家族财富金融咨询公司员工管理手册.docx

x律师家族财富办公室（x家族办公室）一 发 展 规 划(一) 前言.背景家族办公室最早起源于古罗马时期的大“Domus”(家族主管)以及中世纪时期的大“Domo”(总管家)。现代意义上的家族办公室出现于19世纪中叶，一些抓住产业革命机会的大亨将法律专家、金融专家和财务专家集合起来，研究的核心内容是如何管理和保护自己家族的财富和广泛的商业利益。 在财富管理行业中，家族办公室（Family Office，简称FO）堪称“皇冠上的明珠”，位居金融产业链的最顶端，家族办公室是家族财富管理的最高形态。 家族办公室在提供广泛的高度专业化和定制的服务方面有着悠久的历史，它像管家一样，由涉及不同领域行业的专家组成，监督及管理整个家族的财务、健康、风险管理、教育发展等状况，以协助家族获得成功以及顺利发展为目标，同时家族办公室有着公正的意见和客观性，他们与家族的其他顾问提供的服务进行整合与协调，为同一个家族的几代人提供高度个性化的持续服务。 家族办公室是家族内外事务治理的中枢，完全站在家族的立场上，满足家族的多种需求：从金融资本的保值增值，到家族资本的悉心守护，从人力资本的传承规划，到社会资本的构建维系。 (二) 公司简介x律师家族财富管理办公室隶属于x咨询管理有限公司，坚持“诚信、正行、精进、和合”的经营理念，秉承以“信用、专业、私密、永续”的服务理念，依托于专业律师、私人银行家、寿险顾问、信托顾问、海外顾问等专业团队，为中国高净值人士私人定制专业的资产传承、健康管理、税务筹划、海外资产配置、家族公司公司治理等家族服务。(三) 公司文化 1、使命a) 守护家产，传承家业，弘扬家风，滋育家族b) 让您及家人安享财富生活c) 家业永续 基业长青2、宗旨 a) 卓越家族 洞察未来 明确规划 传承财富b) 以信用、专业、私密、永续为服务理念c) 提供高度专业化、全方位、多层次和个性化的专业顾问服务、产品方案服务和管家式服务d) 家族至上，一切妥当3、目标 a) 依托国内外法律和金融顶级专家支持，为客户提供一站式资产保值增值与传承解决方案b) 守正养福 以智滋财c) 依托x家族为您打造安全财富生活d) 保护家族及财富安全为核心价值，让传承更久远e) 融合法律、金融与资产配置，打造财富私人空间，做您家族传承规划师f) 设定为创建一所卓越的家族办公室，坚决忠诚于客户，致力于为客户争取利益，满足客户需求。g) 法安财富 家业永续h) 法安财富 传承家业i) 守富传富 家业永续4、愿景 a) 凝聚我们的力量，收获明日的辉煌 b) 洞察未来，明确规划方向，作出符合法规的可靠决定c) 我们以高度专业化的知识为富豪家族的所有业务与家族事务提供一篮子的个性化定制服务。我们的服务快捷、有效、谨慎并忠诚于客户的诉求。d) 无胜于有，有始于无，世道必进，后胜于今e) 致力于财富传承，引领财富生活新观念(四) 目标1、初具规模2017年2018年2、发展中期2019年2020年二 组织架构三 员工行为规范一、仪容1、精神饱满，表情自然，面带微笑。2、说话时应语气平和，语调亲切，不可过分夸张。3、眼睛应有神，体现出热情、礼貌、友善、诚恳。4、遇事从容大方、不卑不亢。 5、交谈时，目光应自然平视，不应上下打量。二、仪表（一）服装1、按规定统一着公司制服，并穿戴整齐。2、制服应得体挺括，不应有皱折、破损、污渍，领子、袖口、裤脚要保持清洁，不应挽袖子或裤腿。3、工作牌要佩戴在上衣的左胸上方，工号牌水平，不得歪斜。 4、工作服扣子应齐全、无松动。 5、鞋子应保持干净、不变形、无破损，不得有污点、灰尘；皮鞋每天要擦拭，保持光泽度，鞋带要系好，不可拖拉于地面。（二）发式标准1、女职员应保持头发的清洁、整齐，不得有头垢、头屑，发干应光滑柔软，要有光泽。要稳重大方，忌个性张扬。2、男职员分缝要齐，不得留大鬓角、前发不盖额、侧发不盖耳、后发不盖领。（三）修饰1、面部职员应保持面容的整洁，上岗前应做好面容检查。男职员应养成每天刮胡子的习惯，不得留有胡须。鼻毛、耳毛要经常修剪不得外露。要保持口腔和牙齿的清洁与卫生，不应吃容易造成异味的食物 （比如：大蒜、大葱、洋葱、臭豆腐等食品）。2、手部经常保持手部干净卫生，常洗手，特别是指甲缝一定要清理干净，不得有残留物。男女职员均不得留长指甲，指甲应经常修剪，经常修剪指甲，指甲长度以不超过1毫米为标准，不得在上班时间或人前修剪指甲。女职员如用指甲油，应选用与肤色统一或透明的指甲油。不应使用其它颜色，或在指甲上描纹图案。3、首饰男女职员工均不佩戴夸张性耳环、鼻环等。女职员可戴简洁一点的耳针一对（直径不应超过2毫米）。4、化妆女职员应统一化淡妆，不得浓妆艳抹。 不得在皮肤外露处纹身。 使用香水味道不宜刺鼻，要清新淡雅。 要避人化妆，不得在办公室内照镜子、描眉、画唇、施粉等。5、个人卫生每次上岗前都必须自行检查一次，以树立大方得体、干净利落、温文尔雅良好的外部形象。应经常保持个人的清洁卫生，要勤洗澡、勤换衣，身上不得有异味。6、注意事项不应在人面前打领带、提裤子、整理内衣。不可做检查裤裙拉链是否拉好，拉直下滑的袜子等不雅的动作。不应在人前抠鼻子、剪鼻毛、剔牙齿。不可在人前打哈欠、打喷嚏、咳嗽，控制不住应回避开。三、仪态（一）站姿1、站姿应自然挺拔，不可僵硬呆板，头部端正，两眼平视前方。2、身体直立，应把重心放在两脚中间，男职员双脚自然分开位置基本与肩同宽，女职员则双脚自然并拢。3、要挺胸收腹，两肩放平，不可前撅后翘、含胸驼背。4、双臂自然下垂，男职员双手应交叉于背后，女职员双手应自然交叉在前，右手轻握左手的手腕。5、两腿应绷直，不要东倒西歪或左右摇晃，如因长时间站立感觉疲劳时，可左右调整身体重心，但上身应保持直立。6、站立时双手不可抱在胸前、叉腰，不可袖手或双手插在口袋中。7、站立与人交谈时，目光应停留在对方眼睛和双肩之间的三角区域，与之人相距60至100厘米的距离，不可太近或太远。（二）坐姿1、入座时要轻要稳，不要赶步或匆忙。2、到座位前自然转身，右脚向后撤半步，安稳坐下。3、女职员入座时若是裙装，先用将裙子的后片稍稍向前拢一下，不要等落座后再站起来整理。4、坐下后头部要端正，并面带微笑，双目平视，下颌微收。5、双肩平正放松，挺胸立腰，两臂自然弯曲，双手放在膝上掌心向下。女职员也可右手略握左手手腕，放在腿上，两腿自然弯曲，双膝并拢，双腿正放或侧放（男职员坐时两腿可以略微分开）。6、双脚平落地上，可并拢也可以交叠。7、坐在椅子或沙发上，不能坐满椅子或沙发，应坐至椅子或沙发的三分之二为宜，脊背轻靠后椅背或沙发背，不要前俯后仰。8、谈话时若需转身，上身应与腿同时转动，幅度不可过大。9、不可跷二郎腿，不要有节奏的踮脚，两腿不可晃动或抖动，双手不要拍打椅子或沙发的扶手。10、起身时右腿应向后收半步而后起立，动作不可过猛。（三）走姿1、行走时上体要保持正直，身体重心可稍向前倾，头部要端正，双目平视，肩部放松。2、两臂自然摆动，行走时步伐要轻稳，男职员步伐要稳健、女职员步伐要轻盈。3、两脚行走线迹应相对为直线，不要内八字走路，或者过分地外八字走路，男职员足迹在前方一线两侧，女职员足迹在前方一条直线上。4、步幅不要过大，步速不要过快。5、行进间不要将手插在衣服口袋里，也不要背着手，不要摇头晃脑，要控制身体不可扭来扭去。6、走路步伐要利落，要有韵律与弹性，但不要有操练的感觉，不要拖泥带水、踢里沓拉蹭着行走。7、遇来人时应主动靠右边行走，右脚向右前方迈出半步，身体向左边转，右手放在腹前，左手为之指引前进方向，行30度鞠躬礼，并问候。8、有人从身后过来，员工应先停步，身体向左转向客人，向左侧稍退半步，左手放在腹前，右手为之指引前进方向，行30度鞠躬礼，并问候。9、所有职员内行走，一律靠右而行，两人以上列队行走，不得抢道，如遇急事必须超越时，不可不声不响地跑步超越，而应先示歉意，再快步超越，绝不可气喘吁吁或因动作过急导致身体失衡冲撞。（四）语言由于我们公司的特殊性，没有相对的规范语言，所以，在职员面客时所呈现出来的语言单调、口径不一、呆板无情，为使通用语言的使用相对规范。请按以下标准执行：（一）服务敬语1、欢迎语：您好，欢迎来到中普教育集团！2、问候语：您好/早上好/下午好/晚上好。3、告别语：谢谢，再见！ 4、征询语：对不起，打扰一下，我能为你、？ 5、答应语：好的/是的/马上就来。 6、道歉语：对不起/很抱歉/这是我们工作的疏忽。 7、答谢语：谢谢您的夸奖/谢谢您的建议/多谢您的合作。 8、指路语：请这边走/请从这里乘电梯/洗手间在这边。（二）称呼1、男士一般称先生，未婚女士称小姐，已婚妇女称太太。2、对于无法确认是否已婚的西方女士，不管其年纪多大，只能称小姐。3、不知道客人的姓氏时，可称“这位先生/这位小姐”。4、称呼第三者不可用“他/她”而要称“那位先生/那位小姐”。5、对来宾称“你的先生/你的太太”是不礼貌的，例如可以称“刘先生/张太太”。（三）介绍1、把年轻的介绍给年长的。2、把男士介绍给女士。3、把未婚的介绍给已婚的。4、把职位低的介绍给职位高的。5、把个人介绍给团体。6、被介绍时若是坐着，应立即起立。7、被介绍双方互相点头示意。8、双方握手相互问候。四、电话1、接听 接听电话动作要迅速，不得让电话铃响超过3声。 接听电话，统一标准用语“您好，中普教育集团”。 表明自己的单位或岗位名称后说“您请讲、”。不能用“喂，喂，喂”喊话。2、对方要找的人不在可以这样回答客人“他现在不在办公室，需要我帮您吗？”。告诉客人要找的人在何处及电话号码，请对方往那儿挂电话。与对方约定准确的时间，请其再挂。留下对方的号码，待要找的人回来后再联系对方。为对方留言。3、拨打电话组织好讲话的内容，把有关资料放在电话的旁边。问候对方，统一标准用语“您好，这里是中普教育集团”。表明自己的身份（单位或岗位）。转入正题。最后表明自己的要说的内容已结束，确定对方有没有不明白之处，并道一声“再见！”。4、终止电话应使用结束语“除了这些事以外，您还有什幺事我可以帮忙吗？”。如知道对方姓名应在称呼前加姓“先生/小姐/再见！”不知对方姓名时应称呼“先生/小姐/再见！”。 等对方先挂断之后再放下听筒。最后轻轻放下听筒，不可“砰”的一声猛然挂断。5、使用电话话筒和嘴的距离不能太近约保持2.5至5厘米，若靠得太近声音效果不好。保持自然音调，不可大喊大叫。电话机旁常备一些便条，电话听筒应经常擦拭干净或消毒。六、礼节（一）握手礼1、通常先打招呼再行握手礼，双方用右手与对方握手，握住对方的手后上下轻轻抖动数下，与被握手者距离应控制在一步左右。2、时间一般不得超过5秒，即说一句欢迎语或简单的客套话的时间。3、用力适度，不可过轻也不可过重，不得前后拉扯，也不可左右摇晃。4、必须面带微笑，注视并问候对方。5、来宾与职员之间，来宾先伸手；上下级之间，上级先伸手；年长与年轻之间，年长者先伸手；男士与女士之间，女士先伸手。6、冬天应先脱去手套再行握手礼，在室内不得戴帽子与客人握手。7、双手不可交叉与两个客人同时握手。（二）女士优先原则一般情况下在礼仪场合，男士应遵守“女士优先”原则。七、建议与沟通1、公司重视信息沟通，强调资源共享，提倡用沟通来促进管理，融洽关系，增进理解。2、公司鼓励员工相互间积极公开的沟通交流，反对任何不负责任的私下传言和背后议论。3、如果员工认为问题不能得到解决，可依次向所在部门直接上司直至公司领导投诉。4、作为公司的一员，员工有义务和责任主动向公司提出有关业务、生产、管理工作的意见和建议。5、要随时留意公司QQ群和微信群上的信息，做到及时回复。四 职 能 职 责一、 总经办职能职责（一） 职 能总经办是公司日常事务管理机构。在总经理的领导下开展工作，根据总经理的指令，负责组织编制企业管理规划，统筹公司行政管理工作，协调公司各部门的相互关系，督促、检查总经理的各项指示和公司会议决定的落实情况。（二）职 责1、 督促、检查各部门贯彻落实公司决策、决议和董事长、总经理决定情况；2、 撰写董事长、总经理授意的各项文字材料；3、 参与企业发展规划的拟订、年度经营计划、总结的编制等工作；4、 负责收集整理各部门工作动态信息，协助总经理开展业务工作；5、 协调内外部各种的关系，建立良好的疏通渠道,促进公司与社会各界包括同行业企业的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象；6、 组织做好公司会务工作（高层领导会议、周例会等，拟定会议议程，做好会议记录、起草会议纪要）和文体活动；7、 编制、完善、执行、督导公司各项行政制度，收集、整理、发布公司各项规章制度和归档工作；8、 完成各项接待、检查任务。9、 负责公司公文、资料和宣传报道工作，沟通内外联系、保证上情下达、下情上报；10、 公司档案管理及保密工作；11、 维护公司办公区域正常的工作秩序及日常安全管理和保卫工作；12、 负有对组织进行评估，并保持企业持续改进的责任。二、 行政人事部职能职责（一）职 能行政部是集团公司的综合办事部门，其主体职能分别体现在：1、 参谋职能：行政部不仅要在日常事务方面做好集团领导的“参谋”和“助手”，更应在经营理念、管理策略、公司精神、公司文化及用人政策等重大问题上有自己的见解，从而真正成为上级领导不可缺的“参谋”与“臂膀”。2、 稽核职能：行政部应做好对集团公司的各项工作开展状况的稽核检查工作，确保集团各部门能按计划正常运转。3、 沟通职能：行政部应清晰传达集团公司领导指令，沟通、协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。4、 管理职能：行政部担负着文件归档、办公自动化、人员接待、车辆调度、总务后勤、安全保卫等工作。5、 服务职能：行政部应积极为各职能部门提供后勤等服务保障。（二）职 责1、全面负责集团公司各部门的计划管理、目标管理、常态管理等方面的稽核检查工作。2、负责集团公司月度绩效考核的监督及评定。 3、负责集团公司资料、信息、文件汇编及过期文件的处理，做好会议组织、记录归档、保管、借阅及宣传报道工作。4、负责开展各职能部门的关系协调，沟通内外联系和上下联系。5、建立各项规章制度并检查实施情况，促进各项工作规范化管理。研究、分析并提出改进工作的意见和建议。6、组织人力资源发展、岗位用工和人才利用程度指标计划的拟订、检查、修订及执行。7、合理配置工作岗位，控制人力资源总量。组织人才定额编制，及时组织岗位定额的控制、分析、补充，确保岗位的合理性和准确性，杜绝人力的浪费。8、负责人事考核、考查工作。建立人事档案资料库，规范人才培养、考查选拔工作程序，组织定期或不定期的人事考证、考核、考查的选拔工作，负责员工考勤、出勤统计、报表分析。 9、编制年、季、月度人才平衡计划和工资计划。抓好人才的合理流动和安排。10、制定人事统计工作制度。建立健全人事劳资统计核算标准，定期编制劳资人事等有关的统计报表。定期编写上报年、季、月度劳资、人事综合或专题统计报告。11、负责做好集团公司员工工作纪律管理工作，定期或不定期抽查员工纪律执行情况。12、严格遵守劳动法及地方政府用工政策和员工管理制度，负责招聘、录用、辞退工作，组织签订劳动合同，依法对员工实施管理。制定员工体检制度，定期实施体检工作。做好特约或定点医校的选择与联络。建立健全工伤事故的办理体系。13、负责核定各岗位工资标准以及员工社会福利保障。做好劳动工资统计工作，负责对日常工资、加班工资及绩效工资的报批和审核工作，办理员工各项社会福利保障工作。办理员工奖惩、差假、调动等工作。14、配合有关部门做好安全教育工作，参与职工伤亡事故的调查，提出处理意见。15、负责编制员工培训大纲，抓好员工培训工作 。16、做好集团公司交办的其他工作。三、财务部职能职责（一）职 能财务部是集团公司财务工作的管理、核算、监督指导部门，其管理职能是根据集团公司发展规划编制和下达公司财务预算，并对预算的实施情况进行管理；其核算职能是对中心的市场营销、资金运行情况进行核算；其预警提示职能是及时向董事长报告集团公司资金的营运情况和问题。（二）职 责1、贯彻执行会计法及国家有关法规。检查集团公司各部门贯彻执行国家的公司会计准则、会计核算办法、资产管理办法等规定的情况，及时提出整改意见和建议。2、制定集团公司财务管理的各项规章制度并执行。3、负责集团公司年度目标任务的制订与分解，编制并下达财务计划，编制并上报年度财务预算，指导集团公司的财务活动。4、负责集团公司的财务管理、资金筹集、调拨和融通，制定资金使用管理办法，合理控制使用资金。5、负责集团公司核算管理工作，建立成本核算管理体系，制定成本管理和考核办法，探索降低目标成本的途径和方法。6、负责集团公司网上银行的安全与正常运营，负责集团公司缴费与学员收费工作。7、负责集团公司的资产管理、债权债务的管理工作及投资管理。8、负责集团公司年度财务决算工作，审核、编制上级有关财务报表，并进行综合分析。9、负责集团公司的会计电算化管理工作，制定相关规章制度，保证会计信息真实、准确和完整。10、负责集团公司的纳税管理，运用税收政策，依法纳税，合理避税。11、负责财务会计凭证、账簿、报表等财务档案的分类、整理和移交档案。12、根据集团公司财务管理办法有关规定，对各部门的财务开支进行管理和考核。13、完成集团公司交办的其他工作四、项目部职能职责（一）职 能业务部是公司最直接的效益实现者，销售工作的成功与否直接决定公司的成败，其主要职能是依据公司的发展战略和营销战略目标，负责制订公司销售计划、市场推广和市场整合方案，组织计划实施，提高产品的市场占有率，充分发挥公司产能。在市场一线与客户保持良好沟通，满足客户需求，实现公司战略目标。（二）职 责1、 制定每月、季度、年度销售计划，进行目标分解，并执行实施；2、 销售人员每周、每月、季度销售任务制定与监督；3、 设立、管理、监督、督促销售部正常工作运转，正常业务运作；4、 建立各级顾客资料档案，保持与顾客之间的双向沟通；5、 合理进行销售部的预算控制；6、 研究掌握销售员的需求，充分调动工作积极性；7、 制订销售人员的行动计划，并予以检查控制；8、 定期收集并整理市场信息，定期把市场信息报备公司；9、 预测市场危机，统计、催收和结算款项；10、 做好销售服务工作，促进、维系公司与客户间的关系；11、 组织、完成公司所属项目的销售12、 对产品的修改与调整提出建议； 13、 负责对竞争对手的动态分析，并能根据对竞争对手的分析，拿出切实有效的应对方案。14、 协调本部门与其他部门的关系，做好与行政、市场、财务等各部门的工作衔接。15、 完成公司交办的其他工作。五、运营策划部职能职责（一）职能运营策划部作为公司营销体系的重要组成的龙头部分，起到解决市场的需要、需求和欲望的问题。市场推广是启发客户需求的，是让客户知道公司的产品的重要途径。部门提供的各项市场资源是销售部门完成业绩的重要保障。一个成熟完善的市场部，单纯在公司业绩提升方面上讲，不但可以带来大量的主动购买用户，还可以因为市场推广得利，从而使产品知名度与美誉度上升，为销售部门达成销售目标带来较大的帮助。（二）职 责1、 负责公司产品文案、品牌文案、项目文案的创意和撰写；2、 负责公司网站的专题策划并和网络编辑共同执行文案撰写；3、 负责微信、微博等公众平台日常传播文案的创意和撰写；4、 对网站的销售力及传播力负责。5、 负责推广公司微信及其他网络平台；6、 负责公司对外宣传方案设计及文字（包括文宣介绍、公司简介、宣传资料内容、广告文字）的撰稿、组稿、编辑；7、 负责新闻、公司资讯的撰写编辑；8、 根据公司的市场需求，制定市场推广计划及公关活动，撰写推广方案及活动方案；9、 对市场活动的评估、执行以及后期的分析、汇报；10、 搜集相关行业信息，并对信息进行整理、分析以及汇总；11、 根据公司发展战略，负责公司形象、品牌定位与包装、设计管理工作；六、客服部（一）职能客户服务工作的核心价值，就是通过提供完善、良好的服务，帮助客户发现和解决出现的问题，保持和不断提升客户对公司的满意度，提升公司品牌知名度和美誉度。根据企业情况，通过整理客户资料，将客户进行初步分类。按照类型的不同开展不同的回访模式，从而了解各类客户各方面情况，为企业带来二次销售的商机，为企业开发潜在客户。（二） 职 责1、 客户档案和数据资料管理2、 客户投诉受理与处理3、 监管并整理客户档案和项目数据；4、 维护并更新客户资料记录；5、 与业务部门保持联络，整理施工遗留问题和客户投诉问题的处理状况；注：工作流程表见附件四 行政管理（一）办公室管理制度一、总 则当代，管理是相当重要的环节，不管是内政还是外联，都显示出它的特殊性与重要性和必须性。当前，集团公司面临着前所未有的冲击和挑战，要想在市场上站稳脚步，崭露头脚、超越自我，就必须扎扎实实地从管理上下功夫，只有这样才会求得生存，求得发展，才能走在同行业的前沿。当下，结合集团公司实际，必须加强管理，明确职责，使管理工作更加标准化、制度化和规范化。二、办公室管理1、行为要规范、得体、大方、分寸，注意文明礼貌，严禁高声喧哗，做一个有修养、有素质、有品位的好员工。2、环境要优美，身体要健康，工作要保障，各办公室负责内务卫生与门前三包结合，保持要自觉。3、办公用品及文档资料与随行物品保持放置整齐。4、上班期间严禁饮用食品（茶水除外），就餐完后的一次性餐具放置垃圾存放处。5、各部门员工下班时，应负责关好门窗与照明、电脑、空调等电路，若因未关好门窗造成的损失由部门自行承担，会议室由行政部或加班工作人员负责。6、加强办公室文化建设的开展，增加工作的融洽。职场内文化墙管理由行政部承担，并及时更新信息。7、关于办公室管理的其他相关制度，参照（2015）集团办发A001号和（2015）集团办发A001-1号的规定执行。（二）公 文 管 理 规 定一、基本要求1、公文内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规及地方性行政规章。2、反映情况要客观，实事求是。3、文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。4、人、地、物名、引文及时间要具体、准确。二、目的意义公文，是集团公司传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。三、管理规定1、公文实行统一管理，做到规范、准确、及时、安全。2、公文字体统一按标题宋体二号，内容仿宋体三号执行。 3、各部门及各有关人员，对公文中涉国家及集团公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。4、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。 5、集团公司发文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(集团公司领导)打印、发文、 催办、立卷、归档、销毁等。6、集团公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。 7、各级领导对送来的公文要及时阅批，急件，当天批复；一般文件，两个工作日内批复。 8、各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。9、所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送行政部办公室存档。有领导指示的，还应附批示件。10、收文由行政部办公室统一负责。行政部办公室收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由行政办公室收回归档。11、所有文件发放，一定要有登记、签收手续。12、集团公司发文，一定要由行政办公室统一编号。 (年)集团办发号；年)号；以集团属下子公司名义发文，用字(年)行政办发号。 13、红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等。14、针对集团公司全体部门员工的文件应该在领导签字同意执行后由集团办统一归档，并且让集团公司全体员工签字确认对此文件的了解，签字后不得以任何借口推脱不知情，若因此造成的责任由本人承担。15、行政办公室将领导签字同意执行的文件（用WORD文档转换成PDF格式）上传到公司公共的QQ群和微信群里面存档。 16、经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文。（三）会 务 管 理 一、目的为了提高会议质量，规范会议管理，会议分为周会、月会、部门会、股东会、董事长办公会、董事会等（部门会、股东会由各自根据实际情况主持召开）。二、会议（一）周工作会时 间：每周五下午14：30 地 点：会议室主 持 人：董事长 参会人员：各部门负责人内 容：1、各部门负责人对本周的工作总结汇报和下周的工作计划。2、对各部门本周计划达成情况进行检查评估，并对未完成的事项提出具体解决措施。3、通报中心业绩状况，促进面子工程开展。4、传达股东、董事会议精神、集团公司战略目标及重大方针政策。（二）月工作会时 间：每月最后一周周五下午14：30 地 点：会议室主 持 人：董事长 参会人员：全体员工内 容：1、各部门负责人汇报当月工作情况，总结和提出下月工作计划。2、对各部门本月计划达成情况进行跟踪检查，并对未达成的事项提出具体解决措施。3、通报集团公司业绩状况，促进面子工程开展。4、提出改进措施及目标达成。5、传达股东会议精神、公司战略目标及集团公司重大方针政策。（三）策划营销部每日工作会时 间：每天上午9：10 地 点：部门办公室主 持 人：策划营销部部长 参会人员：策划营销部全体员工内 容：1、对前日工作日志、客户分析表进行检查总结。2、对当日工作进行安排。3、对未按计划完成的工作提出提出改进措施及目标达成。4、布置上级领导交办的临时工作事项。（四）董事长办公会时 间：每月最后一周下午3:00地 点：会议室主 持 人：董事长参会人员：副董事长，各部门负责人内 容：听取各部门负责人工作汇报，研究教学、招生、后勤及财务管理等重要事项。三、会议纪律及要求1、一般情况下月例会按上述时间召开，如遇特殊原因，时间有变，由行政部另行通知。2、会议期间，行政部做好会议记录。3、会议结束后（1个工作日内），将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。4、严格会议管理，与会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。5、与会人员会前做好会议发言、纸质文档或PPT文档等准备工作。6、会议主持人一般采用PPT的形式进行。7、会议期间尽可能用普通话，会议时间一般不超过30分钟。8、会议期间手机应调至震动状态。9、会议期间不得随意走动，如确有必要，应向会议主持人请示，经同意后方可进行。10、对于未按时召开各级会议的责任人，将对其绩效考核分给予-1分/次的处罚。11、对于未按时参加会议的人员，将对其绩效考核分给予-1分/次的处罚。（四）工作计划管理一、计划分类 按计划类型及达成时间，计划分为周工作计划、月工作计划、年工作计划及重要工作事项推动计划等。二、实施考核1、各部门负责人于每周周五14：00前总结本周工作并制定出下周工作计划并提交到行政部，由行政部统一收集完整后，在15：00之前发送董事长。2、各部门负责人于每月倒数第三个工作日的17:00前发送本月工作总结及下月工作计划表到行政部，由行政部统一收集完整后于当天发送给董事长。3、年工作计划在12月上旬提交行政部，随即送董事长审查经确定予以执行。4、工作计划作为绩效工资的考核依据之一，对计划达成结果进行考核，并将考核结果运用于绩效考核中。5、行政部根据考核要求，对未按时提交工作计划的处罚-2分/次，未提交工作计划的处罚-5分/次。6、若行政部相关人员未能按时将集团公司工作计划送给董事长，则按-2分/次进行处罚。 （五）网 络/电 话 管 理一、意义1、网络是集团公司提供给员工的办公设备。2、增加工作互动，提高工作效率。二、要求1、禁止员工在上班时间进行打牌、下棋、玩电脑游戏、看电影等与工作无关的活动。2、网络不能用于违法网站或不正当网站的连接。3、公共电话设施不能私人长时间占用。4、工作QQ群号（ )和微信群（x律师家族财富办公室），是员工信息交流的电子平台，行政部负责操作及管理。5、行政部负责网络信息的发布和网站的更新。三、实施考核1、行政部对网络、电话管理进行定期与不定期考核。2、工作期间出现玩游戏等相关事宜处罚-1分/次。3、网络链接等违法行为处罚-2分/次。4、网络信息发布及网站更新没有按时完成处罚-2分/次。5、行政部有权对集团公司所有部门工作情况进行检查，如发现上述现象必须予以制止，并按相关规定给予处罚，若未按要求处罚的，给予行政部相关人员-2分/次的处罚。（六）接 待 管 理一、目的1、工作规范、有序。2、树立集团公司的良好形象。二、要求1、来人来访做到主动热情、以礼相待。2、接待人员问清来者意图，做好相关的后续工作。3、流程：接待来访人员询问来意，需要找的人通知被访者引领会见奉上茶水送客整理客人走后清洁。4、对接待工作及流程未按规定办理的，由行政部考核处罚-1分/次。5、具体商务接待规范请参照（2015）集团办发A004号文件商务接待规范执行。（七）财产管理一、要求1、各部门因工作需要购买办公设备时，需填写物品申购单，由部门负责人签字后交分管副董事长审批，再由财务部统一购买，行政部验收入库。二、实施1、采购工作实行货比三家的原则进行，先将采购方案报董事长审批后方可购买。任何部门及个人不得自行采购。2、物品购回由行政部专人验收、登记、入库后发放。3、集团公司的全部财产需按部门、按类别编号登记，任何部门及个人不得随意搬走或占用公共财产。4、领用办公用品须在行政部登记申领。严格管理物品领用，杜绝乱领、乱发、乱用等现象。5、电脑、投影器材、打印机、传真机属精密办公设备，操作时应按规范程序进行，因操作不当而造成设备损坏，一切损失由责任人承担。6、集团公司及部门设备需要维修维护的，统一报行政部备案，由行政部在1-3天内完成；如需送外办理，时间可根据外接单位情况而定。7、工作开展没有按程序进行处罚-1分/次，没完成处罚-2分/次。（八）公 章 管 理一、要求1、公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。2、未经分管副董事长及相关负责人的同意，不得随意盖章。二、使用程序申请人填写公章使用申请表经所在部门负责人签字董事长审批向财务部出示审批后的申请表审阅用印内容登记公章使用登记表印章管理人员盖章。三、考核实施1、公章由财务部派专人保管，使用必须做好记录。2、对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。3、公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等，如遇特殊情况时，必须经分管副董事长同意。4、印章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施。5、行政部对公章管理进行全面考核，没按程序办理处罚-2分/次；印章用印不当，处罚-5分/次。因印章保管不当，造成损坏的处罚-3分/次、遗失的罚款500元+处罚-20分，并根据情况追究法律责任。四、公章使用登记表（见附表1）（九）档 案 管 理一、基本要求1、集团公司行政部负责人事档案工作的归口管理。2、人事档案管理必须严格确保材料保密。二、管理制度1、一级档案管理为本办法所指人事档案，是员工进入集团公司随转的人事档案材料。2、二级档案为员工进入集团公司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查资料。三、一般文档管理1、行政部文件行政部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册。工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由各处归口管理，各经办人保存，年终根据内容价值酌情归档。薪资福利类保密文件由行政部自行建档保存。 2、集团公司文件包括董事会发文、所属中心的请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存， 年终编排目录，装订成册归档。3、外部文件包括国家和地方政府有关部门的发文，社会公开资讯等，作为公开业务资料共享。四、员工人事档案管理1、行政部负责管理（建立、接转、保存、整理）集团公司员工的人事档案。2、行政部在员工试用期满，向其工作关系所在部门开出“调函”。3、员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在“终止/解除劳动关系手续清单”上签字，确认无遗留问题，行政部核对档案材料，密封人事档案， 连同开具的“档案材料转移单”或“介绍信”及其它有关材料，转至新去单位或人才交流中心。4、人事档案管理，应严格执行国家和集团公司有关规定。查阅员工人事档案应经行政部部长批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。五、员工管理档案的管理1、“员工管理档案”是中心为每个员工建立的内容管理档案。包括该员工的关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。2、员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门归类。员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存。3、员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，行政部指派专人负责管理。4、工管理档案中不应包含秘密内容，行政部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案。任何人员不得私自更改管理档案内容。5、员工管理档案仅供中心内部使。6、档案归口管理不当处罚-1分/次，档案泄密处罚-2分/次。（十）附件 一、见附表1二、本规定由行政部制定。二、本规定由行政部负责解释、修订。附表1 公章使用申请表申 请 人部 门申请日期文件内容部门审批董事长审批五 人事管理（一）聘用指南1、不聘用未满18周岁的应聘者。2、应聘者只有在通过行政部和招聘部门负责人面试并得到董事长的批准后方可就职。聘用标准将以其受教育程度、语言能力、工作经历及工作能力为基础。3、所有人员的聘用（包括外聘、内聘及内部调动等）均由行政部进行。4、对员工的聘用，行政部及各部门只有推荐权，董事长拥有最终决定权。5、部门若有人员需求，可提出书面申请，填写新增人员需求申请表，经董事长审批后，交由行政部开展招聘工作，受聘者统一填写应聘登记表。招聘先有人力资源部门组织人员初试，然后推荐到董事长，组织人员复试。6、办理入职手续时，受聘者必须向行政部提交以下证件：身份证、最高学历证原件及复印件、原所在单位的离职证明并提供原单位人事部的联系方式及证明人、本人1寸近照（2张）、养老保险卡复印件（如原已持有），并保证所有资料的真实性，行政部必须审核真实性，并签字确认。劳动者提供不真实的资料或陈述不真实的经历，我方聘用单位有权随时与其解除劳动合同关系，且由受聘者自行承担全部责任，赔偿单位有关损失。（二）招聘流程1、部门有人员需求时，由部门负责人填写新增人员需求申请表经董事长审批后，交行政部。2、行政部收到已审批的新增人员需求申请表后，按其岗位要求，在网上发布招聘消息，安排人员面试。3、应聘人员初次来面试时，需填写应聘登记表，由行政部和用人部门负责人共同进行人员初试，符合岗位要求的，安排进行复试。4、复试由董事长、行政部门、用人部门负责人统一面试，对应聘人员进行提问、评估并写出意见。最后由董事长决定聘用与否。5、复试通过者的，由行政部通知应聘者，进行入职前面谈。6、邮件发送录用通知书或电话通知，安排人员入职。7、行政部在员工入职前确定员工工作岗位、办公设备等。8、员工入职报到日，行政部为新员工办理入职手续。（三）试用期1、对录用的新进员工试用期原则上不少于2个月（特殊情况除外最多可延长至3个月）。2、在试用期间工作表现未通过考核或违反公司规章制度等不符合录用条件的，有权提前3日终止试用期。3、新员工入职后，公司将统一安排为期10个工作日的入职培训（培训期根据公司的具体情况定夺）。在培训期内，新员工因个人原因提出离职的，不发放离职工资，双方办理离职交接手续后离开。4、在试用期间，如该员工不与公司用人部门办理离职交接而自动离职的，公司有权不结算该员工离职工资，并保留追究其责任的权利。 （四）劳动合同签订1、劳动合同原则劳动合同由公司与员工双方根据平等协商、自愿互利的原则签订。用工开始之日起30日内，公司与员工签订劳动合同书和保密协议。并约定试用期限和试用期工资标准；正式员工没有正当理由的不得拒签劳动合同。退休返聘人员、实习人员、挂靠人员、兼职人员及各类临时员工无需签订劳动合同。劳动合同的起草起签订应符合国家劳动法规，可在公司法律顾问指导下进行。劳动合同的签订手续由公司行政部统一办理。劳动合同应由公司法人代表或其授权人与员工本人签订，员工不得代签。2、劳动合同期限劳动合同期限一般为两年，公司部门经理（含）以上员工及特殊人才的劳动合同期限可定为叁年；期限的长短由公司与员工协商决定，一般以整年、整月起止计算。公司为完成特定工作任务或业务项目所聘用的人员为临时员工，双方可按完成任务或项目的时间订立劳动合同。劳动合同的期限包含试用期。3、劳动合同的变更与解除、终止与续订以及违约责任等，按照国家劳动法规，在劳动合同书中明确约定。4、劳动合同文本统一由公司行政部负责管理。劳动合同书和保密协议样式由公司统一制定，其签订正本均为一式两份，公司和员工各持一份，具有同等法律效力。（五）转正流程1、新员工在试用期间，由部门负责人对其进行工作岗位培训与指导。2、试用期结束前一周，由新员工填写试用期员工转正申请表，交行政部备案。3、部门负责人与新员工进行转正面谈及考核员工考核表，并如实填写该员工在试用期内的工作表现，作出录用意见填写在试用期员工转正申请表上，交行政部。4、由行政部填写录用意见后，交董事长审批。5、董事长审批同意的，转为公司正式员工，由行政部安排转正面谈，并为其办理正式员工的相关福利待遇，包括安排办理社保、员工服装等；董事长审批不合格的，由行政部安排辞退面谈，并为其办理离职手续，解除双方劳动关系。6、员工转正工资核算标准：以每月15日为界限，每月1日-15日以下（含15日），转正工资核算为第二个月1日；每月15日以上-每月最后一个工作日，转正工资核算为第三个月1日。（六