SCDA分会办公室管理制度.docVIP

SCDA 分会办公室管理制度信息管理中心目录一、 办公室公共环境制度二、 办公室值班管理制度三、 办公室钥匙管理制度四、 办公室物品使用说明五、 办公室贵重物品清单六、 附件附件1 值班表模板附件2 值班记录表模板附件 3 卫生检查表附件 4 检查值班表一、 办公室公共环境制度1、 办公室公共环境建设和维护是每一位协会成员应尽的义务和职责；2、 在办公室工作期间应注重个人仪表形象，彬彬有礼，热情周到，展现协会的良好形象；3、 保持办公室安静，不要大声喧哗、嬉笑、打闹，不干扰他人办公；4、 爱护公物，有用文档资料及时整理归类，及时清除废物垃圾，使用协会物品时应小心避免损坏，如果对使用方法有疑问应及时询问，避免造成不必要的损失；5、 树立保持办公室卫生整洁的观念，如有需要应随时打扫卫生或整理物品，从身边点滴做起；6、 公共物品，如协会电脑、电话、打印机等，不得私人占用，不得让协会外部人员未经允许擅自使用，使用过后要及时放回原处；7、 私人物品可以临时放在办公室，但应及时带走，避免长期存放，以免造成不必要的损失或麻烦；8、 如需晚上九点之后在办公室自习，应向相关人员借用办公室钥匙，在离去时关好门、窗、灯、电源、空调等，并及时将办公室钥匙归还。二、 办公室值班管理制度1、 值班人员安排1) 每个学期第一个星期，信息管理中心及时收集全体成员的课程表，并排出值班人员表，发到88版面上进行公示，并通知相关人员及时查看。值班表模板见附件1。2) 每个学期第二个星期开始按照值班表开始值班；3) 每年春、秋学期信息管理中心要进行卫生检查值班，督促值班同学明确值班职责。检查值班表模板见附件4；4) 信息管理中心在学期初要及时更换新的值班表、检查值班表、卫生检查表和值班记录表，值班记录表及卫生检查表模板见附件2、3。2、 值班人员职责1) 值班时间为周一至周五：上午8：30-12：00；下午13：30-17：00；晚上18：00-21：00；2) 准时值班，坚守岗位，不得擅离职守，如有特殊情况不能值班的要及时请假并找好代班人）；3) 打扫卫生，整理桌面、文件资料、柜子等，保持办公室整洁；4) 负责来宾接待，热情周到，彬彬有礼，并及时做好接待记录； 5) 做好值班记录，对来访、电话等信息做详细记录（使用便条纸，附在值班记录本上）；6) 处理各种紧急问题，如遇到突发情况向有关人员、部门询问或报告；7) 值班期间检查协会电脑VPN是否已断开，以免耽误FTP的正常使用；8) 值班期间如果有空应多翻看协会历史资料等，加深对协会的了解和认识；9) 及时了解所在值班段的前后值班人员，做好钥匙和相关工作的交接，值班期间不要将值班钥匙放在桌上，以免丢失。三、 办公室钥匙管理制度1、 协会理事会成员各持有办公室钥匙一把，另外还设有专用值班钥匙一把。协会人员不得未经允许私自另外新配办公室钥匙；2、 值班钥匙须在相邻值班时间的值班人员之间传递。若两人有时不能够当面转交钥匙，可将值班钥匙给另外的协会成员转交，并及时确认是否转交成功；不得将钥匙放置在某一地点并让下一班的值班人员去取，以防钥匙遗失。另外值班人员应该主动联系下一班的值班人员，并且转交钥匙；3、 假期或者考试周期间，值班钥匙由信息管理中心主任保管，不得由个人保管。四、 办公室物品使用说明1、 公共用品使用说明1) X展架、海报、易拉宝等活动宣传用品请统一放置在办公室角落；2) 使用协会电脑时，用过后要及时将VPN挂断，个人文件避免存放在桌面上，使用结束后要及时删除或转移，信息管理中心要对协会电脑桌面进行定期整理和删除；3) 爱心伞统一放在办公室长椅下面，用后要及时归还；4) 活动小物品（剪刀、胶带、便签等）在活动结束之后及时放回指定抽屉；5) 办公室书柜中的书籍看完之后请及时放回，如需带走，请妥善保管并及时归还，请勿随便放置，以免丢失；6) 和协会有关的档案资料，请及时放入档案柜或者资料柜中；7) 协会公共的一些生活用品、娱乐用品、体育用品使用后请及时放回原处；8) 部门例会或者项目组例会结束后，请将桌椅归位，并及时打扫卫生。9) 外借说明：a) 协会成员如需借用公共用品（椅子、遮阳棚、展架等），需与值班同学说明，并在值班记录上及时注明；b) 非协会成员如需借用办公室用品，需与值班同学说明，值班同学应询问信息管理中心主任，经确认同意后，需在值班记录上注明借用者的姓名、联系方式等重要信息及物品归还时间，方可借用。2、 个人物品放置说明1) 个人书籍或者学习资料如需放在办公室，请统一放在书柜中，请勿随便堆放在办公桌上；2) 个人生活用品如需放在办公室，按公共用品的要求，分别放在指定的柜子中（如杯子放在杯具柜中，洗漱用品放在生活用品柜中等）；3) 瓶装水或者瓶装饮料，在离开办公室时请随身带走或扔掉，以保持桌面整洁。4) 值班日志和值班记录请在用后统一放在协会电脑键盘右侧。特别说明：协会原来的娱乐用品柜现在是CCU在使用，所以请勿将协会物品或个人物品放入那个柜子中。五、 办公室贵重物品清单分类物品名称数量备注生活用品扫帚1垃圾桶1风景挂画1挂钟1饮水机1白板1小风扇2茶几3一大一小，另一个玻璃的凳子8椅子20沙发3一大两小爱心伞若干挂饰若干毛绒玩具若干杯具若干洗洁精、色拉油、牙膏等见生活用品厨文件夹架值班记录值班记录本及日志塑料盆1荣誉奖牌5奖杯9牌匾1潘云鹤题logo照片墙1包括照片、明信片及上面的文件证书11嘉宾签名簿1娱乐羽毛球若干三国杀2扑克牌若干毽子1办公用品电脑1包括音响，3插座打印机1笔筒若干笔若干资料夹若干剪刀若干胶带若干桌签6订书机若干文件档案若干文献若干协会历史、教材杂志、书籍文献、年鉴等名片日历若干六、 附件附件1 值班表模板20*年SCDA分会*学期值班表时间周一周二周三周四周五上午下午晚上值班说明1值班时间：上午8：30-12：00；下午13：00-17：30；晚上18：00-21：00。2钥匙只有一把，请大家传下去，不要丢失，具体联系请前后两人自行协调。 值班准则*1）准时值班，坚守岗位，不得擅离职守，如有特殊情况不能值班的要及时请假并找好代班人）；*2）打扫卫生，整理桌面、文件资料、柜子等，保持办公室整洁；3）负责来宾接待，热情周到，彬彬有礼，并及时做好接待记录； *4）做好值班记录，对来访、电话等信息做详细记录（使用便条纸，附在值班记录本上）；5）处理各种紧急问题，如遇到突发情况向有关人员、部门询问或报告；6）值班期间检查协会电脑VPN是否已断开，以免耽误FTP的正常使用；*7）值班期间如果有空应多翻看协会历史资料等，加深对协会的了解和认识；关注若干重要网站，收集与协会相关信息，及时通知相关人员；8）及时了解所在值班段的前后值班人员，做好钥匙和相关工作的交接，值班期间不要将值班钥匙放在桌上，以免丢失。*9）每次值班结束后，在值班本上做好值班记录。带*的请特别注意并执行 信息管理中心 2010-11-21附件2 值班记录表模板20*年SCDA分会*学期值班记录表20_年_月_日值班时间注意事项()重要事项8:3012:00准时开始值班，到点离开值班人整理办公室，打扫卫生做好值班记录值班时间注意事项()重要事项13:3017:00准时开始值班，到点离开值班人整理办公室，打扫卫生做好值班记录值班时间注意事项()重要事项18:0021:00准时开始值班，到点离开值班人整理办公室，打扫卫生做好值班记录20_年_月_日值班时间注意事项()重要事项8:3012:00准时开始值班，到点离开值班人整理办公室，打扫卫生做好值班记录值班时间注意事项()重要事项13:3017:00准时开始值班，到点离开值班人整理办公室，打扫卫生做好值班记录值班时间注意事项()重要事项18:0021:00准时开始值班，到点离开值班人整理办公室，打扫卫生做好值班记录20_年_月_日值班时间注意事项()重要事项8:3012:00准时开始值班，到点离开值班人整理办公室，打扫卫生做好值班记录值班时间注意事项()重要事项13:3017:00准时开始值班，到点离开值班人整理办公室，打扫卫生做好值班记录值班时间注意事项()重要事项18:0021:00准时开始值班，到点离开值班人整理办公室，打扫卫生做好值班记录附件 3 卫生检查表20*年SCDA分会*学期卫生检查表值班时间值班人地面干净物品整洁垃圾清除台面整洁桌椅整齐值班记录检查_月_日上下午晚上_月_日上下午晚上_月_日上下午晚上_月_日