市政公用工程质量安全监督程序之02、记录控制程序.doc

NJSZJD/CX-02版本/修改：B/0程序文件南京市市政管理处南京市市政公用工程质量安全监督站 南京市市政管理处 南京市市政公用工程质量安全监督站记录控制程序（NJSZJD/CX02） 版 本: B/0 编 制: 综合办公室 日期：2009.7.1 审 核: 日期：2009.7.1 批 准: 日期：2009.7.1 受控状态: 分发编号:2009年7月1日发布 2009年7月1日实施记录控制程序1 目的对处（站）市政基础设施工程建设市场监管服务和质量管理体系运行所要求的记录予以控制，以证明处（站）质量管理体系运行有效，必要时对相关活动实施追溯，并为持续改进提供信息。2 范围适用于处（站）市政基础设施工程建设市场监管服务和质量管理体系运行各种记录的控制和管理。3 职责3.1 综合办公室负责记录的管理与控制。3.2 各部门负责本部门记录的管理和控制。4 工作程序4.1 本程序所指的记录包括市政基础设施工程建设市场监管服务提供中所形成的各种表格、单证，计划、方案、总结、报告等文字记录，以及质量管理体系运行所要求的记录。4.2 记录的设置4.2.1 各部门负责按质量手册以及本部门负责编制程序文件、管理制度、工作（管理）流程等质量管理体系文件的规定控制要求，设置相应所需的记录。记录的设置应充分考虑一下因素：a) 法律、法规、规章规定的要求，可追溯性的需要、管理和控制的要求、证实的需要以及信息数据保存的需要。b) 根据上述条款需要设置的表格、单证中所需的栏目，栏目空间大小应与文件规定所填写的内容相适应，同时设置必要的执行审核、批准责任人的签字和时间栏目等。c) 按照法律法规规定的要求，确定各项工作流程中使用记录的保存期限。4.2.2 上级行政（业务）主管部门统一印制下发的记录，均应列入体系运行的记录范围予以控制。4.2.3 各部门负责将本部门设置的记录表式，统一报综合办公室备案汇总。4.3 记录的标识4.3. 1 综合办公室负责按文件控制程序的规定，对各部门上报备案的记录进行编号标识，记录的标识应确保其唯一性。上级行政（业务）主管部门统一印制下发的记录表式，使用原编号，处（站）不予另行编号。4.3.2 综合办公室编制处（站）“记录清单”，内容包括名称、编号、使用部门、保存期限和归档要求等。4.3.3 各部门负责编制本部门使用的“记录清单”。4.4 记录的制作各部门应根据本部门各类记录表式的使用数量，报送综合办公室。综合办公室统一编制采购计划，委外印制（或复制），所有空白记录由综合办公室统一保存，各部门领用时应办理领用手续。4.5 记录的要求a） 质量管理体系的记录，应按规定的时间及时完成。记录内容应完整、真实；数据信息准确、清晰；不得使用铅笔，需归档保存的文字记录应符合处（站）档案管理要求。b） 记录若有笔误，不得随意涂改，可作划改，但应能够看到修改前后的内容，必要时（重要的更改）应签注更改人的姓名。c） 同一部门在同一天重复使用某种记录时，记录使用部门应采用适宜的方法给予唯一性标识，以实现必要时的可追溯性。4.6 记录的贮存要求纸质记录应注意防潮、防水、防虫、避晒。电子媒体保存应防高温、防磁、防病毒。重要的记录还要视情况执行有关保密规定。4.7 记录的归档4.7.1 各部门负责对“记录清单”中要求归档的各类业务活动记录，按档案管理制度的要求进行归档。4.7.2 综合办公室负责质量管理体系运行中需要归档的各类原始记录的存档。4.8 记录的销毁对超过保存期限的各类记录，由记录保存部门填写“ 文件销毁申请单”，经管理者代表批准后，由综合办公室实施销毁。4.9 综合办公室负责定期或不定期地检查各种记录的填写和管理情况，并保留检查记录。4.10 处（站）的各种记录一律不得外借，相关方需要借阅有关记录时，须经管理者代表批准，方可办理借阅手续。