《报销管理规定》word版.doc

江苏省建工集团钢结构工程有限公司上海分公司财务报销规定Expense Reimbursement Policy and Management1 目的为加强本公司财务管理，规范报销标准及程序，提高公司资金使用效率，努力达到开源节流、增收节支的目的，特制定本制度。2 适用范围适用于本公司财务报销及控制的管理。3 引用标准/文件/法规中华人民共和国会计法企业会计制度会计基础工作规范会计档案管理办法4 定义4.1 发票：是指由税务部门监制统一印刷的交易凭证，包括普通发票和增值税专用发票。4.2 报销凭证：是指由本公司自制，用于财务业务核算的内部单据，包括费用报销单、暂支单，费用申请单5 职责5.1财务部负责公司财务报销的统一管理与控制。5.2各部门主管负责审核、签署本部门财务报销的单据，对本部门的费用开支负管理责任。5.3全体员工对自身业务范围内的费用开支进行控制。6 费用报销标准6.1 手机费6.1.1 部门经理：凭邮电部门的收费单,每月最高报销金额为400元。6.1.2 项目经理：凭邮电部门的收费单,每月最高报销金额为300元。6.1.3 现场项目经理：含在在项目管理费。6.1.4 财务人员、行政人员：凭邮电部门的收费单,每月最高报销金额为100元。6.1.6 费用不足最高金额的，凭收费单实报实销；因公务繁忙而费用高于最高金额的，请出示详细话单，并书面说明超额原因，经部门主管签字审批后方能报销。6.1.7 员工享受公司手机费用津贴，必须保证公司能够随时联络到本人。如遇会议、夜间等无法接听的情况，请将手机预先设定为12580呼叫转移方式，并尽快回复公司。6.2 外出午餐费因公外出不能回公司用午餐，凭发票上海市内每人每餐限额报销人民币20元。6.3 交通费6.3.1本着“效率第一，兼顾成本”的原则，因公外出用车，尽可能乘坐大众交通工具。6.3.2上海市内公务用车，由人事行政部统一安排调度管理。6.3.4市内加班用车等其它用车情况，如需打车，请请示部门经理。6.4 会议费/培训费凭会议通知/培训通知中收费标准实报实销（不含会议/培训安排旅游费用）。6.5 国内差旅费6.5.1往返出差地点交通工具：a) 部门主管：可以乘坐飞机；b) 办公室其他人员：一般情况下，可以乘坐高铁。如遇特殊情况需要乘坐飞机，须经总经理批准或由总经理授权后部门主管批准。6.5.2出差地点住宿费：a) 会议/培训统一安排住宿，据实报销；b) 自行解决住宿，原则上不超过一类城市北京，上海，深圳，重庆250元/日，其他城市200元/日。6.5.3出差地点伙食费：个人用餐，早餐20，午餐30，晚餐30。如请客户吃饭，请扣除。6.5.4出差地点交通费：尽可能乘坐公共交通工具。如需乘出租车，须在每张车票上注明起止地点/事由，各部门主管负责严格审批，如有虚报，公司将给予当事人严肃处理，部门主管承担管理责任。6.5.5现场工程师及质检员项目工地出差期间费用：参见现场项目管理费。6.6 医药费除门诊费用向保险公司索赔之外，凭当年药费发票，每人每年最高报销金额为200元，每年底由人事行政部统一安排。7 费用报销程序7.1 手机费每月底由人事行政部负责统一计算，费用按部门、人员进行分类汇总，经各部门主管签字认可后，凭发票统一填制报销凭证，由人事行政部人员到财务部办理报销手续。7.2 交通费同手机费报销程序。报销加班车费、临时租车费需附有经人事行政主管批准同意的用车申请单，加班车费还需有统计考勤人员的加班证明。7.3 工具书费因公购买工具书由人事行政部统一管理，凭发票填制报销凭证，由人事行政部对书籍进行验收登记并保管。7.4 国内差旅费 填写报销申请单，发票按照报销单项目顺序粘贴，经部门主管审核批准后，连同出差申请表原件到财务部办理报销。具体流程请参见报销流程。8 现金借款的管理8.1 公司严格控制现金借款的使用。遵循“旧账不清，新账不借”的原则，除总经理和财务主管批准的特殊业务外，不再向未清还已借款的员工办理新款项的借用。8.2 备用金的使用范围和相关规定如下：a) 销售和技术人员，办事处公共费用支出部分，备用金金额根据当地物价水平和办事处具体业务情况等核定，报销一般为每月一次。 b) 办公用品，午餐采购任务的人事行政部，每人限备用金3000元。当手中所剩备用金低于500元时，应及时办理报销手续并补足备用金。10 其他相关规定10.1 凡零星采购单笔业务金额超过人民币300元，必须通过支票、汇票或汇款等非现金方式结算。10.2 各部门现金报销或借款单笔业务超过1500元，需向财务部提前一天预约；现金报销金额低于150元，请积攒足额报销，以节约办公用纸及减少工作环节。10.3 根据票据法规定，财务部有权拒绝开具无抬头或无金额的支票。10.4 借取的现金如发生遗失，由借款人负责赔偿；借取的支票如发生遗失，应立即通知财务部办理银行挂失手续，挂失前所造成的损失由领用人负责赔偿。10.5 取的现金或支票应在10日内报销，特殊情况需提前向财务部说明，否则财务部有权拒绝现金或支票的续借。10.6 报销发票必须注明单位名称、日期、经济业务内容、单价、数量、金额、开票人等，大、小写金额必须相符，不得有涂改、挖补等现象；超市购买的物品需提供超市打印清单。发