数字档案馆信息服务模式研究.docVIP

用户视角中的数字档案馆信息服务优化策略探究 袁红军（郑州师范高等专科学校 河南郑州 450044）王俊琦（中州大学，河南郑州，450044）摘要 数字档案馆信息服务的主体有两个：一个是知识，一个是档案用户，知识主要表现在档案数字化建设方面，本文在坚持数字档案馆数字化原则基础上，从档案用户的立场出发，对数字档案馆信息服务的基本流程进行逐一剖析，进而提出数字档案馆信息服务优化措施，以期推动我国数字档案馆信息服务稳定、可持续的发展。关键词 档案用户；数字档案馆；信息服务；优化中图分类号G270文献标识码AOn User Perspective in the Digital Archives Research Information Service Optimization StrategiesYuan Hong-jun（Zhengzhou Teachers College,Zhengzhou450044，China)Wang Jun-qi(Zhongzhou University, ,Zhengzhou450044，China)Abstract Digital Archives Information Service of the main two: one is knowledge, is a file users, knowledge is manifested in the digital archives building, the paper insisted in the number of digital archives on the basis of files from the users standpoint, Digital Archives service to the basic flow of information to analyze one by one, and proceeded to put forward information Digital Archives service optimization measures with a view to promoting Chinas Digital Archives Information Services stability, and sustainable development. Keywords File users; Digital Archives; information services; Optimization数字档案馆是建立在现代信息技术普遍应用基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行收集、管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统1。它具有业务管理自动化、馆藏档案数字化、信息组织标准化、信息存储海量化、信息传递网络化和档案信息社会化等特征。数字档案馆信息服务模式是指数字档案馆信息服务系统的各组成要素（档案馆员、数字档案信息资源、档案用户、服务平台及服务策略与方式等）之间相互关系的组合，是数字档案馆服务系统开展信息服务活动的工作模式。2数字档案馆信息服务的主体有两个：一个是知识，一个是档案用户，知识主要表现在档案数字化建设方面，本文在坚持数字档案馆数字化原则基础上，从档案用户的立场出发，对数字档案馆信息服务的基本流程进行逐一剖析，进而提出数字档案馆信息服务优化措施，以期推动我国数字档案馆信息服务稳定、可持续的发展。1数字档案馆数字化原则1.1实用性原则针对馆藏档案具备重复利用和紧急利用两大特点，急用、常用档案优先数字化是档案数字化的首选。1.2开放性原则互联网给档案信息资源共享提供了超越时空的条件，国家民主政治建设和政府信息公开催促档案解密和开放，开放档案及时数字化是实现其社会共享的前提。1.3价值性原则重要档案优先数字化具有档案利用和档案保护双重意义，是网络时代更好实现档案价值的客观需要。1.4抢救性原则计算机存储给档案抢救开辟了了新的途径，档案数字化是保护濒危档案原件最经济和便捷的方法。1.5时效性原则档案数字化加工与数字化档案利用同步实现，是充分利用计算机网络技术，更好、更快地实现档案数字化效益的最佳途径。2 数字档案馆信息服务界面服务界面是档案用户与档案馆员进行交流的中介。以青岛档案信息网网站为例，3在数字档案馆的主页上点击“查阅服务”，可以选择进入“档案目录中心”或“现行文件查询中心”咨询服务系统。用户所面临的主要服务界面有这几项：认证界面、服务方式界面、用户反馈界面。（1）用户认证界面。使用网络咨询，首先要进行档案用户资格认证，申请注册资格。档案用户资格认证是通过填写表格获得用户资格。打开主界面，点击用户注册，打开注册资料，一般要求填写必填项目有：帐号(电子邮箱)、密码、密码确认等。选择项目有:姓名、性别、年龄、职业、职称、国别、联系电话等。选择提交，登录成功后即可使用。注册成功的档案用户再次进入时，直接填写用户名、密码即可成功登录。（2）服务方式界面。青岛档案信息网主页显示醒目的“架文档之桥，连百姓之心”，点击既可进入“青岛市文档服务中心”，这时可供用户选择的方式有三种：表单咨询、电话咨询、知识库查询。表单咨询：界面主体包括文件题名、成文时间、主 题 词、文件责任者、文件文号。主题项是咨询问题的概述，是咨询者查找问题的中心，一般用一句很简洁的话语，如“查某方面论文”、“找某方面资料”、“请教某问题”等，或直呼问题。问题描述项非常重要，是对查找主题的解读，一般要用简明的语言把查找问题的性质、时间范围、深度、广度、文种等描述清晰，使档案馆员能据此判断出检索类型、检索角度。电话咨询：可通过电话进行直接交流。知识库查询：知识库查询是档案用户咨询问题答案积累建设而成，供档案用户和档案馆员检索使用。它分为一般检索和高级检索。一般检索只在检索关键词一栏输入相应的检索问题的关键词系统即可进行自动查找，并给出检索结果列表。高级检索是一种精确的检索，多个检索条件组合使用,通过窗口提供的“或”、“与”组合链接，可实现检索范围的扩大、缩小。知识库查询可直接快速获得咨询结果，但如果一个问题他人没有做过检索，知识库中的记录只能是零。如“青岛市文档服务中心”的知识库以“最新文件”呈现的。（3）服务反馈界面。档案用户获得咨询结果的窗口，可以有两种选择：一是网上时实动态。未回复问题列表和已回复问题列表，列出全部最新咨询问题现况。未回复问题列表，提供未回答问题咨询题目、咨询者、咨询时间数字档案馆及档案馆员；已回复问题列表，提供已回答题时间、数字档案馆、档案馆员等。二是我的问题：点击进入我的问题界面，可获知用户提出的问题是否有了结果。目前，我国数字档案馆服务反馈机制不健全，青岛档案信息网网站仅存在“市民留声”的形式，呈现于服务反馈界面上。3 用户视觉中的数字档案馆信息服务优化策略基于用户视觉中的数字档案馆信息咨询服务优化策略可分为复合型分布式分层次的服务模式、集成信息服务模式、个性化信息服务模式与知识服务模式等四种类型。3.1复合型分布式分层次的服务模式即组建全馆统一管理的“信息查询中心”，统一对外开展用户服务，包括传统服务和网络服务。承接数字档案馆利用指南、文献检索、定题服务、科技查新、调研报告、工具书与电子阅览、用户培训等各种服务。分别由总咨询台负责一般的指引型咨询服务；各科室设咨询岗解答简单的事实咨询及与本科室有关的文献咨询问题。专家咨询负责专项研究、决策咨询、数据库设计与建设等。这种复合型分布式分层次服务模式有利于人力资源、文献资源的优化配置与使用，有利于现代化技术手段和传统服务手段的综合应用，从而有利于数字档案馆用户工作的开展及服务质量的提高。但这种模式必须建立在咨询专家和计算机技术专家合作及全馆一盘棋的基础上。因为涵盖网络服务和传统服务，必须在系统设计、资源配置与开发、服务传递等各方面充分集成，营造既能提供传统文献资源又能提供数字及网上信息资源的综合服务环境，以建立一个融本地服务和远程服务为一体的统一服务模式。3.2集成信息服务模式数字档案馆档案信息服务系统是数字档案馆在先进的信息组织、交流理论指导下，运用适当的方式与策略，采用现代化的计算机网络和通讯技术，有效地搜集、整理、存贮数字环境下的档案信息资源并及时、高效地提供满足档案信息用户的系统，是档案用户利用数字档案馆时提交申请、检索、咨询的基础交流工具，其设计的优劣将直接影响档案用户对数字档案馆的使用效率。4服务主导型数字档案馆信息服务模式的资源一般由三部分组成：档案馆本身的数字化特种馆藏、电子档案、在因特网上有用的档案信息资源。它们用统一的界面向档案信息用户提供服务。服务主导型数字档案馆强调档案信息资源与服务的集成，数字档案馆基于服务的集成就是建立数字档案馆集成档案信息服务系统，借助集成化的档案信息服务系统来灵活调度多样化的档案资源，开展多元化服务。档案信息服务系统应集成以下服务功能包括档案信息检索、数字参考咨询、档案信息推送、个性化定制、馆际互借与档案文献传递、 导航功能、档案信息用户在线培训功能。这样，档案信息用户只需面对一台计算机, 就能享受到从咨询、查找到打印、下载、传递等全过程的动态档案信息服务。3.3个性化信息服务模式个性化服务是数字档案馆发展到一定阶段的必然产物，它标志着数字档案馆正在利用网上平台扩展自己的专业性服务，是实施高层次个性化服务重要举措。一方面数字档案馆用户个体档案信息需求存在差异。目前在档案馆（指传统档案馆）利用档案的主要有三种人群：以研究为主要目的的学者、以工作查考为主要目的的机构工作人员、以个人查证为目的的普通市民。这三种类型的人群也是数字档案馆的真实用户，他们档案信息需求的目的不同，一部分用户的需求趋向专深和特殊。用户个体的差异使其档案信息需求具有非常明显的个性化特色，表现出对各种档案信息类型的关注与渴求。另一方面，数字档案馆用户档案信息需求心理、行为显现个性化。正是个性心理、行为的千差万别直接影响着个体对档案信息的鉴别、选择和占有，体现了个体档案信息需求的个性化特征。目前部分数字档案馆已经构建了个性化服务平台，建立多种不同形式的个性化服务栏目4。包括:建立用户界面、互动式信息服务、信息推送服务、文献资源共享等。目前在档案馆界形成了一个探讨个性化服务理念的大讨论，同时各馆根据国情和馆情情况，又正在积极运行不同形式的个性化服务方式，用全新的理念冲击了传统服务的思想束博，以推进个性化服务有的放矢的开展下去，并产生其影响。为图书馆的生存与发展带来了新思想。但必须指出个性化服务是建立在信息资源上的知识服务系统，是知识再生与知识积累，是信息服务转向知识服务过程，需要具备综合知识人员支撑此项工程的实施。3.4数字档案馆知识服务模式数字档案馆信息服务的发展趋势将不再只是像传统档案馆那样简单地传递档案文献，其信息服务的内涵变得尤为重要。在服务过程中变档案文献传递为知识管理和信息服务，提高档案信息的组织与加工水平；重视开发二、三次档案文献，提供浓缩化的数字档案信息产品；注重档案信息服务的质量内涵，实现档案信息的增值，以满足新的档案信息需求。提供知识服务向用户提供知识服务是数字档案馆知识管理的最终目的。5一是用户通过数字档案馆的知识地图，来利用馆内的数据库、知识库。知识地图是馆内知识的导航工具，能够描述数字档案馆生成的知识，用户利用知识地图可以在大量信息中轻松航行，可以看到表面不相干甚至迥然不同的档案信息之间的联系，还能以交互、可访问的方式提出知识。该方法适用于档案馆的所有用户。二对档案馆用户数据库的用户信息运用智能 Agent 技术分析其兴趣与爱好，形成需求空间，然后在需求空间中主动查找相匹配的需求，再向知识库搜索相关知识，从而为用户提供最佳服务。其实现途径是利用 Agent 技术设计知识服务模块，嵌入到数字档案馆提供利用服务系统中，用主动性的 Push 方法支持用户的个性化知识需求。需要注意的是，这里生成的知识并不是为了档案工作人员共享与利用的，而是为档案用户服务的， 因此在向档案用户提供服务时，一定要注意知识产权问题，还要注意档案信息的密级问题。参考文献：1毕建新.数字档案馆的信息服务J.中国档案，2003 （3 ）：17-192刘 明.数字档案馆信息服务模式研究J.档案学通讯，2007，（5 ）：13-173青岛档案信息网http:/ww