浅谈疾病预防控制机构仪器设备档案管理.docx

浅谈疾病预防控制机构仪器设备档案管理 浅谈疾病预防控制机构仪器设备档案管理 随着国家对疾控机构的投入，许多先进大型精密仪器不断进入实验室，为实验室提供有力的技术保障。疾控机构实验室能力的维持不仅取决于人员的业务素质和仪器设备的配置水平，还取决于仪器设备的整体管理水平。因而，仪器设备档案的管理可以为机构快速提供详细资源状况，而且能使仪器设备得到有效利用，为仪器设备管理提供直接的保证。仪器设备档案是疾病预防控制机构质量管理体系的重要组成部分，仪器设备档案管理是仪器设备管理的基础，其管理水平的好坏，直接影响到疾控机构检本文由收集整理测结果的准确性和公正性，所以加强疾控机构仪器设备档案管理是重要的。 1 仪器设备建档的重要性 1.1 仪器设备档案同科技、人事、会计等诸类档案一样，至关重要，同时仪器设备的档案管理，也是仪器设备管理工作的重要一环。仪器设备档案与仪器设备本身作用同等重要。仪器设备是疾控机构开展疾病检测、卫生监测、科研等工作的重要手段和保证。仪器设备档案包括仪器设备购置、验收、使用、维护与保养、维修、报废等阶段形成的资料，是仪器设备从购置到报废过程的真实记录，是各种仪器设备的正常使用、维护，以及技术性能开发的不可缺少的材料。仪器设备档案是中心的重要技术储备，是质量管理体系的重要组成部分。如何管好用好该仪器设备，提高仪器设备的有效使用率，保证检测结果的可溯源性、准确性，仪器设备档案建立是必要的。 1.2 仪器设备档案是设备维护和检修的必要条件。建立较为全面的仪器设备档案，并辅以科学有效的管理，使档案在仪器设备的采购、使用、维修等工作中得到充分利用，较好地发挥其社会效益和经济效益。如在运转和使用过程中，仪器设备的零件会磨损、腐蚀和松动，将会影响设备的精度、性能和工作效率，必须进行及时的维护和检修。而仪器设备档案是必备的条件。通过查看设备档案资料，根据其维修记录，判断检测结果的可靠性；对仪器设备采取预防性维护和检修，充分做好维修的准备以缩短停机时间，减少修理费用；通过查看仪器设备档案，及时与厂家或经销商联系等。管好用好仪器设备档案，主动、及时、准确地为疾病检测、卫生监测、科研等工作服务，为领导决策和同类设备的更新换代提供依据，仪器设备档案的建立显得尤为重要。 1.3 仪器设备的管理信息准确、及时地反馈到管理层，就可以使决策者充分掌握设备的目前状况和发展趋势，为更新购置设备提供准确依据，提高设备使用效益。 2 仪器设备档案管理的基本内容 2.1 仪器设备档案的归档范围 根据质量管理体系文件仪器设备管理程序的管理要求，明确了仪器设备档案归档内容由三个部分组成：仪器设备申购过程、运行过程、调拨（报废）审批过程中形成的档案。 2.1.1 设备申购过程形成的档案主要包括购置计划书、购置批准书、采购申请书、供应商的资质、技术论证报告、招投标文件、订货合同、验收记录、装箱单、出厂合格证、出厂检定证书、保修卡、售后服务保证、使用说明书、结构原理图、线路图、设备的影（音）、光盘、配件、仪器设备安装调试验收报告等相关资料文件，将其分类整理，按档案管理程序归档。 2.1.2 设备运行过程形成的档案主要包括仪器设备操作规程、操作作业指导书、使用记录、维护保养记录、检查记录、期间核查记录、历次检定/校准证书、维修申请单、停用申请单、经济效益分析等。 2.1.3 设备调拨（报废）过程形成的档案包括，调拨或报废申请表及相关批准文件，仪器设备转移使用单位时，仪器设备档案应一同转交。特殊有参考价值的仪器设备报废后，根据需要其档案可以另行保存。 2.2 仪器设备档案资料的收集 每台仪器设备从申购到报废都经过购置、安装、使用、报废四个阶段，仪器设备档案资料随着设备的变化而进行跟踪收集，及时归档。申购过程中形成的文件在安装调试完毕后及时建档，运行过程中形成的文件按年度归档，档案跟随仪器设备申购、安装、使用、维修、报废全过程，其相应的资料由使用科室做好档案的收集整理工作，移交中心档案室。 2.3 仪器设备档案的管理 建档后由档案管理员录入机构仪器设备总目录，便于仪器设备的管理和查阅。仪器设备要转移使用权限时，仪器设备档案一同移交，填写交接记录。报废的仪器设备尽快处理，在档案中做好报废注销记录及结档。档案借阅需填写仪器设备档案借（领）用登记表，在借阅过程中，保证案卷完整、安全，按期归还，不损坏、不丢失。 3 仪器设备档案管理的具体措施 3.1 建立完善的仪器设备管理体系 在质量管理体系中建立与本机构相适应的仪器设备管理程序等文件，实行中心、科室、操作人员三级管理，广泛深入地宣传学习质量管理体系文件，强化和明确各级人员的职责，使仪器设备管理工作从申购、采购、验收、标识、建档、使用、维护保养、维修、停用、报废等过程逐一落实。通过仪器设备管理文件的实施，以文件形式将仪器设备管理的目的、岗位职责、管理要求、工作程序、状态标识、记录与档案管理等明确规定，使各科室各岗位都了解其在仪器设备管理中所负的责任与应尽的义务，从而实现仪器设备档案的标准化、规范化管理。 3.2 建立健全设备仪器档案管理岗位责任制 按照疾控机构设备档案管理的要求，把岗位责任制真正落实到每个人，定期召开有关档案管理人员会议，明确工作内容、目标及岗位责任制、完善仪器设备档案管理制度。 并将岗位责任制纳入目标考核、管理责任制中去。实行奖罚制度，奖罚分明。特别是在使用档案方面成绩突出，发挥较大社会和经济效益的科室和个人应给予奖励，对不负责任、管理混乱、散失档案，造成损失的要给予处罚。 3.3 做好仪器设备的各项记录和归档工作 计量认定证书、使用记录、维修保养记录、维修记录等应定期及时归档，这些记录可反映仪器设备的历史情况，以便在出现量值和精确度超差时能及时发现和查找原因，并加以消除或采取补救措施。为了将各项档案定期归档，在设计记录方式时最好采用活页形式，并在每页记录加上页号和仪器设备的管理编号，以防记录遗失。 3.4 做好仪器设备档案资料的借阅利用 借阅档案资料时，应按照相关规定办理借阅手续，借阅人不得涂改、裁剪、抽取和污染档案资料。精密仪器原版说明书和线路图等重要技术资料一般不得外借，确因工作需要，可在履行有关档案管理规定的借阅手续后借用复印件。仪器使用科室根据需要可以保存复印资料，如说明书、操作手册等。 3.5 提高仪器设备档案资料管理的现代化水平 为充分发挥仪器设备档案的资料的作用，完整保存仪器设备档案资料，提高管理的现代化水平，实现仪器设备档案资料的信息资源共享。为方便各种信息的统计、查询、汇总，满足资产财务管理的需要，应当建立仪器设备全部档案资料计算机数据库，实施数字化管理。同时根据仪器设备使用过程中信息变动情况记录，仪器管理人员不断补充数据库，确保仪器设备数据库的动态准确。 3.6 提高档案管理人员的专业素质和工作态度 仪器设备档案管理是一项业务性很强、复杂而繁琐的工作，仪器设