《报销管理制度》doc版.doc

报销管理制度（一） 差旅费1、 进行差旅费借款时，请填写出差申请单（见报销单据）2、 返京后5个工作日内，必须进行差旅费的报销，并填写差旅费报销单（见报销单据）。如超时不报，下次借款将不再支付。 3、 出差人进行报销，如果有预借现金，报销时，实行多退少补，并取得财务的收据，作为结清帐款的依据。4、 出差人员销差时报支所用发票必须如实，不得用其他票据代替。如：住宿发票、伙食补贴则是出差地餐饮住宿服务行业发票，出差地的交通费则是当地出租车专用发票或当地公交车票，不得以北京出租车、公交车车票或其他地方的票据顶替（所以请大家在出差过程中及时索取发票，以免在销差报销时造成困扰。），若不能取得相应发票，则公司不能报支此类费用，损失由个人承担。5、 报销标准：住宿标准：一、 部门经理以上级住宿费标准：1） 上海、广州、深圳、珠海、海南，每人每天住宿费实报不超过300元2） 南京、杭州、福州、厦门、大连、青岛、宁波，每人每天住宿费实报不超过240元3） 武汉、济南、沈阳、天津，每人每天住宿费实报不超过180元4） 长沙、南宁、郑州、成都、重庆、乌鲁木齐、西安、昆明、拉萨、银川、西宁每人每天住宿费 实报不超过160元5） 哈尔滨、石家庄、太原、呼和浩特、合肥、南昌、兰州、长春，每人每天住宿费实报不超过150元6） 到省内的其他城市出差，住宿费标准为上述省对应城市标准的90%二、一般员工出差住宿费标准：1） 北京、上海、广州、深圳、珠海、海南，每人每天住宿费实报不超过240元2） 南京、杭州、福州、厦门、大连、青岛、宁波，每人每天住宿费实报不超过200元3） 武汉、济南、沈阳、天津，每人每天住宿费实报不超过160元4） 长沙、南宁、郑州、成都、重庆、乌鲁木齐、西安、昆明，每人每天住宿费实报不超过140元5） 哈尔滨、石家庄、太原、呼和浩特、合肥、南昌、兰州、长春，每人每天住宿费实报不超过120元6） 到省内的其他城市出差，住宿费标准为上述省对应城市标准的90%三、两人同时出差的，同性别的原则上应住在同一房间。两人合计住宿费用按照单人住宿费用标准上浮不超过30%伙食补贴：补贴每人每天50元，实报实销。出差补贴50元，分为早中晚三餐，早餐10元，午餐20元，晚餐20元，如有一餐发生招待费，此餐补助取消，该补贴的报销需上出差当地餐费食品类发票。1） 发票类型为出差当地食品类/餐饮发票，餐费和食品类发票抬头要写清北京红孩子信息技术有限公司，不能为个人。2） 出差时间超过15天，视为外派人员不享受此伙食补贴，外派期间补助为：餐费20元/天 出差交通费：1） 出差交通工具的审批标准：职位级别路程（L）（小时）员工主管部门经理事业部经理/总经理L6 往返火车硬座/汽车往返火车硬座/汽车往返火车硬卧/汽车6L15往返火车硬卧往返火车硬卧往返火车软卧/飞机15L往返火车硬卧往返火车软卧往返飞机，如有夜发昼至的火车（19:00第二天9：00）必须要求乘坐火车。说明：1、路程L是按火车行驶路程计算的；2、出差人员需提前通知成本控制中心做好火车、飞机票的预订，机票由公司统一订购，提前填写机票申请表。3、特价飞机含大巴费用如果少于上述火车费用，可以换乘飞机4、公司只允许乘坐D车二等软座。5、职位与乘坐交通工具不符的，须总裁签字批准后方可执行。 2）报销原则 ： a、 去往夕发朝至的城市需乘坐硬卧火车，部门总监以上人员可乘坐软卧火车，若时间紧急则可乘坐飞机，b、 如遇机票款折扣与火车票款相当时则可乘坐飞机。c、 总监级以下的人员机场往返应乘坐机场大巴士，有特殊情况需乘坐出租车时，需有总裁审批的情况说明；d、 普通员工出差要求乘坐火车，有特殊情况需乘坐飞机，需要总裁审批后方可。e、 前往火车站、码头或由火车站、码头返回应按照、坐公交、出租车的优先次序合理使用交通工具，乘坐飞机的建议坐机场大巴加出租车，以期到达优化费用的目的。f、 出差市内交通费实报实销，本着节约的原则，尽量乘坐公交车出行，不超过50元/天。g、 外派人员每天市内交通费5元/天。 （二）市内交通费：1、 本市市内交通费的申请：填写请款单和交通费明细表（见报销单据），后附车票 2、 市内交通费的报销原则：在北京市内及郊区，要求交通工具以公交、巴士、地铁、城铁为主。取得发票后在交通费明细表上按费用发生的时间先后顺序填写，注明起止地点及外出事由。每月的外出交通费在次月月初汇总填写一张请款单（财务将拒收同月多次报支个人费用的单据）。但在特殊情况下外出可以乘坐出租车，但事前要取得部门经理的同意方可，取得出租车票后部门经理要在票上签字确认以示同意。发生如下情况下的出租车费可以报销：1) 携带贵重物品、大件物品。2) 处理紧急事务，需部门经理特批，并注明情况。3) 晚上加班21：00后乘车可以报销 。4) 出纳提现后携带大量现金返回公司，但提现前需要报财务经理同意。5) 出租车票必须是因公外出当日或加班当日所发生的，不得以其它时间的出租车票来代替。 3、私车办公的部分油费需经特殊批准，报销额度需由总裁批准，同时将取消交通费的报销4、汽油费报销标准（自驾车）总裁/执行总经理标准为 500元/月部门总监标准为 400元/月部门经理及主管标准为200元/月5、总部外派分公司总经理及副总外派综合补贴外派定义：总部因工作需要将上述人员由原招聘入职时的工作地派往异地。不包含：1）、上述人员系返回原居住地工作者 2）、上述人员在招聘时已明确为异地职位级别补贴标准系数北京上海广州深圳杭州南京无锡武汉天津成都西安沈阳青岛基准数1.31.31.31.31.11.110.80.80.80.70.70.8分公司总经理7A-7C17002200220022002200190019001700140014001400120012001400分公司副总经理6A-6C120016001600160016001350135012001000100010008508501000备注：a、外派人员的补贴中含房租（房租发票税金）、物业管理费、供暖费和网络、水电燃气费、交通费、餐费等。 b、外派人员凭有效发票（租房发票、交通费即出租票或汽油票、餐费票）按规定的标准和审批流程每月在25前，经成本控制中心审核签批后到财务部门报销。 c、本驻外补贴标准自2009年5月1日起执行。 此外派综合补贴为所有外派发生费用的补贴。如遇疑问请咨询成本控制中心李建英总监。（三）办公用品：用于维持正常办公所需的笔、纸、本、夹子及其他耗用。1、办公用品由行政部部门统一购买，其他各部门不允许单独购买办公用品，如购买，财务不予报销，各部门到行政部统一领用并据实详细登记。2、办公用品费用的报销：填写请款单（见报销单据），后附办公用品采购清单和相关发票,以及部门总监签字的部门领用情况汇总表。（四）业务活动费：指公司为业务经营的合理需要而支付的应酬费用（主要分为交际费、礼品费等）1、交际费（业务招待费）填写请款单将交际费支出发票逐张粘贴在请款单后面，发票的抬头、日期需要填写齐全 发生交际费五百元以下的由各部门执行总经理签字，超过五百元，报总裁审批。2、礼品1）外购礼品的申请：a) 填写礼品（购买/领用）申请单（见报销单据）b) 外购礼品额度的审批 外购礼品消费低于500元（含500元）的需要完成到执行总经理的签批 外购礼品消费超过500元的需要总裁的签批2）外购礼品的报销 认真填写请款单将礼品购买发票逐张粘贴在报销单后面，发票的抬头、日期需要填写齐全如果发票上没有标明礼品的名称、数量、金额，需要提供对方开具的小票或清单将礼品领用申请单附在报销单后面 。 如果报销金额大于申请金额的3%，需要总裁审批 3）库存商品领做礼品的制度填写礼品（购买/领用）申请单，填写方法参照外购礼品的流程、；礼品领用的审批制度参照外购礼品的流程，礼品领用单付发货订单交财务入账。 （五） 兼职劳务费：用于支付公司兼职人员的劳务费1、兼职劳务费的申请 填写劳务费报销单，见报销单据2、兼职劳务费的标准 公司管理部门兼职人员每月/每天劳务费不超过 50 元/天 其他部门兼职人员每月/每天劳务费不超过 60元/天 3、兼职劳务费的报销流程,送达财务部之前应有人事部的签批。 （六）其他劳务费：除上述劳务费项目之外的发生的其他劳务支出1、其他劳务的申请： 填写劳务费报销单，（见报销单据）2、其他劳务费的标准 根据发生的具体事务作出规定 （七）午餐费：1、公司统一补助的午餐费午餐费的申请（由人事部统一汇总，各部门收集发票后填写请款单，后附人事发的明细表，按照报销时间上交。2、午餐费的标准：公司员工每人200元/月（八）误餐费：1、 误餐费报支标准为：每人每次不得超过10元为限。2、 特殊事件发生的误餐，发生该费用前要取得部门经理同意。发生费用后应取得相应的餐费发票，不得以其他票据顶替。财务将据此来审核费用，如果审核发现请款人报支的费用发生时间地点与票据记载信息有冲突，则该费用不予报销。如为多人多次同时发生此费用，则在请款单的备注栏写明人数及次数。3、 部门人员晚上加班到9：00以后的餐费也以此标准来报销，报支时以部门为单位填写请款单，同时也要注明费用发生的时间、人数。（九）资料费： 由于公司业务发展所购买的相关资料。 开具相关发票附清单，填写费用报销单，见报销单据 （十）样品费：公司编辑部人员为编辑需要，从库房的领用支出 1、样品的领用流程与领用资料费的流程相同 2、样品的管理制度：（领用作其他应收款处理） 样品由采购员负责，公司不提供样品 从公司领用的样品在两周内需要归还，如果丢失，由部门和相关责任人承担（十一）低值易耗品：指价值低于固定资产标准，价值较大，形态稳定，使用期限较长的物品。如：计算器、库房用板车/梯子等、打印耗材等 1、低值易耗品的报销：填写请款单后附签字齐全的低值易耗品申请单和低值易耗品验收单2、低值易耗品的管理：1） 办公室的低值易耗品在年末由财务统计，和相关部门在盘点固定资产的同时对低值易耗品进行清点，对价值较大的低值易耗品无故损毁或丢失的，将对使用部门相关人员进行责任追究。2） 库房、配送站的低值易耗品（如：订单纸、胶带、纸箱、塑料袋等）应建立台帐，登记购进，领用的数量明细。每个库房和配送站对此类物资要有专人负责保管，每次领用要有领用人签字。3、低值易耗品由行政部统一购买，部分库房用品除外，但需由行政部指定其他人员代为购买，库房、配送需要的订单纸、胶带、纸箱、腰包、塑料袋等需要库房直接采购的，在采购前以书面形式提出购买申请，等按审批权限核准后方可购买，同时此类物资的供应商应在财务处备案，一经确定不得随意变更，如需变更要提请申请经同意后方可变更，若未经批准就自垫款采买或者随意变更供应商，财务部将不予报支或冲帐。付款时需附合同及入库单。4、行政部购买前需填写低值易耗品申请单。申请单见5、低值易耗品由行政部统一保管，并建立领用手续，领用汇总表每月上缴财务。（十二）广告费：分为网下广告宣传和网上广告宣传，以下报销均需要后附广告合同、广告业发票 ，财务部根据广告预算进行支出。网下广告费：主要指在传统媒体上的广告支出网上广告费：主要指在网络上的广告宣传或链接支出（十三）市场活动费：市场部为宣传产品以及公司形象而发生的支出1、 市场活动举办之前要按费用申请流程递交市场活动申请书和费用开支预算明细，待按照正常流程签字批准后再填写借款单，按照费用开支预算金额借支。借款单后附申请书复印件、开支预算明细表复印件明细、相合同或协议书复印件。2、 取得发票后填写请款单到财务部冲帐，作业流程详见先借款后冲帐作业流程。3、 市场活动费用标准详见公司市场活动管理制度。 （十四） 邮电费（电话费、移动电话费、快递费）公司座机电话费：市内电话费、长途电话费1、电话费的报销：电话费的报支发票要是电信、网通、铁通的发票。 填写请款单,行政部负责管理 后附付款通知单 人事行政部应制定相应座机电话管理制度2、移动电话费：报支发票以移动或联通的发票为是。 填写请款单后附通讯费发票3、移动电话的标准总裁/执行总经理标准为 1000元/月部门总监标准为 500元/月部门经理标准为200元部门主管标准为100元 特殊情况酌情处理4、一般邮电、快递费： 填写费用报销单后附相关发票和清单5、邮电费的报销制度：在部门费用预算范围内支出 发生的邮寄费需各部门经理签字确认。 （十五）期刊邮寄费：按照国家邮政局邮资费用标准报支，单据填写如同其他费用。（十六）房屋租赁费及物业管理费：指公司办公地点及各个配送站、仓库等房屋租金和物业收取的物业管理费。1、先付款后收发票形式下，先填写借款单，借款单上注明房租、物业管理费等明细及起止日期，同时后附物业提供催款通知书和费用明细；随后收到物业开出的发票后按照正常报支流程报支。2、收到发票后直接请款的按照正常费用报支流程办理。 3、房屋租赁费的管理严格遵循公司管理制度，由行政部统一管理（十七）水电费：包含办公地点、配送站及仓库的正常营运状况下所耗用的水费、电费。1、先付款后取得发票，则填写借款单；收到发票直接报支的填写请款单，后附物业部门或其他部门提供的付款通知书和水电费明细表（包括水电费的起止码，单价、金额）。2、经办人员在取得该类费用发票时要认真检查，除对方开具北京市地方税务局机打服务业发票可以接收外其他发票一律不得接收（如：北京市工商企业资金往来票、北京市商业企业发票或工业发票及其他），如接收此类发票，财务将不给予冲帐或不予借款。3、水、电的价格要遵行北京市物价局提供的市场价格为标准。 4、提倡节约用水、用电，人走关机、关显示器、灯灭。（十八）包装费：1、包装费用的报销 填写请款单 后附印刷合同 预先借款后报销的不用附合同 后附相关人员签字确认的后附相关发票，2、包装费用的管理制度 在部门预算范围内进行支出包装物需要提供增值税发票（可以抵扣进项税成本17%） 库房应建立健全关于包装袋、包装箱领用及使用的管理制度每月末统计包装袋汇总表上交财务部（十九）货运费 指公司进货过程中发生的货物运输费用。1、货运过程中尽量与有开票能力的运输公司合作，发生费用后填写货运费用结算单，注