关于改进物流企业内部控制的探讨.docx

关于改进物流企业内部控制的探讨 摘 要 物流行业在经过了丛林式的发展后逐步走向了个体的规范化，企业内部控制制度改进的必要性逐渐凸显出来。文章结合当下物流企业的发展形式，从物流企业管理的整体角度、物流企业内部控制的内容以及物流企业业务活动的过程分析如何优化企业内部控制，不断提高企业内部管理质量。 下载 关键词 物流企业；内部控制；控制内容；业务流程 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 005 中图分类号 F239.45 文献标识码 A 文章编号 1673 - 0194（2015）21- 0015- 03 在移动互联、4G信息通路的推动下，在电子商务高速发展的带动下，在三维运输空间迅速的建设下，2015年的物流业面临着巨大的变化。菜鸟物流“大数据分析”解决爆仓、京东的“亚洲1号”逐渐趋于成熟、天猫的巨额交易等这些现象无不预示着物流产业的转型升级。在这样的大环境下，物流企业需要不断提高内部管理质量，优化内部控制制度，严把物流服务的每一环节，为企业赢得更多的市场发展空间。 1 把握内部控制制度与物流企业其他管理制度的协调性 企业的内部管理制度需要具有体系性，各个管理制度之间是相辅相成的，否则管理将是混乱的。因此，内部控制制度的优化首先应从其与其他管理制度的协调性着手。 1.1 内部控制制度应与物流企业的财务管理制度相协调 物流企业的产权往往呈现出多元化的结构，其财务管理活动涉及的范围也较广，需要巨大的数据予以支撑其预算管理、成本管理、内部审计、风险控制、投融资活动等，也需要强有力的约束机制来监督这些财务管理活动的执行，还需要一个健康的环境保证参与这些管理活动的人员能够忠诚于企业。而内部控制制度恰恰能够从优化内部控制环境、信息沟通以及内部控制活动等这些内容来满足物流企业财务管理的这些需求。因此，在改进内部控制制度时，物流企业应当从整体上关注该制度是否能够与上述财务管理活动相融合，否则将不利于物流企业财务管理活动的开展。 1.2 内部控制制度应与物流企业的各项业务管理制度相协调 物流企业的业务流程将运输、储存、装卸、搬运、包装、流通加工、配送以及信息处理等业务集为一体，每一个业务流程都有着自己的操作规范。那么，如何才能够保证这些操作规范能够真正落实呢？以配送为例，快递员在配送过程中调包的现象屡见不鲜，如上海的“30万黄金调包”案，就是由于快递员没有按照常规路线进行配送引起的。在这种情况下，如果内部控制活动设置是合理的，与操作规范中的注意事项相衔接，那么就可以避免这些状况的发生。比如，摄像头的位置是否合适、分拣过程中是否需要两个人经手等等。 1.3 内部控制制度应与物流企业的绩效管理相协调 物流企业的管理层员工与基层员工在知识水平以及工作能力等方面有着较大的差别，因此在绩效考核等方面也存在着差别，而对内部控制制度的执行情况也是绩效考核中所应当关注的内容，也是引起差别的因素之一。因此，绩效考核指标的设置需要区分不同层级的员工，考虑到各层员工执行内部控制制度的效果。反过来，内部控制制则在信息数据、内部监督等方面对绩效管理的完善有着推动作用。 从以上分析可以看出，内部控制制度的优化需要从多方面考虑到物流企业的财务管理、业务活动管理以及绩效管理等内部管理活动。它所扮演的角色可能是某个管理制度的基础，也可能是某个管理制度的内容，但核心在于它应当与这些管理制度相协调。 2 优化物流企业内部控制活动的内容 从目前物流企业所执行的内部控制模式来看，主要是按照美国COSO框架来构建的，即包括内部控制环境、风险评估、内部控制活动、信息沟通以及内部控制监督。 2.1 优化内部控制环境 内部控制环境的好坏决定了物流企业内部控制制度的基调。从众多国内外大型集团物流企业内部控制制度建设的案例来看，以“企业文化”的建设为着眼点是成果较为可观的一种方式。以德邦物流为例，该企业在构建企业文化时，有意识的为企业营造了一个很好的内部控制环境。比如，在树立“诚信”这一理念时，企业除了开展一系列的诚信活动以外，还向员工讲述了绩效管理制度对员工的考核、内部控制活动对员工工作行为的监督等内容，客观上使员工了解到其处于一个正规的工作环境当中，避免出现不诚信的现象。 2.2 重视风险评估 结合实务工作来看，物流企业在构建内部控制活动时往往不注重所承接业务的风险评估，最终导致企业卷入不必要的法律问题或者经济问题当中。在完善风险评估程序时，物流企业应当注重风险评估的全过程性。因为，物流企业往往集运输、储存、装卸等业务活动于一体，每一环节出现错误都将给客户和企业带来较大的损失，全过程的风险评估可以使企业能够事先洞察到该业务在某个环节可能出现的问题。此外，也要注重风险评估内容的精细化，将可能存在的风险控制在可容忍范围之内。 2.3 合理设置内部控制活动 物流企业的各项工作较为细化和繁琐，因此内部控制活动的设置较其他企业来说也会复杂一些。以某物流企业的接单环节为例，控制的关键点在于客服专员要主动接单。控制活动则主要从以下两个方面去细化：根据公司现有的空闲车辆主动接单，改变原来的根据车源被动接单的行为；对于订单不满意的货源，要积极主动沟通，尽可能增加订单，实现车辆的满装满载，节约成本。总之，在设置每一环节的内部控制活动时，要找好该环节控制的关键点在哪里，然后根据关键点去细化该环节操作过程中的内部控制活动。 2.4 完善信息化沟通平台 物流企业不同于其他企业，其每天收货、送货、接单等数据量非常大，一旦信息化系统出现问题，那么整个物流企业甚至会处于瘫痪状态，因此一定要完善其信息化沟通平台。 诸如中铁快运、德邦物流、中国诚通集团、中国物资储运总公司等这些大型物流公司在内部物流配送、车辆调配等信息化方面都较为完善。这些公司多采用ERP系统来为内部控制活动提供有效的信息，同时也为其他业务管理活动提供各种数据。此外，物流企业还需要建立日常工作的沟通平台，便于内部控制人员与其他各个业务部门之间就相关事项进行沟通。比如，一些物流企业所采用的内部局域网、文件云端共享、网络通信工具等。 2.5 真正落实内部监督机制 物流业务的繁琐决定了其内部监督机制同样需要具有全面性。全面性在过程上体现为“全过程监督”，既对所承接的物流业务不能在所有活动都结束以后再去考核内部控制制度执行的效果，而是应当从订单承接开始就关注内部控制制度的执行状况，及时发现错误并纠正错误，避免出现不必要的损失。此外，内部监督人员的独立性也是需要强调的。一些物流企业的丢货、调包等问题正是由于内部监督人员的职业素养不高或者受控于相关管理人员而造成的。 3 物流企业业务活动内部控制优化 物流企业业务活动内部控制的优化实际上是从精细化的角度来谈内部控制。以某物流企业的仓储管理为例： 仓储管理的效果直接关系着物流企业正常运转的连续性以及科学合理性，精细化的内部控制制度可以大大提高仓储管理中货物、财务资金等的安全性，为后续管理打下良好的基础。 该物流企业为了实现仓储管理内部控制管理的精细化，首先从内部控制环境着手，努力提高全部门的内部控制意识。比如，管理层通过各种通俗易懂的PPT、Flash动画、展板等向部门员工展示内部控制与员工自身到底有何关系，员工在内部控制完善过程中所起到的关键作用，使员工真正明白该制度对于自身工作的意义何在。在这样的大背景下，树立部门“营业诚信、财务安全”的工作理念，为内部控制制度的精细化实施营造良好的氛围。 其次，将企业风险评估体系与仓储部门的内部控制相结合，依次评估物资验收入库、物资保管保养、物资盘点及记录、物资出库发放、会计记录等可能出现的风险，根据这些风险找出各个环节内部控制活动的关键点，而后按照“不相容岗位相分离”、“严格审批”等原则来设置各个环节的内部控制活动，尽可能将风险控制在可容忍范围之内。比如，在货物入库时，可能会出现货物名称、规格等不正确的风险；也可能出现验货入库人员与送货人员相串通私藏货物的风险等等。针对这些风险，仓储部门管理者则建立了精细化的货物入库流程，将哪些地方需要由管理层审批，哪些岗位需要由多人轮岗等内容作为内部控制活动设计的关键点。 最后，为了保障内部控制制度的实施与完善，该部门还将内部控制实施效果与员工绩效考核相结合，从客观制度上提高员工的责任感以及工作效率，保障企业货物