工业大学档案管理办法.doc

/smsp1982*工业大学档案管理办法第 一 章 总 则第一条 为了加强我校档案管理、收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为学校创建全国一流的教学研究型综合性大学和社会经济建设提供优质服务，根据中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法和*省实施的规定，结合我校实际情况，特制定本办法。第二条 本办法所称档案是指学校的综合档案，即：教学、科研、党政管理以及其他活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。第三条 学校各院、部、处、馆、直属单位和产业、后勤系统（以下统称学校所属机构）在日常工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案，均由学校档案馆集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案信息资源的开发和利用，实现资源共享。第三条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作，是衡量学校管理水平的重要标志，是维护学校历史真实面貌的重要事业。学校应把档案工作纳入总体发展规划和年度工作计划，在人员配备、经费投入上给予保证。第四条 学校档案工作是衡量和检查学校所属机构工作质量、管理水平的重要标志，所属机构应当重视和加强对档案工作的领导和管理，要把档案工作纳入本部门议事日程，档案的具体工作要落实到有关人员岗位职责中，并作为年度检查、考核工作业绩的重要依据。在人员编制、设施和经费、给予一定的倾斜，保障档案工作的正常开展。第五条 档案管理部门应严格执行国家、学校的有关法规和规定，确保档案实体的安全，严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需求。第二章 档案管理体制和任务第七条 我校档案馆隶属学校办公室领导，由校党委书记分管。第八条 档案管理部门的主要职能：（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策、法规。 （二）制订学校档案工作的规章制度，负责监督、指导和检查执行情况。（三）负责全校档案的接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管等工作。（四）负责建立、健全学校档案工作网络，做好学校所属机构的归档及业务指导工作。（五）开展档案的检索利用工作，为校内外人员利用档案提供优质服务。（六）参与学校档案信息工作的整体化建设，编制检索工具，开展档案编研工作，多途径、多形式地开发档案信息资源。（七）保守档案秘密，确保档案实体安全，维护档案的完整、准确、系统。做好“防火、防盗、防虫、防鼠、防强光及温、湿度控制”等档案实体保护工作，最大限度地延长档案寿命。（八）对学校所属机构的档案工作进行监督、检查与考核。（九）积极开展档案宣传工作，不断提高全校师生员工的档案法制意识。（十）开展档案学理论和档案工作实践研究，积极参加各种形式的档案学术交流活动。第九条 学校所属机构档案工作基本任务：（一）所属机构必须有一名负责人分管本部门的档案工作，并配备相对稳定的专（兼）职档案员，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷归档工作，每年按时向学校档案馆移交。（二）档案工作人员必须认真学习档案法，忠于职守、严守纪律、热爱档案事业，刻苦钻研业务，努力提高政治素质与业务水平，以保证我校档案工作任务的顺利完成。第三章 档案的接收第十条 学校所属机构分管档案的负责人，应将本部门档案工作纳入到教学、科研和管理人员的职责范围，做到各项工作与档案工作“四同步”即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，督促、检查本部门兼职档案员做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都应有完整、准确、系统的文件材料归档保存。第十一条 学校实行文件材料形成部门、课题组归档制度，归档人应遵循文件自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，加以系统整理，并编排页号及件号，按时向学校档案馆移交。电子文件归档参照*工业大学电子文件归档与管理暂行办法。学校档案馆应负责指导学校所属机构的归档工作。各类文件材料的归档范围和保管期限，按*工业大学档案归档范围和保管期限规定执行。第十二条 学校对科研成果、产品规划与调制、基建工程等进行鉴定、验收时，必须要有档案馆有关人员参加，有关业务主管部门应会同档案馆有关人员，对归档的文件材料加以审查并签署意见。没有完整、准确、系统文件材料的项目，不予鉴定、验收，不予上报成果。第十三条 学校所属机构归档的文件材料，应符合下列要求：1、遵循文件材料自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，适应计算机管理的需要，便于保管和利用。2、归档文件材料均应齐全、完整。对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。3、归档文件材料的纸张，书写、装订材料等应符合档案保护的要求。用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格；归档文件的字迹应确保耐久性；归档文件应无金属物。4、归档的文件材料无论单面或双面只要有文字，均须编页号，页号位置在非装订侧的下角。5、输入每份文件材料的文号、责任者、题名等相关关信息，打印盒内目录。第十四条 归档时间及手续：（一）党政管理类和能按自然年度归档的文件材料，在次年六月底前归档。（二）教学类和能按教学年度归档的文件材料，在当年年底前归档。（三）科研、基建项目和专题性、成套性文件材料，在项目完成通过鉴定、验收后两个月内归档。第十五条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按规定向档案馆移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有。第十六条 个人在其非职务活动中形成的各种载体的文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理，对个人向档案馆捐赠有价值档案的，学校应予以奖励。第四章 档案的管理第十七条 档案馆根据*工业大学档案实体分类实施办法对馆藏档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具，并根据档案的保密程度，确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度，做好档案利用效果的登记。第十八条 档案馆要做好库房管理工作，注意研究和改进档案保护技术，对已破损或字迹褪变的档案，应及时进行修补。建立和健全库房管理制度，落实防火、防盗、防虫和库房温湿度控制等安全措施，确保档案的安全。第十九条 档案馆要组织做好档案的鉴定工作，凡需销毁的档案，应在征得有关部门同意并编制销毁清册，报经学校分管领导审批，销毁时应有两人以上的专人进行监销，有关部门要派人参加。第二十条 档案馆要建立档案的统计、检查制度，对接收和移出案卷的数量、档案利用情况进行统计，并做好档案工作情况统计年报。第二十一条 加强档案信息系统的基础建设，积极推行档案计算机管理，建立档案信息数据库。并不断改进和完善，以实现档案信息资源共享。第五章 档案的利用第二十二条 档案馆工作人员要熟悉馆藏，了解和掌握学校工作动态，主动做好档案信息的提供利用工作，当好领导和有关部门的助手和参谋，积极发挥档案的信息功能，提高档案利用率。第二十三条 档案馆对于自形成之日起满三十年的档案应向全校和社会开放，但对于其中涉及国家和学校重大利益的档案，须经校分管领导批准后分期分批开放。第二十四条 凡需利用馆藏者，均应按规定办理审批或利用登记手续。外单位和个人利用本校档案（包括本校师生员工因私利用馆藏档案）的，应按规定收取费用。第二十五条 档案馆应定期检查外借档案的归还情况，对外借档案归还时，应仔细检查，如发现损坏或丢失，当事人要写出书面报告，报请学校处理。第二十六条 为高效、快捷提供档案利用，档案馆应根据学校和社会的需求，有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作，积极参与学校编史修志工作，为学校教学、科研、管理与领导决策提供有价值的参考资料。第六章 考核与奖罚第二十七条 学校应建立档案工作检查、考核、评估制度。学校档案馆不定期地对学校所属机构的档案工作组织考评，对归档工作出色的部门和个人予以奖励。第二十八条 对违反中华人民共和国档案法并有下列行为之一的，要按照规定给予当事者以通报批评直至行政处分，构成犯罪的移交司法部门处理：1、损毁、丢失属于学校所有档案的；2、擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有的档案的；3、涂改、伪造档案的；4、擅自出卖或者转让档案的；5、倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的