关于秘书那活不得不说的一些话.doc

关于秘书那活不得不说的一些话不知不觉，毕业快要十年了，如果连加班时间一起，那可是大大的不止。一直想对自己这十年来的职业生涯进行一个大盘点，每次坐在电脑前，尽管脑袋里有千军万马，可是一到下笔，没敲上几个字，就词穷了，素材太多，无从写起。直到本周末连坐了四个小时的地铁，无事可做之下，终于在脑袋里将这十年的故事整理出了线索，于是，这回我可以下笔如有神了。本人（下称“小B”）本来是读理工科的，但是却没想到参加工作后，机缘巧合之下一直往秘书、助理这条道上挤；想起来大学时候也就是一只鳖，永远低头走路，很少参与社团活动，用现在的网络用语就是“活在自己的世界里意淫，无人可敌”。但其实，小B也算是理工一朵花的，一开班就引起狂蜂浪蝶无数。嗯，无数其实也可以理解为没有数目。一 经理助理毕业之后，为了进理想的企业，接连投了两次简历，一次是编程人员，一次是经理助理。结果小B落马于自己的专业，却成功应聘上经理助理。究其因果，该部门经理主管企业文化和政府事务关系，小B虽然没有外联的工作经验，但是一手文笔也是不错的，再加上这娃当时看着可老实了，于是经理大叔当即拍板，就是你啦。能成为小B理想的企业，肯定有超十分的理由。大型台资企业，占地面积连跨两个街道，里面文娱活动措施一应俱全，全市年度纳税额在前五名，五天工作制度，包吃住当时大家都以能进入该企业为荣。进入之后，发现自己来对了。这也是对所有刚出校门的大学生的一个建议，第一份工作，有机会的话尽量选在一些规范的公司，这样你的整体职业素养就能很好地培养与奠定起来。从我往后面试的经验看来，没有完全一致的工作经验没有关系，毕竟每家公司对岗位的定义都不可能完全一样，但是一个良好的职业素质才是战无不胜的利器。至今，我仍然保持着一些好习惯，随身带个小本本，即便临时召开会议也不会慌手脚。用将帅的心态做好小兵的事情。即便是打印一份文稿，也要做到纸面清洁，没有错别字，如果是交给年纪较大的领导的，字体要适当放大自己的事情绝对要负责到底，不能感觉的我就是一个小文员，我做不好，还有上司可以矫正这种心态。在这种台资企业里，你可以混沌地过日子，也可以快马加鞭地成长。机会很多，当然压力也很大；你要进取，有完善的培训机制；你要规范，有健全的文件制度。你可以做可有可无的人，但也可以力争成长为一方大员。在这里，只要不触犯规章制度，小B可以无限地发挥自己的创意和能力。这家企业，因为老板是一个儒商，对企业文化的投入有着无限量的支持。一个好的助理，做好了，不单成就了自己，还能让上司也发挥更大的能力，学会管理自己的上司。小B在任内的两年多，得益于上司的包容，不断地改进以前的做法，一份内刊从几张A3张纸到印刷成一份报纸，壮大通讯员队伍，大搞迎新活动，甚至引进外部的赞助商，不用投入一分钱去搞一场大型的企业宣传活动，于是小B做到了从一个小助理到被大老板点名表扬，到用了两年不到的时间被提拔为副主任，这对于一个行政类的岗位而言，小B也算是破了纪录。对上司而言，因着几次颇为成功的活动，大家对他越发地看重与关注。小B在这里收获了良好的职业素养，责任感、细致心、学习能力、适配能力。二 总经办秘书 （主管政府事务）第二份工作是一家上市企业，福利待遇当然也是不错的。当时他们在招一内刊主编，因为是创始阶段，从编写到排版都只有一个人。小B觉得这是一个自由度很大的挑战，于是欣然点头。后来发现对形势的判断过分乐观，不一定上市公司都会尊重企业文化。捣鼓了两个月，首份内刊都出了三次小样了，老板依然没有拍板，内刊都从原定计划的周刊变成月刊，再到季刊。心灰意冷之下，小B都计划好跳槽了。这时候老板的老爸（忘记说了典型的家族企业），一个主管行政的老头子却对我青眼有加，说是现在有一个空缺，专攻政府政策，以求帮企业申请荣誉与扶持资金。在05年的时候，政府事务对于国内的企业来讲应该算是比较新鲜的领域，小B对此一点头绪都没有，但是实践再一次证明了真理，机会来临时，你只需要抓住就行。于是小B被调入了总经办。当时已经有三个姑娘，一个是老板的秘书，其他两个是给她打下手。小B在里面工资排中间，但是比她们忙多了。从刚开始的懵懂，毫无头绪，到加班加点研究政策，拜访主管部门求指引，然后死磨难缠地反复揣测别人的申报材料，小B终于一步一步地摸索出门道，并且逐渐取得了成绩。省名牌，著名商标，高新技术企业，腾飞企业，挖潜改造资金等。从那个谁谁谁，到“小B”“小B”，小B在老板的心目中也开始有了名字。好不容易把这一道搞清楚，期间行政部门有个主导ISO的姑娘辞职，因为在对上一家企业进行过内部审核员的培训，略晓门道的我代过一次班后，便傻乎乎地把这活给完全接过来了。反正当时觉得，权当多学一样东西，也不晓得像杜拉拉争取加薪。就是抱着这种心态，小B无欲无求地为企业贡献着无比鲜活的青春，到最后，小B管着ISO的内外审，政府项目的申报，商标专利的挖掘与续展维护，政府的外联活动。这期间，除了转正之后一分钱都没给加。有一次跟高新技术协会的工作人员吃饭，期间人家问起小B，政府的扶持资金或者荣誉拿到后，企你们奖励多少啊。那一刻小B才知道，这跟业务员一样，帮企业创造非营业性收益，也是可以要求提成的。那一晚后，小B盘算了一周才敢跟老板开口。小B将入职以来为企业争取的荣誉与争创的效益逐一罗列，并说明在其间9成的工作都是小B加班加点完成的，没有增加过企业额外的经济负担，完了，小小地暗示了老板是不是应该适当奖励一下。结果，小B在老板心目中又成了一个谁谁谁，并且无数次成为中高层管理会议上的反面教材，不安分，枉费公司培养啊诸如此类。那段时间，小B辛苦树立的地位也跟着土崩瓦解，人人都可以给脸色，苦逼的呀。那时候的小B，还没修炼到大BOSS的境地，一心想着此处不留人自有留人处，于是提出辞职，结果又不批准；当时是估计没有人接得了手这一大摊子活。面试的人倒是见过几次，都是藏着掖着神神秘秘进行的，未果；后来又发了两千块奖金，老板的老爹也找小B说了一大推，说公司其实挺困难的，而且这些本身就是公司的资源，如果奖励小B，那其他人怎么看？公司也知道我能干，不如等下次统一调薪的时候再帮我调整。 在这个过程中，小B是一声不吭。在以后负责HR中，但凡小B发现被聊天对象只是一味地点头或者是摇头，那么他对公司是哀大莫过于心死，彻底地失望了，再谈下去也没有任何意义，当时也不会谈出什么内容。小B没有再坚持要走，因为那时候小B从外界得知，行业经济很萧条，公司的股价以及跌破发行价，企业随时可能要破产。那时是08年的下半年，金融风暴席卷而来，公司彻底死翘翘。从这份工作开始，小B就知道，即便是老板身边的人，要加薪也是很难的事情，特别是在没有先例的基础要去要求奖金，那更是不吝于割老板的肉。每个老板心里都有个小算盘，你能干，他自然会多关注你一些，要想要藉此加薪，那可是恶化两人关系的导火线。在一家公司，技术和销售部门是核心，也只有这两个部门的人员才能享受不按公司规定而加薪的特例。你一天被定义为秘书，他始终在心里就当你是文职人员，即便帮公司赚到非营业性收入又如何，老板会觉得，这是我公司本身的资源优势，而小B做的只不过是将这些资源优势整合起来而已。小B的性格短板，心软，责任心强，不擅长说服上司。在往后的面试过程中，小B也遭遇过不少这种白手兴家类型的老板，大多都是技术或者是做市场出身的，他们本身对内部的行政管理不擅长，也不重视，因为不能创造直接利润啊。跟着这样的老板，发展空间不大。因为往往一家尊重企业文化的公司，才具备了成长的潜质。三 办公室主任08年金融风暴，找工作变得异常艰难。筹谋两个月，才收到一家国内500强企业的面试通知，反反复复辆三轮后，才最终定下了小B。职位是媒介经理，管内刊媒体与政府公共事务，其实也就是一个小主管。没过几天，又接到一通电话，是一个在协会活动上认识的老大哥打来的。他当时在帮一家私人企业搞管理体制建立，想小B过去帮忙。工资还不如已经接到的OFFER，工作条件也不好，但是这个老大哥反复动员小B，说，小B啊，你在大中型企业里做了快五年，我觉得你应该到一个刚成立的公司里面去发挥所长；再找一家大中型企业，你也就重复以前的工作，没有新的成就感可言，但是去这样一家小公司，你可以大有所为；现在工资给得不多，但是年度有分红的。谁不想年轻有为发大财啊，小B听了后一腔热血，毫不犹豫地同意了。结果，这回小B又失算了。到公司报到之后，小B才发现情况远比老大哥提供的信息坏。首先，老板是半路出家的，之前做的是收购边角料生意，有点黑道的意味。敛财后人到中年想要干一回实业，于是上天下地寻找项目，结果花了几千万买了个环保项目，资料跟设备是买回来了，但是技术人员却没有配套上；项目前前后后搞了半年多了，一块成品都没得。于是不知道从哪个渠道找到曾经服务过咨讯公司的老大哥，希望他能提高项目产业化的进程。其次，这个工作人员都是东平西凑而来。老板的秘书，艺术学院毕业，年轻貌美，但是什么都不懂却管着行政内务；一个刚毕业的大学生当了厂长，因为他的学历最高。老板娘管财务，大姨管采购，小姨管外联。小B名义上是办公室主任，其实是秘书、行政、人事、外联一窝端。首先做企业架构，分清职责，其次制定岗位职责，让大家做得规范。再然后将毫无根据的薪酬制度梳理一遍。当然，这些小B都是边学边做的。实践再一次证明真理，心有多大能力就有多高。做政府事务是小B驾轻熟手的，但是却遭遇老板秘书的嫉妒，公开表明不能将公司的技术秘密交出来。小B虽然是老大哥带过去的，但其实老大哥也就是一个甩手掌柜，小B得一个人战斗，一个人成长，再战斗。这个小企业，唯一能锻炼的就是你的生存能力。出个什么规章制度，秘书带头说在网上下载的。额的神啊，小B承认是在网上下载的，可那个是基础啊，很多细则还得根据公司的实际情况再修订啊。老大哥定了个目标管理，意在希望大家可以分步分解，提前达成公司的要求。没有受过约束不晓得规范的一些人又在哪里喊，写那多，增加工作量。你要要求老板的支援吗，这个没有经历过实业的企业家也是个甩手掌柜，他只要结果，过程中的纷纷扰扰，对对错错，他不表态，不参与。他嫌麻烦。比如说申请一件专利，他的秘书要A家，因为价钱便宜，小B主张要C家，不单因为C家是行业内的前三名，更因为对方能提供很好的售前售后服务。老板最终选了A家。他心里始终是相信自己人。跟着这样的老板，对自己本身就是一个资源耗费。你得先打好群众基础，然后你的想法才能推行实施，也不一定担保就是顺利喔；任何触犯到人的利益的制度所遇到的阻力都会无比强大。你想扭天逆地，难。如果你也像小B一样没有开天辟地的战斗思想，那么，千万不要妄想从大企业去到一个小企业，你可以管更多，得更多。特别是你还是一个中层的时候，上有大山，下有暗流，分分钟都会S得很惨。小B终于在成功帮其申请到400万循环经济扶持资金，觉得对得起老大哥的邀请后决断地请辞了。四 董事长秘书结束上一份工作后，小B也曾经有过一些短暂的工作经历，颇有启发意义。第一份是一家港资企业，总经理秘书。总经理不是老板，是老板请回来的职业经理人。老总有明显的日资企业背景，因为小B一进写字楼，哪哪都是标识，岗位标识，楼层标识，级别标识典型的目视化管理。老总是一个很严苛的人，双眼呈倒三角型。后来小B遇到一个擅长面相的老板，才知道那么一个人胸怀的象征。工作内容很清闲，但是很受困。秘书的位置在老总的左前方，靠近门口；小B开个小差，老总也会是一顿骂；曾经有一次小B倒茶的时候不小心洒了一滴水在文件上，老总开口批评了小B三十分钟，精贵啊。老总去开会，小B上回洗手间，座机没人听，回来又是一顿骂；帮其写邮件，紧张之下敲错一个字，骂；老总的心腹过来打小报告，小B让来者不如亲自跟老总说；老总回来后问起，来者一手指着小B说，我已经告诉秘书了，结果，又是一通狂孔：你究竟还有多少事情瞒着我；小B是做政府公共事务出身，对政府的政策有相当的敏感度，有一次建议老总申报高新技术企业。他骂着说，我请你回来是当秘书的，我吩咐你做的事情你做好就OK；其他事情轮不到你操心。你其实跟外面的文员没什么两样，当时只是看着觉得你比较老实小B自在这个老总身边工作后，体重一直往下掉，每天上班都觉得是无比痛苦的事情，于是果断请辞。遇到这种老板，个性是没有得了，脾气也是没有得了，他有自己的价值观，他也不可能是一个友善的人，不过小B仔细观察过他所信任的人，老总对他们是不遗余力地任用；一个算工资的小妹被调去做计划部的主管，老总调动所有人力物力去支持她，甚至缩减了该岗位的职责范围，曾经无比艳羡，后来小B也就是明白了，这也不过是老总的权力布局而已。不过小B在这个老板身上学会一件事，细致。当不需要你担大旗的时候，那么请你务必将所有细务都处理好。时至今日，小B始终谨记这点。接下来一份工作，遇到一个无比自大，眼里容不下一颗沙子的民营企业家。挂着集团的头衔，全公司加起来不够200号人。经营业务倒也是多元化。房地产发家，然后涉及餐饮，文化，酒业，娱乐等。老板也是一个白手兴家的主，初见小B，觉得这个人可用，但是不能当秘书，他说，我的秘书身高不能低于1.65CM。小B的面试从早上一直持续到下午的四点，期间还请小B吃了一顿饭。最后许了小B一个助理的角色，先熟悉一下个部门的业务，然后再重点分配。当时小B就没答应，经历过那种小企业，小B深知个中的苦，但是人家又是接送又是不断打电话邀请，小B的感性一发作，屁颠颠地推了另一家的OFFER，以壮士断臂的心情奔赴的新岗位。过了几天，老板发现小B对观人察事很有见地，于是让小B负责HR，说是经理，但是开出来的薪水也就是一个人事主管。但是一直以来，小B都是那种好学好问的好孩子，心想这下子可以将这几年耳染目濡的理论付诸实践了，好歹也是带薪学习的，可行啊。再一次证明，小B这人，好了伤疤忘了痛。老板都有一个特质，那就唯利，特别是那种私人小企业，给了你一份工资就要求你做出三份功劳。于是小B疲于招聘（招三个跑四个），忙于解雇，要做岗位指导，要做人事规划，要搞活动策划，要做活动主持，要应酬但这种老板，因为自己本身也算得上是多才多艺的主，无论你做什么都很难达到他的要求；全公司上下，服务超过一年的人不超过6人，有好几个也还是他的亲戚。他将每个人的缺点无限量的放大，每一种不作为或者不称职都在他哪里找到一个极端低劣的人性缺点。他的零容忍，他的严苛。让每一个为他服务的人，都觉得亚历山大。小B走的时候，他托他超过1.65CM的秘书带话给小B，本来他对小B是抱着无限的希望的，但现在这个情况，他很失望。这段工作经历，只带给小B一千元的报酬，其他的都被扣罚在“顶撞上司”“违反公司规章制度”“没有按时做思想工作汇报”等等。但从这个老板身上，小B学会了看人。同样也为小B扩阔了视野，老板也是分很多种的。有些老板是不值得你为其卖命的。这是小B第一次如此地抗拒一个人。然后又是一家私人企业。那里的人事经理是小B的朋友，初衷也只是为了帮个忙。私人企业都有那种特质，从事都是一些传统低端的产业，人员素质不是特别高，福利待遇较差，规章制度都是一纸空文，没有档案管理的概念，也就是你想查找过往的记录方便了解公司，没得。老板是个不到40岁的年轻人，人很随和，听完小B的自我介绍，一张口就问小B，你说了那么多，工资要求多少？直接，爽快。第一天， 小B坐在位置上，没有师傅，没有引导，反正你觉得应该怎么干就怎么干。第二天， 老板带着小B出去谈生意，回来之后，小B整理了一份记录给他，顺便提了几点意见，老板大为赞赏。唉，真是山中无老虎，猴子当大王。然后无事一直呆坐到下班。第三天， 小B提出到各个部门走走，于是老板让小B跟着设计总监出去采购材料，设计总监不到30，一张口就让小B做自我介绍，用英文。第四天， 小B的背景接受不了这种文化，于是请辞。接着去一家中型港资企业面试董事长秘书。第五天， 上班。董事长秘书，除了维护董事办的一切工作正常开展外，还要负责政府的公共事务。这份工作可谓小B上几分工作的岗责总和。下面带两个小文员。这件事情论证了所有过往付诸的努力，上天迟早会给予小B一个机会证明与犒赏的。老板是一个快60岁的香港人，白手兴家，多才多艺。特别让小B觉得满意的是，老板承诺会给小B一个自由的工作环境，不问过程，只求结果。因为有过第二家公司的经历，小B还特地跟老板商定帮企业创造的非营业性收入要提成，老板也合理，但是就是不肯定比例。即便如此，小B也觉得自己时来运转了。入职之后发现，该企业的管理还停留在人制的阶段，请过N多个管理顾问公司，这些公司每每都是信心旦旦地入营，然后灰溜溜地出营。经历过两次之后，小B发现这些所谓的管理公司，也只不过是苦练了一门技能，就盲想改变所有不上道的公司，管理之道在于有容乃大，讲究顺势而为。而所有这些管理公司，取用的无一不是终止，颠覆，也不是没有成功的例子，但真的要天时地利人和。为何？首先一家企业走过这些年，自己有哪些管理缺陷总会知道的，每家顾问公司提出的分析报告上罗列的问题都是我们平时熟知的，如果自己都没有决心去改革，依赖别人帮自己斧正，首先心态上后不正确，没有发自内心的自我救赎，别人怎样努力也帮不了你。举一例子，对制造企业而言，PMC是一个很关键的角色。顾问公司提议PMC进行大改革，无论从工作的方法还是人员，都要调整；结果遇到了以部门主管为首的一般人的强烈抗议，并且要挟公司如果在允许顾问公司蛮搞下去，他们集体辞职。在这件事情上，顾问公司建议全部换血，公司害怕影响生产进度，犹豫不决。当时小B的意见是杀掉带头的，先行安抚，再秘密进行招募。顾问公司同意了，但公司却不同意。没有阵痛的决心，哪来后续的舒畅。因为小B在管理升级的过程中表现出来的素养被董事长看在眼里，他开始交一些大项目给小B操作。即便下面带着两个文员，小B也忙得三头六臂都不够用。六天工作制，每天工作超过10小时，赶政府项目的时候，试过连续一个星期通宵工作。努力付出了，必定也是有收获的。可以量化的就是一年里操作了四十几个政府项目，中了十个荣誉项，几百万的扶持资金。很多人都说做秘书的工作很难量化，确实的，因为做了秘书，你的服务职能是囊困老板的所有。老板要搞背靠企业的培训学校，小B要研究办学流程，要凭简单的几句话铺展一万多字的可行性报告。老板要在外面搞房地产，小B要负责搞企业注册，人员招聘等这些功劳可以向谁说，老板？不可能的。因为职业操守，老板所有在公司外的事务要保密啊，所以这部分的绩效无从说起。公司里面的事务也不能断，因为其他不知道你在忙什么。高层招聘，绩效考核，单据审核，制度改善，文件管理，来访接待等等，一件件事情都要等着小B抽出第三只手去处理。最高纪录尝试过8点上班，理顺了一些工作的头绪后，9点一过小B就没在办公室里呆过。上午花一小时跟管理顾问公司开会商讨下一阶段的方向，然后去跟研发部制定新的申报项目，期间接到经贸局的电话，要马上传一份企业调研资料，于是电话指挥助手在根据过往的材料重新整理一份。然后被副董事长（忘了说公司有大小老板，老爸是董事长，儿子是副董事长，小B是一个人服务两个主。虽然有两个文员，也是不够用的。一个文员被主管采购的副董事长征用于核价，还有一个文员还要管理所有程序文件的收发。所以小B其实连一个完全意义的助手都没有。）叫去商讨财务管理流程那段时间，小B穿着平底鞋牛仔裤，跑着办公。周边的同事都说，小B刚进公司那会都说来了美女，结果当然，小B也迅速成长着。统筹能力以及情绪控制能力都有了明显的提升。半年后，小B帮公司争取到50万扶持资金，那是恰好是中秋节前夕。满以为老板会按照之前的承诺给予奖金，结果最后送了一台手机给小B。小B当时失落得呀，手机都还是话费兑换的。都熬了这么多加班，没有奖金也给个补休嘛。结果奖金不给，小B换一种方式，商议能不能工资不扣税。那时候税制还没改，每个月都要扣好几百，小B心疼得啊。事实证明，无论你做了多少事情，老板如果认为那是给你学习的机会，你就没得升职加薪的命。老板就一句话：扣税是当时说好的。后来小B郁闷了好多天，躲着老板不见，但是作为他的秘书，能躲到哪里去?几天后，小B觉得放弃小我，与老板握手言和，工作还得继续下去。 到了年底老板是好歹按照承诺，给了奖金，但是连所有政府奖励资金的1%都达不到，小B沮丧得连干下去的动力都没得了。 工作两年多，除了转正时，小B的工资连一毛钱的涨幅都没有。工作强度是越来越大。理由？好不容易稳定了一年多的高层开始频繁流动。但是，希望总在前往，小B只要还是保持前进的步伐，终有一天能得逞所愿。 不是吗？五 总结 这些年，小B服务过不少老板，接触过更多的老板，当然，因为小B本人的背景决定，这些年工作的范围仅限于港台资，民营企业，不包括欧美及日资这些。所以小B的经验只供参考，没有直接挪用或是对号入组的功能。一句话，小B是抛砖引玉，给各位客官看热闹去的，当然，明白人也能看到门道。1. 无论是哪种性质的老板，对秘书的核心要求有三大：职业道德（这里面就包括忠心、责任心以及明白心）、