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生命之歌-時間管理培訓,物流課培訓教材 2007.12.8,第一講,認識時間,一、時間的概念,1.時間的定義 時間是物質運動的順序性和持續性，也是一種特殊的資源，人類最稀缺的資源，也是人類浪費得最多的資源。 2.時間的五項特性 (1)供給毫無彈性 (2)無法蓄積 (3)不可替代 (4)永逝性 (5)時間既是常數也是變數,時間的特性-依維性,情景案例- 如果銀行每天早晨向你的帳號撥款8.64萬元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何規定，條件隻有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。你該以何種態度去花這些錢？,時間的特性-續,“洗手的時候，日子從盆裡過去；吃飯的時候，日子從飯碗裡過去；沉默時，便從凝然的雙眼前過去。我覺察他去的匆匆了，伸出手遮挽時，他又從遮挽著的手邊過去；天黑時，我躺在床上，他便伶伶俐俐地從我身上跨過，從我的腳邊飛去了。等我睜開眼和太陽再見，這又算溜走了一日。我掩著面歇息，但是新來的日子的影兒，又開始在嘆息裡閃過了。 -朱自清,時間的特性-續,兩位法國哲人，用猜謎的方式，把時間的這一特性描述得淋漓盡致- 哲人伏爾泰問： “世界上，什麼東西是長而又最短的；最快的而又是最慢的；最能分割的又是最廣大的，最不受重視的又是最受惋惜的；沒有它，什麼事情都作不成；它使一切渺小的東西歸於消滅，使一切偉大的東西生命不絕？”,時間的特性-續,智者查帝格回答： “世界上最長的東西莫過於時間，因為它永無窮盡；最短的東西也莫過於時間，因為人們所有的計劃都來不及完成；在等待著的人看來，時間是最慢的；在作樂的人看來，時間是最快的；時間可以擴展到無窮大，也可以分割到無窮小；當時誰都不加重視，過後誰都表示惋惜；沒有時間，什麼事都做不成；不值得後世紀念的，時間會把它沖走，而凡屬偉大的，時間則把它們凝固起來，永垂不朽。”,一、時間的價值,時間就是效率 時間就是金錢 時間就是生命 一寸光陰一寸金， 寸金難買寸光陰。,時間的價值續,以70年計算，人的一生大約有25000多天，合計六十多萬小時。但這隻是“帳面時間”而非“實際時間”。一個活到72歲的美國人，其一生的時間分配： 睡覺 21年 工作 14年 個人衛生 7年 吃飯 6年 旅行 6年 排隊 5年 學習 4年 開會 3年 找東西 1年 打電話 2年 其它 3年,佛蘭克林說：生命是由時間構成的，暫以25550（70年）記，請計算：你已用去多少天，還剩下多少天？把結果填寫如下： 年 月 日 我的生命已用去 天，我的生命隻剩下 天。 簽名： 於（某地）： 填完以上，請把最直接的第一感受，用簡單的語言寫下來：,時間就是金錢-,我的時間價值是每天 元，每小時 元，每分種 元。 -時間在流淌著生命和財富。,第二講,時間管理的理論與實踐,一、什麼是“時間管理”,時間管理即是對時間的利用所進行的管理，所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標，它管理的對象不是時間，“而是指面對時間而進行的-管理者的自我管理”。,時間管理,(一)四代時間管理,1.第一代時間管理： 備忘錄 特點： 一方面順其自然，一方面追緊時間安排。 2.第二代時間管理： 事先規劃安排行程 特點： 制定合適的目標與計劃，講究效率、明確責任。 3.第三代時間管理： 規劃、制定優先順序，操之在我 特點： 制定中、長、短期目標，將每天的活動排出優先順序，有詳盡的計劃表、組織表。,二、時間管理理論,4.第四代時間管理： 注重單位時間的價值，而非單位 以人為本的時間觀(人的價值觀統一) 系統的而非個人的時間管理。 附： 時間和效率，超越時空（今天要管理 明天的時間，第二代時間管理） 我是最好的，我原本就是天生贏家！ 那是真的不是假的！ 獨一無二的自我！ 世界上沒有長得相同的樹葉！,時間的四象限圖,緊 迫,重 要,1.時間的第一象限：重要又急迫的事 對付難纏的客戶 準時完成工作 住院開刀等 （緊急出貨、生產線停線） 2.時間的第二象限：重要但不緊急的事 長期的規劃 問題的發掘與預防 參與培訓 向上級提出問題處理的建議等 （檢討錯誤、對員工的教育訓練、職業生涯設計）,時間的四象限,荒廢這個領域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲於應付。,有多少人在為自己的職業生涯做設計？ 沒有奮鬥目標的人，一直在為有明確目標的人活著。,3.時間的第三象限：急迫但不重要的事 電話、會議、突來的訪客都屬於這一類 （沖涼時有人敲門，上課手機響） 4.時間的第四象限：不緊迫也不重要的事 我們往往在一、三限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養一番再出發。 （看電視連續劇）,時間的四象限,思考： 你是否”知道”在哪一方面持續有優異的表現，對個的生活或工作會有積極的意義？（這個問題過數千人，發現絕大多數答案可歸類如下） 最被忽視（第二象限）,對個人生活或工作社會有積極意義的持續優異表現 改善人際關系 事先準備工作 善待自己 更周詳的規劃與組織 抓住機會 允實自我-在成功中因素中佔30% 增進能力 這些屬於第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬於這七項，為什麼不身體力行呢？,案例分析 對小王的各項工作進行象限定位 *共進午餐，講論促銷會策略1.5H *商討索賠案處理1H *人事部明天要上報新員工試工期表現結果報告 *閱讀內容刊物1H *打電話給客戶 30分鐘 *聆聽電話留言10分鐘 *完成文件歸檔1H *與華金公司討論定價3H *中實公司的合作意向書2H *天際公司的貨未到問題 *上級要求上報三個月的業績報表2H *周五業務會提前1H,重要,不重要,不急,急,1.把握各象限工作活動 第一象限：抓緊做，返回第二象限 第二象限：重點做，按計劃有步驟做，為明天準備 第三象限：不花時間，少花時間，授權部下做。 第四象限：平衡好被支配的事情，不被迷惑，爭取自由，返回一、二象限。,(二）問題與措施,2.有效運用工作日程管理表 *將每天工作內容列入下表； *分析每項工作的性質，排出優先次序； *擬定處理對策 情景冥想： 假如今天我是生命中的最後一天,每日工作時間記錄 日期,第一代時間管理：備忘錄 適用於小作坊，小店管理，對突發事作無助。 第二代時間管理： 計劃效率手冊，但與工作價值脫節 第三代時間管理： 當公司進一步擴大，管理范圍擴大時，價值觀的問題步調一致的問題突出了，所以必須授權、抓規劃。 第四代時間管理： 公司規模進一步擴大，環境變化更為加劇。 1.靠遠景管理：長遠規劃，企業文化，員工發展 2.超越時空：展望未來，可持續發展 3.人本管理：學習力，團隊建設 4.系統思維：5項修練，創建學習型組織 5項修練： 自我超越;改善心智模式;建立共同愿景; 团队学习;系统思考,(三）各代時間管理理論適用范圍,感恩 忠誠 自信,第三講,時間管理的基本法則與技巧,（一）,一、浪費時間的主要原因,1.浪費時間的主觀原因 （1）拖延 時間的最大損失是拖延，期待和信賴將來。-哲學家寒涅卡 經典案例： 貝爾在研制電話時，另一個叫格雷的也在研究。兩人同時取得突破。但貝爾最終一舉成名，譽滿天下，同時也獲得了巨大的財富。為什麼？ 專利局拖延了2H,愛因斯坦著名的質能公式：,E=MC2(質量乘以速度的平方) 競爭的實質，就是在最快的時間內做好的東西。人生最大的成功，就是在短時間內達成最多的目標- 我們慢，不是因為我們不快，而是因為對手更快 盛田昭夫說： 如果你每天落後別人半步，一年後就是183步，十年之後就是183裡。 警醒： 誰快，誰贏得機會，誰快， 誰贏得財富！,(2)缺乏優先順序,經典案例： 美國伯利恆鋼鐵公司總裁查理斯.舒瓦普向效率專家艾維.利請教”如何更好地執行計劃”的方法，艾維.利稱可以在10分鐘內就給舒瓦普一樣東西，這東西能把公司的業績提高50%。而且這樣東西最終在一個月之後，讓舒瓦普給艾維.利寄去了一張2.5萬美元的支票，並說那是他一生中最有價值的一課。這一課的內容究竟是什麼？ 六項工作書籍,(3)想做的事情太多,情景案例： 現代企業裡的“老農現象”,()缺乏條理與整潔,思考： 辦公桌雜亂無章與辦公桌的大小是否有關？,雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思！,(5)不會拒絕別人的請求,(7)心態消極,讓我們記取“過去”，把握“現在”，放眼“未來”。,(6)倉促決策,昨天的支票-已被注銷 明天的支票-還沒有到期 今天的支票-現金，今天則是隨時間運用的請善用它,2.浪費時間的客觀原因 （1）上級領導浪費時間 開會、電話、不懂授權 管理者常犯的5個錯誤 擔心部屬做錯（自己抓緊做） 擔心下屬表現太好 擔心喪失對下屬的控制 不願意放棄得心應手的工作 找不到合適的下屬授權,浪費時間的客觀原因-續,（2）工作系統浪費時間： 訪客、官樣文章、員工離職等 （3）生活條件浪費時,家住 郊區,交 通,環 境,通 訊,二、時間管理的三項基本原則,原則之一： 明確目標 目標刺激我們奮勇向上,哈佛大學對大學生進行跟蹤調查- 25年之調查,27%的人不曾為自己設立目標 60%的人目標模糊 10%的人目標清晰而側重短期 3%的人目標清晰而長遠 調查結果 3%的人都成為社會各界的成功人士 10%的人都為各個領域中的專業人士，生活在 社會的中上層 60%的人安穩地生活與工作，生活在社會中下層 27%的人過得很不容易,如何制定目標- 目標具備的下六個特征,真心想要 與公司目標一致 具體明確 時間期限 形成書面報告 讓別人知道-說出去的話，收不回來！ 善於做夢 偷得一回人生，不做夢不行！ 你懶不懶，你懶得邊夢都不做！,原則之二： 有計劃、有組織地進行工作 做計劃的大致步驟： 確立目標； 探尋完成目的的各種途徑； 選擇最佳的完成方式； 將最佳途徑轉化成月、周、日的工作事項； 編排月、周、日的工作次序並加以執行。,案例研究：山田本一的馬拉鬆冠軍 1984年，在國際馬拉鬆邀請賽中，名不見經傳的選手山田本一出人意外地奪得了世界冠軍。 兩年後，意大利馬拉鬆邀請賽米蘭舉行，山田本一參加比賽。這一次，他又獲得了世界冠軍。山田本一究竟靠什麼獲得金牌？ 我憑智慧戰勝了對手！ 在事實中，我們做事之所以會半途而廢，往往不是因為難度較大，而是覺得成功我們較遠。確切說，我們不是因為失敗而放棄，而是因為倦怠而失敗，在人生的目標管理中，我們如果能借鑒山田本一的智慧就一定能創造輝煌的業績。,原則之三： 合理地安排時間 採用80/20理念,三、時間管理的10個技巧,1.養成快速的節奏感 快吃、快便、快睡、快行、快思、快說 -可稱為人中之傑 2.成本觀念- 廢棄“一分錢智慧幾小時愚蠢”的作風 3.尋找出自己的“生理節奏” 體現真正的品質和高效，節省體能、節約時間。,4.巧用網絡計劃技術 作業 開始 CGHK為關鍵路線 情景案例：你該如何安排？,A,B,C,D,E,G,H,K,J,F,結束,5.設定（工作）完成期限 是時間管理的重要標志 6.避免爭論 聰明的人在別人喋喋不休或面紅耳赤時常常已走出了很遠的距離。 7.善用零碎時間 用分來計算時間表的人比用時來計算時間的人，多出59倍！ 8.精選朋友 -多而無益的朋友是有害的。 9.不得不走- 要學會限制時間，一個人隻有學會說“不”，他才會得到真正的自由。,10.業務時間管理 （1）睡眠-注重睡眠品質，不注重長短，培養隨時入睡的能力。 （2）學習-養成終生學習的習慣，高效地閱讀 （3）娛樂-選擇有益於身心健康的活動：要適度 （4）鍛煉-時間是生命組成的材料 鍛煉身體，下決心活到100歲！,第四講,時間管理的基本法則與技巧,（二）,一、打電話節省時間的藝術,1.事先約定與準備 2.保持簡短明確的開場白 3.保持通話主控制權，控制通話時間 4.過濾電話 雖然一次電話省下的時間可能隻有2-3分鐘，但按照你每天接10個電話來算，每個月你就可以省下7-10個小時，一年就是84-120個小時。,二、會議的時間管理,會議原本是高效工作最好的工具，但若做不好時間管理，那麼會議就會成為高效率的一大殺手。 （一）高效會議的三個標準 1.重大事情宣布 2.動腦性業務或企劃 3.團隊成績之間最重要的交通工具 （二）會議的成本 會議成本=與會者的工資+平均保險費率 每天工作時間 參加人數會議時間,成功案例：太陽公司的會議成本分析制度,太陽公司為提高開會效率，實行開會分析成本制度。每次開會時，總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本=每小時平均工資的