企业档案管理工作探索与对策.docVIP

膆薀蝿螇肂蕿葿羂羈薈薁螅莇薈螃羁芃薇袆袃腿薆薅聿肅薅蚈袂莄薄螀肇芀蚃袂袀膆蚂薂肅肁艿蚄袈羇芈袇膄莆芇薆羇节芆蚈膂膈芆螁羅肄芅袃螈莃莄薃羃艿莃蚅螆膅莂螇羁肁莁薇螄肇莀虿肀莅莀螂袃芁荿袄肈膇莈薄袁肃蒇蚆肆罿蒆螈衿芈蒅蒈肅芄蒄蚀袇膀蒄螃膃肆蒃袅羆莄蒂薄蝿芀蒁蚇羄膆薀蝿螇肂蕿葿羂羈薈薁螅莇薈螃羁芃薇袆袃腿薆薅聿肅薅蚈袂莄薄螀肇芀蚃袂袀膆蚂薂肅肁艿蚄袈羇芈袇膄莆芇薆羇节芆蚈膂膈芆螁羅肄芅袃螈莃莄薃羃艿莃蚅螆膅莂螇羁肁莁薇螄肇莀虿肀莅莀螂袃芁荿袄肈膇莈薄袁肃蒇蚆肆罿蒆螈衿芈蒅蒈肅芄蒄蚀袇膀蒄螃膃肆蒃袅羆莄蒂薄蝿芀蒁蚇羄膆薀蝿螇肂蕿葿羂羈薈薁螅莇薈螃羁芃薇袆袃腿薆薅聿肅薅蚈袂莄薄螀肇芀蚃袂袀膆蚂薂肅肁艿蚄袈羇芈袇膄莆芇薆羇节芆蚈膂膈芆螁羅肄芅袃螈莃莄薃羃艿莃蚅螆膅莂螇羁肁莁薇螄肇莀虿肀莅莀螂袃芁荿袄肈膇莈薄袁肃蒇蚆肆罿蒆螈衿芈蒅蒈肅芄蒄蚀袇膀蒄螃膃肆蒃袅羆莄蒂薄蝿芀蒁蚇羄膆薀蝿螇肂蕿葿羂羈薈薁螅莇薈螃羁芃薇袆袃腿薆薅聿肅薅蚈袂莄薄螀肇芀蚃袂 企业档案管理工作探索与对策作者信息：姓名：王恩德工作单位：中石油长城钻探公司测井公司档案室通讯地址：辽宁省盘锦市测井公司邮政编码：124011电话要： 本文基于企业档案管理工作中存在的6个共性问题，简单分析了在社会转型和信息化大背景下的企业档案管理的发展需求，提出了解决企业档案管理问题的“六化”对策。关键词：企业 档案管理 对策档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业效益和效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。档案管理工作重要意义在于，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。一、 企业档案管理工作中存在的一些问题。随着全球知识化、信息化的发展，新兴科学不断出现，知识更新周期缩短，企业对信息需求也越来越强烈。加之企业本身不断发展壮大，由本地化逐渐走向区域化、国际化、全球化，档案管理工作越来越暴露出一些亟待解决的问题，主要有以下几个问题：一是档案管理工作的边缘化危险。档案管理工作的重要性被进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加之企业档案管理从业人员自身对档案管理工作没有给予高度重视，要求不高，甚至自暴自弃，存在失位现象，责任心不强，从而导致整个企业档案意识的进一步弱化。二是随着信息化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。其次是档案管理模式和管理手段也发生了翻天覆地的变化。在整个变化过程中，带来了有多不适应和对传统的冲击。三是缺乏一体化的网络档案管理系统。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。四是档案管理工作缺乏统一的严格的制度化管理程序。当前企业档案管理不规范主要表现在：档案收集不规范、档案整理不规范、档案综合管理力度不够和档案利用不规范。五是企业档案管理工作缺乏长期性、连续性的发展规划。一般大中型企业都有短、中、长期规划，但在规划中往往找不到档案管理工作的内容，因此档案工作就没有长期性和连续性，加之领导不重视，造成了档案工作有领导、无计划；在任务、无落实；有形式、无效果。六是重保管、轻利用，没有真正发挥企业档案的应有作用。目前，企业档案工作都把重点放在了收集整理和保管上，如何开发利用现有的档案资源，充分为企业和社会服务关注甚少，这也是档案工作不被领导和社会认可度不高的原因之一。二、企业档案管理工作的“六化”对策。 针对企业档案管理工作中存在的6个共性问题，及其问题背后的缘由，同时根据本人在石油企业多年从事档案管理工作的经验，在实践中初步提出了解决这些问题的“六化”对策：一是档案归档（收集整理）的及时化。当前企业档案归档的不及时原因在于收集整理的不规范、职责不清、协调力度不够。因此必须做到：一是要“简化整理，深化检索”八字方针，突出工作重点，理清工作思路。二是要规范档案收集工作，杜绝在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交的现象，严格档案收集考核。三是要规范档案整理工作，努力提高档案人员的专业素质，着力解决卷内文件目录排序组卷混乱、卷内目录与实际整理文件不相符和卷内资料漏失现象等问题。此外，在立卷时间上，坚持及时分散立卷，杜绝一次集中立卷，以便利于查找利用。四是强化档案综合管理协调力度，解决职责不清、标准不清问题，充分认识到档案管理工作是个协调工作，是多方参与的结果，不是档案从业人员直接产生的。二是档案保管的科学化。档案保管工作是档案管理工作的重要一环，按照相应规章制度做到科学化。一是要“坚持以我为主、兼顾需要”的归档原则，形成“门类齐全、收集完整、整理规范、方便适用”的档案管理新格局。“以我为主”就是归档以本单位形成文件为主；“兼顾需要”，就是根据企业经营的需要，适当保存与之有关的外来文件和信息材料，同时，力求保持归档文件材料的齐全完整与系统配套，这样既可防止室藏杂乱臃肿，又能满足企业的各种利用需要。二是要伴随企业改革与发展进程，不断增加扩充新的档案，以满足企业利用的需要。尤其是随着企业全球化战略的实施，各种形式具有重要保存利用价值的档案逐渐增多。三是要及时通过鉴定剔除保管期满和无保存价值的档案。“优化室藏”说起来容易做起来难，由于档案鉴定理论研究滞后和多年来形成的档案保管期限“宁长勿短”观点的影响，档案鉴定工作存在“怕”字当头、“难”字挡路、裹足不前的消极被动状况，这也是造成众多立档单位室藏臃肿、工作效率低的根本原因。要依据有关规定程序，慎重而坚决地对一些过期和无保存价值的文档进行清除，既使室藏档案得到优化，又便于档案保管的利用。四是要加强库房管理，建库要符合规定，配套设施要齐全，尽量做到库办分开，并有专人管理，严格库房管理制度。五是建立一套操控性高的档案管理人员职责体系，努力维护档案的完整与安全，做到不坏、不丢、不散、不乱。六是要改变技术落后状况，加大财力的投入，并及时启用新设备，紧跟时代新步伐。三是档案管理的信息化。随着企业管理信息化的实现，档案管理信息化是企业发展的必然要求，中石油就建立了统一的档案管理系统，并在全集团推广应用。一是充分利用档案管理系统，建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。二是建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”，实现电子文件信息资源共享。三是电子文件的自动上传收集。档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。四是开展在线服务。逐渐改变传统的档案利用方式，通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。五是进一步整合信息资源。档案实现系统化管理后，信息的沟通和协调非常重要，目前企业都缺乏协调整个信息资源工作，没有部门整体负责，应尽快建立相应机构和制度。四是档案开发利用（服务）的优质化。企业档案管理的重点是开发利用，而不是整理。档案开发利用或者为用户提供优质的服务，往往被忽视或者被弱化，这也是档案管理的薄弱环节。一是要根据企业的发展需要，不断拓展服务领域。针对信息服务的社会化、多主体特点，加快档案信息的单一需求向对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求过渡。在为社会提供档案信息服务的基础上，争取创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。加大对档案信息的开放和开发，树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。加强横向联合，实现信息资源共享，实行一体化管理，充分发挥整体优势。注重“反馈”，深层次开发档案信息。二是不断拓展用户，拥有用户是档案事业存在和发展的关键。不断消除“重藏轻用，以藏为主”的老观念，重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的，即要“一切为了用户”，以档案用户为中心，积极开展各种深层次的档案信息服务。不断满足档案用户对档案部门服务质量、服务领域的更高要求，档案部门不仅提供档案原件，而且要编写出他们所需要的参考资料。不仅要提供原始的档案信息，而且要提供二次档案信息，甚至是深加工的三次档案信息。三是服务创新，信息化时代，档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。首先要树立信息服务的理念。其次要强调信息的主动服务。随后在信息服务方式上要充分提供面向用户的信息利用平台。最后着手解决信息数据的长期大量积累问题，如何科学地保管、利用它们，提供可靠信息数据的解决方案，是一种更高层次、更高水平的信息服务。五是档案工作发展规划的制度化。企业档案管理工作缺乏长期性、连续性的发展规划问题，应该引起企业管理层和档案部门高度重视，要及时纳入企业整体短、中、长期规划之中，形成制度化。一是要建立与企业同步发展的机制，淡化达标升级工作，实现档案工作的健康发展。 二是企业管理层要加大对档案综合管理的参与程度，重视企业档案工作，彻底改变档案室在某些人眼中成了废纸仓库的观念，杜绝档案工作有领导、无计划；有任务、无落实；有形式、无效果的现象发生。三是努力做到协调发展，在人财物方面给予大力支持，确保档案的安全、信息数据的安全、库房设施的安全，从业人员的保密安全。六是档案从业人员的职业化。现代企业档案管理对档案从业人员提出来更高的要求，要逐渐从物本管理模式走向人本管理模式，因此对档案人员的业务素质、工作能力和满足用户的需求等标准更高，实现档案从业人员的职业化是企业档案管理的大势所趋。一是要树立明确的服务观念，强化服务意识，为档案利用提供优质的服务。努力培育一支具有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神的档案员队伍。二是以档案用户为中心，积极开各种深层次的档案信息服务，档案工作也必须服务于企业生产经营，最大限度地满足企业的利用需求，尽可能多参与生产经营活动，使企业员工认识档案的价值，感到档案是企业生产经营活动的重要组成部分。三是尊重档案人员的发展机会，让员工朝着既定目标与事业发展并进。同时，给档案人员升迁的机会，配合相适应的教育培训计划，让档案人员认识到只有同心协力完成既定目标，个人也会获得丰厚的回报，个人的梦想才能实现。四是充分发挥档案员的主观能动性，除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，发挥档案员的潜能，更好地发挥档案的作用。 蚅羁蒈莇袁袇肄薀蚄袃肃蚂罿膁肃莁螂肇肂蒄羇羃肁薆螀衿膀蚈薃膈腿莈螈肄膈蒀薁肀膇蚃螇羆膇莂蚀袂膆蒅袅膁膅薇蚈肇膄虿袃羃芃荿蚆衿节蒁袂螄芁薄蚄膃芁莃羀聿芀蒆螃羅艿薈羈袁芈蚀螁膀芇莀薄肆莆蒂蝿羂莅薄薂袈莅芄螈螄莄蒆薀膂莃蕿袆肈莂蚁虿羄莁莁袄袀莀蒃蚇腿葿薅袂肅葿蚈蚅羁蒈莇袁袇肄薀蚄袃肃蚂罿膁肃莁螂肇肂蒄羇羃肁薆螀衿膀蚈薃膈腿莈螈肄膈蒀薁肀膇蚃