物业公司票据管理制度.docVIP

票据管理制度1、票据管理目的为加强票据管理，明确票据使用范围，规范票据的正确使用和准确填写，同时规范物业公司各部门票据领用行为，特制定本票据管理规定。2、票据管理职责区域收入会计负责对各项目物业公司票据的申购、领用、归还、核销的管理与监督；各项目物业公司票据使用部门对正确领用票据、使用票据、归还票据等工作负责。3、票据管理定义广义的票据是反映商业上作为权利凭证的有价证券，本制度所指的票据包括：各种发票、收据及物业公司印制的有价票据（如游泳票等）。4、票据使用范围及填写要求4.1 收据4.1.1 收据的种类收据分为三联式手写收款收据和两联式打印收款收据。4.1.2收据的使用范围4.1.2.1 三联式手写收据用于往来、转账、冲账等业务填开的凭据，出纳及费用会计均可领用，但收银员除一些特殊情况需开具手写收据外，一般不得领用。特殊情况是指项目集中现场收楼、中介业务未上系统前收取中介服务费等4.1.2.2 两联式打印收款收据是用于物业公司收取业主各项押金、管理费、水电费、有偿服务费、工本费、场地费、租金等款项时提供给业主的缴款凭据，打印收款收据仅限于物业收银员领用。4.1.3收据的填写要求4.1.3.1 填写三联式手写收款收据时，应填列收款时间、收费项目、收费金额（大小写），同时要求做到经手人、出纳、会计三方签字确认，手写收据的填写必须做到字迹清晰，不得涂改。如涉及资金收付的，还需加盖“现金收讫”、“银行收讫”字样。4.1.3.2 三联式手写收款收据填写示例4.1.3.3 填写两联式打印收款收据时应填列收款时间、收费单元号、收费项目、费用期间、水电费读数、收款金额、结算方式、收款人签名，同时加盖“现金收讫”、“银行收讫”字样，涉及到非业主缴纳押金收款的应列明“缴款人”。4.1.3.4 两联打印收款收据填写示例（物业费用类）（押金类）4.2发票4.2.1 发票的种类发票分为电子-单联平推式发票、电子-单联打孔式发票、定额发票、广东省国家税务局通用机打发票、广东省客运限额发票（国税）。4.2.2 发票的使用范围4.2.2.1 电子-单联平推式发票、电子-单联打孔式发票均可用于收到物业管理费、水电费、有偿服务费、工本费、场地费、租赁费及会所收到顾客消费款等款项时提供给业主或顾客的缴款报销凭据。餐饮类一般使用电子-单联打孔式发票。同时不允许一种开票项目使用两种不同类型的发票开据。4.2.2.2定额发票仅用于收取车辆临保费时提供给业主的缴款报销凭据。4.2.2.3广东省客运限额发票（国税）仅用于向业主收取“营改增”范围内的客运收费。4.2.2.4广东省国家税务局通用机打发票用于向外部单位收取“营改增”范围内的用车费用或租车费用。4.2.2.5所有押金一律不得开具发票。4.2.3发票的填写要求4.2.3.1 选择正确的开票项目名称4.2.3.1.1电子-单联平推式发票、电子-单联打孔式发票的开具：l 物业管理费、有偿服务费、工本费、场地费、租赁费等属其他服务业类，选择开票项目为“其他服务业”；l 物业公司收取的业主水电费属代理业类，须选择开票项目为“代理业”。l 乒乓球、健身室、棋牌、舞蹈室、篮球场、沙弧球、游泳、羽毛球、壁球、网球等（除桌球、保龄球）属体育业类，选择开票项目为“体育业”；l 桌球，选择开票项目为“台球”；l 保龄球，选择开票项目为“保龄球”；l 音乐茶座里的酒水、水果、零食等食品消费属酒吧（音乐茶座）类，选择开票项目为“ 酒吧（音乐茶座）”；l 卡拉OK，选择开票项目为“卡拉OK，夜总会”。4.2.3.1.2 广东省国家税务局通用机打发票：l 客运收入、租车收入选择开票项目为“陆路运输服务”。4.2.3.2 开具发票时应清楚列明收款方名称、收款方识别号、付款方名称、付款方识别号（注：付款方为个人时，此标识可选择手机号码；付款方为单位时，此标识选择纳税识别号），正确填写开票项目说明、金额、开票人,同时加盖开票单位发票章。4.2.3.3 正确填写“开票项目说明”4.2.3.3.1 开具发票时涉及物业管理费、场地费、生活垃圾处理费、车位租赁费、维修费、清洁费、绿化费、水电费等属于期间缴款的收费项目须注明所缴费用期间。4.2.3.3.2开具发票内容必须与极致软件收费内容一致(名称为“维修费”的除外)，极致系统中的维修费在开具发票时开票项目说明均填列“修缮服务费”。4.2.3.3.3 会所收入的开票项目说明，根据实际收费项目填列。4.2.3.3.4 客运收入、租车收入的开票项目说明均填列“运输服务费”。4.2.3.4 电子-单联平推式发票填写示例4.2.3.5电子-单联打孔式发票填写示例4.2.3.5广东省国家税务局通用机打发票示例:4.2.4 先开发票后付款的情况规定4.2.4.1如若合作单位需先开具发票后付款的，则合作单位需以公函的形式向物业公司提出申请（如合作合同签订时已提出先开具发票要求时，可以不必填写此申请），并经物业公司负责人、项目负责人、财务负责人审批同意后，将申请函交送至财务部，住户中心留复印件。收银员每月按申请函或合同上的开票期间开具相关发票并交相关负责的物业助理签收。4.2.4.2申请函模式申 请 函致 公司：本公司因财务制度要求每月费用必须先开发票才能走请款流程，现特向贵公司申请每月 号前开取当月管理费、上月水电费及其他费用的发票，待本公司申请请款手续后，于当月内缴交相关费用。如本公司未有按时缴纳费用，贵司有权次月起停止此项操作。由此而引起的经济及法律责任由我司承担，与贵司无关。特此申请！申请单位（公章）： 4.2.4.3物业助理收到发票后，将发票交送给申请的合作单位，同时需申请单位填写“发票签收单”，及需加盖申请单位公章。签收单需交回财务部。模版如下：发 票 签 收 单 兹收到 公司于 月 日开具的电子发票 张，金额合计（大写） 元。明细如下：序号票据摘要发票号码金额（元）备注12345合计上述款项尚未支付，我司承诺于收到发票的一个月内支付全部款项！签收公司（公章）： 中国电信（加盖公章） 签收人：王二 签收日期：2011年3月2日 4.3 有价票据4.3.1 有价票据的种类有价票据主要指物业公司根据业务需求自行印制的，作为向业主或顾客收取款项的缴款报销凭据，如客运车票、泳票、康体票据等。4.3.2 有价票据的使用范围4.3.2.1自行印制的票据，必须严格按照申请印刷时的用途使用，不得超范围使用。如客运月票仅可用于村巴客运业务，泳票、康体票据仅适用于会所的相关业务等。4.3.3 票据的填写要求4.3.3.1使用部门开具票据时，应按照印刷票据的规定清晰详细填列票据的各项内容，不得漏填、涂改等。物业公司自行印刷的票据需加盖财务专用章才可作为对外收费的依据。 5、票据申购规定/程序5.1 申购规定5.1.1财务部是发票管理的主管部门。财务部应指定专人（即发票管理员）进行发票购买、保管、领用登记、回收登记和缴销等工作。发票管理员根据需求按有关规定向税务部门登记领购。5.1.2物业公司使用的收据，由财务部门汇总后统一印刷，严禁其他任何部门私自印制、外购。5.1.3公司各种游泳次票、游泳月票、康体月票、客运车票等有价票据由各使用部门提出印刷申请，财务部门审核同意后方可印制，严禁其他任何部门私自印制、外购。5.2申购程序5.2.1发票的申购5.2.1.1首次申购发票，需报经当地税务机关，根据公司业务需求，向主管税务机关提出申请，填写发票领购申请表，列明所需发票种类、核定金额范围、核定数量，提交税务部门申购，15个工作日内等待答复。5.2.1.3得到税务机关申请审批通过，需填写电子发票使用和领购申请表，同时需携带地税登记证副本原件、发票领购簿、个人身份证及银行卡，到税务机关办理发票购买事宜。5.2.1.4 伴随公司业务发展，发票现核定的数量已不能满足当前业务需求的，应填写调整发票核定申请表，连同地税登记证副本复原件，营业执照复印件加盖公章后，向当地主管税务机关提出调整发票核定申请，提交此申请后，需15个工作日内等待核定批准通知。5.2.1.5 发票管理员应及时将购入的发票登记入发票领销存登记簿，空白发票、空白增值税货物销货清单、发票存根联、作废发票、发票领用登记薄、发票领用存登记手册等由发票管理员存放在保险柜中妥善保管。5.2.2 收据的申购5.2.2.1收款收据由收入会计根据实际需求，填写申购单，列明所需收据种类、规格、数量，报经财务经理批准、采购部门计价、仓库审核、项目负责人审批后统一印刷。5.2.2.2 收款收据需提供样板给采购部门，目前收款收据均为一式两联版，即第一联 财务联；第二联 业主联。每次申请印刷量约为半年使用量。5.2.3有价票据的印刷5.2.3.1经营部门申请印刷需加盖财务专用章的有价票据（如游泳票、康体月票、客运车票等）时，则必须提前两个月提出申请，并填写有价票据印刷申请表，及提供票据样板，经申购部门负责人审核、财务审批、项目负责人批准后方可印刷；如若无财务审批，则经营部门自行印刷的所有单据财务均不予加盖财务专用章，由此所造成的一切后果财务概不负责。5.2.3.2有价票据印刷申请表样表有价票据印刷申请表申请日期： 年 月 日项目：部门：票据使用期限年 月 日至 年 月 日申请原因与用途序号票据名称印刷数量123票管员意见申请部门负责人： 申请人：财务负责人： 项目负责人： 6、票据领用规定/程序6.1领用规定6.1.1发票由开具发票的业务人员（简称“开票人”）领用，包括机开发票人员、手开发票人员和定额发票使用人，由项目税务负责人或业务部门负责人指定，开票人名单报送发票管理员备案存档，发票管理员应严格凭经备案的名单向开票人办理领用发票手续及地税和国税系统的开票人信息管理。6.1.2其他票据的领用人员（简称“领票人”）由业务部门指定，并将领用人的名单报送票据管理员备案存档，票据管理员应严格凭经备案的名单向票据领用人办理票据领用手续。开票人备案表项目：序号姓名身份证号码票据类别负责开票开始日期负责开票结束日期备注物业公司负责人：部门负责人：制表人：注：1、负责开票结束日期可先不填列，待实际更换开票人员时由财务票据管理员根据项目提供的新开票人备案表中同类票据的开票人“负责开票开始日期”填列及更换后实际开票人的实际开票日期填列；2、该表签批完成后附上开票人的身份证复印件递交财务票据管理员备案留档。6.1.3 所有发票及其他票据除了备案开票人（发票开票人及其他票据的实际售卖及开据人）外，还需备案其实际领票人，即只有经备案的领票人才能自财务票据管理员处领用票据。领票人备案表项目：序号姓名身份证号码票据类别负责领票开始日期负责领票结束日期备注物业公司负责人：部门负责人：制表人：注：1、负责领票结束日期可先不填列，待实际更换领票人员时由财务票据管理员根据项目提供的新领票人备案表中同类票据的领票人“负责领票开始日期”及更换后实际领票人员的实际领票日期填列；2、该表签批完成后附上领票人的身份证复印件递交财务票据管理员备案留档。6.1.4各部门领用票据的数量由财务部根据实际需求从紧控制，在第一次领用前需填写票据领用量核定申请表，由票管员与经营部门根据实际的业务情况核定票据一个月的使用量，以后遵循“以旧换新”的原则，根据归还票据的数量领用下一批；6.1.5如若业务增加或遇特殊情况，如节假日、收楼等，而需增加领用票据的，也应填写申请表，经财务负责人批准后，可适当多领；6.1.6票据使用部门负责人对所需票据使用的合法性和保管的安全性负责。各部门每次领用票据时，应凭由有关部门负责人签章的票据领用审批表，向财务部票据管理员办理票据领用手续。6.1.7票据领用量核定申请表样表（用于核定项目一个月的票据使用量，并根据该表核定的使用量进行日常领用）票据领用量核定申请表申请日期： 年 月 日项目：部门：申领类型 正常领用 临时调增申领理由序号票据类型申领数量1打印收款收据2电子发票3定额发票（伍角）4定额发票（壹元）5定额发票（伍元）6定额发票（壹拾元）78票管员意见申请部门负责人： 申请人：财务负责人： 公司负责人：6.1.8票据领用审批表样表（用于每次具体领用时，记录每次领用数量及票据号）票据领用审批表公司名称：编号：领用部门领用人领用日期领用原因说明 责任人： 日期：发票领用明细序号发票种类领用份数用途备注1234审批意见领用部门负责人责任人： 日期：6.1.9财务部设票据专管员，全面负责票据的申购、领用核准、缴销核查等工作，根据票据类别设置领用登记簿，载明票据购入(印刷)日期、种类、数量、起止号码、领用人、领用日期、核销人、核销日期、备注项。6.1.10票据领用登记表样表6.1.10.1发票领销存登记簿（适用于发票）发票领销存登记簿公司名称：发票管理员：序号发票种类购买日期发票起止号码领用日期领用人核销人核销日期作废发票号码税务局缴销记录备注12345678910注：领用人变更，发票管理员应先对原先的领用人办理虚拟核销，然后再为新的领用人办理虚拟领用，并在备注中说明。6.1.10.2票据领用登记表（适用于其他票据）票据领用登记表票据名称：购票日期：项 目:数量(份)：编号起始号码截止号码领用人领用日期核销人核销日期作废发票号码备注123456789101112131415166.1.11与财务同一办公地点的，需每周领用，每日核销，允许保留备票，但备用量为两天使用量。6.1.12与财务非同一办公地点的，需每月领用，每日核销，允许保留备票，但备用量为一周使用量。6.2领用程序6.2.1各部门领票人第一次申领票据时，需凭有关部门负责人审批的票据领用申请表和票据领用审批表申领，以后申领时，需凭前期领用且已使用完的票据存根联和票据领用审批表，方能向财务部票据管理员申领票据。领取网络发票的，发票管理员应上网核对上次领用发票的种类、数量、号码均正确无误后，才能发放新的发票；领取其他发票的，发票管理员应先收回已开具的发票存根并核对上次领用票据的种类、数量、号码均正确无误后，才能发放新的发票。6.2.2领用的票据在一个月内未使用完毕的，需要向票管员核销并重新办理领用手续，领用票据和交回已开具票据存根联和作废的票据，均需向票管员办理领用和收回登记。6.2.3各部门领用人领用票据时在发票领销存登记簿和票据领用登记表上登记领用人签名、领用票据数量、领用日期。7、票据使用规定/方法7.1使用规定7.1.1票据的使用必须严格按规定的范围和标准执行。l 电子发票限用于住户中心收取业主除押金外的各项费用及会所向顾客收取消费款；l 定额发票限用于安管办收取临时停车费；l 手写收据限用于出纳收回借支余额、费用会计冲销费用及其他特殊情况使用；l 打印收据限用于住户中心及会所收取各项费用；l 游泳次票、游泳月票、康体月票、会所结账单限用于会所收取相关消费款；l 客运车票限用于住户中心收取业主客运收入。l 其他票据仅限于申请印刷时填写的用途使用，不得随意挪作他用。7.1.2各类票据限用于规定的业务范围和合法项目,不得转借、转让、代开、出售，不得擅自销毁。7.1.3所有票据均应按照编号顺序开具，不得跳号开具；所有票据一律不得涂改，若有填写错误，需整份票据作废重开；严格按照规定填开票据，不得随意更改摘要内容。7.2 开具要求7.2.1各部门在使用票据时，应按顺序使用，不得跳号使用；7.2.2开具手写收据、会所结账单时逐栏各联一次填写（复写），字迹工整，大小写要相符，不得涂改、挖补、撕毁，各联加盖经办人印章，在客户联加盖公司财务专用章；7.2.3发票的开具要求：(1)开票人开具发票时，必须做到按照号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次打印或填开，并确认发票联和抵扣联是否加盖发票专用章。(2)开票人开具发票时，开票日期为开具发票当天的日期，内容不得涂改、挖补或撕毁，严禁虚开发票和代开发票。(3)开具发票时发生错误、误填等情况需要重开发票，且当月能收回发票全部联次的，在原发票各联次加盖“作废”章后，重新开具正确发票。已作废发票各联次应完整保存。作废的发票需由发票管理员在规定的时间内到税务机关办理核销手续。(4)发票开具后，不符合作废发票条件的，需开红字发票时，必须收回原发票并注明“作废”字样或取得对方有效证明。(5)公司取得的应交增值税或营业税的应税收入，应开具增值税发票或营业税发票，不得混淆开票种类； (6)公司应在发生经营业务确认营业收入时开具发票，未发生经营业务一律不准开具发票。不得为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票。(7)公司开具发票的金额，为交易的金额，即经济交易过程中产生应收客户的全部款项。开具发票的经营项目或工程项目名称应与经济合同或实际业务一致。(8)公司因业务需要门前代开发票时，经办人凭经税务负责人签字的代开发票申请表到税务机关开票窗口申请代开发票。(9)开具服务业发票注意事项：a)客户交租金，收银员依据租金计算表的租金金额收取租金并开具发票，财务人员对收银员开具的发票金额和内容进行核对。b)公司提供餐饮、住宿和高球服务等，开票人应根据客人实际消费金额如实开具发票，不得擅自多开、虚开。c)收银员或保安应根据实际收取的客人餐费、停车费金额如实提供定额发票。定额发票需要填写开票日期，所有已用完的发票要在发票封面上填写整本发票的使用起讫日期。收银员或保安员交接班时，应将定额发票使用情况写在交接班记录本上，交接班时双方核对无误，签字后方可下班。7.2.4票据填错不得撕毁，应在各联加盖“作废”戳记,全联归还票据管理员保存备查。8、票据回收核销8.1各部门应在开票业务完成或票据用完后,及时将存根联归还票据管理员，办理票据的核销手续，每次领用票据的归还期限不得超一个月，将至一个月仍未使用完时，需移交给其他收费点使用完毕后，再归还存根联。8.2收据使用完后存根联按本装订，经手人必须在封面填写开票起止号码、作废号码、缴款时间、缴款金额、在复核装订人处加盖印章，交财务审核。8.3 财务在收到存根联后进行审核，查验无误后在封面填写核销日期并加盖审核人印章予以核销保存,并在票据领用登记本上填写回收记录并签字。8.4 票管员应当及时核销票据,做到每天核销；核销时注意已使用票据的金额与收款的金额是否一致，已使用收据号和发票号是否及时录入系统、票据是否顺号使用。作废发票要在3个月内到税局核销完成。8.5核销具体要求： 8.5.1发票核销要求：会计应根据发票的实际使用情况每天核销发票，按照业务部门每日报送的发票使用和留存情况核对实际收款金额和实际发票的使用情况。定额发票需根据业务部门每日报送的发票使用情况核对返回的票据存根号，确保实际使用的发票已收回款项及报送的票据留存号实际未使用。电子发票需根据业务部门报送的发票使用情况进入税局系统核对实际发票使用情况，为了便于核对，业务部门在业务收费系统录入电子发票流水号，并在备注中注明“发票号”。8.5.2其他票据核销要求：其他票据也需根据业务部门每日报送的单据使用情况核对返回的票据存根号及录入业务收费系统的已使用单据号，确保已使用的票据已全部收回款项及留存的票据实际未使用。9、票据监督与保管9.1根据不相容职务分离原则，发票管理员不得兼任开票人的工作。9.2各区域或项目财务负责人负责发票专用章的保管和使用。9.3开票人换岗或离职，由发票管理员负责其发票监交工作；发票管理员换岗或离职，由项目或区域税务负责人负责发票管理相关事项监交工作。9.4票据管理员对票据的领用、核销情况进行登记,收费及票据使用部门应定期主动向财务部报告收费票据的使用情况,接受财务部对其收费票据的使用情况进行检查。9.5票据领用部门每天向财务部报告使用情况，并负责保管使用期间的发票。9.6票据管理员每年对收款票据至少盘存二次,做到账实一致,票据存根联、领用登记本按会计档案保管期限保管，并按会计年度和号码顺序存放。9.7领用票据部门因被盗、遗失等原因丢失发票的，须持部门负责人审批的证明材料及遗失声明给财务部门，经财务确认后，遗失票据部门填写遗失声明作废刊出登记表，提交主管地方税务机关查验审批同意并盖章后，将遗失声明作废刊出登记表送到有关报社办理登报手续，报社刊登遗失声明后，票据管理员凭登载遗失声明的报刊到地方税务机