ERP采购订单录入操作步骤及相关说明[中国移动].doc

在采购员职责下，双击“采购订单”2、此区域为采购订单“行”部分1、采购订单此处区域为“题头”部分4、此处为删除按钮4、供应商需要选择，以“%”为通配符或“%关键字%”查找2、此处保持默认名称，无需填写2、初始版本号为01、采购订单的编号是系统自动生成的3、采购订单的初始编辑状态为“未完成”状态。保存后，会生成订单号，“未完成”状态可以鼠标定位至题头或订单号上，然后，点击删除按钮实现删除此订单。2、“联系人”为供应商带有的联系人信息，若没有，则不要填写1、选择供应商后，供应商地点会自动带出，若有多个地点，系统会提示选择1、 收单方、收货方名称相同，分别按订单采购的物料类型对应做选择。2、 收单方、收货方若填写错误，如本应是“省本部-工程物资”错选为“蚌埠-工程物资”，则此处的错误没什么影响。但，还是希望正常选择。TD-ERP系统收单方、收货方选择“中国移动通信集团市分公司”会导致分配选择不了项目问题已得到解决，此后可以选择“中国移动通信集团市分公司”了1、在“说明”处填写合同号和合同编号2、输入“%”查找物料编码。（1）数字1开头的物料为工程物料；（2）数字2开头为备品备件；（3）数字3、4开头的为业务用品；（4）数字5开头的物料为杂品；（5）数字601开头的为无形资产软件；（6）其他物料；物料的具体情况咨询管理物料相关单位（省公司物资采购部）。数量、单价需正确填写。需注意的是费用类物料数量为总金额，单价填写为1，为的是防止多次接收(不是一次性接收)系统产生误差，或造成匹配发票时不能匹配部分金额。3、非常不赞成同一订单录有不同的类型的物料。如：有工程物资，同时又有备品备件。2、此处“供应商物料”即站号。若采购订单存在站号，采购订单接收时，需先选择站号。曾有地市接收的订单行有上千行，不先选择站号，去做接收，电脑显示假死。1、填写“需要日期”，此时间的填写系统似没有严格控制。可自由填写，业务上合理即可。3、站号实际是有字数限制的，字节数为25，即不能超过12.5个汉字，录B2B系统采购订单的人员尤其应该知道这一点，超过字数限制将导致数据卡在ERP接口表，无法正常生成采购订单4、点击“发运”进入发运行画面3、【此知识对采购员查看接收、订单匹配情况有用】发运行的“状态”标签中的信息含义：“已订购”为发运行数量，“已接收”为订单已接收的数量，“已开单”为发票匹配的数量，“已取消”为应订单或订单行取消的数量1、物料发运的组织，总的数量应等于对应订单行的数量2、采购订单“发运行”区域1、点击“分配”进入分配行画面2、此处“库存”说明对应物料为库存类物料。库存物料需要库存管理员接收入库并出库（“接收直发”其实是入库并出库），而不像费用类物料，库存管理员只做接收，无需出库，（费用类物料：199物料、软件物料，费用化的杂品“分配行”数量总和应与对应“发运行”一致。4、若对应物料为费用物料，此处填写或选择支出组织。需注意的是省公司订单此处即便是发运至地市，也仍是“OU_安徽省本部”，这是07年系统升级为ERP1.5后发生的变化5、若画面左下角提示“域必须输入”，可能是本月会计期未打开，需点击“组织”后的弹性域（带3个点的按钮）日期可为上月最后一天。比如当前时间为2011年1月1日，而实际打开的会计期为2010年12月。3、若对应物料为费用物料，此处需填写或选择支出类型3、若对应物料为费用物料，此处需填写或选择任务号2、填写或选择项目号，此处出现错误提示可能是PA期间未打开或已关闭1、点击“项目”点击关闭分配和发运窗口7、保存后，系统生成订单号，规则为：8+组织代码+流水号6、点击保存按钮1、“审批”按钮由灰色变为黑色，点击进入审批画面2、若发现此处已选，去掉。有的供应商的设置会导致此处有4、“附注”可填写给上级审批人的内容。1、选“转发”可以显示“收件人”，可显示上级审批人，若为空白，则没有上级审批