秘书基础培训新人办公手册-设备篇.ppt

新人办公手册-设备篇,课程编码：SN-XYG-012,版本号：V2.0 日期：2007年12月,课程目标,了解电脑、电话等办公设备如何申领 了解办公设备在使用过程中的注意事项 掌握电脑、电话、传真机、打印机、复印机的使用方法,课程大纲,办公用品的申请和领用,电话的使用规范,电脑的使用规范,传真机的使用规范,打印机和复印机的使用,办公用品的申请和领用,座位：是由所在部 门统一安排,上网：（外部网络）需要 向信息部门提出申请,办公用品的申请和领用,电脑：由员工本人在 OA上提交报 告，待领导审批完以后即可领用;,电话： 用同事的电话拔叫信息部，申请 新电话号码, 若有闲置电话，则 向同事询问号码，并告诉总机该 号码 的机主姓名，以后找你的人 即可拔叫该号码;,传真和打印：工作人员可以根据实际工作在部门内进行操作。 复印：总部和各大区、子公司都设有复印机，工作人员可自带 纸张前去复印。,课程大纲,办公用品的申请和领用,电话的使用规范,电脑的使用规范,传真机的使用规范,打印机和复印机的使用,电话使用规范,呼出：公司内部联络直接拨打分机号；如拨打外部电话，在总部拨“9”可以打外线；拨 “9”“17909” “区号”可打长途 呼入：外部打入公司拨公司总机号码，如拨打集团总部，直接拨 84418888，如拨打各大区，则拨大区相应的总机号，听 到提示音后转分机号； 查询：拨“0”,电话使用规范,如何转接、转出、锁定、解锁电话号码,电话使用规范,如何接打电话 使用电话应语言简明，声音尽量调低； 接电话应面带微笑，语言亲切，接电话让对方等候超过一分钟要主动道歉；接电话时如果是外线，第一声应该说：您好，苏宁，如果是内线应该说：您好，*部门； 电话铃响三声必须接听并使用敬语，同办公室人员代接时注意礼貌用语并记录、转告有关信息； 通话完毕等待对方收线后方可挂机。,电话使用规范,注意事项 员工之间联系应先使用内部固定电话分机，在无人接听或情况紧急时可拨打局域网手机，最后再拨打对方手机。 电话的迁移需经部门负责人同意,电话发生故障时，应及时向信息部门报修，任何人不得私自修理。,超长通话，对经查实纯属私话者，将视情节轻重对责任人给予10倍话费的罚款。,课程大纲,办公用品的申请和领用,电话的使用规范,电脑的使用规范,传真机的使用规范,打印机和复印机的使用,电脑使用规范,电脑的设置与使用 电脑都应设置开机密码、屏幕保护密码； 电脑相关信息设置、软件安装及电脑故障都应及时与信息部联系； 病毒防范 安装病毒专杀软件 共享文件只允许设置“只读”共享，严禁长时间共享文件 信息保密 电脑内重要文件设置密码，人员离开时，须关闭打开的文件 禁止未经允许将电脑借给他人，屏保程序必须设置密码,电脑使用规范,电脑网络的使用 员工使用公司内部网络进行日常办公和联系，若需要使用外部网络资源的部门和人员，需根据实际情况进行申请，不私自将公司内部网络帐户、上网帐户借给他人使用； 不利用网络资源从事与工作无关的内容，禁止浏览下载与工作无关的各类软件及网站等，并使用聊天软件进行网络聊天；,公司的网络资源只能 应用于工作，请不要 在公司网上做与工作 无关的任何活动。,电脑使用规范,电脑使用须关闭并上盖电脑布 严禁私自增加和删除系统文件 禁止私自带个人电脑进入办公场所 禁止私自安装光驱、音像等设备 禁止私自插优盘、移动硬盘等,注意事项,课程大纲,办公用品的申请和领用,电话的使用规范,电脑的使用规范,传真机的使用规范,打印机和复印机的使用,传真机使用规范,如何发传真 如何收传真,传真机使用规范,如何换传真纸 在箭头下方，设置记录纸 关闭上盖并按下“开始”键 撕下多余的记录纸 温馨小提示 收、发传真后要及时与对方进行确认，以保证工作的有效开展； 传真纸为热敏纸不易保存，若是重要文件必须及时进行复印以便保存。,课程大纲,办公用品的申请和领用,电话的使用规范,电脑的使用规范,传真机的使用规范,打印机和复印机的使用,打印机,使用原则 需打印的文件应调整好格式以后再打印，以免造成浪费； 应尽量节约打印纸张和墨盒，若非重要文件可重复利用旧纸张进行打印或双面打印； 若文件需打印相同内容，应考虑使用复印的方式； 打印后的文件若不需要进行存档，则应及时处理，若为涉及到保密的资料，则需进行销毁； 若打印机故障，应及时联系信息部门解决。,复印机,使用原则 复印机为贵重设备，使用时应轻拿轻