[工程科技]档案管理制度AHMS.doc

档案管理制度1 目的企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是企业生产、经营、技术和各项管理活动的真实记录，是一项对企业各项管理活动信息进行收集处理、传递和贮存的全面、细致的工作，各部门都应重视。根据档案法、企业档案管理规定、归档文件整理规则等国家法律法规和公司规范化管理的要求，为进一步加强公司档案管理，更好地为企业服务，促进档案管理现代化、标准化、规范化，制订本标准。2 适用范围本标准适用于本公司的档案管理工作。3 定义3.1 企业档案：是企业在各项管理活动中形成的档案的总和。它的构成以科学档案为主体，包括计划、统计、生产经营、物质管理、财务管理、劳动工资、安全消防、文教卫生和党政工团工作等方面档案。3.2 临时档案：指暂存于使用部门、尚未归入档案室的文件和数据等。临时档案由使用部门整理和保管，并按本制度的规定和档案室的要求，于规定期限和整理要求向档案室移交。3.3 正式档案：指已经归入到档案室统一管理的档案。正式档案的整理和保管均须符合本制度的相关要求。3.4 其他定义：附于各节的正文之中。4 权责4.1 管理部：为档案管理的归口部门，负责本制度的修订和解释，并监督本制度的实施。4.2 档案室：为全公司档案管理的具体实施单位，负责全公司归档档案的整理、管制和保存等工作，并负责指导、监督各部门做好对尚在使用的临时档案进行有效管理（包括整理、管制和保存等）。4.3 各部门：负责本部门临时档案的使用、整理、存盘和保管。5 内容5.1 档案管理标准5.1.1 档案的形成与归档根据国家法规和有关部门规定，企业在各项活动中形成的涉及内部外部、对上对下、社会、经济的等方面均属企业档案，都应该按照管理要求归档。5.1.1.1 归档的基本要求1）归档的档材料必须准确地反映本企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动真实内容和历史过程。2）归档档材料必须完整。5.1.1.2 归档的范围根据国家有关分类规则，结合本公司实际情况，按公司档案分类规则范围表进行归档，主要有以下10方面：1) 党群工作方面：包括企业的党、团、工组织，行业协会等一系列工作中形成的档案。2) 行政管理方面：包括行政管理、文秘工作、武装保卫、医疗工作、计划生育、外交、法律事务等方面的档案。3) 人事劳动方面：包括人事管理、劳动工资、职工福利、职工教育、企业的工资、工调、职称评定、申报、批文等形成的档案。4) 技术管理方面：包括生产管理、质量管理、标准化、计量工作、安全工作、环保、能源、情报等形成的档案。5) 经营管理方面：包括经营决策、计划统计、物质供应、产品销售、市场信息、广告宣传方面形成的档案。6) 会计方面：会计凭证、账册、报表等档案。7) 产品方面：产品工艺流程、配方、操作规程，创优产品申报、鉴定，质量原始记录，原材料进厂检验及管理过程中形成的档案。8) 科研方面：包括课题准备，实验数据记录、总结鉴定、成果申报，推广应用等全过程档案。9) 基建方面：包括工程项目的申请、审批、勘探、设计、施工、竣工和管理等全过程的档案。10) 设备仪器方面：包括外购设备（或自制）图纸随机档（如说明书、合格证等），安装、调试、移交及设备改进，大、中修记录、设备台帐、维修记录等形成的档案。5.1.1.3 归档时间和要求1) 归档时间A. 党群工作、行政管理和经营管理方面档案，应在次年3月底前整理成册，由各职部门负责人审定后交公司档案室办理归档手续。B. 设备仪器档案：在安装完毕、验收鉴定并投入使用后3个月内立卷成册，由职能部门负责人审查后交公司档案室办理归档手续。其中：说明书、合格证、装箱单等档材料，开箱验收时当场移交（由设备采购部门通知档案员去现场当场清点无误后，由档案员当场取走存入档案室并登记编册）。设备管理部门或使用部门今后如需使用的，应向档案室办理借阅手续。如外购设备所附的技术档到公司开箱时不完整或遗失的，应由设备采购部门负责向供方索取。C. 基建档案在工程竣工验收后的3个月内，按项目成套组卷，由工程负责人审查后交公司档案室归档。D. 科研档案在课题完成或告一段落后的2个月内，由有关负责人审查后，交公司档案室归档。E. 财务档案由公司财务部门于次年按国家关于财务档案的管理要求整理成册并妥善保管后，于第三年的3月前移交给档案室。F. 因公外出参加各种重要会议所获得的文件、资料，在回公司后3日内交管理部文控员统一收文，并按文件阅办程序阅办，具结后，由文控员于次年3月前交档案室归档。具体参见公文管理制度。G. 各类企业经营用的证件（包括营业执照、税务登记证、组织代码证、自营进出口证、其他许可证等）、各类荣誉证书等，应在办结或年检后的一周内交档案室。档案室须妥然保管好各类证件，并按规范建立证件台帐。H. 各类活动照片，在活动结束后的3日内交档案室。档案室须妥然保管好各类照片，并按规范要求建立照片台帐。I. 各类图书在购入时即应交档案室，在经档案员编号并加盖图书专用章后，财务方可报销购书款。档室室须按规定建立图书台帐档案。使用时，使用人须向档案室办理借阅手续。2) 归档要求A. 凡归档的各类文件，都应做到书写材料优良，以A4纸大小为宜，字迹清楚，图样清晰，不用铅笔和复写纸，以利于长久保存。B. 验收归档的档案，要及时进行登记、编目及进行必要的整理工作。C. 公司档案室应按时汇编总目录、分类目录、案卷目录、底图目录等，便于使用查找。D. 证件档案还应将证件进行扫描，建立电子档案库。E. 照片档案另按第5.12节的要求建立。如果不是电子照片，档案员同样应扫描后建立电子档案。F. 科技书籍按中国图书分类法分类编号后加盖图书专用章。G. 公司档案室有责任协助、指导、检查有关部门做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。H. 向档案室移交归档时，必须准确填写档案数据移交列表（会计档案另行采用会计档案移交清册表），经移交人和档案员双方签字并经双方领导确认后方为有效。档案数据移交列表（或会计档案移交清册）一式二份，移交部门和档案员各执一份。详见档案数据移交列表、会计档案移交清册。5.1.2 档案管理5.1.2.1 根据本公司实际情况，健全各项档案管理制度，以及管理、技术和工作标准。5.1.2.2 档案分类根据国家和有关部门关于档案编号的规定，结合本公司实际情况制订公司档案分类规则。5.1.2.3 各部门向档案室归档的材料必须认真验收，办理交接手续并进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。5.1.2.4 存放档案用的专用柜、架排列方法要科学，便于查找。5.1.2.5 底图除修改、送晒外，原则上不得外借，经修改后的底图，入库时要认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。5.1.2.6 定期进行库藏档案的清理工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。5.1.2.7 档案库房应做好“六防三无”工作。即：防火、防潮、防虫、防尘、防盗、防阳光直照；无霉变、无丢失、无差错。5.1.2.8 档案鉴定在国家有关部门的规定下，编制公司企业档案保管期限的基本原则是：1) 有长远利用价值的档案应永久保存。2) 在一定时期内有利用价值的档案应长期或短期保存。3) 凡介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。4) 档案统计主要包括档案管理基本统计，档案数量的统计，档案提供利用及其效果的统计等，统计资料做到准确，可靠。5.1.3 档案信息开发利用5.1.3.1 档案的开发利用是档案管理的一项重要工作，服务于改善本公司的生产、经营管理，提高产品质量，降低物质消耗和增加经济效益等方面。5.1.3.2 本公司内部实行档案借阅制度，为利用者提供方便。5.1.3.3 编制必要的检索工具和档案目录，以提供档案广泛利用。5.1.3.4 企业档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。5.1.4 档案管理体制5.1.4.1 企业档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门，必须由公司统一领导，并列入企业领导议事日程，作为任期政绩的一部分。5.1.4.2 为加强和充实档案管理机构，档案室直隶于管理部管辖，以便集中统一管理公司的档案工作。5.1.4.3 公司档案室是企业档案、数据的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、数据工作。5.1.5 档案管理奖惩办法5.1.5.1 对归档及时、归档资料整理齐全，内容完整者，按成绩大小给予部门或个人适当奖励。5.1.5.2 对到期不归档或不归档部门，酌情处理。5.1.5.3 奖惩对象均由公司档案室提出、管理部裁定后执行。5.1.6 贯彻执行5.1.6.1 公司档案室根据标准所规定的原则，制订具体实施细则，报管理部长批准后实施。5.1.6.2 各职能部门，根据公司档案室制订的各类档案标准，落实到本部门各项工作中，按照档案管理要求及时归档。5.2 各类档案归档范围规定5.2.1 党群工作中形成的归档文件材料1) 上级党委颁发的决议、决定、指示、条列、规定、办法和通报等领导性文件。2) 各种会议记录：包括党委、工会、团总支以及其他重要会议记录。3) 党支部、团总支、工会的决议，决定、条例、规定、办法和通知等有关文件。4) 党支部、团总支、工会向上级请示、报告与批复。5) 本公司职工代表大会、工会代表大会形成的文件材料及照片。6) 党支部、团总支、工会的工作计划、总结以及开展各项活动的材料和台帐。5.2.2 行政管理中形成的归档文件材料1) 上级机关颁发的各项工作指示、决定、决议、条例制度、通知等有关文件。2) 企业总体改革发案，年度工作计划、财务计划、总结等材料。3) 本公司颁发的各项工作决议、决定、条例、制度、通知等。4) 企业大事记。5) 上级机关对本公司工作检查、调查、研究形成的文件材料、调查报告、检查处理意见。6) 本公司向上级机关的请示和上级机关的批复。7) 重要的群众来信来访材料、记录、以及厂对这一问题的处理意见、决定。8) 本公司各部门的设置、调整及人员编制。9) 干部任免、奖励和处分。10) 各职能部门的职责、工作标准及管理制度。11) 有关本公司职工的奖励规定等文件材料。12) 有关本公司法律事务的来信来函。13) 有关本公司法律事务的调查报告及处理决定。14) 有关本公司职工宿舍设施情况。15) 有关本公司医疗卫生工作的管理制度和规定。16) 对本公司职工的体检调查报告。17) 公司计划生育的方针、目标、计划、总结。18) 有关计划生育的奖励和处分。19) 爱卫会的计划、措施、总结。5.2.3 劳动人事管理工作中形成的归档文件材料1) 本公司职工登记表（职工档案表）。2) 有关本公司干部、职工工作调动的通知。3) 入党、入团材料、入党时调查报告及社会关系等调查材料。4) 本公司党员登记表、超龄团员离团登记表。5) 政治历史问题的审查材料、本人交代材料。6) 各先进生产者（工作者）登记表、呈报表及先进事迹材料、优秀登记表、各类积极分子登记表。7) 干部任免表及审批表。8) 各种违纪处分决定、批复、通报批评材料。9) 工资调薪审批表、工资年报。10) 职工晋升工资名册、审批表。11) 晋升技术、业务职称审批表。12) 退职、退休审批表、登记表。13) 招工审批表、新增职工录用手续，复转退军人及大中专毕业生的分配手续。14) 职工处分决定，刑事判决书、教养通知书。15) 职工除名、辞退、解除合同等原始材料。16) 本公司职工教育培训发案、计划、总结。17) 职工教育，技术培训考虑成绩单、学员名册、毕业证书登记薄。18) 职工教育，技术培训的教育计划、教材以及教育大纲聘任教师登记表。19) 有关职工福利的年度计划，调查报告。20) 有关企业定员、定额方面的文字材料。21) 有关劳动保护的规定、措施等文件。5.2.4 技术管理工作中形成的归档文件材料1) 上级指令性文件。2) 技术建议书及上级批复。3) 技术任务书、委托书。4) 可行性研究、技术经济分析等报告，专家评语及主管部门意见。5) 设计方案、计划、总结。6) 技术管理、操作规程等制度或标准。7) 技术性重要会议记录、纪要。8) 技术协议书或合同书。9) 质量管理方针、目标以及开展情况，年度质量工作计划、总结。10) 上级发布的有关质量管理的文件材料。11) 质量管理体系实施情况、总结及成果。12) 各种质量检验制度或标准。13) 年度产品质量分析。14) 用户对产品质量的信息回馈单。15) 上级抽测检查结果报告单。16) 质量事故分析处理报告及原始记录。17) 质量管理培训情况和统计表。18) 上级颁发的有关质量奖状或证书。19) 有关质量工作重要会议记录、纪要。20) 全公司产品标准，内控标准，基础标准、管理标准、工资标准。21) 公司标准化管理规划、计划、总结。22) 公司标准化组织制定的标准化技术数据以及标准化工作文件材料。23) 标准提出报告书。24) 上级机关对本公司产品标准的审批意见和批复。25) 上级颁发的有关标准化工作奖状、证书。26) 有关标准工作的会议记录。27) 公司计量工作计划、总结。28) 上级机关颁发的有关计量工作的文件。29) 计量工作定级、升级汇报材料。30) 计量管理制度或标准、计量网络图。31) 计量器具有周检计划及周检记录。32) 计量器具台帐。33) 上级颁发有关计量工作的证书、奖状。34) 有关计量工作的会议记录。35) 能源管理年度计划、总结。36) 上级主管部门颁发的有关能源管理文件。37) 能源管理制度或标准。38) 能源消耗定额和消耗月报年报。39) 能源管理技术措施及升级汇报材料。40) 节约能源调查报告及审批表。41) 热平衡、电平衡测试报告。42) 上级机关颁发的有关节能工作的奖状、证书。43) 有关能源工作会议记录。44) 安全生产，消防工作年度计划，总结。45) 上级机关颁发的有关安全生产，消防工作的法规、条例及文件。46) 安全消防工作目标化管理计划，措施。47) 安全消防管理制度或标准。48) 安全生产挂牌管理评分标准。49) 安全生产检查活动记录、材料、整改书。50) 事故分析处理报告，登记台帐。51) 职工安全生产卡，特殊工种培训登记台帐及登记卡。52) 有关安全生产，消防工作会议记录及活动照片。53) 上级颁发有关安全生产、消防工作的奖状、证书。54) 环境保护工作年度计划、总结。55) 上级颁发的有关环境保护的法规、条例等文件。56) 环境保护管理制度及标准。57) “三废”治理方案和总结、汇报材料。58) 环境保护方面测试分析报告。59) 有关环境保护管理工作会议记录。60) 上级颁发的有关环境保护工作的奖状、证书以及证明材料。61) 档案管理年度工作计划、总结。62) 上级机关颁发有关档案工作的文件材料。63) 档案管理制度或标准。64) 档案交接登记表，档案销毁清册。65) 有关档案管理工作会议记录。66) 上级机关颁发有关档案工作的奖状、证书。5.2.5 经营管理工作中形成的归档文件材料。1) 本公司经营决策、决议、办法等档材料。2) 市场信息、市场调查报告等材料。3) 全年销售情况总结，汇报材料。4) 订货会议记录、纪要。5) 订货合同、协议来电来函等。6) 产品销售价格表。7) 与本公司建立业务往来的企业名录。8) 上级机关颁发有关经营销售许可证，定价许可证等证书。9) 公司中、长远计划。10) 全公司年度计划包括：工业总产值，主要产品产量，各车间指标的安排。主要技术经营经济指标及效益、技术改造、技术引进科研、提高产品质量，资金基本情况及全公司综合情况等。11) 企业基本情况年报包括：主要产品、产值、产量、利润、生产能力、主要指标完成情况，主要物耗与能源，原料与销售，运输量与运输设备，工业净产值。固定资产投资，财务指标及效益等。12) 主要产品产量、质量月报。13) 主要原材料、辅助材料、消耗月报。14) 产品销售月、季、年度计划。15) 产品销售月报表。16) 产品仓库月报表。17) 年度原材料、辅助材料供应计划。18) 年度运输工计划、总结。19) 原材料、辅助材料库存统计年报。20) 生产用材料收支、结存明细表。21) 物质供应收、发、存月报。22) 劳动保护用品计划。23) 劳动保护用品发放台帐。5.2.6 会计工作中形成的归档材料1) 凭证类：包括原始凭证、记账凭证、转证凭证和现金凭证等。2) 账簿类：包括总账和明细分类账（工程支出、企业管理费、仓库管理费、材料采购、科研经费；应付工资；发展生产基金；成本差异；内部银行往来帐、流动资金；职工福利基金；应付工程款；固定资产分户帐、固定资产折旧、折旧大修基金、折旧分户帐；备用金；待处理财产损失；银行存款日记账、分户帐、库存现金日记账、结算证存款日记款；现金、工资基金；银行存款未达帐，结算证存款明细表，结算证、对账单等。3) 报表类：包括月、季、年度会计报表；经济活动分析计帐文件保管清册，计帐文件销毁清册。5.2.7 产品管理工作中形成的归档材料1) 公司年度生产计划，月度生产计划。2) 产品技术标准。3) 工艺方案（配方）。4) 工艺规程。5) 产品理化分析报告、产品样本。6) 有关产品生产，调度会议记录。7) 产品创优规划和措施、创优产品申报表。8) 上级机关颁发的奖状、证书。5.2.8 科研工作中形成的归档材料。1) 科研规划及工作计划、总结。2) 课题报告或任务书。3) 方案论证、调研报告。4) 上级机关的指示、批示等文件。5) 工艺规程及技术条件。6) 试验及化验分析记录。7) 专题研究过程中形成的原始材料。8) 成果审报材料。9) 消费者意见。10) 有关课题研究的会议记录。11) 专题研究财务结算材料。12) 合理化建议的书面材料。13) 科研结果，具有保存价值的综述等。5.2.9 基本建设工作中形成的归档材料。1) 全公司基本建设规划。2) 项目设计任务及上级批复文件。3) 可行性研究报告、批复及有关文件。4) 与有关单位鉴定的协议书、合同书等。5) 有关工程项目的会议记录、纪要、决议。6) 工程方案的论证及原始调查材料。7) 征地、拆迁及补偿档材料。8) 工程地质勘察材料。9) 水文地质勘察材料。10) 总体规划设计。11) 施工图会审记录及组织施工方案。12) 主要建材合格证。13) 开工报告、施工合同。14) 施工图设计及工程预算。15) 隐蔽工程施工记录、沉降观测报告。16) 施工质量自检、复检记录。17) 重大质量事故分析处理报告。18) 竣工验收报告及附属材料（工程质量评定、工程决算）。19) 工程现场照片。20) 竣工验收档及会议记录。21) 全公司动力、电线分布图。22) 全公司管道分布图。5.2.10 设备仪器管理工作中形成的归档材料1) 设备仪器购置（含较大的自制设备）申请报告及批复。2) 设备仪器购置合同、协议书及来往信函。3) 随机全套技术文件（图纸、说明书、合格证、装箱单等）。4) 设备开箱记录。5) 设备安装调试、试车记录。6) 设备移交表7) 设备大、中修计划及记录。8) 设备的底图、蓝图、计算书。9) 设备仪器登记卡。10) 固定资产登记卡。11) 固定资产报废申请报告及报废签证书。12) 固定资产调拨率。13) 重大设备事故调查分析处理报告。14) 设备普查记录。15) 设备使用率，利用率、完好率统计年报。16) 设备改造方案及审批档。17) 设备改造设计图纸及档。18) 设备改造总结报告及竣工验收报告。19) 全公司车间设备布置图。20) 设备操作规章制度。5.3 档案分类编号方法规定5.3.1 分类原则分类编号要遵循档材料的形成规律和特点，要便于保管和提供利用。同类档案分类标准一致。5.3.2 一级类目的分类：档案类别及代字如下：1) 党群工作类：代字为0；2) 行政管理类：代字为1；3) 人事劳动工资类：代字为2；4) 技术管理类：代字为3；5) 经营管理类：代字为4；6) 会计类：代字为5；7) 产品类：代字为6；8) 科研类：代字为7；9) 基建类：代字为8；10) 设备仪器类：代字为9。5.3.3 二级以下类目的分类1) 04类按年度分，后设案卷顺序号，其编号模式：0 - 案卷顺序号 年度分类号 一级类目代字2) 5类计帐文件管理制度分类，其编号模式为：Y X X X X-X X-X X X 案卷顺序号 分类号 年度分类号 一级类目代字3) 69类按类别、课题、项目、使用性能分别编号：X X -X X-X X 案卷顺序号 分类顺序号 分类代号 属类代号 一级类目代字5.3.4 目录的编制1) 总目录：以案卷为对象，按归档时间的先后编制。2) 分类目录：以案卷为对象，按档案分类设置编制，每一大类设分类目录。3) 底图目录：按成套性编号，外来图采用原来编号编制。4) 照片：证书目录按内容及时间先后编制。5.3.5 引用文件本标准引用中国档案分类法。5.4 归档文件的整理要求5.4.1 归档文件的单位归档文件整理的单位是件，一般以自然件为一件，逐件整理归档。其中：1) 单份文件，一份为一件。2) 文件正本与定稿，正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件。3) 报表、名册、图册、期刊等，一册(本)为一件。4) 同一年度形成的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、来函与复函等)为一件，跨年度形成的可各为一件。5.4.2 归档文件整理原则5.4.2.1 归档文件整理是将归档文件以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。5.4.2.2 归档文件整理原则遵循文件自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，适应计算机管理的需要，便于保管和利用。5.4.3 归档文件质量要求5.4.3.1 每件归档文件均应齐全、完整。对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的档应予复制。5.4.3.2 归档文件的纸张，书写、装订材料等应符合文件保护的要求。用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格；归档文件的字迹应确保耐久性；归档档应无金属物。5.4.4 归档文件整理方法5.4.4.1 装订1) 归档文件应逐件装订。装订时，正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、复制件在后；转发件在前、被转发件在后；来文与复文作为一件时，复文在前、来文在后。2) 使用装订的材料应符合文件保护的要求，且简便易行、成本低廉。每件归档文件可用缝纫踏线(沿装订线或左上角斜角踏线)或使用文件存盘固定套固定归档文件，页数多的装订可采用三孔一线。装订应不影响归档文件的阅读和复制。5.4.4.2 分类分类方案可以结合年度、保管期限、机构(问题)制定。同一全宗内档案的分类应尽可能与实施本制度前保持一致，以保证分类方案的稳定（详见5.3 档案分类编号方法规定、5.13企业档案分类规则）：1) 按年度分类：将文件按其形成或办理的年度分类。跨年度形成的档，应在办结年度整理归档。2) 按保管期限分类：将文件按永久、长期、短期三个保管期限分类。3) 按机构分类：将文件按形成或承办的机构分类。4) 按问题分类：将文件按其内容所说明的问题分类。5.4.4.3 排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、一项工作(活动)、一件事情、简报、刊物等成套性文件应集中排列在一起。如：按年度机构保管期限分类的，将归档文件材料按三个保管期限分开后，同一保管期限的，按时间(或重要程度)先后排列，并尽可能将同一事由、关系密切的文件材料排列在一起。5.4.4.4 编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，并在文件首页上端空白处加盖归档章，并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。1) 全宗号：档案室给立文件单位编制的代号。2) 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2009。3) 保管期限：标注归档文件保管期限的简称或代码。如：永久为“永”，长期为“长”，短期为“短”（或永久为“Y”，长期为“C”，短期为“D”）。4) 件号：文件的排列顺序号，即室编件号，在归档档整理移交进档案室时编制。室编件号在分类方案的最低一级类目内。按文件排列顺序从“1”开始标注。如：按年度一机构一保管期限分类，可一个保管期限编一个大流水号。5) 机构：填写文件形成或承办部门的名称或规范化简称。6) 问题：填写分类方案类目的问题名称，如“党群”、“行政”、“业务”等。5.4.4.5 编目归档文件应依据分类方案和档案室编件号顺序编制归档文件目录。1) 归档文件目录由归档文件目录封面、归档整理说明、归档文件目录（或称“卷内目录”）这三部分构成，并应装订成册。具体样式详见YY/MS0302.04-03归档文件目录。2) 归档文件目录封面内容包括：全宗名称、年度等必备项，保管期限、机构(问题)等选择项。封面用纸幅面采用国际标准A4型(长宽为297mm210mm)。3) 归档整理说明内容包括：本年度立文件单位概况，内设机构及党、政主要领导人变化情况；本年度文书档案整理归档情况。4) 归档文件目录内容包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。A. 件号：填写室编件号。B. 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。C. 文号：文件的发文字号。D. 题名：即文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，但须外加“”号以示区别。E. 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20090306。F. 页数：每一件归档文件的页数。档中有图文的页面为一页。G. 备注：注释文件需补充和说明的情况。5.4.4.6 装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。1) 根据分类方法的不同，应将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中，即不同形成年度、保管期限和机构(问题)的归档档，不能放入同一档案盒。2) 档案盒A. 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm220mm(长宽)、盒脊厚度可根据需要设置为20mm，30mm，40mm。B. 档案盒应根据摆放方式不同(档案盒横放排列，即档案盒的宽作为脊；档案盒竖放排列，即档案盒的长作为脊)，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。其中，起止件号是填写盒内第一件档和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。C. 档案盒应采用无酸纸制作，统一向区档案馆购买。3) 备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。具体样式详见YY/MS0302.04-04备考表。A. 盒内文件情况说明：填写盒内档缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。B. 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。C. 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名（一般为管理部长）。D. 日期：归档文件整理完毕的日期。5.4.5 其他档案5.4.5.1 会计档案：按财政部财会199832号会计档案管理办法的要求，当年形成的会计档案，由财务部门于次年整理好并暂存一年后，于第3年的3月前移交给档案室。5.4.5.2 人事档案：另按员工信息管理规定办理，由人事部门保管。5.4.5.3 图书档案：详见5.11图书数据管理规定。5.4.5.4 照片档案：详见5.12照片档案管理规定。5.4.5.5 证件档案：详见5.13证件档案管理规定5.4.6 引用文件：国家档案局归档文件整理规则，浙江省档案局浙江省实施归档文件整理规则办法，GB/T11821-2002照片档案管理规范。5.5 档案保管期限标准5.5.1 文书档案保管期限1) 上级机关颁发的各项工作指示、决定、决议、条列制度、通知等需要本公司执行的。 永久2) 本公司召开的职代会及其他重要会议，议程、名单、报告、决议、领导讲话、会议记录、大会发言及会议形成的有关文件、简报、照片。 永久 3) 本公司党委、董事会、生产经营领导班子的会议记录、纪要、决议。 永久4) 本公司党、政、工、团全面工作计划、总结、报告。 永久5) 本公司颁布的规则制度、职责范围、条例、大事记及有历史意义的档材料。 永久6) 上级机关颁发给本公司的各种奖状、奖杯、奖旗等（均要拍照存档）。 永久7) 本公司领导在公司内外重要会议上的发言稿及经验介绍材料。 永久8) 本公司向上级机关请示的重大问题，专题性调查报告及上级机关的批复。 永久9) 本公司关于企业上等级工作计划，总结汇报、检查验收、合格证书、报告、批复。 永久10) 本公司在工作检查考核中形成的文件及原始记录。 永久11) 上级机关对本公司工作检查中形成档及原始材料。 永久12) 群众团体A. 本公司工会工作年度总结，计划、简报、通讯。 永久B. 本公司团总支工作计划，总结、汇报。 永久C. 本单位职工开展劳动竟赛方案及有关材料。 长期13) 劳资、保卫A. 本公司干部任免、通知、批复。 永久B. 本公司职工奖惩条例、劳保福利若干规定。 永久C. 本公司关于招工、除名、转正、定假、抚恤、死亡的报告、批复。 永久D. 本公司劳动工资、统筹资金、工效挂钩报表、分配情况。 永久E. 本公司职工所犯的错误的处理报告，复查报告、决定、批复。 永久F. 本公司对各专业技术人员评定职称、晋升等报告、通知批复、聘书。 永久G. 本公司职工教育，技术培训结业成绩，学员名册。 长期H. 本公司先进集体、先进个人登记表、事迹介绍。 长期I. 本公司调动报告、调令、介绍信等存根。 长期J. 本公司招收的合同工签证的合同付本及使用临时工的报告、批复。 短期K. 本公司职工、党员、工会会员花名册。 永久5.5.2 科技档案保管期限 5.5.2.1 设备1) 技术改造、扩建、新建项目。 永久2) 外购重要设备的原始材料（合格证书、技术证明书）。 永久3) 外购通用类设备的一般数据。 短期4) 设备台帐。 永久5) 关键设备的大、中修记录。 永久5.5.2.2 产品1) 产品标准。 长期2) 产品的工艺流程、配方、操作规程。 永久3) 优质产品奖状证书。 长期4) 产品质量检验结果，质量分析。 长期5) QC成果表材料。 长期6) 用户信息回馈。 短期5.5.2.3 基建1) 全公司总平面图及排水图。 永久2) 基建合同、协议、土地证用书。 永久3) 基建工程任务书、施工图、安装图。 长期4) 工程预算、决算书、竣工验收。 长期5.5.2.4 科研（试验记录、总结签定、成果申报等） 长期5.5.2.5 环保1) 环保综合利用的调查、规划措施、总结报告。 永久2) 环境保护、管理、监测记录、三废治理、赔偿的报告、批复。 长期5.5.3 经营档案保管期限5.5.3.1 本公司土地征用合同协议。 永久5.5.3.2 企业营业执照。5.5.3.3 订货合同协议，购销合同。 长期5.5.3.4 订货单位信件、电报。 短期5.5.3.5 物质分配、市场信息。 短期5.5.3.6 统计1) 统计年报表，年度分析。 永久2) 统计月报表。 短期3) 统计日报表。 短期5.5.4 计帐文件保管期限5.5.4.1 年度会计报表 永久5.5.4.2 总账明细表 长期5.5.4.3 会计凭证 长期5.5.4.4 会计月度、季度报表 短期5.6 科技档、科技档案修改规定5.6.1 修改、补充原则1) 各科室、部门发现科技档、内容有出入需修改补充时，要经主管领导批准，与档案室联系，办理修改补充手续。2) 修改、补充内容一般是原始设计人员负责修改，如原设计人员调离岗位，由接替人员负责修改补充，其他人员能提建议而无权更改。更改必须有联系单备案。3) 科技档、科技档案的修改不得降低原产品、原设备的水平，不违背有关标准的规定。4) 修改部分一律用蓝墨水填写和绘制，修改人在档上签名并注明修改日期。5) 修改内容较多，应另出新图，原图作废，图号同。作废原图保存在档案最后部分，以便反映该图的变化过程。5.6.2 引用文件科学技术档案工作条例。5.7 档案室管理要求5.7.1 内容与要求1) 档案室是机要重地，每个工作人员都应有高度责任性。2) 非本室人员不得擅自进入，确应工作需要，由本室人员陪同方可进入。3) 档案室必须做到良好的卫生环境和“六防”（防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫）措施。4) 档案必须存放在专用装具内，分类存放，排列科学，便于利用。5) 档案室负责人应定期对档案室进行全面检查。6) 档案管理人员对库存档案进行经常清理核对，做到帐物清楚对破损或变质的档案及修补、复制。7) 室内不准使用任何电热设备，严禁吸烟和烟火作业，严禁存放易燃、易爆、有毒、有害物品或堆放与档案无关的对象。8) 室内必须配备灭火器，并定期扦修，维护和更换药剂。9) 档案室无人时，必须关闭门窗，切断电源，确保安全。5.7.2 引用文件国家档案局、原国家经委、原国家计委发布的企业档案管理规定。5.8 档案保密制度5.8.1 文件拟制1) 凡涉密文件、资料、图纸等，拟制时应在首页标明密级。2) 凡涉密文件、数据、图纸等，不得抄送给除指定主送、抄送人外的其他人。3) 核稿、签发时，应审核密级划分是否准确，份数及范围是否合适。5.8.2 文件印制1) 印制涉密文件、数据、图纸必须经公司领导批准方可印制，严格按照批准的份数印复，不得擅自多印、多留。2) 印制的余页等应及时销毁，不得乱放乱扔；须存盘的底稿、底图在印制完成后立即归档，严加保管，不得丢失。3) 复印涉密文件、数据、图纸必须经过主管档案的公司领导同意，履行审批手续。4) 印制涉密文件、资料、图纸等，一律由专职打字、晒图人员印晒。5.8.3 文件收发1) 收到文件、数据、图纸必须详细检查，遇有份数不对或有其他差错时，应不予接收，并及时查清。2) 接收后，要立即编号、登记，严格履行传递手续。3) 回收文件、数据、图纸要按照要求时间清点归档。4) 严格执行涉密文件、数据、图纸的发放范围，不得随意扩大发放范围。5) 发文时，要直接交给有关人员，不得找人稍带。5.8.4 文件传阅1) 涉密文件、数据、图纸未经拟制部门同意，不得擅自扩大传阅范围，不得向规定范围以外人员泄密，不得公开引用。2) 阅传文件，要在办公室内，不得将密件带回家中阅读。5.8.5 文件借阅1) 凡因工作需要借阅涉密的文件、数据、图纸的，应严格履行借阅登记手续。2) 借阅的密件必须严加保密，注意保密，不准散放让无关人员翻看。3) 借阅密件过程中，不得在文件、数据、图纸上勾、画、涂、改撕毁或掉页，未经许可不得私自抄录和复印。4) 借阅涉密档必须当天交还，如当天未阅完的，应交还档案室，第二天可再继续借阅。不准将涉密文件放在个人手中过夜。5.8.6 文件携带1) 递送、携带涉密文件、数据、图纸必须安全保障，在递送、携带中不准办理其他事情防止密件丢失。2) 外出工作确需携带涉密档，应由总经理批准采取安全措施，途中不准探亲访友。5.8.7 文件立卷1) 按档案管理制度，对需存盘的文件、数据、图纸分类立卷。2) 立卷、归档要符合要求。3)