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协同管理系统（Joyo e-CM）用户手册目录第一章 关于协同管理系统 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.1产品介绍. 11.2客户端运行 . 21.3环境手册导读. 21.4如何访问系统. 4第二章 功能介绍 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72.1首页. 72.1.1首页说明 . 72.1.2快速访问区 . 72.1.3首页导航区 . 172.1.4信息展示区 . 182.1.5快捷操作区 . 192.1.6首页设置区 . 232.2个人办公. 242.2.1我的流程 . 242.2.2我的文件夹 . 272.2.3我的工作 . 292.2.4催办 . 392.2.5日程安排 . 402.2.6工作计划 . 502.2.7工作日志 . 572.3协作交流. 592.3.1协作空间 . 592.3.2在线消息 . 622.3.3手机短信 . 782.3.4在线人员 . 812.3.5通讯录. 822.4人事管理. 872.4.1个人考勤 . 872.4.2考勤管理 . 922.4.3人事信息 . 982.5公文管理. 1072.5.1发文 . 1072.5.2收文 . 1082.5.3签报 . 1092.5.4督办 . 1092.6行政办公.1102.6.1会议管理 .1102.6.2车辆管理 . 1252.6.3办公用品管理. 1522.6.4合同管理 . 1642.6.5日常办公 . 1712.6.6礼品管理 . 1722.6.7固定资产管理. 1782.7信息中心. 1892.7.1公司新闻 . 1892.7.2公司公告 . 1952.7.3常用链接 . 2022.8统计. 2032.8.1办文数量统计. 2032.8.2人事档案统计.2112.8.3考勤统计 . 2152.8.4发送短信统计. 219第三章 常见问题汇总 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2223.1如何下载插件. 222第四章 附录. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2234.1术语定义. 2234.1.1权限管理类 . 2234.1.2人员组织类 . 2234.2操作及按钮解释. 2244.2.1基本操作 . 2244.2.2流程流转 . 233第一章 关于协同管理系统1.1产品介绍协同管理系统是为客户量身定制的一套管理信息化软件，帮助客户实现 IT 建设高效 率、低成本的目标。协同管理系统涵盖了行政、人事、财务、商务、公文、个人办公等管理 内容，能够统计出各种决策参考数据，具备强大的业务定制能力以帮助企业实现业务敏捷。系统架构图，如下所示：系统模块分布情况，如下图所示： 个人办公人事管理我的流程我的文件夹 我的工作 催办/逾期公告 日程安排 工作计划 工作日志协作交流协作空间 在线消息 手机短信 在线人员 通讯录个性设置修改密码 常用意见 短信设置 在线消息 快捷起草 提交方式 提醒时间 下载插件个人考勤考勤管理 人事信息 人事审批 人事档案管理公文管理 发文收文签报 督办行政办公会议管理 车辆管理 办公用品管理 合同管理 日常办公 礼品管理 固定资产管理信息中心公司新闻 公司公告 常用链接统计办文数量统计 人事档案统计 考勤统计 发送短信统计 系统管理其他组织机构角色与权限管理 公共网址设置 界面设置（换肤） 登录页定制 系统设置预置流程收文类 发文类 签报类 日常办公类 人事审批类 信息发布类电子邮箱集成手机短信 支持手机办公 预置角色 初始化步骤 首页个性化1.2客户端运行客户端操作系统：Win XP/2007/8客户端浏览器：支持 Microsoft Internet Explorer 8.0 版以上，支持 Flash 10.0 版 客户端办公软件：支持 Microsoft Office 2003/20071.3环境手册导读本手册适合使用协同管理系统的最终用户阅读，通过阅读本手册可以全面的了解产品的 各种功能，并学会如何使用本系统。通过前面的章节已经对本产品有了基本的了解，后面我们将按照顺序详细介绍如何使用 本产品，协同管理系统用户手册中详细介绍了系统所有功能的使用，普通用户只需查看协同管理系统快速入门手册中常用功能介绍即可了解使用产品，高级用户（办公室管理员、人事专员）可查看本手册详细了解和掌握产品。 导读规则包含以下三点： 文章中【】用来表示页面上方的导航标题，和左侧导航栏中模块标题。如：【个人办公】、【我的工作】、【待办工作】等。见下图标示。文章中“”用来表示页面中可操作的文字按钮、图片按钮和超级链接，以及系统专业术 语。如：“新建”表示页面上的文字为新建的按钮。 “ ”表示发送在线消息按钮。“”表示超级链接，可以连接到指定页面。“办公室管理员”表示系统定义的办公室管理员角色。 文章中对多种功能方式、方法的介绍用粗体着重说明。 如：首页布局分为五部分：快捷设置区 首页导航区 信息展示区 快捷操作区 首页设置区1.4如何访问系统1设置浏览器的可信任站点 为了能正常使用本系统，请在登录系统前，对 IE 进行相关设置。对于 IE6、IE7 的用户，需要在“工具”-“Internet 选项”-“安全”的“受信任站点” 中，将系统网址添加到信任区域。如下图所示：2设置网页检查版本方式为了让系统的的 flash 功能正常使用，请在登录系统前，对 IE 进行相关设置。对于 IE6、IE7 的用户，需要在“工具”-“Internet 选项”-“常规”中 Internet 临时文 件中点击“设置”，选择“每次访问网页时检查”选项即可，3如何访问系统打开 Internet Explorer，在地址栏输入“http:/ 主机的 IP 地址(或者域名):端口号”。 例如：:80弹出登录页面，输入用户名和密码。点击“登录”按钮，显示首页界面，表示登录成功。第二章 功能介绍2.1首页2.1.1 首页说明用户成功登录系统后，首先进入的是首页。如下图所示：首页布局分为五部分：快速访问区 首页导航区 信息展示区 快捷操作区 首页设置区2.1.2 快速访问区在系统首页的右上角提供了一些快捷设置和操作的链接如下图所示。如：快捷访问区的重要功能有六部分： 电子邮箱手机短信 系统管理 个性设置 修改密码 帮助退出一、电子邮箱点击链接，则可链接到电子邮箱处。 二、手机短信点击链接，弹出短信发送对话框，选择手机号，填写内容后直接发送短信，如下图：三、系统管理系统管理员用户点击链接可以进入到系统管理界面，对系统进行管理。 四、个性设置用户可以通过个性设置对个人办公系统的一些个性化的东西进行设置。 个人信息修改自己的手机号码信息，如下图所示：常用意见设置自己在办理流程文件，填写意见时可以使用的常用意见，如下 图所示：常用意见的主要功能有三部分：1、查看系统常用意见 点击“系统常用意见”可以看到系统给每个用户预定义的 一些意见，如下图所示：2、新建个人常用意见点击“添加”会弹出新建常用意见的对话框，可以增 加一些自己经常使用意见，常用意见的范围可以应用到全部流程，如下图所示：也可以将自己添加的常用意见指定给具体的流程，点击对话框上的“添加”按钮， 弹出流程选择框，选择指定的流程，如下图所示：3、删除个人设置的常用意见选择常用意见前面的复选框，点击右上角的“删 除”按钮，可以删除个人设置的常用意见，如下图所示：提醒设置设置自己接收系统中各业务模块的提醒方式，如下图所示。当系统 配置中设置了启用手机短信提醒功能，用户可以配置通过短信来提醒，否则短信 提醒的配置项隐藏，不可设置。勾选全选，则选中所有提醒。 点击 ，弹出如下图所示的在线消息设置页面。设置是否弹出提醒窗口，即消息 提示音设置，点击则可试听提示音效果。快捷起草将自己有权限起草的流程设置到首页的预留区域，便于快速起草， 如下图所示：快捷起草的主要功能有两部分：1、添加点击“添加”按钮，弹出流程选择框，选择希望能快速起草的流程进行添加，如下图所示：2、删除选择已经选择的快速起草的流程类型前面的复选框，点击右上角的 “删除”按钮，可以删除快速起草的流程，如下图所示：提交方式设置自己在办理待办文件进行提交时的方式，如下图所示：经典提交如下图所示：可视化提交如下图所示：导航管理设置自己的待办文件在到达逾期时间前的提前提醒时间和提醒方 式，如下图所示：该顺序只应用于当前用户在当前机器上的导航顺序。下载插件为了便于用户使用系统，可以从这里预先下载使用系统所用的各种 插件，如下图所示：五、修改密码修改自己登录系统的密码，如下图所示：六、帮助查看系统的使用帮助。 七、退出退出当前系统。2.1.3 首页导航区在首页的上端提供了系统每个页签模块的导航，包括：【首页】、【个人办公】、【协作交 流】、【人事管理】、【公文管理】、【行政办公】、【信息中心】、【统计】。如下图所示：点击导航区不同的页签名称，可以进入不同的页签，如下图所示：2.1.4 信息展示区在首页的中间区域是预留的信息展示区，系统默认展示内容包括：【图片新闻】、【公告】、【待办工作】、【最新新闻】、【当日考勤】、【待阅工作】、【天气预报】、【在线消息】、【快捷起 草】，以及信息展示区顶端展示的滚动公告，如下图所示：首页所展示的模块数据可由用户个性设置，同时支持手动拖拽改变模块的位置，通过每 个模块右上角的“”操作可对该模块进行展开折叠处理；通过“”操作可针对每个模 块设置其显示记录等信息；通过“”操作可刷新当前模块的数据信息；通过“”操作 关闭该模块。首页滚动公告信息，可对该信息展开折叠的操作。点击“”按钮，可以将信息折 叠，点击“”按钮，可以将折叠后的信息栏展开，如下图所示：2.1.5 快捷操作区在首页下端可以展开和隐藏的区域左侧是快捷操作区，如下图所示：快捷操作的主要功能有八部分： 上下班打卡我的日程个人通讯录公司通讯录 常用链接 在线消息 帮助 联系方式通过点击快捷操作区的“”和“ ”按钮可以切换几种快捷操作。 一、上下班打卡点击“”链接，弹出打卡对话框，如下图所示：在这里可以快速完成打卡操作，详细操作讲解见功能详细介绍章节中的人事管理部分。 二、我的日程点击“”链接，可以直接进入【个人办公】页签中【日程安排】模块的【我 的日程】界面，如下图所示：详细功能请参见“ 2.5.1 我的日程”章节。 三、个人通讯录点击“”链接，可以直接进入【协作交流】页签中【通讯录】模块的【个人通讯录】界面，如下图所示：【个人通讯录】的详细功能请参见“3.5.1 个人通讯录”章节。 四、公司通讯录点击“ ”链接，可以直接进入【协作交流】页签中【通讯录】模块的【公司 通讯录】界面，如下图所示：【公司通讯录】的详细功能请参见“3.5.2 公司通讯录”章节。 五、常用链接点击“”链接，可以弹出常用链接界面，方便用户使用，如下图所示：六、在线消息点击“”链接，可以直接进入【协作交流】页签中【在线消息】模块的【已接 收消息】界面，如下图所示：【已接收消息】的详细功能请参见“3.2.2 已接收消息”章节。 七、帮助点击“”链接，弹出系统的使用帮助，供用户查看。 八、客服电话点击“”链接，弹出产品的联系方式，供用户查看。2.1.6 首页设置区在首页下端可以展开和隐藏的区域右侧是首页设置区，如下图所示：首页设置区的主要功能有两部分： 内容设置、布局设置一、内容设置可以将【个人办公】、【信息中心】、【协作交流】、【人事管理】四个页签中的部分功能模 块的信息设置到首页展示。点击首页设置区的“”链接，弹出可以添加到首页展示的内容， 如下图所示：点击上图中“”链接，可以将【个人办公】中的【我的计划】信息添加展示到首页上；点击上图中“”链接，可以将已经显示在首页上的【个人办公】中的【待阅工作】信息删除掉，使其不在首页显示。 二、布局设置对于设置在首页展示的不同模块信息，可以进行布局设置。点击“ ”弹出首页布局 设置页面，如下图所示：选择布局示意图，点击“确定”按钮，完成首页所有模块信息的展示样式的设置。2.2个人办公【个人办公】主要包括【我的流程】、【我的工作】、【我的文件夹】、【日程安排】、【工作 计划】、【工作日志】六部分功能。2.2.1 我的流程在【我的流程】模块中显示了当前用户拥有起草权限的各种流程。如下图所示：点击流程中文件标题名称，如“公司收文”，弹出要起草的表单。如下图所示：表单的布局分为两部分：处理单信息 操作栏一、 处理单信息 根据起草流程的不同，处理单信息基本包括基本信息、审批意见、附件和正文等信息。基本信息以一些表单字段为主，记录文件的基本信息，一般在起草时由起草 人填写。审批意见用于记录流程在流转时用户填写的审批意见，通过操作栏上的“填 写意见”操作按钮进行填写附件作为表单的一部分通过操作栏上的“附件上载”操作按钮将附件添加到 表单上，并显示在预设的区域正文作为表单的一部分通过操作栏上的“编辑正文”操作按钮，通过 WORD编辑器将文本信息添加到表单上作为正文，并显示在预设的区域提交用户在完成处理单信息的填写后通过操作栏上的“提交”操作按钮，将文 件提交给流程的下一环节办理人。用户提交时，如果后续有多条路径可以走，则会先弹出路径选择框，如下图所示：选择了后续环节的文件办理人后点击“确定”按钮，将文件提交给相应的人员。点击流程名称后面的“”图标， ，可以看到这个流 程的流程图。如下图所示2.2.2 我的文件夹【我的文件夹】模块是用于快速查找并查看用户曾经办理和阅知过的重要文件的地方。 在【已办工作】、【已阅工作】和【信息中心】下【已处理公告】这三个模块中的文件都可加 入到我的文件夹的分类下。一、 我的文件夹维护 通过点击“ ”图标对自己的文件夹进行维护，如下图所示：可以点击“新建”按钮，新建文件夹，如下图所示：选中要删除的文件夹，点击“删除”按钮，将文件夹删除。如下图所示：可以点击“排序”按钮，对现有的文件夹进行排序，如下图所示：二、 文件的查看与删除 点击左侧【我的文件夹】模块的文件夹名称链接，右侧将以列表的形式显示被加入文件夹的用户的已办和已阅文件，点击列表上的文件标题链接，可以打开查看相关的文件。 如果不希望某文件出现在文件夹中，可以选中列表中文件前面的选择框 ，然后点击右上角的“删除”按钮，将此文件从文件夹中删除。小贴士从文件夹中删除的文件，在原来已办工作和已阅工作的列表中仍然可以找到。2.2.3 我的工作【我的工作】模块主要是按照文件的办理和阅知情况进行分类的模块，点击左侧链接， 右侧将显示相应的内容。待办工作点击左侧【待办工作】链接，右侧将显示当前需要用户办理的所有文件，通过点击列表 中文件的标题可以打开文件进行办理。如下图所示：待办文件的办理方式有两种：常规办理 快速办理一、常规办理用户在打开待办并查看了文件的相关信息后，可以通过操作栏上的“填写意见”操作按 钮填写自己的意见，如下图所示：点击对话框上的“确定”按钮后，将关闭填写意见的对话框，意见将被显示在表单文件 上，如下图所示：如果直接点击对话框上的“提交”按钮，将在关闭填写意见的对话框后弹出路径选择框 或人员选择框，此效果和直接点击操作栏上的“提交”操作按钮一样，如下图所示：在上面的对话框选择了办理人后，点击“确定”按钮，文件将被提交给办理人办理。同 时，自己的待办记录也将消失。二、快速办理在待办展示页面中的待办列表的第一列有快速办理的图标链接，如下图所示：点击快速办理的图标链接后可以不打开待办文件，直接办理，如下图所示：点击“同意”按钮将把意见写在表单上，点击“已办理”按钮就弹出路径选择框，使用 户可以直接提交下一办理人。小贴士快速办理对于有决定性意见的文件，不能直接提交。已经办理过的文件，将不会在列 表中显示。待阅工作点击左侧【待阅工作】链接，右侧将显示当前需要用户阅知的所有文件，通过点击列表 中文件的标题可以打开文件进行阅知。如下图所示：用户可以通过两种方式处理待阅： 在页签下的列表中，点击“ ”按钮，快速办理文件。点击“已阅”按钮即可关闭待 阅。通过标题链接打开待阅文件后，只能查看文件的信息，一般查看后点击操作栏上的“关 闭”按钮即可关闭待阅文件，如果是需要填写意见的待阅文件，还可以通过点击操作栏 上的“填写意见”按钮填写意见。待阅文件查看后，将不再显示在待阅文件的列表里。已办工作点击左侧【已办工作】链接后，右侧显示用户起草并提交出去的文件和在个人待办工作 中办理过的文件，通过点击列表中文件的标题可以打开文件进行查看。主要功能有两部分：查看已办文件 加入文件夹一、查看已办文件点击列表中文件标题名称，弹出查看页面。二、加入文件夹对于个人的已办文件为了日常查找和查看的方便，可以选中已办文件，点击右上角的 “加入文件夹”按钮，在弹出的文件夹选择框中选择文件夹名称，并点击“确定”按钮，就 可以将该文件添加到文件夹中一份。如下图所示：已阅工作点击左侧【已阅工作】链接后，右侧显示用户从待阅工作中阅知过的文件，通过点击列 表中文件的标题可以打开文件进行查看。主要功能有两部分：查看已阅文件 加入文件夹一、查看已阅文件点击列表中文件标题名称，弹出查看页面。 二、加入文件夹对于个人的已阅文件为了日常查找和查看的方便，可以选中已阅文件，点击右上角的 “加入文件夹”按钮，在弹出的文件夹选择框中选择文件夹名称，并点击“确定”按钮，就 可以将该文件添加到文件夹中一份。如下图所示：我的草稿点击左侧【我的草稿】链接，右侧将显示当前用户起草后只做了保存而没有提交出去的 文件。通过点击列表中文件的标题可以打开文件继续编辑并提交下去进行流程流转。外出授权点击左侧的【外出授权】链接，右侧将显示外出授权的设置页面，如下图所示：在外出授权设置页面里，用户填写外出事由、外出地点等相关的外出信息后，可以点击 “代办人”链接设置自己相应身份的代办人，并点击“确定”完成设置。设置了代办人后，如果其他用户在提交文件时选择了您，文件将会送到您设置的代办人 那里，由其为您代办。2.2.4 催办催办通知在左侧【催办】模块【催办通知】链接后，右侧将以列表的形式展示出所有的超期未办 信息。默认显示登陆用户超期且未处理的待办文档信息，点击文件名称可以直接打开待办进 行处理。超期未办统计在左侧【催办】模块【超期未办统计】链接后，右侧将以列表的形式展示出用户超期未 办数量。默认当天的统计信息。点击统计列表中的超期未办数量，显示如下图所示的详细超期未办信息。2.2.5 日程安排【日程安排】模块是人员设置和管理个人日程的地方，拥有“领导”角色的人还可以查 看自己下属公开的日程安排，拥有“秘书”角色的人可以对领导日程进行设置和管理。我的日程用户点击左侧【我的日程】链接，右侧以日历的形式显示个人日程。如下图所示：【我的日程】的主要功能有四部分： 查看日程新建日程 修改日程 删除日程一、查看日程用户可以通过“天”、“周”、“月”、“列表”四种视图查看我的日程。 在【天】视图中，用户可以查看某一天的全部日程，默认显示当天日程。如下图所 示：用户可以通过不同颜色对日程进行类型的区分，并对日历中所显示的日程进行分类 查看。如下图所示：“ ”系统默认为全部显示。已完成的日程，点击日程弹出查看页面，如下图所示：未完成的日程，点击日程弹出编辑页面，如下图所示：在【周】视图中，当天日期列内的背景颜色显示为灰色。用户可以点击具体日期切 换到该日期的【天】视图下。如下图所示：在【月】视图中，当天日期格内的背景颜色显示为灰色。默认每个日期格中最多显 示两条日程，用户可以点击“另外 3 条”将日历切换到该日期的【天】视图下查看 全部日程。用户也可以点击“具体日期”切换到该日期的【天】视图下。如下图所 示：在【日程列表】中，默认显示当天日程。用户可以输入起止时间对日程进行检索。 并对日程进行批量删除操作。如下图所示：二、新建日程点击日历中任意时间点，或点住鼠标左键在日历上向下或向上拖拽，进行时间段选择， 松开鼠标弹出快速新建日程页面，如下图所示：编辑日期、时间段，并输入内容后，点击“保存”按钮，即可成功添加一条日程，并显 示在日历中相应的时间段内。点击“详细”按钮，弹出新建详细日程页面，如下图所示：日程类型：选择“公开日程”可以将日程公开给领导查阅；系统默认日程为私人日 程。 重复周期：根据“重复周期”可以在一个日期段内对日程进行周期性的批量创建。 重复周期包括“不重复”、“按日”、“按周”、“按月”。“按日”周期创建日程时，开始时间默认为当前日历所在日期，结束时间为空。如下图所示：“按周”周期创建日程，如下图所示：“按月”周期创建日程时，默认显示为每月的当前日历所在日期。提醒：在日程开始前是否需要进行提醒。可以选择在线消息提醒和手机短信提醒， 不选择表示不进行提醒。系统默认提前 10 分钟进行提醒。三、修改日程用户可以对未完成的日程进行修改，点击日程弹出快递编辑页面，如下图所示：点击“详细”链接，可以对日程的详细信息进行编辑。具体操作请参见新建日程。 四、删除日程在弹出页面中，点击“删除”按钮，即可将当前日程从日历中删除。或切换到日程列表中对日程进行批量删除。小贴士日程内容为空时，不能保存日程。公开日程拥有“领导”角色的用户在【日程安排】模块中会看到【公开日程】链接，点击后右侧 以树形结构列出当前用户的下属，点击下属名字后，以日历形式显示所有该下属公开的日程 安排。如下图所示：点击日历中的日程，可以打开查看页面，如下图所示：小贴士领导角色的用户不能在公开日程中编辑、删除其他用户的日程，只能对公开的日程进 行查看。领导日程管理拥有“秘书”角色的用户在【日程安排】模块中会看到【领导日程管理】链接，点击后 右侧以树形结构列出所有领导类职务的人员，点击领导名字后，以日历形式显示所有该领导 的日程安排，秘书可以对领导日程进行设置和管理。如下图所示：【领导日常管理】的主要功能有四部分： 查看领导日程新建领导日程 修改领导日程 删除领导日程具体功能的操作与我的日程中操作相同，“秘书”新建的日程，“领导”可以在【我的日 程】中进行查看、修改、删除操作。2.2.6 工作计划【工作计划】模块是相关管理人员设置和管理工作计划，发布给相关人员，相关人员进 行计划查看的地方。计划查询用户点击左侧【计划查询】链接，右侧以列表的形式显示自己拥有查看权限的已生效和 已停止的各种计划。点击计划列表中的计划标题，可以打开查看具体计划，如下图所示：计划管理拥有“办公室管理”角色的用户在【工作计划】模块中会看到【计划管理】链接，点击 后右侧以列表形式显示由所有“办公室管理员”角色用户创建的各种计划，并可以进行一些 管理工作。【计划管理】的主要功能有五部分： 类型管理维护新建计划 修改计划内容 修改计划状态 删除计划一、类型管理维护 点击右上角的“类型管理”按钮，弹出类型管理对话框，如下图所示：计划类型的增加点击右上角的按钮，在对话框内出现一条新的空白类型，填 写新的类型名称；计划类型的修改直接修改计划类型的名称，然后点击“确定”按钮；计划类型的删除选择计划名称前面的单选按钮，然后点击右上角的 按钮进 行删除；计划类型的排序选择计划名称前面的单选按钮，然后点击右上角的按 钮进行排序二、新建计划点击右上角的“新建”按钮，创建一个新的工作计划，如下图所示：其中的“相关机构”、“参与人”、“负责人”是可以查看这个工作计划的人的范围。 三、修改计划内容点击计划列表中计划标题的链接，可以打开并修改状态为“待生效”和“已生效”的 两种状态的计划，修改后保存即可。如下图所示：四、修改计划状态点击状态为“待生效”的计划后面的按钮，可以将状态修改为“已生效”，有权限 的用户将可以在