项目财务人员管理制度

1 / 15 项目财务人员管理制度 近年来，随着国家对基础设施的投资不断加大，建筑施工企业迎来了一个发展的黄金时期。在建筑施工企业快速发展的同时，我们也注意到大量从事财务基础工作的人员没有很好的得到切实有效的职业培训。这种教育培训之所以紧迫我想是与财务人员的岗位及工作性质有关。从近年来我们掌握的信息看，凡是财务人员配备紧张、财务人员业务素质参差不齐、财务人员继续教育抓的不紧的单位或项目，常常容易出现财务人员利用职务之便贪污公 改原始资料获取不当得利的现象。因此，抓好财务基础工作，特别是加强财务人员的素 质建设、提高财务人员自身职业操守和法律意识，是一件重要而且艰巨的任务。 一、财务人员工作环境分析 建筑施工企业的特点取决于建筑产品的特点，依据产品的不同可能会产生不一样的管理模式。但总体呈现以下特点： 1、流动性大。 2、施工技术复杂。 3、机械化程度低。鉴于这些特点，使得每个项目的财务工作都比较繁杂并呈现各自特点。可以说，在这种行业背景下，财务工作不太好把握。 目前，大多建筑施工企业内部都成立资金结算中心，对项目资金进行集中管理、统一调配、监督控制，提高资金使用效率。资金管控主要还 有以下几个方面： 2 / 15 1、 严格用款制度，项目部所需资金按其资金计划审批后使用； 2、 建立规范的项目资金使用程序，采取由工程、经营、财务等多部门联合审核会签制 度，杜绝工程款超付和不合理开支。 3、 加大工程决算和工程欠款催收力度，加快资金流通速度。 4、 进行项目成本控制。包括合理确定项目目标成本；确定成本管理职责，落实项目成 本控制措施，优化资源配置，建立工程核算帐表，定期开展项目成本分析，工程项目竣工后，抓紧办理工程结算和分包单位的结算，并建立 预决算登记台帐；结算审定后，对项目部的成本控制情况进行考核奖惩等等 我认为上述管控对项目部的资金管理起到重大影响，基本上把握住了企业资金流动的主要方向。但是，很多施工单位在忙于生产的同时在基础工作方面也存在诸多不足。比如：轻视分包管理和采购的经济成本分析；受施工产品的甲方制约严重；项目部人员职业能力不强等方面。由于一个项目部可能存在多个施工产品，因此在业务繁重的情况下，在控制薄弱的领域，为财务人员自身利用职务之便进行违法违纪活动的情况创造了客观条件。 二、可能存在获取不当得利的领域及作假 方式 3 / 15 要加强财务人员素质建设需要从主、客观两个方面考虑。从客观条件上看，目前施工企业基层还存在比较突出的问题，笔者认为在一些领域还存在较大风险，主要包括：货币资金管理，材料采购及库存管理，施工及分包管理等方面。这些领域从审计角度看一般属于侵占资产导致的错报。 1、货币资金管理 项目部施工方面涉及大量的资金流动，尽管目前收支两条线基本上控制了大额资金的往来，但在货币支付领域还是存在较多问题。 现金支付比例过大。一般来讲能够使用支票付款的应尽量避免使用现金支付，如果采用 现金支付的比率过大会产生舞弊机会。例如：某项目部财务人员支付食堂采购款，一般情况下应选择支票支付，采用现金支付存在截流套现风险。这种情况需排除例外事项，但是如果财务人员选择现金支付的主观意识大于采用支票支付方式，或者说在同等情况下选择可以接受支票付款和只能接受现金付款的供货商情况时，倾向于选择后者。这增加了舞弊的机会。现金支付过大还表现在通过现金支付的各种补助和费用。 串改原始资料。串改原始资料的作假行为多发于财务人员的不相容岗位控制失效的情况。目前的现状是：有一定比例的施工企业的项目分部因人员 紧张而出现一人身兼数职的情况。从企业管理和内部控制角度看，不相容岗位一4 / 15 人身兼所带来的风险没有任何防范措施可以使其降低。因此，应该杜绝财务人员一人身兼多个不相容岗位，否则原始凭证串改以后导致的帐务舞弊很难被发现。财务人员串改原始资料的动机绝大多数情况是处于获取不当得利的目的，主要表现在伪造授权人字迹、伪造领款人字迹后串改凭证金额、虚增人员或工作天数、虚设费用发生情况、不按照财税法规扣除个税、工资发放条及个税计算不透明等情况。例如：在无审核监督的情况下，某项目部财务人员在计算某项补助时，串改原始资料上的人员工作 天数等事项，即可以随意套取补助等不当得利、贪污公 通过恶意骗取备用金套取现金。套取现金用于个人属于无息占用企业现金，增加企业的流动资金压力。常用的表现手法是通过假借多个他人名义截取备用金然后用于个人事务。假如假借一个人借取备用金 5000 元，假借 10 个人既能套取 5 万元的现金用于公 此，备用金管理应该月月清理方能杜绝此项风险。 招待费列支不实、不准。如果招待费列支不实或者严重违法法律法规、违反核算单位的财税规章，则这样的列支存在一定的共同舞弊风险。 故意推迟支 付款。有些项目财务人员伙同对方财务人员，故意推迟付款，致使企业支付罚款，待支付罚款时，双方私分此罚款；或者伙同他人拖延付款时间以赚取供货商5 / 15 好处费等等。 2、材料采购及库存管理 材料采购与库存原材料的资金占用较大，属于项目管理的控制重点。在这一领域发生的舞弊多半为项目部内部几个部门的集体舞弊。 以收据替代发票。以收据替代发票不仅不符合企业的管理规定还存在舞弊风险。特别是当分包招标资料不合规时更加大了财务舞弊的机会。 使用虚假发票。存在虚假发票的事项可能一方面反应项目 部采购部门对供货商的选择存在问题，一方面也反映授权签字人员及财务人员的业务能力问题。假设供货单位故意为之，财务人员应当对一定金额以上的采购发票进行真伪辨别；而这另一种情况也可能存在，即采购部门、经营部门与财务部门共同舞弊导致的情况 采购的材料核算不规范。如果采购物品属于固定资产核算范围而财务人员未进行正确记录。那么，该部分物资很可能成为个人物品。如果这一事项只有财务人员知晓，财务人员即可以通过一定途径不当的获取该物品。 账外物资 “ 小金库 ” 。为了给职工搞额外收入，或进行一些非法支出，设 账外物资小金库。主要手法有： 1、回收的边、角、废料不入账或者少入账。 2、盘盈、接受捐赠的物资不作账。 6 / 15 监守自盗，虚报损失。项目部实物以领代耗，将领取的材料物资不用或少用，但在账务处理却依据领料单将领取的材料物资数额，全部作为耗用计入了成本费用账户。由此而形成的大量账外材料物资，即不作退库处理，也不作盘盈入账，而是将其卖出，获取的价款存入小金库，以便给职工购买生活用品或者以发放奖金的名义直接发放现金。 3、施工及分包管理 施工及采购分包管理方面我认为目前存在比较突出的问题有：小 规模检修或施工合同不入账、分包管理不严格等情况。这部分涉及的舞弊手段比较隐蔽，主要应对的是检查有无账外账、分包付款是否合理等情况。 三、防范与解决舞弊的方式方法 正如前述，建筑施工企业基层的经营环境可能为财务人员在货币资金管理，材料采购及库存管理，施工及分包管理等方面带了更多舞弊机会，但舞弊的领域不仅仅限于这几个方面。我们仔细分析了侵占资产舞弊产生的因素，不怪乎有以下几个方面： 私欲膨胀，道德缺失。舞弊者的动机直接驱使于其本人内在的动因，基于某种目的而实施故意的违法犯罪行为， 最典型的动因来自于私欲膨胀带来的压力。这里的私欲表现在经济上的占有。当一个人的需求超出了自身条件承受能力，严重的私欲膨胀，道德缺失足以促使舞弊者实施舞弊7 / 15 行为。 制度不严，惩罚不力。少数财务人员之所以能实施舞弊，是因为有机可乘。一方面控制制度或措施存在漏洞或缺陷，难以防范、发现舞弊。舞弊者作假账，以控制制度或措施存在的漏洞或缺陷为前提；其次是会计控制系统是否严密，是否能使其舞弊行为不留痕迹，不被发现。二是指财务人员给予的权利范围，权利一旦失去控制，就会为犯罪创造条件。财务报舞弊一般由管理层、决策层 授意，财务人员实施，单纯的财务人员贪污不是舞弊的主要内容。舞弊者如果缺少 “ 机会 ” 这个条件，是无法实施的。另外惩罚不力、法律意识淡薄也使作假帐这无所顾忌、胆大妄为。 内部机制缺陷或未得到有效执行，诚信理念不强。在目前的客观环境下，企业出现违规现象在所难免，但需要建立有效的内控机制进行制约。内部控制人员应树立对国家、企业、个人诚信的理念。如果内控建立了却未得到有效执行，对舞弊者不构成影响。 由此，在财务基层建立舞弊风险的防范机制、减少因客观原因给财务人员带来的诱 年来，绝大多 数施工企业已经注意到项目部管理中存在的一些问题，也订立了符合自身发展的管理规定。但我认为在以下方面还需要加强： （一）内部控制制度不仅需要建立，还需要得到有效8 / 15 的、一贯的执行 首先，完善制度是防范舞弊的根本，也是消除舞弊机会的手段之一。不完善的制度为舞弊提供便利，只有符合要求的内部控制制度，才能为防范舞弊提供合 理的保证。要防止舞弊首先要建立完善的内部控制制度，主要从以下几方面入手： 1、建立良好的内部控制环境。良好的内部控制环境不仅要培养企业员工的自我控制意识，还包括培养员工的诚信和良好的道德观、培养工作能力和经营风格等，而且还要建立员工之间、管理层之间、员工和管理层之间的相互控制机制，建立清晰的组织结构和有效的内部审计，营造良好的工作环境。对财务人员来讲，这部分要求同样适用。但是内控及内审部门确实发现的违规问题的处理程度取决于内控及内审部门的地位、职权、专业胜任能力及应有关注。 2、有效地执 行内部控制制度。全面内部控制建立以后，评估控制流程是否得到有效执行是审计针对风险应对提出来的概念。我认为，对企业来说内控部门及内部审计部门在检验内控的执行方面还需要发挥更大作用。 3、建立适当的控制程序并及时检验修正。扫路车适当的控制程序可以减少舞弊的机会，企业要建立包括能提供资产的实物控制、恰当的授权制度和明确的职责分工等的控制程序。控制应该不断改进和引进先进方法。 9 / 15 其次，加大惩罚力度是防范舞弊的保障。要区分不同的责任主体，强化责任者的责任者，明确责任分担标准，对舞弊者、蓄意侵占资产者 的惩处应从严处理。从严处理应该做到明确区分法律法规的适用标准与范围，对作假者不仅依照会计法进行经济处罚，还需依靠法律的力量，该诉诸法律的绝不手软，该追究民事和刑事责任的绝不姑息，充分发挥法律法规各自的约束力，起到打击一小撮，教育一大 实，上述问题在施工 （二）建立多元化机制，充分发挥各资源优势 1、加强独立审计职能。笔者认为：应适当利用注册会计师事务所审计的独立性优势。有一些问题，特别是舞弊所导致的问题，通过外部独立审计能够很好的发现。企业应该建立一个这样的机制：就是在一 个会计年度至少随机选择1责任中心，利用外部独立审计的资源的优势进行责任中心全面审计。这种全面审计策略有利于发现各个项目存在的普遍问题、有利于发现内部单位常见的违规做法、有利于发现和改进内部控制缺陷、有利于提高财务人员的从业行为和职业道德。 2、强化内部监督机制、增强财务人员适当的流动。要建立具备健全的制度体系的企业治理结构，实现管理人员控制经营，制度控制管理人员，强化管理人员的责任，约束高管的行为，严格信息披露制度，强化信息对称性。建立起10 / 15 企业内部人员相互监督机制或设立举报热线，使舞弊者或作假 者时时处在 “ 有人在监视我 ” 的意识中，起到防范舞弊的作用。对财务工作来讲，如果基层财务人员配备确实紧张应适当增加财务人员的流动性，避免一名财务人员身兼数职且长期在同一责任中心工作。从财务岗位的特殊性来看，保持财务人员的稳定性应该在不相容岗位人员分配合理情况下适用，而当财务人员处在不相容岗位控制缺失的情况下应增加其流动性。 （三） 加强诚信理念教育，树立良好的社会风气 笔者认为社会风气、工作环境对舞弊的滋生有一定的影响。如果社会存在着严重的信 危 作环境中到处充斥着假冒伪劣、权钱交 易、贪污受贿，就会为做假账、出具虚假财务报告培植一块赖以生存的土壤。因此：整个社会要树立良好的风气，形成相互信任的氛围。目前 “ 诚信危机已经成为社会问题 ” ，要创造良好的社会风气，赢得公众的信任，要从个人做起，每个人要实实在在地做足 “ 本分 ”的工作，而不是以权宜之计搪塞，或以擦边球试探底线，只有将可信、诚实原则贯彻到底，才能建立公众信任的环境。企业要加强诚信教育，创造积极向上的工作环境。同时施工要加强道德建设和诚信教育，只有潜移默化的诚信教育，才能使道德发挥效能，使员工在遇到巨大的经济利益与严肃的道德法律规范发生 碰撞时，不至于迷失方向；要制定科学的11 / 15 制度，实行公开的政策，宣传行为准则或道德守则，并要求员工严格遵守，使制度和规则发挥其应有的作用。 四、对企业财务人员素质建设的思考 施工企业的财务工作繁重，每一位财务人员都十分辛苦，及时关怀和不断加强教育不仅对保持财务队伍、培养财务中坚起到关键作用，而且对财务人员自身素质建设也起到关键推动作用。 加强财务人员职业道德建设。会计职业道德，是财会人员从事财务工作应当遵循的行为规范，是行为准则。良好的职业道德教育主要包括：爱岗敬业、认真履职；遵纪 守法、办事公正；廉洁自律、严谨务实；诚实守信、保守秘密。基层财务人员要适应这项工作： 首先能静得下心，沉得住气，不计较个人的得失，对自己的本职工作认真负责地做好。其次，加强会计职业道德教育，需要自上而下的灌输。目前基层财务部门工作存在的问题较多，岗位设置可能还存在严重风险，有效防止财务人员做假或伙同他人串通舞弊侵占资产，不仅需要在客观方面加强控制，也需要财务人员从自身主观方面抵御诱 此，加强职业道德教育不仅有利于会计人员成长还有利于防微杜渐。会计人员决不能存在侵占资产不可能被发现的侥幸思想。 从审计角度看，舞弊是很容易被发现的，任何事件的发生都不可能没有任何痕迹。职业道德是否走偏关乎财务工12 / 15 作的性质问题，是财务人员合格与否的最关键标准。 灌输终身学习的理念，造就财务人员善于学习的素质。知识经济引起社会经济的巨大变化，特别是新会计制度改革，对会计系统的许多方面产生影响，会计的基本假设有了变化，会计核算的重心（包括财务软件系统的升级、 生转移，会计计量模式得以改进，会计政策发生了改变等等，这时需要会计人员有高度适应力的，能够不断的学习新知识，跟上社会快速发展的需要。要向财务 会计人员灌输：学习不再是人生某一阶段受一次性教育就一劳永逸的事情，终身学习成为社会和全民的共同目标，也是会计人员必须坚持的，只有这样才能跟上时代的步伐，适应不断变化发展工作的需要。俗语说 “ 活到老，学到老 ” ，终身学习理念日益成为一种适应社会发展的技能，因为伴随着知识半衰期的缩短，以前在学校学到的知识逐渐落后，所以不及时的补充和更新知识将无法适不断变化的工作需要，很多国有企业实行集团化管理，大力推行 理系统，在系统内实行标准化管理，会计核算方法日新月异，这就要求财务人员不断汲取新知识来适应新的需求，因此， 终身学习确有其实质上的必要，施工企业财务人员要适应未来的会计工作，终身学习的理念必须树立。 不断加强多种渠道职业后续教育，提高财务人员职业素质。对会计人员的后续教育是指对正从事会计工作和已13 / 15 取得或受聘会计专业技术资格（职称）的会计人员进行以提高政治思想素质、业务能力和职业道德水平为目标，使之更好地适应市场经济发展要求和企业长远发展的培训、再教育，是一艰巨复杂的系统工程。后续教育与提高会计人员素质有着必然的联系，对于在职人员来说，后续教育是不可必免的。首先，施工企业在错综复杂、激烈竞争的新形势下，要 求会计人员具有较高的综合素质和能力。其次，针对经济快速发展扩大了会计人员的需求，会计人员素质参差不齐，社会风气不好，做假账、造假账，违反财会制度和职业道德的事情时有发生，施工企业财务人员应防微杜渐，只有通过不断的培训学习，提高会计队伍的政治、业务和整体素质，定期的接受继续教育，不断学习更新知识，才能从根本上保证电力企业会计队伍的健康发展。培训不能流于形式，应当建立培训与考核的双重机制。 鼓励财务人员自学成才，追求精益求精的素质。要