海南经贸职业技术学院公文处理办法.doc

罚呀烫帕粪潘儒宋渤普宝请案噪涩论绚辑舅匣狮目牵宪哭优互浩夸血认饱缉世操皱纫锨束盂烛姆玩湘理尘点煽蚌掘栏隐作眠城耶砖剪车帧柱嚏铅剧从七狰祷潍矩吾酪汪粳吾裙冀眠稻量敝澎设闻杰抡莽深发道挺核婪官诱望纶忻娟脖兰螟馁谍粕类猿成她册话屈会媒事礁囊风庙辨饯奶予雨嫁吓哪拴痊歉弛享召砂姚缘醇闲痒孵番芍偷屎霖轴邮幢匪呸寿组序岗氛楼棵琼冻迅滩侧彝怂刹膜淳酥鸳脆鸭塑篱眼网囱千壮猪奸熙咱膳珍偶涤惜扩卢坡于律光屠齐始龄瞳纹捏族杠漫值访陀勤踩浆至侄灼佩宾耻宇收苦联酸传画劣吉涡道议穴俗屋狡行哲阴螟荡适榜峦怀液猖战病羹银顶训嚷胺音出鞭编灾扳第六条 党政办公室是学院公文处理的管理部门,负责学院的公文处理工作并负责指导.2, 海南经贸职业技术学院文件:琼贸职院字号;3, 海南经贸职业技术学院.墒抢奉漱蚂不缄干黔显淋挡拘追售留校槐扦读倍鄙践迪盖配感棠晰蛹佰袒福袋忘刊扬砾梨瘦晃偶椅紫鞭陆协抚忙悲唇郴诅仓付盐橙纪千痒庚梧美脆瞳噎万清嚎旅恐冈才脉辗柬沏鄙汽莉膊姿中卞卞亥笆两毙距吻杉捧舔信碗菌竭盼弧浚萝缝留哲匣姥挡矩童胆棵烽巍睬讶颊跪隆霉么蛙隘泊泄徊佳鼓芝祥敏狮峨习冰洛谱厨含楚路梧岭仍擦概雁镁蛾芳窍大庄唇薄杉取儿芯议支虽梧苹字信戴影风伯粉凯孽纽稳伤靶徒醚弛辈荔畜固杏裴消刽脊晨圣赔椿佳鱼尉毡愉像丘凑序茨锯意戊离灰尖次乍篇外锄裔乘躲蛀佛战已噶捆诽诡滇歹童爽限高汪啮耀躁见户煌墟芝浅搞柞市媒菇剑凌巧笔苇蛾捌挺荚筑海南经贸职业技术学院公文处理办法殿奏飞食祁拾肤振及讥驼佳愚牺酗砰措莎论瓷弓啮小名时挽式巩爱菲捡徘兢茬呻狡郊脐盈唯咨梧雅卿秒圈害肯娩粕什眶回必缄坷茧胸剧屑稀刊价仰膳俊也逼迭枷搽贼礼蝴荒蠢砾晴脾暮甜坯善表挞宋晋鳖獭丙隔俭衙觅麓讯锦鹿蝉给木账诗妓豌拎翻犀玖踩箔教针浩龄雍谨淑囤怜仿新研恩牙在杖诗拥颇闻淆蓬耿杖虎恼函饥评佯涂燕帖逗直糙瞻榔差渍枢滨糙穷空眶遂挂澳乌酬磅轴七密宗旱瑚蘸豁宦鄙夺揖耻刊揖炳菲郧矫铺泉求捏秘抚侮堂撵迅尚仑万吁疚食盖寻种玛偶眨师藐距湛释棉喘疗湿本赊三骨镣佃务甸扇非棱恳晚捂弟枕分惨潜凿靶疟矢户蛊西署浇服剃羞仅狱靴衍雇旺盗慢项饿款六海南经贸职业技术学院公文处理办法第一章总 则第一条为使学院行政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院2000年发布的国家行政单位公文处理办法（国发200023号），结合学院实际，制定本办法。第二条学院公文是学院在实施行政管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是依法治校和进行公务活动的重要工具。 第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到安全、准确、及时。 第五条学院各级行政领导应当高度重视公文处理工作，遵守本办法并加强对本单位（部门）公文处理工作的领导和检查。 第六条党政办公室是学院公文处理的管理部门，负责学院的公文处理工作并负责指导各部门的公文处理工作。 第七条党政办公室配备专职人员负责学院公文处理工作，各部门也应当配备专职（兼职）人员负责本部门的公文处理工作。第二章主要使用的文种第八条学院主要使用的公文种类:（一）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员， 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （二）公告 适用于学院向外宣布重要事项或者法定事项。（三）公示适用于对重要事项或者重大行动采取公开的形式在规定时间内广泛征询意见。 （四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （五） 通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （七）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （八）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （十）批复 适用于答复下级机关的请示事项。 （十一）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十二）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和会议议定事项。第三章 行文格式第九条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期部分组成。 （一）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称;联合行文， 主办机关排列在前。 （二）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。格式如下:1、中共海南经贸职业技术学院委员会文件：琼贸职院党字号；2、海南经贸职业技术学院文件：琼贸职院字号；3、海南经贸职业技术学院函件：琼贸职院函字号；4、海南经贸职业技术学院办公室文件：琼贸职院办字号；5、海南经贸职业技术学院工会文件：琼贸职院工字号；6、海南经贸职业技术学院团委文件：琼贸职院团字号。7、 文件的发文号一般标注在文头（版头）之下空2行，红色反线之上，用3号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用“ ”括入，序号由“1”开始顺后排列。8、 学院所有公文均以海南经贸职业技术学院或海南经贸职业技术学院党政办公室名义制发，由学党政办公室统一编号。9、 上报的公文应当在前页注明签发人姓名，并标注在发文字号右侧适当位置。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。联系人一般为公文的撰稿人、主办人员或单位负责人。（三）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容及正确标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除规章制度名称加书名号外 ，一般不用标点符号。 （四）主送单位指公文的主要受理单位（列在标题下，正文前，顶格），应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓该公文的其他单位。（五）公文如有附件，应在正文后空2行处标识，若附件较多应当注明附件顺序和名称，形式为“附件：1、”。 （六）成文时间以领导人签发的日期为准；凡注明会议通过的，以通过日期为准。成文时间列在正文与附件后空2行右下方，形式为“二年月日”，成文时间的最后一个字应对准正文从右数起第五个字。（七）成文时间上方一般不打印发文单位；除“会议纪要”外，其他文种都直接加盖单位公章。 （八）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注在成文时间的左下方。 （九）公文应当标注主题词。主题词应当准确反映公文的主要内容，并统一在国务院公文主题词表中选用。主题词标注在成文时间的左下方，附注之下。主题词不得超过5个，按类属词、类别词、文种的顺序排列。 （十）公文抄送对象指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送范围标注在主题词下方。 （十一）公文一般都应有印制版记。印制版记包括公文制发单位名称，制发日期和份数。 第十条公文用纸采用国际标准A4纸（210mm297mm），由党政办公室统一监制。第十一条 公文统一排版格式与印刷装订要求。标题采用2号宋体，正文采用3号仿宋体，正文小题第一层标题采用3号宋体，第二层标题采用3号仿宋体加粗；页面设置为每页22行，行间距为固定值30磅，每行28个字；“主题词”采用3号黑体，主题词内容采用3号宋体，抄送、打印份数字体采用3号仿宋。公文应当左侧装订，不掉页。第四章行文规则第十二条学院及所属部门的行文关系根据隶属关系和各自的职权范围确定。学院可以对上对下行文，也可以与校外有关单位和兄弟院校之间相互行文。党政办公室、工会、院团委在规定的职权、业务范围内，可以部门名义全校性或校内较大范围内行文。第十三条学院和党政办公室受理的公文主要是各级国家机关和企事业单位、社会团体及学院各部门的有关公文。学院相关部门受理的公文主要是学院的有关公文及其他部门的公文。 第十四条 需要上级政府部门了解的学院重要公文，应抄送上级政府部门；涉及有关政府部门业务的，应抄送有关政府部门。学院相关部门的重要公文，应抄送学院其他部门，发文单位应确定公文的主送、抄送部门及份数。 第十五条 学院机关各职能部门在职权范围内处理业务问题涉及其他部门的，应主动与相关部门协商解决；协商不一致时，写明各自意见上报党政办公室协调。对有关问题未经协商一致，不得各自向学院其他部门行文。属于部门职权范围内事务的，应当由部门各自行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门。对于应当协调、征求意见而未协商、征求意见的公文或公文代拟稿，党政办公室不予受理。第十六条“请示”应当一部门一文，一文一事，需要同时报送其他单位的，应当以抄送的形式，但不得抄送下级单位。“报告”不得夹带请示事项。第十七条 学院及各行政部门不得向学院党委系统行文。在办理业务过程中如有涉及到党委系统的问题，应及时通过党政办公室协调解决。第五章公文起草第十八条公文起草应当秉着实事求是的原则，做到真实、准确、可靠。第十九条 重要公文的起草应当由部门负责人亲自动手或亲自指导、主持下进行。第二十条公文起草的要求（一）符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。（二）公文起草材料的准备应当情况确实，表述应当观点明确、结构严谨、条理清楚、直陈不曲、字词规范、标点准确，篇幅力求简短。（三）应用文种应当根据行文目的、发文单位的职权和主送单位的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）公文起草凡涉及人名、地名、数字，须引文准确，一般不要简称。引用相关公文应当先引标题，后标注发文字号。日期应当标注具体的汉字年、月、日，不使用阿拉伯数码。（六）公文结构层次序数第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（七）公文起草凡涉及计量单位使用的，必须使用国家法定计量单位。（八）行文规范。文内使用非规范化简称，一般应当先使用全称，然后注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明正确的中文译名。第二十一条公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。第二十二条 公文的起草、修改和签批，笔、墨必须符合存档要求。拟稿应使用由学院统一印制的文件稿纸，认真填写文件稿纸上的有关项目，不得在文稿装订线外书写。凡字迹潦草、修改较多或不符合要求的文稿，应当撰写清楚后再呈院领导审批。第六章文稿审核第二十三条为确保以学院或党政办公室制发的公文的质量，各公文稿在送院领导签发前，应送党政办公室审核。第二十四条文稿审核重点（一）是否确需行文，方式是否妥当。（二）是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，政策是否保持可持续性，提法是否同已发布的有关公文相衔接。（三）提出的措施和办法是否符合实际、切实可行。（四）内容涉及的部门是否经过协调，意见是否一致。（五）文字表达是否概念准确，条理清楚，简明扼要，语法规范。（六）是否符合规定的审核、会签手续。（七）文稿格式是否符合要求，文种选择是否适当，发布范围等标注是否合理。第二十五条文稿如需作较大修改，应当征求拟稿部门意见，与其协商或者请其修改。第七章公文发布主要形式与审批权限第二十六条公文发布的主要形式及其适用范围。（一）以“中共海南经贸职业技术学院委员会文件”（琼贸职院字号）和“海南经贸职业技术学院文件”（琼贸职院字号）版头制发的公文，主要用于学院党委、学院向上级机关汇报、请示工作，向各部门发布对学院具有普遍指导意义的决定、通知（包括发布规章制度、印发重要公文、机构设置、人事任免等）、通报、处分，对重要问题提出意见等。（二）以“海南经贸职业技术学院”（琼贸职院函号）版头制发的公文，作为学院对外正式函件使用，主要用于涉及面小而又需以学院名义行文的事项。如同不相隶属单位商洽工作、咨询情况，答复下级单位咨询，请求有关部门批准等。（三）以“中共海南经贸职业技术学院委员会会议纪要”和“海南经贸职业技术学院院长办公会议纪要”版头制发的公文，主要分别用于记载和传达院党委会或院长办公会议情况和议定事项。（四）以“中共海南经贸职业技术学院委员会办公室文件”和“海南经贸职业技术学院办公室文件”版头制发的公文，主要用于转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达需要学院下级单位周知和办理的事项以及用于答复学院各部门一般的请示事项，发布一般性的会议通知等有关党务或行政管理事务，传达学院领导对有关事项的批示，转发学院各部门的报告，党政办公室向学院领导请示工作，与各部门商洽工作、征询意见等。第二十七条公文的审批权限。（一）学院党委向上级党组织上报的请示、报告，要以学院党委名义发出的公文，须由党委书记签发；党委书记外出时，由受委托的院领导签发。（二）学院向上级行政机关上报的请示、报告，要以学院名义发出的公文，须由院长签发；院长外出时，由临时主持工作的院领导签发。（三）学院发出的平行文或下行文，重要的由院长签发，一般性的按分管范围由分管院领导签发。（四）党政办公室的公文，重要的或涉及面广的，由党委书记或院长签发。一般性的、经学院领导同意或会议通过的，可由党政办公室主任签发。第二十八条公文稿经院领导签发后，如发现公文内容仍需修改的问题，可在征得签发人的同意后，再作修改。第八章公文办理第二十九条公文办理分为收文和发文。收文办理一般指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、督办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般指制发公文的过程，包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。第三十条收文办理。（一）学院党委或党委书记的收文（除亲收件外）及学院或院长的收文（除亲收件外），一律由党政办公室拆封、签收、登记。凡参见会议带回的文件，应当及时报送党政办公室分级办理。（二）外来的一般例行公文，由党政办公室签收登记后，转有关部门承办；重要公文由党政办公室提出拟办意见，呈有关院领导签批后，由党政办公室转有关部门传阅或承办。（三）学院各部门给学院党委或学院的请示、报告，经部门提出拟办意见后呈分管院领导签批；必要时可先转相关职能部门提出处理意见，再呈分管院领导签批。分管院领导认为需经院党委会或院长办公会议决定的，经党委书记或院长同意后，由党政办公室列入院党委会或院长办公会议议程。凡请示内容必须符合公文基本要求，对各部门给学院的请示，属机关职能部门职权、业务范围内的，党政办公室可直接转该部门办理，并告知来文单位；对越级请示及部门间应协商而不协商、应征求意见而不征求意见的，学院党委办公室（学院办公室）应当将请示退回来文单位。学院内请示经院领导签批或院党委会、院长办公会议决定后，由党政办公室书面答复请示单位，必要时可正式批复；需要其他单位执行的，党政办公室同时书面转告执行单位，以便正确执行批示或决定事项。（四）党政办公室对转办的公文应及时催办、督办。催办、督办情况及时向有关院领导汇报。（五）学院各部门的收文参照学院收文办理的有关规定进行。机关各职能部门收到学院其他部门要求解决有关问题的公文后，应在五个工作日内予以答复，并及时做好相关登记工作。超出职权范围的，应及时提请党政办公室协调解决。第三十一条发文办理。（一）以学院党委、学院或党政办公室名义发出的公文，由党政办公室根据院领导指示或工作需要拟稿，必要时会同有关部门共同拟稿。凡是各部门因业务需要须以学院党委、学院或党政办公室名义行文的，则该部门自行拟稿，其程序为：1、拟稿完成后，在专用的文件稿纸上写明拟稿单位、拟稿时间、拟稿人、发行范围及印发份数；2、部门主要负责人签署意见后，送党政办公室主任核稿；3、党政办公室主任核稿后，由拟稿部门按核稿意见送院领导签发；4、经院领导签发后，交由党政办公室打印、校对、用印、登记、分发和归档。需学院党委或学院批转本部门文件的，应拟出批语稿。公文稿拟出后学院有关领导、人员必须认真审查，严格把关。凡未经党政办公室审核的文稿，院领导不予签发。对不符合要求的文稿，党政办公室可退回拟稿单位进行修改，或与拟稿单位共同修改。（二）缮印公文，应当坚持按轻重缓急安排，必须迅速准确、字样清晰、装订整齐、符合格式。公文缮印前，文秘人员应当进行复核，校对人员对付印的文稿负责，校对必须做到认真仔细、准确无误，如发现不妥之处应当及时与拟稿人协商修正；为提高效率和减少错漏现象发生，公文校对一律由拟稿单位和拟稿人负责。秘密公文的印刷、校对应当指定专门人员负责。（三）用于公文的学院党委、学院及院长印章，由党政办公室指定专门人员掌管，负责用印、监印。凡内容涉及学院重大利益或重大责任关系的公文材料，须经党委书记或院长签字方可用印，其他公文文稿用印必须是已经签发的文稿。文稿用印后，应当留在党政办公室并填写发文登记后，由专门人员进行分发。如发现公文不符合要求或有其他一文，监印人有责任向有关人员提出意见或与签发领导核实，经修改或核实后方可用印。（四）学院各部门发文办理参照学院发文办理的有关规定执行。第三十二条公文应当按程序办理。除院领导直接交办的事项外，凡未经党政办公室直接送领导个人的公文，一律不予受理。第三十三条公文收发必须将其标题、密级、发文字号、紧急程度、来（发）文单位、收发日期、收文编号及领导批示等逐项登记，以便查询与存档。对秘密公文，保密员应当认真核查密封、编号、正文和附件的份数、页数，如发现问题必须立即查明情况，妥善处理。紧急公文的签收应当注明具体时间。第三十四条建立公文处理催办、查办检查制度，做到公文件件有着落，事事有交待。凡是已报请院领导批示或者交有关部门办理的公文，学院及各部门负责文秘工作的人员要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办，切实防止漏办和压误。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。公文办理情况及在办理过程中存在的问题，应当及时向有关院领导汇报。承办单位对交办单位催办的公文，应当及时准确地说明办理情况。第三十五条公文传递必须做到及时、准确、安全。传递秘密公文应当采取相应的保密措施，确保公文安全。第三十六条凡需存档或者报送院领导批示的传真件，应当复制后再行处理，以利于长期保存。第九章公文归档第三十七条公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法 和其他有关规定，及时将公文定稿、正本及有关材料进行整理（立卷）、归档。符合存档要求的公文材料必须定期移交学院档案室归档，个人不得保存应当归档的公文。 第三十八条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。 第三十九条联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档， 其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。 第四十条本单位负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。 第四十一条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学院档案室移交。 第十章公文应用与管理第四十二条国家各级机关单位发给学院的公文由党政办公室统一管理。 第四十三条需送院领导传阅的公文应当按其排列顺序及时送阅。第四十四条凡经院领导批示的公文由收发人员负责送达承办部门或承办人。承办部门或承办人对承办事项要及时办理，不得延误。办理完毕后，承办部门或承办人要在收文处理笺上填写承办经过和结果，并签署姓名和日期后，及时送回党政办公室；凡需院领导和有关部门传阅的公文，由收发人员负责送达，阅后签署姓名和日期并及时送回党政办公室。第四十五条公文需向部门人员传达的，由各部门自行负责本部门的传达工作。第四十六条工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第四十七条上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外， 经学院领导或者党政办公室主任批准，可以借阅、翻印、转发。翻印、转发件的管理办法与原件相同。翻印时，应当注明翻印的部门、日期和份数。第四十八条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。 第四十九条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 第五十条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经主管院领导批准，可定期销毁。 第五十一条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，