总账、报表、核算操作指南.docVIP

总账报表存货核算操作讲义一、 建帐(设操作员、建立帐套)1、系统管理系统注册用户名选Admin（密码初始为空）确定2、权限操作员增加输入编号、姓名增加退出3、建帐帐套建立输入帐套号、启用期、公司简称下一步公司全称、简称下一步企业性质、行业类别设置工业商业、新会计科目制度帐套主管选择下一步、建帐科目编码设置将会计科目长度由4-2-2改成4-2-2-2-2-2（增加三个2级科目）下一步小数位选择下一步建帐成功4、权限权限选帐套号选操作员增加选权限（或直接在“帐套主管”处打勾）确认5、自动备份。系统设置备份计划增加录入计划编号、路径等内容。6、手动备份。帐套输出选择帐套号选择路径确定。7、清除异常任务、清除单据锁定。视图清除异常任务/清除单据锁定。二、系统初始化进入总帐，点击系统初始化。1、会计科目设置a增加科目会计科目增加输入编码、中文名称（如100201中国银行，550201差旅费,550202招待费）点增加，确认。b设辅助核算点击相关科目，如1131应收账款，双击应收账款，点修改，在辅助核算栏中，点击“客户往来”确认。另2121应付账款，点修改，在辅助核算栏中，点击“供应商往来”确认。c指定科目系统初始化会计科目编辑指定科目现金总帐科目双击1001现金确认。银行总帐科目双击1002银行存款确认。2、凭证类别记账凭证或收、付、转凭证3、结算方式点击增加保存如编码1现金结算2名称支票结算201现金支票202转帐支票2贷记凭证4、客户/供应商分类点击增加保存如编码01名称上海02浙江或01华东02华南5、客户/供应商档案录入点击所属类别点击增加编号、全称、简称保存6、录入期初余额a若年初启用，则直接录入年初余额。b若年中启用，则需输入启用时的月初数（期初余额），并输入年初至启用期初的累计发生额。损益类科目的累计发生额也需录入。c有辅助核算的科目录入期初数直接输入累计发生额输入期初余额时须双击，在弹出的窗口点击增加输入客户、摘要、方向、金额退出自动保存三、填制凭证1、填制凭证点击填制凭证按钮在弹出的对话框中点增加按钮分别录入凭证类别、附单据数、摘要、凭证科目、金额直至本张凭证录入完成如果要继续增加直接点增加就可以；如果不需要继续增加点击保存后退出即可。注意：损益类科目中收入类科目发生业务时的只能做贷方，费用类只能做在借方。2、删除凭证当发现凭证做错时可以进行删除。删除前也要取消审核、记账、和结账。具体操作为：在填制凭证中标题栏中“制单”按钮下拉菜单下的“作废/恢复”再点“制单”下的“整理凭证”选择月份确定选择要删除的凭证，一般点全选确定是即可。四、审核凭证/取消审核注意：不能与制单人为同一人1、换人审核/取消审核文件重新注册换用户名（非制单人）、选日期确定2、点击审核凭证审核凭证选凭证类别、月份确认确定弹出凭证单张审核/单张取消审核则直接点击审核/取消批量审核/批量取消审核则点击工具栏“文件”旁的“审核”成批审核凭证/成批取消审核五、记账点击记账选择记账范围或全选下一步下一步记账确定注意：审核之后才能记账；上月未结账，本月不能记账。六、自动转帐1、期间损益结转点击右边放大镜选择凭证类别，输入本年利润科目3131确定选择结转月份全选确定生成一张凭证保存注意：自动生成的凭证也要审核、记账。七、结账期末处理月末结账选择结账月份下一步对账下一步下一步结账八、UFO报表1、进入UFO报表点击文件打开选择报表所在文件夹选择报表模板（如资产负债表）2、左下角“格式”或“数据”，在格式状态下输入公式，在数据状态下录入数据。3、在数据状态下，打开报表模板，在最上一排工具栏上点击数据账套初始输入账套号、会计年度确认再点击数据关键字录入输入年、月、日确认是否重算第页是注意：a如出现“是否重算全表”则点“否”b若要追加表页点击编辑表页输入增加的页数确认c如果报表的数据不对，可以在总账模块的账薄菜单下查询余额及发生额表进行核对。如果总账中的数据与报表的数据一致，但与实际数不对时，有可能是凭证录入有错误。d报表应该是在所有凭证处理完记账后制作，通常可以月末结账后再做。九、备份1、在D盘新建文件夹，如“用友备份”，再建二级文件夹，如名“060131”2、进入系统管理点击系统注册选用户名admin确定3、账套输出选择账套确认4、选择备份文件夹D用友备份060131确认十、反记账、反结账1、反记账进入总账点击期末处理试算并对账选择需取消记账的月份同时按Ctrl+H提示“恢复记账前状态”已被激活确认退出再点击工具栏上的“凭证”恢复记账前状态恢复月初状态确定输入口令确认确定2、结账进入总账点击期末处理月末结账选择需取消结账的月份同时按Ctrl+Shift+F6输入口令确认取消存货核算一、 录入基础资料1基础设置存货存货分类，先根据企业的实际情况，对存货进行统计分类。分类完成之后，录入存货档案，基础设置存货存货档案，在存货档案中要录入存货的编号、名称、计量单位、属性（属性中除劳务费用外，剩余五项全选）这四项必填项。注：业务部分需要在其他页签下勾选合同号和类别！原材料部分不需要操作此项。2基础设置购销存仓库档案，根据企业的实际情况，设置仓库的编号，名称，计价方式（计价方式一旦确定，不能修改）。3基础设置购销存收发类别，根据原材料和产成品不同的入库和出库方式，以及调整价格等措施，来确定不同的收发类别。4核算核算业务范围设置，来确定核算方式和控制方式。5录入期初余额核算期初数据期初余额，进入期初余额界面，选择仓库，点选“增加”，选择存货，录入存货的数量和金额（其他项不用选）。当所有仓库所有存货的期初余额都录入完成，并确保不误时，点选“记帐”，退出，即可完成期初余额的录入工作，下一步可录入各种单据，正式进行存货模块的使用（但要注意的是，在期初余额录入完成并记帐后，如发现期初余额有错误，需要修改，这时必须把所有录入的单据全部删除，才能恢复到记帐前状态，修改期初余额，所以在期初余额记帐前，要确保其正确性，否则在日后修改时会造成很大的麻烦）。二、 录入单据，进行日常操作 录入单据。点选要录入的单据按钮，表头需录入单据的日期，仓库，收发类别， 表体录入存货编号（自动带出存货名称，计量单位），数量，金额，点选“保存”，即可。在录入材料出库单时，只录入数量即可，不用录入金额（金额在记帐后，根据仓库的计价方式自动回填，如与手工帐有细小的差别，可进行调帐，以确保一致）。1 修改单据。如录入单据时，数据错误，在记帐前，选中要修改的单据，点选“修改”，则单据的数据变成可选项，将错误数据删除，重新录入，保存，即可。业务部分：采购入库单调拨单（处理车间，成品库，亏损库的调拨）形态转换单（有加工要求和类别改变时填写形态转换单）销售发货单（处理从成品库发货业务）收款结算单（核销欠款）采购管理录入采购入库单时，在表头需要填写往来单位（供货单位或），表头自定义项客户，明细，部门，仓库（单据日期和编号是自动生成），填写表体存货时注意合同号，加工要求，类别，单价统一记为1。确认无误后，由第三方在库存管理模块进行审核，若审核后发现错误，需在库存模块取消审核，然后在采购管理模块修改单据。库存管理1.调拨单：调拨单填写时，表头项目填写转入转出仓库，客户，明细，表体存货部分无需填写单价，保存后自动生成其他入库单和其他出库单，完成后第三方在其他入库单和其他出库单处做审核。2.形态转换单：在入库类别和出库类别处选择形态转换入库和形态转换出库，可实现加工要求和类别的转换。单价统一填1.销售管理1. 销售发货单填写时与采购入库单基本一致，只是销售发货单需填写金额。销售发货单保存后若没有收款则直接点击“审核”登记到应收账款，若现结，点击现结后再点击审核。2. 收款时分为现结和形成应收账款后收款结算。现结：销售发货单保存后点击表单上的现结，输入结算方式和结算金额；收款结算，填写收款单，选择客户，点击增加，蓝字部分必须填写，填写完成后保存。点击核销，表体部分出现需要结算的单据的产品，可以采用手工或自动的方式结算单据。 注：若收款单核销错误，需要修改时，销售管理的客户往来菜单下的取消操作，操作类型选择“核销”，找到需要修改的单据，取消掉。原材料部分：采购入库单付款结算材料出库单采购管理：1. 采购入库单填写采购入库单时，表头项目需填写供货单位，入库时间，仓库，入库类别（采购入库），表体部分，选择存货，输入数量和单价。2.付款结算单采购入库单完成后，如有付款，填写付款结算单。选择供应商，点击增加，蓝字部分必须填写，填写完成后保存。点击核销，表体部分出现需要结算的单据，可以采用手工或自动的方式结算单据。注：若付款单核销错误，需要修改时，采购管理的供应商往来菜单下的取消操作，操作类型选择“核销”，找到需要修改的单据，取消掉库存管理：材料出库单：表头项目需要填写部门，仓库，出库类别（材料领用出库），表体存货填写数量，不填单价和金额。盘点单：增加一张盘点单，盘点单号和盘点日期自动生成（可以手动修改），选择盘点仓库，出库类别是盘亏出库，入库类别是盘盈入库，点击“盘库”是对整个仓库进行盘点，点击“选择”可以进行部分存货的盘点，可根据实际盘点数在盘点数量处输入，保存即可。盘点单保存后点击审核，若有盘盈，则自动生成其他入库单，若有盘亏自动生成其他出库单，核算管理：业务部分：只需要制销售发票或核销或现结的凭证。原材料部分：购销单据记账需要对采购入库单和供应商往来制单，以及盘点单制单。三、 记帐，月末处理，月末结帐 1记帐。在把当月所有单据全部录入完成后，点选“正常单据记帐”，先选中所有入库单，“确定”，“全选”，“记帐”。“查询”，选中所有出库单，“确定”，“全选”，“记帐”，即可完成记帐。2月末处理。在记帐后，进行月末处理（月末处理完成后，不可记帐），点选“月