、根据公司的需要，按规定的周期选定或重新选定或评价供方； 4、评定合格的供方列表明确，以便公司采购时选定； 5、形成并保留相关的记录或资料，包括可能要求采取的纠正措施要求。具体流程如下：各申购部门根据实际情况及公司的相关规定，提报材料申购计划，由所在部门主管同意后，到仓库核实所请购材料的实际库存是否超过公司的相关规定，由系统传至总经理批准（根据权限），然后至采购部采购内勤，采购内勤进行整理建单，系统自动分流至各采购人员，经相关资信确认后建立询价单并传真至供应商，要求客户进行报价，客户的报价经内勤整理后登记进入系统，采购人员负责进行议价，经过与供应商洽谈，与每家商定的最终价格与议价结果一并由采购内勤整理进入系统采购审批表，相关部门：申购部门主管确认、采购主管或总经理（根据权限）在系统里签字确认后，采购内勤按要求订立合同、订购单及相关技术或服务协议，合同及协议的原件存档，复印件由采购内勤保管，并进行整理登记，价格审核人员进行核价，采购人员按合同要求通催促供应商送货，内勤在系统里进行订金、结帐、质保金管理，材料到公司后，由采购内勤开具收料单，由保管员通知申购人员按合同要求及相关标准进行验收，验收合格后入库，仓库保管员进行分类登记，开具入库单，并通知申购人员，采购内勤根据入库登记，进行消单。采购流程相关要求：1、申购计划各部门须按公司的相关材料分类规定分类整理，并详细标明要求、用途，提供行业标准，要求到货时间等；2、计划单到达保管员后，保管人员根据公司的库存规定修改申购计划；3、供应内勤询价要做到一日内传给具有一定资信的客户，两日内催促客户将报价传回，并对询价单、报价单、客户资信资料进行整理，并对后续工作采购人员的议价过程进行整理；4、采购人对每种或每批材料与每家供应商的议价不少于三轮；5、议价的结果送采购内勤整理，采购内勤建采购审批表，审批表的附件包括：各供应商的报价、付款条件、服务承诺与技术保障及供应商的资信证明等；8、采购内勤须对供应商送货进度进行跟踪管理；9、采购内勤须对合同所确定的订金、货款及质保金进行系统管理；10、申购人员负责按买卖双方所确认的标准验收，没有验收或验收不通过，不得入库，特殊情况提报总经理批准，谁验收谁负责；11、采购员、采购主管、总经理对材料采购价格负责；12、整个采购流程结束后，采购内勤负责建立供应商资信档案，内容包括：供应商的基础信息资料、本产品或本行业执行标准、相关部门对供应商的综合实力考察报告、产品的使用及售后服务情况跟踪。采购实践可分为战略采购和日常采购两部分。战略采购是采购人员根据企业的经营战略需求，制定和执行采购企业的物料获得的规划，通过内部客户需求分析，外部供应市场、竞争对手、供应基础等分析，在标杆比较的基础上设定物料的长短期的采购目标、达成目标所需的采购策略及行动计划，并通过行动的实施寻找到合适的供应资源，满足企业在成本、质量、时间、技术等方面的综合指标。战略采购计划内容包含采用何种采购技术、与什么样的供应商打交道，建立何种关系，如何培养与建立对企业竞争优势具有贡献的供应商群体，日常采购执行与合同如何确立等等。日常采购是采购人员根据确定的供应协议和条款，以及企业的物料需求时间计划，以采购订单的形式向供应方发出需求信息，并安排和跟踪整个物流过程，确保物料按时到达企业，以支持企业的正常运营的过程。采购的对象分为直接物料和间接物料，直接物料将用于构成采购企业向其客户提供的产品或服务的全部或部分，间接物料将在企业的内部生产和经营活动中被使用和消耗。采购中极为重要的就是需要尽可能最大化的降低采购成本以扩大企业的利润空间，提升企业竞争力，那么如何降低采购成本呢？首先需要了解采购价格构成：供应商成本的高低，规格与品质，采购物料的供需关系，生产季节和采购时机，交货条件，付款条件。以及采购商品的成本构成：工程或制造的方法，所需的特殊工具、设备，直接及间接材料成本，直接及间接人工成本，制造费用或外包费用，营销费及税捐、利润。而后进行合理价格分析，采购价格应以达到适当价格为最高目标，采购员必须以采购要求，根据市场行情，分析物料的质量状况和价格变动情况，选择物美价廉的物料进行购买。并进行进行成本分析，价格分析，市场调研，多家厂商报价，以确定价格的合理性与否。最后根据事先制定合理的采购计划，查询当前市场行情，掌握影响成本的因素和事件。事中寻找多家合格厂商的报价，制作底价或预算，运用议价技巧。事后选择价格适当的厂商签订合约，利用数量或现金折扣。以达到降低采购成本的目的。在具体实施各个环节的过程中，企业相关负责人及采购员的素质也是需要严格把关的。作为一个采购员的必备能力：成本意识与价值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、专业知识。一名好的采购员采购员必备能力外，要有合理的采购计划，遵守5R原则，选择合适的供应商，并加于管理，不断提高。在不影响企业正常生产下，降低采购成本。采购计划与需求确认、供应商选择与管理、采购数量控制、采购品质控制、采购价格控制、交货期控制、采购成本控制、采购合同管理、采购记录管理。在实际的采购过程中，采购员的业务能力高低会在很大程度上影响采购计划能否顺利实施。采购员在不同业务采购情况需要不同的应变能力，以下是一些采购过程中通常会遇到的情况：有一批物料采购员已经下订单通知供应商生产，但接到通知说因为客户已取消此订单，但公司其它的产品又不可能用到。碰到这种情况时，首先得了解供应商对所下订单的完成状况，同时要求供应商停止订单的生产。根据供应商的反馈来决定处理。1、若供应商还未进行订单的正式生产，可与供应商协调取消此单，请其帮忙将所订原材料用于其它产品的生产；2、若供应商已进行了生产，要求供应商提供准确的生产数量，再与市场部协调看此种物料是否会在今后的生产中使用？若将来有用，只需与供应商协调将送货期推后即可。若不可能再用，应该向客户索取已生产物料的赔偿金。若客户以毁约日期在合同准许之内为由，不做任何赔偿时，应尽快与供应商协调以成本价将物料金额算清，并考虑物料报废后是否有利用价值？尽可能将损失降到最低。客户突然取消定单，而物料又回到工厂了，供应商不同意退货(不能向客户索赔)。通常这种情况，在采购行业中比较少发生，因为采购员跟客户有签定一系列的合同，跟采购员的供应商也有签定一系列的合同，当客户突然取消订单的时候，并不是说客户只是说把订单取消，而不给予任何处理方式，一般来讲，客户肯定会给予采购员一些处理的方式，例如说：为这批货找新的买家，需要一定的时间，所以，这时候，一般来讲，口头上客户是说要找新买家，可是时间不等，采购员只能去想办法通过各种渠道去帮助客户，同时适当的跟供应商沟通，如果此款产品是行业中通用了，也就是说是标准件，可以适当的跟供应商沟通看供应商能否把此款产品销售出去，用双方合作的诚信关系，试着去说服供应商，如果供应商不帮忙，不同意退货的话，只能跟老板或是跟客户商量，把这批货收下来，然后试着找这个产品的同行，或是寻找一些相关信息，看能否把这批货卖出去。因为采购商都有跟供应商签定合同，不是供应商问题的时候，采购商不可以轻易的作退货处理。如何维持与旧供应商的关系？供应商从从客观理论上讲并不是采购员的客户，到需要时采购员与供应商才会互相联系，而且是供应商主动，采购员只需要公事公办即可。如何判定供应商报价的真实？可以通过以下方法：通过多家比价；通过成本分析；通过该产品的功能定位来自行与同等产品比较进行确定。老供应商每次报价都略高于新供应商，但沟通后又同意适当降低。分开走货，从新供应商小批量购进。当然此批如果还是从老供应商走大部分。因为一个产品不仅仅是价格问题，还有规格，外形，使用寿命、交期等等一些方面，必须小批量试样后才能做出最后决定。另外一般来说公司一样产品的分额应该是三七开，谁的有优势谁占大头。实际生产中会有各种状况出现，有两家供应商才能有效的去解决这些问题。如果最后老供应商价格比新的高，那么会从新的买大头，但是仍然会维持与老供应商的供求关系，一个长期往来的供应商是一笔财富。价格一致会从老供应商那买大头，保留新供应商的供货资格。对于一款新产品，采购员如何评估供应商的报价是否合理？顺便谈谈采购员通常是如何估算产品成本？对于一款新产品，如果采购员要评估供应商的报价是否合理，在新产品评估价格前，首先采购员要知道新产品的零件BOM表，这样，采购员可以通过对各款零件的认识，去大概做一个市场的调查，各款零件的调查结果统筹做成表格，再根据零件的加工精细要求去寻求一些相关的资料，可以适当的去了解这些零件行业的一些相关的质量标准，而后根据当时当地的加工成本和加工费用作一些大概的统筹，这样，当供应商报价给采购员的时候，就可以大概的算出供应商的报价是否合理；而采购员估算成本的方式也会通过这一系列的调查来评估产品的成本；如果涉及到的工艺超过采购的专业范畴，一般就需要公司的工程技术人员从旁协助，以期达到最好的谈判效果。采购流程的优化方法主要包括：1、发现问题：此阶段由使用部门提出需求。只有具体的使用者知道他们的需求是什么，而不是决策者，这是工业品销售的基层环节；2、项目可行性研究：这个阶段使用者已经将发现的问题向上层汇报，客户内部在酝酿要不要采购计划、考虑预算等问题；3、项目立项：这一阶段一般会组建有使用部门、技术部门、财务部门、决策部门等人员共同组成的项目采购小组；4、确定采购的技术标准：在这一阶段，是客户关于采购标准制定阶段。通常由客户使用部门和技术部门分析需求，再把需求转化成采购标准；5、招标：采购标准制定好以后，客户将以标书的形式发布出来，准备投标的厂家那到表述就可以制定方案了。此时，不管销售人员如何推荐本产品的优点，客户一般不会改动采购方案，除非发现了致命的缺陷。因为对他们来说，采购方案的改动是“牵一发而动全身”的，成本很高；6、项目评标：客户一般会与两家以上的销售厂家进行洽谈，以便进行评估和比较，得到更好的商业条件。这个阶段会确立首选供应商；7、合同审核：这一阶段客户会通过商务谈判，努力争取一些附加价值。产品的技术标准和规格、数量以及付款方式等都是合同审核的内容；8、签订协议：本阶段是签订合同，交付产品，实施安装。合同的签订并不意味着交易的结束。真正的销售这个时候才真正开始。销售人员要按合同认真履行承诺，准时交货，按进度完成。了解客户内部采购流程，是工业品营销说对话、找对人、做对事的前提。有效控制采购流程的方法主要包括：1、估计供应商的产品或服务成本。可以通过参观供应商的设施，观察并适当提问获得许多有用的数据，以估计供应商的成本。记住，要估计供应商的成本，采购员必须了解产品的用料，制造该产品的操作人员数量，以及所有直接用于生产过程的设备的总投资额；2、估计竞争对手的产品或服务成本。对竞争对手的估测能提供必要的信息，使公司在市场中采取主动。这种先发制人的姿态使企业保持业界的领先地位，并最终使其保持盈利性，长久地生存下来；3、设定公司的标的成本并发现产品和流程需要改进的领域。在着手发现需要注意的领域，并实施改善成本面貌前，须先估计竞争对手的成本，将其与公司的实际成本相比较；4、确定作出这些流程和产品改变并持续改进对公司的价值。公司考虑作出的任何改变都可从短期和长期效果两方面来看待。要发现提议的改变对财务状况的长期影响，可以看现金流。现金流比单单的净利润更能让人看到全局。任务2 如何验收入库物资验收入库必须经过物资接收、搬卸、装运、检查包装、点清数量、验收质量、物资堆码、办理交接手续和登账手续等一系列的操作过程。这一仓库物资入库作业过程，要求在一定的时间内，迅速地、准确地完成。除了要切实做好物资入库前的各项准备工作之外，还必须按照一定的合理的具体操作程序来组织好入库作业。这套程序是：入库物资接运、核对入库作证、大数点收、检查包装、办理交接手续、物资验收、办理物资入库手续。物资验收的程序：1、物资接运物资接运必须熟悉交通运输部门及有关供货单位的制度和要求，根据不同的接运方式，处理接运中的各种问题。接运工作全部完成后，所有的接运资料，如：接运记录、运单、运输普通记录、货运记录、损耗报告单、交接证以及索赔单和文件、提货通知单及其他有关资料等均应分类输入电脑系统以备复查。2、核对凭证物资运抵仓库后，仓库收货人员首先要检验物资入库凭证，然后按物资入库凭证所列的收货单位、货物名称、规格数量等具体内容，与物资各项标志核对。如发现送错，应拒收退回；一时无法退回的，应进行清点并另行存放，然后做好记录，特联系后再处理。经复核查对无误后，即可进入下一道工序。3、大数点收大数点收，是按照物资的大件包装（即运输包装）进行数量清点。点收的方法有两种：一是逐件点数计总；二是集中堆码点数。逐件点数，如靠人工点记则费力易错，可采用简易计算器，计数得总数。对于花色品种单一，包装大小一致，数量大或体积较小的物资，宜于用集中堆码点数法，即入库的商品堆成固定的垛形（或置于固定容量的货架），排列整齐，每层、每行件数一致，一批商品进库完毕，货位每层（横列）的件数其顶层的件数往往是零头，与以下各层的数不一样，这是要注意的，以免由于统一统计，而产生差错。4、检查包装在大数点收的同时，对每件物资的包装和标志要进行认真的查看。检查包装是否完整、牢固，有无破损、受潮、水渍、油污等异状。物资包装的异状，往往是物资受到损害的一种外在现象。如果发现异状包装，必须单独存放，并打开包装详细检查内部物资有无短缺、破损和变质。逐一查看包装标志，目的在于防止不同物资混入，避免差错，并根据标志指示操作确保入库储存安全。5、办理交接手续入库物资经过上述工序，就可以与接货人员办理物资交接手续。交接手续通常由仓库收货人员在送货回单上签名盖章表示物资收讫。如果上述程序中发现差错、异状记录，详细写明差错的数量、破损情况等，以便与运输部门分清责任，并作为查询处理的依据。6、物资验收在办完交接手续后，仓库要对入库的物资做全面的认真细致的验收，包括开箱、拆包、检验物资的质量和细数。（1）数量检验根据供货单位规定的计量方法进行数量检验，或过磅、或检尺换算，以准确的测定出全部数量。数量检验除规格整齐划一、包装完整者可抽验1020者外，其它应采取全验的方法，以确保入库物资数量的准确。（2）质量检验仓库一般只作物资的外观形状和外观质量的检验。进口物资或国内产品需要进行物理、化学、机械性能等内在质量检验时，应请专业检验部门进行化验和测定，并做出记录。7、办理物资入库手续物资验收后，由保管或收货员根据验收结果，在商品入库单上签收。同时将物资存放的库房（货场）货位编号批注在入库单上，以便记帐、查货和发货。经过复核签收的多联入库单，除保管人员存一联备查，帐务员留一联登记物资帐外，其余各联退送货主，作为存货的凭证。8、登帐建卡根据物资实物检验的结果，建立物资保管账、在物资垛位上挂上货卡（料牌）、并按一物一档的原则建立物资档案。档案内容应包括：供货单位提供全部资料；运输单位的凭证及记录、验收记录、磅码单、出库凭证等。至此，物资验收入库工作结束，物资进入保管待发状态。物资验收的基本要求：1、严肃物资的验收，关系到企业财产的安全，还关系到企业的利益和声誉，因此，验收人员必须具有高度的责任心、严格按制度、规定、标准和手续，认真进行检验，并对所验物资负全部责任。2、准确对入库物资的品种、规格、数量、质量的验收，必须做到准确无误，不得掺入自已的主观偏见和臆断。要如实反映物资当时的实际情况并真实、准确地加以记录。3、及时要按照有关规定及时完成验收工作、提出验收结果，以保证物资尽快入库、及时供应，并在规定期限内处理有关纠纷。物资验收合同的内容涉及保管人和存货人应当在合同中对入库货物的验收问题作出约定。验收问题的主要内容有三项：一是验收项目，二是验收方法，三是验收期限。1、保管人的正常验收项目货物的品名、规格、数量、外包装状况，以及无需开箱拆捆直观可见可辨的质量情况。包装内的货物品名、规格、数量，以外包装或货物上的标记为准；外包装或货物上无标记的，以供货方提供的验收资料为准。散装货物按国家有关规定或合同规定验收。2、验收方法全部验收和按比例验收。3、验收期限国内货物不超过十天，国外到货不超过三十天，法律或合同另有规定者除外，验收期限自货物和验收资料全部送达保管人之日起，至验收报告送出之日止。保管人应当按照合同约定的验收项目、验收方法和验收期限进行验收。保管人验收时发现入库的仓储物与约定不符的，如发现入库的仓储物的品名、规格、数量、外包装状况与合同中的约定不一致的，应当及时通知存货人。由存货人作出解释，或者修改合同，或者将不符合约定的货物予以退回。保管人验收后发生仓储物的品种、数量、质量不符合约定的，保管人应当承担损害赔偿责任。在理解保管人的赔偿责任时，品种、数量不符合约定，应当承担损害赔偿责任较为明确；质量问题的赔偿责任，要注意二点：（1）这里讲的是质量不符合约定。对不同条件、不同性质的仓储物的质量，可以按照交易习惯和当事人人的特别约定来确定质量问题。（2）如果约定不明确，发生质量问题是否由保管人承担赔偿责任，相关规定表明，因仓储物的性质，包装不符合约定等造成灭失、损坏的，保管人不负赔偿责任。物资验收过程中应注意的项目：1、采购单的处理 仓库保管员一旦接到采购部门转来的“采购单”，即应按物资类别、来源和入库时间等分门别类归档存放。2、物资标签物资在待验入库前应在外包装上贴好标签，详细填写批量、品名、规格、数量及入库日期。3、内购物资入库材料入库前，保管人员必须对照“采购单”，对物料名称、规格、数量、送货单和发票等一一清点核对，确认无误后，将到货日期及实收数量填入“请购单”。如发现实物与“采购单”上所列的内容不符，保管人员应立即对通知采购人员和主管。在这种情况下原则上不予接受入库，如采购部门要求接收则应在单据上注明实际收料状况，并请采购部门会签。4、外购物资入库材料进厂后，保管人员即会同检验人员对照“装箱单”及“采购单”开箱核对材料名称、规格和数量，并将到货日期及实收数量填入“采购单”。开箱后，如发现所装载材料与“装箱单”或“采购单”记载不符，应即通知办理进口人员及采购部门处理。如发现所装载物料有倾覆、破损、变质、受潮等现象，经初步估算损失在一定数目以上者，保管人员应即通知采购人员、公证人员等前来公证并通知代理商前来处理，此前应尽可能维持原来状态以利公证作业。如未超过规定数目，可按实际数量办理入库，并在“采购单”上注明损失程度和数量。受损物品经公证或代理商确认后，保管人员即开具“索赔处理单”呈主管批示，再送财务部门及采购部门办理索赔。入库以后，保管人员应将当日所收料品汇总填入“进货日报表”作为入账依据。5、交货数量超额处理交货数量超过“订购量”部分原则上应予退回，但对于以重量或长度计算的材料，其超交量在一定比例以下时，可在备注栏注明超交数量，经请示采购部门主管同意后予以接收。6、交货数量短缺处理交货数量未达订购数量时，原则上应予以补足。但经请购部门主管同意后，可采用财务方式解决。届时保管部门应通知采购部门联络供应商处理。7、急用品入库紧急材料入库交货时，若保管部门尚未收到“请购单”，收料人员应先询问采购部门。确认无误后，方可办理入库。8、验收与退货为保证企业产品与服务的高质量，须高度重视来料质量标准问题。质量管理部门应就材料重要性及特性等，适时召集使用部门和其他有关部门按照生产要求制定“材料验收规范”，呈总经理核准后公布实施，作为采购验收依据。属外观等易识别性质检验的物料，验收应于收料后一日内完成。属化学或物理检验的材料，检验部门应于收件后三日内完成。对于必须试用才能实施检验者，由检验部门主管于“材料检验报告表”中注明预定完成日期，一般不得超过7天。检验合格的材料，检验人员在外包装上贴合格标签，交保管人员入库定位。检验不合格的材料，检验人员在外包装上贴不合格标签，并于“材料检验报告表”上注明具体评价意见，经主管核示处理办法，转采购部门处理并通知请购单位，通知保管部门办理退货。对于检验不合格的材料办理退货时，应开具“材料交运单”并附“材料检验报告表”呈主管签认，作为出厂凭证。9、实施与修订规定呈总经理核准后实施，修订时亦同。商品验收是商场对供应商所供商品的确认，也是商店内部商品流通环节对接收商品的确认。任务3 如何保管物料保管总的要求是：物料规格标准化，减少物料种类，有效管理物料规格的新增与变更；适时供应生产所需之物料，避免停工待料；适当管制采购价格，降低物料成本；确保来料品质良好，并适当的管制供货商；有效率的收发物料，提高工作人员之效率，避免呆料、废料之产生；掌握物料适当的存量，减少资金的积压；仓储空间充分的利用。 物料管理部门应保证物料供应适时、适质、适量、适价、适地，这就是物料管理的5R原则。 1、适时 即要求供应商在规定的时间准时交货，防止交货延迟和提前交货。 供应商交货延迟会增加成本，主要表现在： （1）由于物料延迟，车间工序发生空等或耽搁，打击员工士气，导致效率降低、浪费生产时间； （2）为恢复正常生产计划，车间需要加班或在法定假期出勤，导致工时费用增加。 因此应尽早发现有可能的交货延迟，从而防止其发生；同时也应该控制无理由的提前交货，提前交货同样会增加成本，主要原因为： （1）交货提前造成库存加大，库存维持费用提高； （2）占用大量流动资金，导致公司资金运用效率恶化。 2、适质 即供应商送来的物料和仓库发到生产现场的物料，质量应是适当的，符合技术要求的。保证物料适质的方法如下： （1）公司应与供应商签订质量保证协议； （2）设立来料检查职能，对物料的质量做确认和控制； （3）必要时，派检验人员驻供应商工厂（一般针对长期合作的稳定的供应商采用，且下给该供应商的订单达到其产能的30%以上）；同时不应将某个检验人员长期派往一个供应商处，以防其间关系发生变化； （4）必要时或定期对供应商质量体系进行审查； （5）定期对供应商进行评比，促进供应商之间形成良性有效的竞争机制； （6）对低价位、中低质量水平的供应商制订质量扶持计划； （7）必要时，邀请第三方权威机构做质量验证。 3、适量 采购物料的数量应是适当的，即对买方来说是经济的订货数量，对卖方而言为经济的受订数量。确定适当的订货数量应考虑以下因素： （1）价格随采订货数量大小而变化的幅度，一般来说，订货数量越大，价格越低； （2）订货次数和采购费用； （3）库存维持费用和库存投资的利息。 4、适价 采购价格的高低直接关系到最终产品或服务价格的高低，在确保满足其它条件的情况下力争最低的采购价格是采购人员最重要的工作。采购部门的职能包括标准化组件,发展供应商,发展替代用品,评估和分析供应商的行为。为了达到这一目标，采购部门应该在以下领域拥有决策权： （1）选择和确定供应商； （2）使用任何一种合适的定价方法； （3）对物料提出替代品。采购部门通常能够提供出目前在用物料的替代品，而且它也有责任提请使用者和申请采购者关注这些替代品。当然，是否接受这些替代品要由使用者/设计人员最终作出决定； （4）与潜在的供应商保持联系。采购部门必须和潜在的供应商保持联系。如果使用者直接与供应商联系，而采购部门又对此一无所知的话，将会产生“后门销售”,即潜在的供应商通过影响使用者对物料规格方面的要求成为唯一的供应商，或是申请采购者私下给供应商一些许诺，从而使采购部门不能以最低的价格签订理想的合同。如果供应商的技术人员需要和公司技术人员或生产人员直接交换意见，采购部门应该负责安排会谈并对谈判结果进行审核。 5、适地 物料原产地的地点应适当，与使用地的距离越近越好。距离太远，运输成本大，无疑会影响价格，同时沟通协调、处理问题很不方便，容易造成交货延迟。物料管理的内容包括：1、仓储物品的存放必须做到整齐划一，品牌，型号规格分类明确，并挂物资标示牌，注明物品的名称、型号、规格、数量；2、不良物品必须放置在规定存放点，返修产品、配件不得混放在良品存放点内，并挂不良品标示牌；3、物品的收、发过程责任保管人员必须始终在岗，核对型号、数量，按规定程序办理手续，规范填写各类单据，并严格执行物资出入手续规定，对不遵守规定制度者，责任保管人员有权进行处理；4、物资帐、卡、物必须做到相符，每月至少要进行一次盘点自查核对，若发现差错应及时查明原因，立即更正，并将对帐情况向部门经理室作书面汇报；5、物资出库时必须严格检查有关单据和审批手续，产品发货或用户来厂提货，须具有相关主管领导签字的出库单或提货单，才能放行。对出库单或发货通知单印签不全不符、字迹不清或被涂改以及未入库或未验收的产品，一律不准出库；6、若发生产品与用户所需规格、品质不符或包装损坏等属允许退货范围内的退货时，必须经相关主管领导批准，并应按规定作业程序，及时办理退库手续和台帐登记工作；7、当外购、外协物品到货时，责任保管员必须依据采购订单数量及时收货，对超出采购订单数量的货物一律不得擅自接收，同时按实际收货数量立即填写“到货通知单”，并及时通知相关职能部门进行货物验证；8、成品保管人员必须全程监督产品的出、入库装卸工作，对违章装卸作业必须立即制止，并有责任对包装损坏物品或疑似损坏物品做开箱验证，若发现产品损坏时，必须及时报告相关主管人员，并对责任者做出处罚决定，否则当事保管员将承担相应的经济赔偿责任；9、各类物品责任保管员必须根据生产管理部经理室的要求，及时填报物品存量，每次填报时必须注明可用数量、不确定可用数量和不良品数量，若发生因混报库存量而贻误采购和影响正常生产时，则将视情节轻重给予责任人相应的经济处罚；10、物资的发放须遵守先进先出的原则，若因违反先进先出的发放规定，使物资积压时间过长而造成物资变质，并经验证确认后，则责任人将承担相应的经济赔偿责任；11、关于不良品退货处理规定包括：外购件不良品经品管部相关人员验证后，填写退货单退回供应厂商；自制件不良品经品管部相关人员验证后，填写物料报废单，作报废处理，报废件的产生若有责任可追溯，则由责任人承担相应的经济赔偿责任；外购不良品的退货处理工作必须及时性，原则上要求在进货时若有不良品存在，必须同时办理退货手续，对退不良品工作配合不好的供应商，应及时报告采购人员和相关主管领导，必要时采取强硬措施。若责任人员不主动办理退回不良品和自制不良品的报废手续，使不良品造成积压，则将酌情予以经济处罚。12、做好仓储安全管理工作，凡开库门时责任人员必须在位，工作期间不准擅离职守，闲杂人员未经许可一律不得擅自入内，仓库内不得吸烟和存放易燃易爆物品，严格遵守仓储防火规定，下班时必须关好门窗，并进行安全检查。任务4 如何领料与发料生产部生产人员凭配料单和领料单到仓库领取原材料和半成品。仓库管理员每天按配料单的实际数量备料、发放。在备料时，如果发现计划数量和实际发放数量不符时，库管员应在备注栏中填写实际发放的数量。实行批次管理的原料，库管员每天备料、发料时在配料单上填写该原料的批号，以达到可追溯的目的。技术部开发人员凭经部门经理审批的出库单到仓库领取原材料和半成品。提取成品时必须有的出库单和调拨单，库管员凭单发放原材料、半成品或成品，发放时应做到：认真核对领料单、出库单，或发货单的各项内容，凡填写不齐全、字迹不清晰、审批手续不完备的不得发放；发放时，应认真核对实物的品名、型号和数量，符合领料或出库凭证要求的才能发放；发放完毕，库管员应对领料或出库单、发货单进行审核，配料单交会计部，单据应妥善保管；发放时，若产品标识破损、字迹不清，应重新作出标识后发放；同一规格的原料、半成品、成品应按“先进后出”的原则进行发放。任务5 如何进行物料盘点物料盘点是指为了确定仓库内或其他场所内现存物料的实际数量，而对物料的现存数量进行的清点。盘点的目的主要是：确定物料的实际数量，为财务帐提供准确的数据；为管理层决策提供准确的库存数据依据；为物料采购提供准确的数据依据；发现生产运行中存在的问题；及时发现差异,防止差异继续扩大；发现物料管理存在的问题，进而改进；预防呆料、废料的发生。盘点日期的确定方法是：一般情况下，对物理盘点，盘点的日期要求在所有物料静止（物料静止：物料的一切操作都停止，即没有物料的入库、移库、出库、冲销、报废等一切影响物料数量的操作）的情况下进行，并且能保证盘点的正常完成的时间，保证清点结果的准确性。日期确定下来后，根据盘点的日期，制定详细的盘点计划。决定盘点时间时，既要防止过久盘点对公司造成的损失，又要考虑配送中心资源有限，商品流动速度较快的特点，在尽可能投入较少资源的同时，要加强库存控制，可以根据商品的不同特性、价值大小、流动速度、重要程度来分别确定不同的盘点时间，盘点时间间隔可以从每天、每周、每月、每年盘点一次不等。如A类主要货品每天或每周盘点一次；B类货品每两三周盘点一次；C类不重要的货品每月盘点一次即可。另外必须注意的问题是，每次盘点持续的时间应尽可能短，全面盘点以2-6天内完工成为佳，盘点的日期一般会选择在：财务结算前夕。通过盘点计算损益，以查清财务状况；或是在淡季进行，因淡季储货较少，业务不太繁忙，盘点较为容易，投入资源较少，且人力调动也较为方便。 盘点存放物料的位置：如果是对全部进行盘点，那么要考虑企业所有存放物料的区域，包括公司内部原材料库、成品库、车间在制品、备品库、实验库、废品库、索赔库、客户库房库存、客户生产线边库存、外租库房、（在途）等 。盘点工作包括：1、成立盘点工作组，确定盘点负责人；2、制作盘点区域图，按盘点区域图安排区域负责人，安排区域复核人，分配盘点人员；3、制定详细盘点日程表，发布盘点通知；准备盘点标签、标签领取、标签使用表格，盘点复核表格，盘点汇总表格；4、准备盘点的工具：手叉车、叉车等搬运工具；电子秤、地秤、丈量尺等计量设备；标签夹、胶带、笔 、 黄色隔离带等； 5、召开盘点动员大会；6、培训。盘点小组在成立后，必须制定详细的盘点计划，包括对盘点小组人员的培训，盘点管理层的培训、点数员工的培训、输入员工的培训等。建立培训档案，进行盘点培训的考核，要求所有参加的盘点的人员均须通过考核。 盘点表使用的培训：盘点表是盘点库存区时使用的，所有的库存区域，盘点小组全部设置盘点表。盘点表是编号的，在某一个编号下，盘点表的增加必须经过盘点小组的登记审核后才可以增加。 盘点前到总控制台领取盘点表，盘点完毕后，回归总控制台。盘点表必须经过安全部的盘点专员的抽查确认后，才能封存，等待输入系统。如果需要修改盘点表上的数字，不能用涂改液或圈涂法，必须将原来的数据划掉，重新书写。盘点表上只记录商品的品名，因此盘点表上的数据是该商品在该盘点位置下的所有库存的总数。盘点表上的数据只能用蓝色、黑色签字或圆珠笔书写，不能用红笔、铅笔或彩色笔书写。 盘点人员必须在盘点表上签字，用中文正楷字体。盘点点数的培训：点数必须是销售单位的数量，即是该商品盘点时的单位。如口香糖，如果超市是整盒销售的，则盘点时的计数单位是盒。库存区的盘点是两个人为一组，同时点数，当两人的点数一致时，才将该数据作为盘点数据记录在盘点表上。陈列区的盘点则采取“互点法”，即商品A的初点作业人员与复点人员及三点人员不同，点数人员与记录人员不同。非供应商免费提供的样品必须点数，样品的配件不点数。7、现场整理整理盘点现场以提高盘点服务业的效率和盘点结果的准确性，清理工作主要包括以下几个方面的内容： 盘点前对已验收入库的商品进行整理归入储位，对未验收入库属于供货商的商品，应区分清楚，避免混淆；对残次品，应进行清理、归类放齐；对退货商品应及时处理，暂无法退货的应进行标识；对赠品，则进行清理并单独存放加以标识。整理内仓、货架上的商品陈列。 清除店铺内的死角。盘点表抄写、复查及编号。 盘点场关闭前，应提前通知，将需要出库配送商品提前做好准备； 帐卡、单据、资料均应整理后统一结清以便及时发现问题并加以预防； 预先鉴别变质、损坏商品，及时从店铺中清理出报废品。对储存场所堆码的货物进行整理，特别是对散乱货物进行收集与整理，以方便盘点时计数。在此基础上，由商品保管人员进行预盘，以提前发现问题并加以预防。 8、预盘预盘不限于仓库人员，而应该扩大到生产现场，因为生产现场难免仍有在制品，原则上，半成品、余料以及成品，在盘点前最好已经回缴仓库（但是有些工厂则仍留在现场待盘点），当然也在一些“生财器具同样要盘点”。此外，采购与托外加工主办人员也不可能置身事外，因为很可能仍有一些模具等生财器具在外。当然，也有一些料品送出托外加工，仍留在托外工厂内，这也是我方的资产，同样列入盘点范围。9、盘点盘点注意事项：赠品不盘点，不足一个销售单位的商品，不计数。 盘点的数字书写要清楚，不可潦草让人混淆。数字写错，要按要求进行涂改。清点时，一定要按销售单位清点，不够一个销售单位的不能计入，应取出归入待处理品堆放处。盘点时，顺便查看商品的有效期，过期商品不应点入，应归入待处理品堆放处。对无法查知编号的商品，用红色粘贴纸做标识，报告分控制台进行处理。遇到非本部的散货，将其送到分控制台，归入散货区的堆放处。复盘时比较单纯的，一般是采取“抽样”详查、每项全盘的观念。但每隔若干料项，一定要详盘，也就是要求预盘人把该料项从储位上卸下，逐一数，以确认其预盘的确实度。如发现有不少的“不落实”之处，可以向盘点主持人呈报，要求重新做一次预盘的工作。关于复点的规定：复点时要首先确认需要复点的区域，是否已经完成初点的录入，有否遗漏区域。复点需要用不同颜色的自粘贴红，以示区别。复点录入的HHT,必须将其初点的数据全部清理完毕后，才能再输入复点数据。复点时重复初点的流程，但人员不同。 盘点前要进行物料整理。整理有利于快速地完成盘点工作，帮助发现积压、报废、未入库的零件。整理的内容包括：库内物料分类存放（货架、箱、堆）；生产线边物料返库，如不能返库的请分类存放；对报废件处理或隔离；对索赔零件的处理或隔离；对未入库零件进行入库或隔离；对长期积压件处理或隔离；对非本公司的物料进行隔离。盘点的常用方法：1、定期盘点（物理盘点）是按照货物入库的先后顺序，每天、每月按顺序分部分进行盘点，到月末或期末则每项货物至少完成一次盘点；其特点是在日常工作中进行，盘点时不必停止仓库作业，可减少因停工而造成的损失；其常用方法是分区轮盘法、分批分堆盘点法、最低存量盘点法，ABC分类盘点。定期盘点的一般流程：（1） 领取标签：根据所管零件的数量领取标签并填写领取表格；（2） 清点数量；（3）写标签：清点完成后，按要求填写标签；（4）贴标签：填写完成后，贴到零件所在位置；（5）复核：复核人员抽检；（6）撕标签：复核完成后，把标签前两联撕下来；（7）统计并录入。盘点之后要做盘点分析，目的是发现产品结构或生产运行问题；发现库存积压资金占用是否过大、库存周转率是否过低；及其其他问题。盘点分析后如何处理？财务部根据盘点差异表制作差 异分析报告，并上报公司管理层申请差异处理审批，然后根据审批进行账务更新。 2、永续盘点每次盘点一定比例，如每月盘点总量的三分之一，则一个季度可以盘点全部货品。步骤与定期盘点一致，只是盘点总量不同。 3、现代手段盘点数据采集器（盘点机）的盘点：使用数据采集器（盘点机）的前提条件是所有货品都必须有条码，一个条码唯一地代表了一种货品，条码重复和没有条码都是不行的。盘点机就是通过扫描条码来对货品进行清点的。将货物条码导入数据采集器（盘点机），而后经数据采集器（盘点机）整理导出为一个txt文档或其他格式文档，此文档即相当于传统盘点的盘点单，之后的复盘也可据此文档进行复查。 无线扫描枪（有线条码扫描器+无线条码适配器）的盘点：传统的扫描枪跟数据采集器（盘点机）的盘点方式很相近，主要的区别在于前者自身不带内存，只是实现即时传输，连接上电脑后，扫描所得的数据直接显示在光标定位的地方。后者自身就有内存，可以在不连接电脑的情况下工作，所以与电脑的距离不受限制。扫描所得的数据是首先存储在采集器的内存里面的，然后通过传输底座将数据传输上电脑实现批处理。 但无线的扫描枪就可以实现在不连接电脑的情况下进行数据的采集，可以完成对货物的盘点，但是缺点是受到距离的限制，而且价格上也不便宜，如Symbol，Metrologic等。 目前出现了一种新的盘点方案，那就是将传统的有线扫描枪升级为无线枪，再配合电脑端、手机端等的使用，以实现实时的数据传输和信息汇总。有线条码扫描器+无线条码适配器的搭配效果并不比无线扫描枪差，价格也不贵，性价比很高。任务6 ERP软件中采购模块操作ERP（Enterprise Resource Planning，企业资源计划系统）是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统集中信息技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。ERP的应用实施涉及到企业的各个部门，从最高的领导层到最底层的操作人员。而对于这样一项耗资巨大，费时费力的系统工程，企业大都没有这方面的实施应用经验。为了更有效地利用和发挥ERP系统强大的管理功能，提高油田物资管理水平，实现通过管理要效益、通过管理出效益的目标，应该在物资采购、供应两个方面都加强规范。物资采购的全过程主要包括：需求计划的提报、汇总根据汇总的需求计划充分平衡可用资源生成采购计划根据采购计划组织采购采购符合要求的物资将采购的合格物资发放给使用单位针对发放的物资进行售后服务。采购是企业管理的一个重点对象，因为其关系到企业资金的流出。所以，采购流程也是ERP管理的一个重点。那接下来就来对采购软件的使用流程进行分析，首先来了解采购的业务流程：采购流程分为采购流程（一）和采购流程（二），先分别介绍，首先是流程（一）。1、目的为使公司采购作业有所依循，货品有所控制，达到提供适质、适量货品采购职能，确保公司采购产品均能符合要求的条件，制定本程序。2、适用范围适用于货品周转量大、品种多之生产货品等有形物的采购管理。3、部门职能（1）采购部门：生产货品的采购经办单位。（2）货品部门：货品需求计划、货品请购计划的制定及审核。（3）仓库：所有有形货品的数量验收。（4）质量部门：货品品质验收。4、业务流程（1）请购货品部门根据生产计划计算货品毛需求计划，再比对在库库存，拟定货品请购计划，经过部门主管理审核批准后，提交给采购部门。（2）订购采购部门在接到请购计划后，拟定采购订单，选择供应商（签订供货合同），下达订单，同时将货品采购订单输入系统并打印输出。订单一式三联，第一联采购部门留存；第二联，加盖印章后发送给供应商；第三联，传递给货品部门，以备收货时核查。（3) 接货 货品达到达后，货品部门的收货人员必须依订单内容核对供应商送来的货品名称、规格、数量，确认无误后输入计算机。若非订单之采购，货品部门收货人员必须依据经过审批后的申请办理入库。（4) 检验质量部门的检验人员对进入待检区的货品按相关规定进行质量检查，如果判定为全部不合格，拒收来料并作废已输入的收货单据。如果判定部分合格，修改或冲红相应拒收货品。经检验合格的货品，检验人员于物品包装上贴合格标签，以示区别。（5) 收货单处理来料通过质量验收后，打印收货联单。收货单一式三联，第一联货品部门留存；第二联，随货品一同到指定的仓库办理进仓手续；第三联加盖签章交给供应商以备结算时核帐。 （6）进仓仓库管理员核对货品与收货单明细，确认无误后输入进仓单并打印输出进仓单。进仓单一式三联。第一联，仓库留存；第二联，交财务部门供核帐之用；第三联，交采购部门，跟踪订单完成情况。（7）采购发票处理采购发票是对采购收货的确认，此单只能由经过审核的采购收货单自动生成，不允许手工输入，但用户可以对发票明细进行修改。系统在此同样提供一张采购发票处理多张采购收货单，以及一张采购收货单分开几张采购发票处理的功能。录入采购发票，审核采购发票，采购付款。5、单据流程（1）采购订单采购订单是确定采购物资的数量、单价、送货日期、运输方式，付款方式等要素的单据，也是以后采购收货环节，按订单验收商品材料的依据和汇总有关采购订货报表的基础资料。（2）采购收货单在实际发生采购业务时，处理收到采购货品的验收单据。用户可以采用两种方法填