QW大型房产置业公司员工档案管理制度.doc

员工档案管理制度1.0目的为配合公司档案室根据公司管理要求和客观需要予以管理，确保档案及相关信息的完整和安全，特制定本制度。2.0范围 本制度适用于全公司。3.0术语3.1员工档案（人事档案）：是全面考察、了解和正确考评、使用员工的依据，员工信息是准确了解公司人力资源现状，以便进行短期和长期人力资源规划的依据，员工档案和信息管理工作是人力资源工作的重要组成部分。3.2员工信息管理：是指根据公司现在或将来可能的需要，对员工档案及其他文件材料进行加工、整理、提炼而形成的规范、有序的公司员工的人事资料。4.0职责4.1人力资源部4.1.1人力资源部对收集到的归档材料按制度进行整理、装订，并按员工顺序号进行存放保管；4.1.2为确保档案的准确，每半年对内部档案进行检查、核对；对保存的内部档案应不定期查看，做到防蛀、防潮；每年年底清理当年离职员工内部档案。5.0内容5.1员工档案包括员工的人事档案材料和内部档案（员工进入公司后根据公司有关制度形成的应该归档的各种材料）。5.1.1内部档案材料：员工求职资料；员工的应聘资料及签署的各类协议；员工本人提供的身份证、学历证、学位证、外语等级证书、户口本、各种资格证以及其他相关证件的复印件；1寸近期免冠照片2张；员工转正申请表、异动交接手续、解除劳动合同协议、员工履历表、劳动合同等；综合一览表：反映员工的职务、岗位变迁情况及奖惩、违纪记录等情况；其他能反映员工情况的综合材料，如：述职报告、培训记录等。5.1.2内部档案的收集和补充：公司员工内部档案应及时、全面地收集到公司档案室统一保管。各部门应主动将平时形成的公司员工应归档材料及时送交人力资源部审核后归档。驻外机构在当地招聘的人员，须建立详细的人事资料存档备查，并将所招聘的主要个人资料整理汇总后交人力资源部审核后存档。档案管理人员根据公司文件，收集公司员工的工作调配、干部任免、职称评聘等材料。人力资源部可根据需要和档案材料欠缺情况，通知有关人员补充材料。各部门人员应协助人力资源部做好档案收集和补充工作。档案管理人员对收集到的存档材料应进行认真鉴别，存档材料应真实准确、完整齐全、文字清楚。 5.2内部档案的保管人力资源部对收集到的归档材料按制度进行整理、装订，并按员工顺序号进行存放保管；为确保档案的准确，每半年对内部档案进行检查、核对；对保存的内部档案应不定期查看，做到防蛀、防潮；每年年底清理当年离职员工内部档案。5.3内部档案的查（借）阅5.3.1查（借）阅员工内部档案的人员，须是部门经理级以上管理人员，且只能查（借）阅其下属的档案；5.3.2除职能部门外，一般不得跨部门查（借）阅员工内部档案；5.3.3如确有必要，只能查（借）阅同级以下人员档案并经被查人上级领导同意；5.3.4查（借）阅员工内部档案的人员须按要求填写员工档案调阅登记表，经分管副总经理批准后方可查（借）阅。5.3.5公司员工内部档案一般不外借，特殊情况需借阅，借用人须说明充分理由并报总经理批准；档案借出时间不超过2天，如需超期借阅，应补办手续，借阅人员应妥善保管被借档案，确保被借档案的安全和保密。5.4员工信息管理5.4.1员工信息的建立和收集、补充：据收集的员工内部档案，提炼、整理所需各类相关信息，建立人力资源信息管理系统；根据公司相关文件，收集公司设置和人员调整情况及员工异动、职务变化情况并及时修改、补充相关人事信息；及时向人力资源部提供部门人员异动信息。5.4.2员工信息的查询：除职能部门外，查询员工信息只能是部门经理级以上的管理人员，且只能查询下属部门的员工信息；部门经理级以下员工因工作或项目需要查询公司员工信息，须经部门负责人同意，并报分管副总批准；对查询事务按公司制度办理，由人力资源部负责管理。5.4.3员工信息的统计和分析：人力资源部统计月末员工基本情况（如当月员工人数、员工流入和流出情况等），并制作员工信息统计报表；人力资源部统计职能部门所需信息报表和查询部门所需临时报表；人力资源部根据每月月末信息报表统计员工流失情况