公文处理实施细则.doc

公文处理实施细则目的： 为加强文件管理，统一公司及部门文件的书写格式，特对公司各部门文件书写标准规范如下： 二、适用范围:（一）红头红头文件一律以六中管字【 】第 号为文号发文，是公司最高级别行文系列。（二）通知公司以通知形式下发的文件以六中管通字【 】第 号进行编号，其他部室文件以部门名称加管字和管通字进行下发（具体详见附件1）。（三）各部门必须对公司文件妥善保管。三、发文内容（一）以公司红头文件、通知形式的发文1、凡涉及以下事宜须以六中管字 第 号红头文件的形式进行发文，具体如下： 公司职能部门的设立、划分； 中层干部人事任免； 技术职称评定、薪资调整、劳资核算； 产品开发、生产、发货、定做等与营销及兄弟公司相关的事宜； 向集团公司或其它上级单位的重要报告、请示； 公司行政管理规章制度、政策调整与实施等； 重大质量、生产、安全事故处理通报； 因严重违犯劳动纪律，解除劳动合同等。2、凡涉及以下事宜均以六中管通字 第 号进行编号发文，具体如下： 公司成本节约目标、各项考核目标的下发及月度考核通报； 各类操作规范、实施细则、管理办法的下发通知； 涉及营销的相关产品标准转换、印字包装更改等； 一般质量、生产、安全事故处理处罚通报； 先进员工、先进项目、先进集体等表彰决定； 春节、“五一”、“十一”等重大节日放假及作息时间调整等。3、各部室编号的文件、通知所引用的公文字号须按照公司统一标准进行编号（具体见附件2），其他临时性通知由各职能部室以OA直接发文。四、传真函要求各职能部室和外部相关单位联系工作时，要求使用六安中财管道科技有限公司传真函（附件3）格式。五、会议纪要（一）综合部行政处对公司月会、周会等会议内容进行整理，以会议纪要的形式对外发文并上传公司OA系统；（二）财务部对成本考核分析会等会议内容进行整理，以会议纪要的形式进行发文，并上传公司OA系统；（三）各部门对其组织的各种技术讨论、技术研发、试方试料、采购、内部管理等会议内容进行整理形成会议纪要，以会议纪要的形式进行发文，并上传OA系统。六、发文要求（一）纸张及页边距要求 纸张大小统一选择 A4（210297mm），页边距为上下各 2.54mm，左右各为 3.17mm，纸张方向为纵向。若插入表格超过左右边距时，可根据表格内容适当拉伸，调整表格居中对齐即可，无需受页边距限制。 （二）页眉、页脚要求 1、页眉要求采用标准表格形式，表格行高设置最小值 0.5 厘米。具体如下：宋体小五号，固定值设置为 12 磅 。2、页脚要求 页脚要求采用标准表格形式，表格行高设置最小值0.5厘米，字体为小五号宋体，固定值设置为12磅。具体如下： （三）标题 1、字体：黑体小二号。 2、段落：行距为固定值，设置值为 28 磅，间距为段后 0.5行。 （四）正文 1、撰写内容每段要求首行缩进2个字符，对第一级标题字体加粗，其它级不加粗。具体题序如下： 题序层次 一级标题 二级标题 三级标题 四级标题 五级标题 六级标题 具体标识 一、 （一） 1、 （1） 1） 2、具体设置 文件书写具体要求表项目:宋体加粗 四号 首行缩进 2 个字符 固定值 28 磅 其它级标题 宋体 四号 首行缩进 2 个字符 固定值 28 磅 正文 宋体 四号 首行缩进 2 个字符 固定值 28 磅 - （五）表内1、表内文字、数字采用五号宋体，段落设置固定值为 15 磅，句末不加标点。 2、表格内文字对齐方式应美观、得体，词组一般选择居中，语句一般选择左对齐，独立数字一般为右对齐，序号一般为居中。 3、表格内文字达两行（含）以上，则首行需缩进 2 个字符。 4、表格每行指定高度为 0.5 厘米，行高值为最小值。若书写文字需要换行，其行高自行调整。 （六）照片图 照片图应是直接采用数码相机拍摄的照片，或是原版照片经过扫描后粘贴的图片，不得采用复印方式。照片可为黑白或彩色，要求主题突出、层次分明、清晰整洁、反差适中。 （七）流程图要求 1、流程，叙述某项业务的工作程序。 2、流程描述：图形重点描述流程概要。 3、流程图标题采用三号宋体，内容采用五号宋体。 4、原则上流程图大、小应基本相同。 5、流向线条和信息反馈线应是水平或垂直的，粗细为 1 磅。 6、准确使用相关图形绘制流程图时，图形含义的表述： （八）其他 当标题为通报或通知时，正文下需注明“特此通报”或“特此通知”，首行缩进 2 个字符，间距为段前 0.5 行。 （九）附件 1、如有附件，在正文下空 l 行顶格附注，仅有 1 个附件时写成：附件：；若有多个附件，则在附件后标识序号，如附件：1、。2、附件页左上角第 l 行顶格处需标识“附件”，采用小四号宋体，段落设置为固定值 28 磅。附件的序号和名称前后标识应一致。 3、附件内容编辑要求同正文。 4、一个页面中只能安排一个附件，若有多个附件须分页。 （十）落款 1、标识日期与正文之间空三行，采用汉字标明，如：二一五年四月二十一日 2、对齐方式为右对齐，日期后空 2 个字符。 七、发文处理发文处理包括拟稿、审核、请发、校对、套头、盖章、发文等 。 （一）拟稿1、公司公文统一由公司领导班子、各部门或综合部负责草拟，部门公文由部门领导草拟。凡涉及到部室内部人员任命的发文，部门需事先上报主管领导，待主管领导同意后方可起草发文。2、拟发公司红头文件、通知及部门编号通知时，拟稿人必须填写发文稿（附件1），按要求填写好发文字号、拟稿人、拟稿部门、核稿人、抄报、抄送、标题等栏目。3、草拟公文必须做到情况确实，结构严谨、表述准确、标点、格式正确。（二）审核公司公文审核工作主要由综合部行政主管负责审核。部室公文由部门负责人审核。主要审核内容如下： 1、是否有行文必要，文字表达、标点符号、数据等是否正确； 2、审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原拟稿部门或拟稿人进行修改，改动过大的，要重新拟稿。（三）请发凡以公司名义下发的红头文件、通知，均由总经理签发。部室文件、通知均由部门负责人签字，由部门主管领导签发。 （四）套头1、公司红头文件及通知经总经理签发后，由综合部统一套印文头； 2、部室文件、通知经部门主管领导签发后，由各职能部室自行套印文头。 （五）盖章 1、除会议纪要外，OA形式的公司红头文件、通知及部室文件、通知发文均需加盖电子公章，纸质公文需加盖公司或部室公章（实物章）。2、印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。（六）存档公司红头文件、通知发文稿单，待办理完毕后由综合部专人负责收集存档。部室文件、通知发文稿单，由各职能部室自行收集保管，年底上交综合部，由综合部统一存档。八、收文处理（一）对接收到的各级文件，由综合部填写文件传阅单（附件4）递交部门负责人签批后上报公司领导总经理进行签批，同时传送一份至相关部门以做好拟办